A veces, los líderes empresariales tienen dificultades para equilibrar todo lo que la empresa necesita, especialmente cuando la mano de obra, los recursos y el tiempo son limitados.

Cada departamento tiene su propia lista de proyectos e ideas para desarrollar, y elegir cuáles de estas propuestas vale la pena aventurarse después no es un paseo por el parque. Es un proceso riguroso que implica tiempo para estudiar objetivamente y decidir.

Dado que la mayoría de estas ideas podrían ser muy factibles y beneficiosas para la empresa, ¿cómo selecciona las mejores para ejecutarlas? Además, ¿cuáles son los factores que debe tener en cuenta al tomar estas decisiones?

En este artículo, discutiremos qué es una matriz de prioridades de proyectos y qué contribuye al proceso de selección de proyectos.

Empecemos.

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades de proyectos es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo al mantenerlas enfocadas en las ideas, tareas, procesos y actividades que más importan.

He aquí un ejemplo de una matriz de prioridad simple:

Cómo utilizar la matriz de prioridades de proyectos para la innovación<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> lectura mínima</span>

Es una herramienta sencilla que clasifica los proyectos en un orden de importancia en base a ciertos criterios.

Como ayuda a mantener la selección y evaluación de ideas un proceso minucioso, la ejecución se desarrolla luego en un curso claro y específico. ¿El resultado? Los proyectos de innovación críticos se mantienen encaminados, se observa la alineación estratégica y los procesos se programan y ejecutan de manera eficiente.

¿Por qué es importante la priorización?

Priorizar los mejores proyectos e ideas genera una excelente ejecución y desempeño estratégico. 

Cuando una empresa prioriza la eficiencia:

1. La asignación de recursos se vuelve fácil.

El hecho es que los recursos de su empresa son limitados. Cuando sus prioridades están indecisas, asignar sus recursos de manera efectiva se convierte en un desafío. La asignación inadecuada de recursos provoca costos elevados, demoras en la entrega y el descarrilamiento del proyecto.

En esencia, priorizar ciertos proyectos, tareas y actividades ayuda a las empresas a comprender cuándo y dónde invertir sus recursos.

2. Se ejecutan los proyectos e ideas correctos.

Las mejores ideas y proyectos de innovación son los que respaldan los objetivos de la empresa y maximizan el ROI al mismo tiempo. Aplicar la matriz de priorización de proyectos para perfeccionar el proceso de selección y evaluación.

Con una priorización basada en datos en su lugar, elegir los proyectos e ideas correctos será más fácil y rápido para usted.

3. Se minimizan los contratiempos y las pérdidas potenciales.

Ejecutar proyectos de innovación conlleva riesgos. Los proyectos retrasados y postergados son costosos, por lo que es fundamental que todas las organizaciones sopesar y determinar cada pro y contra de una idea.

La priorización efectiva implica identificar qué proyectos cuestan más e identificar si los recursos actuales pueden sostener estos proyectos y si responden o no a las necesidades y demandas de la empresa y sus clientes.

4. El progreso se puede seguir mejor.

El enfoque se establece a medida que se priorizan las tareas, los proyectos y las ideas. Una vez hechas las prioridades, cada actividad puede ser monitoreada de cerca de principio a finIdentifica qué factores le gustaría incluir en la medición y el seguimiento del progreso.

Como cada empresa es diferente, estas métricas y KPI pueden variar. Determine qué valor puede aportar cada idea y proyecto a su organización y averigüe si vale la pena el tiempo, la energía, el dinero y el esfuerzo para aventurarse.

5. Sucede la alineación estratégica.

Iniciativa Brightline, una plataforma de conocimiento y trabajo en red, realizó una encuesta con más de 500 altos ejecutivos de diferentes empresas con ingresos anuales de $1 mil millones o más sobre los problemas que enfrentaban en relación con la alineación estratégica.

Aquí están los hallazgos:

Cómo utilizar la matriz de prioridades de proyectos para la innovación<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> lectura mínima</span>

Estas empresas consideran que al menos el 20% de sus proyectos son los “incorrectos”.

Aunque este número es bajo, la aplicación de la matriz de prioridad de proyectos en el proceso de selección puede evitar que las empresas ejecuten los proyectos equivocados al incluir muchos factores a considerar al dar una idea inicial de una señal de 'adelante'.

La mayoría de los altos ejecutivos indicaron que no cumplieron con sus metas (90%).

El proceso de ejecución en sí mismo es un riesgo. Esto enfatiza la razón por la cual es vital que las organizaciones entiendan qué proyectos e ideas priorizar y enfocarse, para elegir aquellos que incluyan y reflejen sus objetivos en todos los aspectos.

Con estas estadísticas alarmantes a la mano, Brightlight ha llegado a la conclusión de que la alineación estratégica mejora el rendimiento comercial de una empresa en 80%.

¿Por qué funciona la matriz de prioridades del proyecto?

Los proyectos de innovación tienen diferentes requisitos. Algunos son más urgentes que otros, lo que significa que pueden demandar más atención que el resto.

1. Crear una lista de prioridades le permite concentrarse en lo que más importa.

Filtra tareas y actividades innecesarias para que nada interrumpa el proceso de ejecución.. Principalmente le permite ver el panorama general e identificar qué proyectos de innovación son más importantes que otros.

Psicológicamente, este principio se reconoce como “atención selectiva”.

2. Mantiene sus ojos pegados a la elección de los mejores proyectos e ideas para ejecutar.

Junto con sus objetivos y estrategias comerciales, una matriz de prioridades de proyectos lo ayuda a seleccionar los mejores proyectos y ideas a través de criterios específicos.

Mantiene su cerebro alejado del agotamiento, de la misma manera que la matriz de prioridades de proyectos evita que su organización pierda tiempo y recursos en proyectos e ideas con muy poco valor.

3. Mantiene a su equipo enfocado en un proyecto a la vez.

Su atención indivisa le permitirá realizar bien sus tareas y responsabilidades.. También podrá seguir de cerca el progreso del proyecto.

Cómo utilizar la matriz de prioridades de proyectos

Ahora que comprende cómo y por qué funciona la matriz de prioridades, es hora de poner en práctica este conocimiento.

Siga estos pasos para comenzar.

  1. Determinar los objetivos: Todo producto, actividad, servicio, proyecto o idea comienza con un objetivo. Usando esto, identifique un conjunto de criterios contra los que desea evaluar sus proyectos, soluciones o ideas. Incluya todos los factores que necesita considerar para priorizar estos elementos de manera efectiva.
  2. Asigne un cierto peso a cada criterio que haya enumerado en la matriz: Determine el nivel de importancia que cada criterio tiene para su organización. Generalmente, se distribuyen cien puntos entre los criterios, pero también se puede asignar un valor numérico a cada uno.
  3. Establecer los valores de puntuación: Decida sobre la base de su clasificación o comparación. No hay bien o mal en la asignación de puntajes. Simplemente elija un modelo o una escala que mejor se adapte a su objetivo. Al hacerlo, recuerde mantener su matriz simple y fácil de navegar, interpretar y comprender.
  4. Lluvia de ideas y calificar las soluciones: Es hora de calificar sus proyectos, ideas, actividades o soluciones. Reúna a los encuestados deseados (clientes, equipo, expertos en la materia, etc.) y permítales responder la evaluación individualmente para lograr un punto de vista relevante y objetivo.
  5. Calcular las puntuaciones ponderadas: Cuando todos hayan terminado, comience a calcular las puntuaciones ponderadas de cada encuestado. Por lo general, la forma de realizar este paso depende del tipo de matriz que esté utilizando, pero en general, la puntuación de cada opción se multiplica por el peso del criterio relacionado para obtener cada puntuación acumulada.
  6. Compara los resultados: Asegúrese de mantener la evaluación libre de sesgos. Discuta los desacuerdos con su equipo hasta que se llegue a una decisión unánime. Consolidar los resultados y establecer una lista de prioridades a partir de ellos.

Cosas que se deben evitar al usar una matriz de prioridades de proyectos

Hay dos cosas principales que debe evitar para mantener la matriz de prioridades de su proyecto altamente útil y relevante:

1. Los criterios están centrados en la empresa

Los proyectos, productos, servicios e ideas se conciben como soluciones a los problemas de sus clientes, por lo que es natural y crucial que se involucren en el proceso de selección de criterios.

Si bien los puntos de vista y las opiniones de la empresa son valiosos, tenga en cuenta que son sus clientes quienes compran sus productos y servicios. Para contribuir al éxito del proceso de ejecución, los criterios deben estar centrados en el cliente.

2. Cero colaboración en la puntuación

Una vez más, al decidir sobre las prioridades, la clave es centrarse en el cliente. colaborando con sus partes interesadas y otras personas importantes en la matriz de prioridades de su proyecto evita que los juicios subjetivos hagan que los datos no sean confiables.

Establezca un consenso fácilmente colaborando con sus encuestados a través de Aceptar Misión. Esta plataforma permite a las organizaciones recopilar ideas de diferentes fuentes y colaborar en ellas votando, siguiendo, calificando e incluso recibiendo notificaciones a través de actualizaciones.

Próximos pasos: Ahora que ha elegido las mejores ideas y proyectos de innovación para trabajar, es hora de desarrollar un plan sólido para ejecutarlos. Colaborar con Aceptar misión y obtenga todo lo necesario para poner en marcha el motor de la innovación.

Obtenga más información sobre lo que Accept Mission tiene para ofrecer realizando un recorrido por las funciones.