A medida que las empresas intentan aumentar su capacidad para gestionar varios proyectos de manera eficaz, la gestión de cartera de proyectos (PPM) se ha convertido en un componente fundamental para integrar proyectos de innovación con objetivos organizativos de alto nivel.

Este proceso ayuda a mejorar el rendimiento de PPM de una organización al afectar la forma en que las empresas priorizan los proyectos, asignan recursos limitados y llevan a cabo otros componentes principales para ejecutar proyectos con éxito.

Sin embargo, ser capaz de realizar la gestión de la cartera de proyectos requiere un estudio exhaustivo. Entonces, en este artículo, aprenderá los conceptos básicos para implementar un proceso de PPM y por qué aplicar uno es esencial para su negocio.

¡Empecemos!

¿Qué es la gestión de cartera de proyectos (PPM)?

El estudio, gestión y optimización de presupuestos, recursos, tecnologías y procedimientos para todos los planes, programas, proyectos e iniciativas se conocen colectivamente como gestión de cartera de proyectos (PPM).

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Los equipos de gestión de proyectos utilizan PPM para monitorear y evaluar proyectos actuales y futuros en función de un conjunto de estándares. Garantizan que los productos de la cartera contribuyan a la éxito general y objetivos de la empresa.

El administrador de cartera lidera los equipos de administración de proyectos en la realización de la planificación estratégica, el análisis de la industria, la evaluación de gastos y la previsión, además de limitar los peligros y abordar los intereses de las partes interesadas.

¿Por qué es importante la gestión de la cartera de proyectos?

PPM busca determinar la integración adecuada de los recursos para que la organización cumpla con sus objetivos, teniendo en cuenta factores como las expectativas del consumidor, las condiciones del mercado externo, las restricciones gubernamentales e incluso un entorno competitivo.

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Además, PPM también proporciona:

  • Éxito maximizado en la selección y ejecución de proyectos.
  • Datos suficientes que permitan a las partes interesadas importantes crear las opciones más informadas y apropiadas con respecto a actividades de innovación, iniciativas, agendas y recursos.
  • Transparencia organizacional continua en la información esencial del proyecto
  • Brechas resueltas entre la estrategia y la ejecución
  • Proyectos estratégicamente alineados
  • Proyectos prioritarios y recursos relevantes

La realidad de que todos los proyectos requieren fondos, tiempo, otros recursos y empleados para completarse de manera efectiva impulsa la necesidad de una gestión de cartera de proyectos. A veces, las empresas se encuentran con escasez de los recursos necesarios para ejecutar un proyecto.

Al mismo tiempo, no todos los proyectos son valiosos para una empresa en términos de rentabilidad y otros factores.

Como resultado, las partes interesadas necesitarán un sistema para administrar proyectos y recursos para garantizar que los programas económicamente más esenciales obtengan la atención y los recursos que necesitan para una ejecución sin problemas.

¿Cuáles son los pasos básicos involucrados en el proceso de gestión de la cartera de proyectos?

Hay seis pasos a seguir para aplicar la gestión básica de la cartera de proyectos. Aquí están los siguientes:

1. Definir los objetivos comerciales

Establecer objetivos corporativos e identificar estrategias comerciales es lo que constituye el primer paso para aplicar la gestión de cartera de proyectos. Un plan de negocios debe contener las acciones necesarias para lograr estos objetivos.

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Aquí hay cosas para recordar en este paso:

  • Las empresas tienden a pasar por alto iniciativas específicas a veces. Por lo tanto, las empresas deben definir las estrategias de su empresa y evaluar dónde se encuentran sus programas y actividades en relación con estos objetivos.
  • Cada miembro del equipo debe estar en la misma página. Todos deberían comprender cuáles son los objetivos de la organización y los resultados esperados para que puedan trabajar en sincronía.
  • Uno de los métodos más comunes para que la gerencia logre esto es mediante desarrollar objetivos que determinen de qué se trata el mapa estratégico del equipo. Este mapa ilustra qué iniciativas la empresa quiere priorizar y cómo planean continuar al respecto.

Como administrador de cartera de proyectos, deberá trabajar con las partes interesadas para acordar los objetivos estratégicos de la cartera de proyectos.

También debe asegurarse de que su cartera de proyectos coincida con los planes y objetivos de su empresa, asegurándose de que sus objetivos financieros y los valores del consumidor se alineen estratégicamente con ellos.

2. Recoge ideas para proyectos potenciales

Recopile datos de gestión de proyectos y desarrolle criterios de evaluación para elegir el mejor. Ahora que ha terminado de determinar sus objetivos, debe comenzar a crear su cartera.

Pero antes de continuar, debe comenzar reuniendo ideas para proyectos potenciales primero. Debe identificar conceptos de proyecto que sean similares o estén interrelacionados para ser manejados y administrados continuamente. Adquiera datos relevantes y desarrolle sus criterios de evaluación.

Recuerde lo siguiente al ejecutar este paso:

  • Para que este sea un procedimiento fluido, compilar ideas de proyectos prospectivos y estudiarlos.
  • Investigar proyectos exitosos relacionados con ellos.. También puede solicitar algunas ideas a los miembros de su equipo, o incluso a los clientes a través de comentarios. Trate de verificar las necesidades regulatorias específicas también para algunas fuentes de inspiración.
  • Es crítico tener un procedimiento de entrada sistemática en su lugar para recoger estas ideas. De esta manera, puede monitorear y evaluar conceptos potenciales con facilidad.

Puedes optar por herramientas de ideación para simplificar esto de su parte, o puede optar por recopilarlos manualmente o incluso a través de una base de datos en línea.

Una vez que haya recopilado suficientes ideas, puede continuar con el siguiente paso.

3. Crear los criterios adecuados para la evaluación y selección de ideas

Hay dos cosas principales que debe hacer en este paso:

  1. Determine el valor comercial de cada idea a través de evaluaciones basadas en datos. Si es posible, utilice medidas tanto cualitativas como cuantitativas. Además, identifica qué ideas encajan bien con tus estrategias y objetivos.
  2. Analiza los costes y beneficios de la idea a través de tus criterios de valoración, que determinará cuánto valor agrega cada proyecto a su cartera. Tu selección de proyectos Los criterios de puntuación pueden incluir una serie de factores, como la duración de la recuperación, el valor actual neto y el nivel de riesgo.

Los administradores de cartera también pueden colaborar con los ejecutivos de negocios en el desarrollo de los criterios de evaluación adecuados que pueden revisar, evaluar y autorizar minuciosamente los proyectos para asegurarse de que se correspondan con los objetivos estratégicos de la empresa.

Estas son algunas de las preguntas que pueden servir como guía para revisar nuevas ideas de proyectos:

  • ¿Contribuye la idea al logro general de sus objetivos comerciales?
  • ¿Cuáles son sus resultados esperados?
  • ¿Estos resultados ya están dados por un proyecto que está en progreso?
  • ¿Qué riesgos conlleva implementarlo?
  • ¿Cuáles son los recursos necesarios para lograrlos?

Examine cualquiera de estas ideas en busca de preocupaciones evidentes para evitar dolores de cabeza innecesarios más adelante, como proyectos duplicados, interdependencias complejas e incluso una asignación excesiva de recursos.

4. Selecciona y prioriza los mejores proyectos para la cartera de tu empresa

Una vez que tenga los criterios adecuados para evaluar las ideas, todo lo que necesita hacer es seleccionar y priorizar los mejores proyectos que beneficiarían a su empresa.

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Aquí hay algunas cosas que podrías hacer:

  • Crear una lista detallada de los procedimientos o iniciativas más útiles y efectivos de la fase de evaluación. Elija cuáles priorizar clasificándolos según áreas estratégicas particulares como ahorro de costos, peligros, beneficios y ventaja competitiva, entre otros.
  • Tú también puedes utilizar un modelo de puntuación para analizar y diferenciar mejor los proyectos potenciales. Determine qué iniciativas proporcionan el mayor valor y priorícelas. La gestión de cartera se centra en determinar el “valor” comparativo de cada proyecto.

Dicho proceso decide qué proyectos se implementan, dónde se asignan los recursos y muchos otros. Para elegir un proyecto ganador, todos los miembros del equipo deben tener un sentido compartido de lo que es vital para la empresa.

Sin embargo, cada organización tiene un concepto diferente de valor ya que las empresas tienen objetivos estratégicos distintos, poniendo énfasis diverso en las medidas financieras con diferentes niveles de tolerancia al riesgo.

Además, cada departamento puede interpretar los objetivos estratégicos de la empresa de una manera única para ellos. Como resultado, el “valor” no se define fácilmente. Cualquier empresa que mantenga una cartera de proyectos debe identificar y explicar qué tipo de trabajo de proyecto es más valioso para ellos y por qué.

5. Validar la factibilidad de la cartera de proyectos e iniciar cuando esté lista

Es necesario que las empresas determinen si un proyecto tiene una alta probabilidad de éxito. Validar la viabilidad de su cartera de proyectos incluye analizar todos los elementos de un proyecto (económico, tecnológico y legal).

Con frecuencia, el costo y retorno de la inversión de un proyecto son frecuentemente vistos como factores importantes para determinar la viabilidad. Sin embargo, si el proyecto genera o no suficientes ingresos o ventas no es el único tema a evaluar.

También debe decidir si tiene suficiente personal en su equipo para completar un proyecto de principio a fin, y si tiene o no los medios y recursos necesarios para llevar a cabo sus planes.

En el caso de otros negocios, esto puede involucrar el tipo de tecnología adecuada para ejecutar sus proyectos.

Validar la viabilidad de su cartera de proyectos trae una serie de beneficios, como:

  • Establecer las ventajas y desventajas de un proyecto antes de dedicarle tiempo y recursos sustanciales.
  • Suministro de información crítica que determina los posibles cuellos de botella de un proyecto.
  • Definir cómo es más probable que se desempeñen los proyectos.
  • Establecer tácticas de marketing para persuadir a las posibles partes a invertir en el proyecto.

Después de estudiar la viabilidad de sus proyectos, puede comenzar a lanzarlos. Recuerde realizar experimentos primero y comenzar gradualmente a tomar las decisiones correctas. Si descubre que no hay suficiente valor en un proyecto, no dude en detenerse y continuar con el siguiente.

6. Gestiona y monitoriza tu cartera

Ahora que los proyectos están en marcha, puedes creer que tu tarea ha terminado. Desafortunadamente, no lo es.

Una cartera de proyectos requiere un seguimiento y una revisión constantes. Su proceso de gestión de cartera de proyectos (PPM) ahora debe registrar y medir el progreso en tiempo real del proyecto, y cualquier ajuste en él debe compartirse con las partes relevantes, particularmente las partes interesadas.

Las interrupciones en un proyecto podrían crear un efecto en cascada, lo que retrasaría todo lo que sigue en la línea. Además del cronograma, también es fundamental verificar si el proyecto va por buen camino en términos de dinero y alcance, así como si han surgido desafíos o riesgos significativos.

Para las iniciativas que se han descarrilado por completo, el mecanismo de seguimiento también debe especificar cuándo debe suspenderse el proyecto. Las personas a cargo también deben enviar informes de estado con regularidad.

Automatizar el desarrollo del informe de progreso de un proyecto activo reducirá el tiempo y el esfuerzo para hacerlo.

Finalmente, cuando se complete un proyecto, haga un seguimiento para ver si dio los resultados esperados y si se mantuvo dentro del presupuesto establecido al inicio. No olvide adquirir información valiosa sobre cómo se podría modificar el proceso de revisión del proyecto para evaluar de manera justa el valor del proyecto propuesto.

Mantenga sus objetivos alineados con un proceso de gestión de cartera de proyectos

La gestión de carteras de proyectos se ha convertido en una actividad cada vez más importante para organizaciones de todos los tamaños.

Las organizaciones que tienen éxito con su PPM tienen una mayor posibilidad de cumplir los objetivos, tomar decisiones acertadas sobre las actividades de innovación y lograr una transformación organizativa continua.

Esperamos que esta guía haya podido ayudarlo a crear su propio proceso PPM. Si estás interesado en aprender más, siéntase libre de unirse a nosotros en cualquiera de nuestras sesiones regulares de seminarios web- sin ataduras.