Todo comienza con una idea, al igual que las organizaciones. Idea Management supervisa estas ideas y es importante en la estructuración de proyectos de innovación de las organizaciones. Pregunte a 10 personas qué significa innovación y lo más probable es que reciba 12 respuestas diferentes. Por lo tanto, preferimos el término gestión de ideas para evitar confusiones. Es, en nuestra opinión, una palabra menos contaminada. Este artículo trata sobre la gestión de ideas. La gestión de ideas es una parte de la gestión de la innovación y nuestra definición es:

“Gestionar todas las ideas de una organización mediante un proceso estructurado: generar, seleccionar, colaborar y organizar ideas”

La gestión de ideas es una parte de la gestión de la innovación. El desarrollo de la estrategia de innovación y la cultura de la innovación son, al igual que la gestión de ideas, también parte de la gestión de la innovación. El objetivo principal de la gestión de ideas es generar las mejores ideas posibles. Al utilizar la gestión de ideas, los mayores obstáculos son la generación de muchas ideas, la toma de decisiones y la realización de las ideas.

¿Por qué es fundamental la gestión de ideas?

La gestión de ideas es esencial para toda organización, porque es la base del desarrollo y el crecimiento. Todo desarrollo en las organizaciones comenzó con una idea. Al usar los procesos correctos, se crearán muchas ideas. El desafío es elegir los proyectos correctos para ejecutar. Un error común es que una sola idea es suficiente. Sin embargo, se necesitan muchas ideas para alcanzar el mejor resultado junto con procesos o estructuras para evitar que los empleados vuelvan a sus viejos hábitos en lugar de cambiar. Al estructurar el proceso de creación de ideas, se generan más y mejores ideas. Asimismo, se mejora la toma de decisiones para lograr las mejores soluciones. Esto ahorra mucho tiempo y dinero. Las organizaciones que entienden este proceso crecen mucho más rápido que las organizaciones tradicionales.

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¿Es humano?

Las personas tienden a cegarse ante las ideas o soluciones; se enamoran de sus propias ideas. Además, nos cuesta valorar las ideas de los demás. Además, la gente es impaciente, lo que conduce a una mala toma de decisiones provocada por la escasez de ideas creadas. Las ideas con una alta tasa de fallas y un alto impacto a menudo se prefieren a las ideas con una baja inversión y un alto impacto. Estas ideas suelen mencionarse varias veces o son copias de otras. Las ideas de baja inversión se perciben como menos significativas porque la gente prefiere trabajar en algo más desafiante en lugar de algo cómodo. Esto no concierne a todas las personas, debido a los tipos personales.

Manejar las ideas de forma estructurada ayuda, además de evitar interferencias emocionales, a los valores lógicos de las ideas. Un ejemplo es la separación de la creación y selección de ideas. Dividiendo la gestión de ideas en dos se lograrán mejores resultados. Importante en este proceso es que debe ser manejado correctamente.

¿Una vez o continuo?

El valor total de la gestión de ideas no se extrae completando uno o incluso varios desafíos por año. Para alcanzar el máximo potencial, el proceso debe ser continuo, como las ventas. La mayoría de las empresas necesitan invertir más tiempo en ventas que solo un mes al año. Una vez al año es deseable pero no trae un crecimiento sostenible. La creación de ideas no es diferente a las ventas. El objetivo es crear un flujo continuo de ideas durante todo el año. Al mismo tiempo, debe haber un proceso apropiado que proporcione nuevas preguntas continuamente acompañadas de una herramienta para presentar ideas con respecto a la pregunta.

Herramientas de gestión de ideas

En el pasado, las personas solo compartían ideas cara a cara. Alguien compartió una idea con su gerente. Más tarde llegaron las cajas de ideas físicas para mejorar el proceso. Recientemente, este proceso pasó del papel a las computadoras. El equivalente digital funciona más rápido y más fácil que sus predecesores. Una ventaja de la recopilación de ideas digitales es que no descarta la interacción cara a cara; ambos se pueden utilizar al mismo tiempo. Otros beneficios de la digitalización son: no hay revisiones de gerentes, se necesitan menos reuniones, enviar una idea en cualquier momento a cualquier pregunta cuando se le ocurra algo, enviar y reaccionar ante una idea de manera estructurada, etc. El software con estas especificaciones se llama idea software de gestión Un ejemplo de software de gestión de ideas es Accept Mission. La plataforma contiene diferentes herramientas de gestión de ideas y tiene elementos de gamificación para mejorar el atractivo y la participación de los usuarios.

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El tamaño no importa

En el pasado, solo las grandes organizaciones usaban la gestión de ideas. Fue costoso de implementar y necesitó fuertes habilidades organizacionales para tener éxito. Estas organizaciones compraron software costoso y consultoría para ejecutar la gestión de ideas. Las ideas podrán presentarse en la intranet de la organización. Hoy en día, la gestión de ideas es accesible para todas las organizaciones. Los precios del software han bajado y la implementación ha mejorado.

Accept Mission está disponible por solo un par de euros al mes por usuario activo.

Por dónde empezar con la gestión de ideas

Es simple... comience con una estrategia de innovación o incluso una estrategia de gestión de ideas. Con una estrategia, defines las metas que quieres alcanzar. Esta estrategia está entrelazada con la estrategia de innovación. Con empresas más pequeñas, combinamos las dos estrategias en una estrategia de gestión de ideas para evitar una complejidad innecesaria. Las organizaciones maduras tienden a desear la separación de la estrategia de innovación y la estrategia de gestión de ideas. A continuación, es importante, en base a las metas, definir un plan de acción; ¿cómo vamos a lograr los objetivos? Esto es fundamental para definir una estrategia. Después de definir una estrategia, es importante estructurar la organización con tareas, responsabilidades, procesos, herramientas, KPI's y cultura. Una vez que todo se ha puesto en orden, la herramienta de ideación es la siguiente. Esta herramienta ayudará a la organización a generar, seleccionar y revisar ideas y ayudar a realizar un seguimiento del progreso.

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Ideas

La ideación es un paso muy importante en el proceso de innovación. La generación de ideas se simplifica gracias al software de generación de ideas. Los empleados pueden enviar sus ideas usando sus computadoras y teléfonos, lo que lo hace más flexible que, por ejemplo, las reuniones. La generación de ideas se organiza por objetivos donde se logran realizar una lluvia de ideas. Para saber qué ideas son las mejores, se implementan rondas de revisión. Los usuarios califican las ideas según las variables elegidas por el creador de la idea para recibir comentarios instantáneos sobre la calidad de cada idea.

Manejar las ideas

El objetivo es estructurar el proceso de ideación. Aquí es donde entra en juego la gestión de ideas. Durante la generación y revisión de ideas, es necesario gestionar los resultados. Los resultados se pueden ver en una descripción general que el gerente innovador puede ver. También muestra el progreso y señala si la innovación va según lo planeado y está a tiempo. Cuando no hayan participado suficientes empleados en la misión, esto podría requerir acción. Es posible que esto hubiera pasado desapercibido si no se hubiera utilizado la herramienta de gestión de ideas.

Administrar las ideas después de la misión es igualmente importante, si no más, para mantener una visión general de las ideas. Es fácil perderse en los datos cuando se generan cientos de ideas. El software clasifica automáticamente las ideas en función de los puntajes de revisión para garantizar que las ideas más atractivas se noten más y que las ideas con menos puntaje no interfieran. Debido a esto, no hay necesidad de mirar cada idea, sino solo las que importan.

La clara visión general de las ideas hace que la selección de la(s) idea(s) buscada(s) sea mucho más fácil. El objetivo es elegir la mejor idea de todas. Hay tres opciones después de las rondas de objetivos. En primer lugar, existe la posibilidad de que no se haya encontrado una idea adecuada. En este caso, la ideación puede empezar de nuevo. En segundo lugar, se ha encontrado una idea útil. Si la organización ha encontrado una idea útil, puede pasar al siguiente paso en el proceso de innovación. Sin embargo, si se han presentado varias buenas ideas entre las que la organización aún no puede elegir, es posible una ronda de selección. En la ronda de selección, otros usuarios además de los usuarios de la misión de ideación pueden revisar las ideas seleccionadas. También es posible una ronda de selección si el creador de la innovación quiere que la(s) idea(s) sea(n) revisada(s) por otros usuarios, sin importar cuántas buenas ideas se presenten.

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Pruebas e implementación

Una vez que se han elegido las ideas, comienza la fase de prueba. En esta fase, la(s) idea(s) se prueba(n) para ver qué tan bien se desempeña y se adapta a la organización. Es comprensible que la(s) idea(s) se elija(n) cuando la evaluación sea positiva. Cuando la(s) idea(s) se evalúan negativamente, el gestor de ideas se puede abrir de nuevo para buscar otras ideas que no hayan sido seleccionadas previamente. El proceso de prueba se repetirá hasta que se encuentre una idea adecuada. Después de encontrar una idea adecuada, comienza el proceso de implementación y finaliza el rol del administrador de ideas.

Próximos pasos: Háganos saber si está interesado en la gestión de ideas. Tenemos más de 10 años de experiencia en sesiones de ideación personal, hackatones, eventos de mejores ideas y nuestro software: Accept Mission. Dentro del software creamos herramientas como desafíos, misiones encubiertas y gestión de bandejas de entrada para ayudar a las organizaciones en la gestión de sus ideas. Contáctenos aquí.