Terwijl bedrijven proberen hun capaciteit te vergroten om verschillende projecten effectief te beheren, is projectportfoliobeheer (PPM) een cruciaal onderdeel geworden bij het integreren van innovatieprojecten met organisatorische doelen op hoog niveau.

Dit proces helpt bij het verbeteren van de PPM-prestaties van een organisatie door van invloed te zijn op de manier waarop bedrijven projecten prioriteren, beperkte middelen toewijzen en andere primaire componenten uitvoeren om projecten met succes uit te voeren.

Het kunnen uitvoeren van projectportfoliobeheer vereist echter uitgebreide studie. Dus in dit artikel leert u de basisprincipes van het implementeren van een PPM-proces en waarom het toepassen ervan essentieel is voor uw bedrijf.

Laten we beginnen!

Wat is projectportfoliomanagement (PPM)?

De studie, het beheer en de optimalisatie van budgetten, middelen, technologieën en procedures voor alle plannen, programma's, projecten en initiatieven worden gezamenlijk projectportfoliomanagement (PPM) genoemd.

Wat is het proces voor projectportfoliomanagement (PPM)?<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">12</span> min lezen</span>

Projectmanagementteams gebruiken PPM om huidige en toekomstige projecten te monitoren en te beoordelen op basis van een reeks standaarden. Ze zorgen ervoor dat portfolio-outputs bijdragen aan de algeheel succes en doelstellingen van het bedrijf.

De portfoliomanager leidt projectmanagementteams bij het uitvoeren van strategische planning, sectoranalyse, uitgavenbeoordeling en prognoses, samen met het beperken van gevaren en het aanpakken van de belangen van belanghebbenden.

Waarom is projectportfoliomanagement belangrijk?

PPM probeert de juiste integratie van middelen voor de organisatie te bepalen om haar doelen te bereiken, rekening houdend met factoren zoals de verwachtingen van de consument, externe marktomstandigheden, overheidsbeperkingen en zelfs een concurrerende omgeving.

Wat is het proces voor projectportfoliomanagement (PPM)?<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">12</span> min lezen</span>

Daarnaast biedt PPM ook:

  • Maximaal succes bij het selecteren en uitvoeren van projecten
  • Voldoende gegevens waarmee belangrijke belanghebbenden de best geïnformeerde en juiste keuzes kunnen maken met betrekking tot: innovatie activiteiten, initiatieven, agenda's en bronnen.
  • Continue organisatorische transparantie in de essentiële projectinformatie
  • Hiaten tussen strategie en uitvoering opgelost
  • Strategisch afgestemde projecten
  • Prioritaire projecten en relevante bronnen

De realiteit dat alle projecten geld, tijd, andere middelen en medewerkers vereisen om op een effectieve manier te worden voltooid, drijft de noodzaak voor projectportfoliobeheer. Soms hebben bedrijven te weinig middelen om een project uit te voeren.

Tegelijkertijd is niet elk project waardevol voor een bedrijf in termen van winstgevendheid en andere factoren.

Als gevolg hiervan hebben belanghebbenden een systeem nodig voor het beheer van projecten en middelen om te garanderen dat de economisch meest essentiële programma's de aandacht en middelen krijgen die ze nodig hebben voor een naadloze uitvoering.

Wat zijn de basisstappen van het projectportfoliobeheerproces?

Er zijn zes stappen die moeten worden gevolgd bij het toepassen van basisprojectportfoliobeheer. Hier zijn de volgende:

1. Definieer zakelijke doelstellingen

Het vaststellen van bedrijfsdoelen en het identificeren van bedrijfsstrategieën is wat de eerste stap vormt naar het toepassen van projectportfoliobeheer. Een businessplan moet de nodige acties bevatten om deze doelstellingen te bereiken.

Wat is het proces voor projectportfoliomanagement (PPM)?<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">12</span> min lezen</span>

Hier zijn dingen om te onthouden bij deze stap:

  • Bedrijven hebben de neiging om specifieke initiatieven soms over het hoofd te zien. Daarom moeten bedrijven de strategieën van hun bedrijf definiëren en beoordelen waar hun programma's en activiteiten staan in relatie tot deze doelstellingen.
  • Elk lid van het team moet op dezelfde pagina staan. Iedereen zou begrijpen wat de doelen en verwachte resultaten van de organisatie zijn zodat ze synchroon kunnen werken.
  • Een van de meest gebruikelijke methoden voor het management om dit te bereiken, is door: doelstellingen ontwikkelen die bepalen waar de strategiekaart van het team over gaat. Deze kaart laat zien aan welke initiatieven het bedrijf prioriteit wil geven en hoe het van plan is hiermee verder te gaan.

Als projectportfoliomanager moet u samenwerken met belanghebbenden om overeenstemming te bereiken over de strategische doelen van de projectportfolio.

U moet er ook voor zorgen dat uw projectportfolio overeenkomt met de plannen en doelstellingen van uw bedrijf - en ervoor zorgen dat uw financiële doelen en consumentenwaarden er strategisch mee overeenkomen.

2. Verzamel ideeën voor potentiële projecten

Verzamel projectmanagementgegevens en ontwikkel beoordelingscriteria om de beste te kiezen. Nu u klaar bent met het bepalen van uw doelstellingen, moet u beginnen met het maken van uw portfolio.

Maar voordat u verder gaat, moet u beginnen ideeën verzamelen eerst voor potentiële projecten. U moet projectconcepten identificeren die gelijk of onderling verbonden zijn om continu te worden afgehandeld en beheerd. Verzamel relevante gegevens en ontwikkel uw beoordelingscriteria.

Onthoud het volgende bij het uitvoeren van deze stap:

  • Om dit een naadloze procedure te maken, potentiële projectideeën verzamelen en bestudeer ze.
  • Onderzoek succesvolle projecten die daarmee verband houden. U kunt via feedback ook enkele ideeën vragen aan uw teamleden, of zelfs aan klanten. Probeer ook te kijken naar specifieke regelgevingsbehoeften voor inspiratiebronnen.
  • Het is van cruciaal belang om een systematische invoerprocedure in situ om deze ideeën te verzamelen. Zo kunt u potentiële concepten eenvoudig monitoren en beoordelen.

U kunt kiezen voor ideeëntools om dit van uw kant eenvoudig te maken, of u kunt ervoor kiezen om ze handmatig of zelfs via een online database te verzamelen.

Als je genoeg ideeën hebt verzameld, kun je doorgaan naar de volgende stap.

3. Creëer de juiste criteria voor de evaluatie en selectie van ideeën

Er zijn twee belangrijke dingen die u bij deze stap moet doen:

  1. Bepaal de commerciële waarde van elk idee via datagestuurde beoordelingen. Gebruik indien mogelijk zowel kwalitatieve als kwantitatieve maatregelen. Bepaal bovendien welke ideeën goed aansluiten bij uw strategieën en doelstellingen.
  2. Analyseer de kosten en baten van het idee aan de hand van uw waarderingscriteria, die zal bepalen hoeveel waarde elk project toevoegt aan uw portfolio. Uw project selectie scorecriteria kunnen een aantal factoren omvatten, zoals de terugverdientijd, de netto contante waarde en het risiconiveau.

Portefeuillemanagers kunnen ook samenwerken met bedrijfsleiders bij het ontwikkelen van de juiste beoordelingscriteria die projecten grondig kunnen beoordelen, evalueren en autoriseren om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de strategische doelstellingen van de onderneming.

Hier zijn enkele van de vragen die als richtlijn kunnen dienen bij het beoordelen van nieuwe projectideeën:

  • Draagt het idee bij aan het bereiken van uw bedrijfsdoelstellingen?
  • Wat zijn de verwachte resultaten?
  • Worden deze resultaten al gegeven door een lopend project?
  • Welke risico's zijn er verbonden aan de implementatie ervan?
  • Welke middelen zijn nodig om ze te realiseren?

Onderzoek elk van deze ideeën op duidelijke problemen om later onnodige hoofdpijn te voorkomen, zoals dubbele projecten, complexe onderlinge afhankelijkheden en zelfs overtoewijzing van middelen.

4. Selecteer en prioriteer de beste projecten voor de portfolio van uw bedrijf

Als u eenmaal de juiste criteria heeft om de ideeën te evalueren, hoeft u alleen nog maar de prioriteit te geven aan de beste projecten die uw bedrijf ten goede zouden komen.

Wat is het proces voor projectportfoliomanagement (PPM)?<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">12</span> min lezen</span>

Hier zijn enkele dingen die u zou kunnen doen:

  • Maak een gedetailleerde lijst van de meest bruikbare en effectieve procedures of initiatieven uit de evaluatiefase. Kies welke u prioriteit wilt geven door ze te rangschikken volgens bepaalde strategische gebieden, zoals kostenbesparingen, gevaren, voordelen en concurrentievoordeel, onder andere.
  • Je kan ook een scoremodel gebruiken om potentiële projecten beter te analyseren en te differentiëren. Bepaal welke initiatieven de meeste waarde opleveren en prioriteer ze. Portfoliomanagement is gericht op het bepalen van de vergelijkende "waarde" van elk project.

Een dergelijk proces bepaalt welke projecten worden uitgevoerd, waar middelen worden toegewezen en vele andere. Om een winnend project te kiezen, moet iedereen in het team een gedeeld gevoel hebben van wat essentieel is voor het bedrijf.

Elke organisatie heeft echter een ander waardeconcept, aangezien bedrijven verschillende strategische doelen hebben, waarbij verschillende nadruk wordt gelegd op financiële maatregelen met verschillende niveaus van risicotolerantie.

Bovendien kan elke afdeling de strategische doelstellingen van het bedrijf interpreteren op een manier die voor hen uniek is. Als gevolg hiervan is "waarde" niet gemakkelijk te definiëren. Elk bedrijf dat een projectportfolio bijhoudt, moet identificeren en uitleggen welk type projectwerk voor hen het meest waardevol is en waarom.

5. Valideer de haalbaarheid van de projectportfolio en start wanneer deze klaar is

Voor bedrijven is het noodzakelijk om te bepalen of een project een hoge kans van slagen heeft. Het valideren van de haalbaarheid van uw projectportfolio omvat het analyseren van alle elementen van een project (economisch, technologisch en juridisch).

Vaak zijn de kosten en rendement van investering van een project worden vaak gezien als belangrijke factoren bij het bepalen van de levensvatbaarheid. Of het project al dan niet voldoende inkomsten of verkopen genereert, is echter niet het enige dat moet worden beoordeeld.

U moet ook beslissen of u voldoende personeel in uw team hebt om een project van begin tot eind te voltooien, en of u al dan niet over de nodige middelen en middelen beschikt om uw plannen uit te voeren.

In het geval van andere bedrijven kan dit het juiste type technologie inhouden om hun projecten uit te voeren.

Het valideren van de haalbaarheid van uw projectportfolio brengt een aantal voordelen met zich mee, zoals:

  • De voor- en nadelen van een project vaststellen voordat er veel tijd en middelen aan worden besteed.
  • Het leveren van kritische informatie die de potentiële knelpunten van een project bepaalt.
  • Bepalen hoe projecten het meest waarschijnlijk zullen presteren.
  • Opzetten van marketingtactieken om potentiële partijen te overtuigen om in het project te investeren.

Nadat u de haalbaarheid van uw projecten heeft bestudeerd, kunt u beginnen met de lancering ervan. Denk eraan om eerst experimenten uit te voeren en begin geleidelijk de juiste beslissingen te nemen. Als u erachter komt dat er niet genoeg waarde in een project zit, aarzel dan niet om te stoppen en door te gaan naar het volgende.

6. Beheer en controleer uw portefeuille

Nu de projecten aan de gang zijn, denkt u misschien dat uw taak erop zit. Helaas is dat niet zo.

Een projectportfolio vereist constante monitoring en evaluatie. Uw projectportfoliomanagementproces (PPM) moet nu de realtime voortgang van het project vastleggen en meten, en eventuele aanpassingen daarin moeten worden gedeeld met relevante partijen, met name belanghebbenden.

Verstoringen in het ene project kunnen een cascade-effect creëren, waardoor alles wat daarna komt in de rij zou worden vertraagd. Naast de tijdlijn is het ook van cruciaal belang om te controleren of het project qua geld en omvang op schema ligt, en of er significante uitdagingen of risico's zijn opgedoken.

Voor initiatieven die volledig ontspoord zijn, moet het monitoringmechanisme ook aangeven wanneer het project moet worden stopgezet. De verantwoordelijke personen moeten ook regelmatig statusrapporten sturen.

Het automatiseren van de ontwikkeling van het voortgangsrapport van een actief project zal de tijd en moeite die het kost om het te maken verminderen.

Tot slot, wanneer een project is voltooid, volg je op om te zien of het de verwachte resultaten heeft opgeleverd en of het binnen het bij de start gestelde budget is gebleven. Vergeet niet om waardevolle inzichten te verwerven over hoe het projectbeoordelingsproces kan worden aangepast om de voorgestelde projectwaarde eerlijk te beoordelen.

Houd uw doelen op één lijn met een projectportfoliobeheerproces

Projectportfoliobeheer is een steeds belangrijkere activiteit geworden voor organisaties van elke omvang.

Organisaties die succesvol zijn met hun PPM hebben een grotere kans om doelen te bereiken, goede beslissingen te nemen over innovatieactiviteiten en continue organisatietransformatie te realiseren.

We hopen dat deze gids u heeft kunnen helpen bij het maken van uw eigen PPM-proces. Als je meer wilt weten, voel je vrij om deel te nemen aan een van onze reguliere webinar-sessies- geen verplichtingen.