Soms hebben bedrijfsleiders het moeilijk om alles in evenwicht te houden dat het bedrijf nodig heeft, vooral wanneer mankracht, middelen en tijd beperkt zijn.

Elke afdeling heeft zijn eigen lijst met projecten en ideeën om te ontwikkelen, en het is geen wandeling in het park om uit te kiezen welke van deze voorstellen de moeite waard zijn om te wagen. Het is een rigoureus proces waarbij tijd nodig is om objectief te bestuderen en te beslissen.

Aangezien de meeste van deze ideeën zeer haalbaar en voordelig kunnen zijn voor het bedrijf, hoe kiest u de beste uit om uit te voeren? Wat zijn bovendien de factoren waarmee u rekening moet houden bij het nemen van deze beslissingen?

In dit artikel bespreken we wat een projectprioriteitenmatrix is en wat deze bijdraagt aan het projectselectieproces.

Laten we beginnen.

Wat is een prioriteitenmatrix?

Een projectprioriteitenmatrix is een belangrijke projectmanagementtool die bedrijven helpt tijd te besparen door ze scherp te houden op ideeën, taken, processen en activiteiten die er het meest toe doen.

Hier is een voorbeeld van een eenvoudige prioriteitsmatrix:

Hoe de projectprioriteitenmatrix te gebruiken voor innovatie<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> min lezen</span>

Het is een eenvoudig hulpmiddel dat sorteert projecten in volgorde van belangrijkheid op basis van bepaalde criteria.

Omdat het helpt bij het houden van de screening en evaluatie van ideeën een nauwgezet proces, de uitvoering ontwikkelt zich dan tot een helder en specifiek traject. Het resultaat? Kritische innovatieprojecten blijven op schema, strategische afstemming wordt geobserveerd en processen worden efficiënt gepland en uitgevoerd.

Waarom is prioritering belangrijk?

Prioriteit geven aan de beste projecten en ideeën leidt tot uitstekende uitvoering en strategische prestaties. 

Wanneer een bedrijf prioriteit geeft aan efficiëntie:

1. Toewijzing van middelen wordt eenvoudig.

Feit is dat de middelen van uw bedrijf beperkt zijn. Wanneer uw prioriteiten onbeslist zijn, wordt het effectief toewijzen van uw middelen een uitdaging. Onjuiste toewijzing van middelen veroorzaakt hoge kosten, vertragingen bij de levering en ontsporing van projecten.

In wezen helpt het prioriteren van bepaalde projecten, taken en activiteiten bedrijven te begrijpen wanneer en waar ze hun middelen moeten investeren.

2. De juiste projecten en ideeën worden uitgevoerd.

De beste ideeën en innovatieprojecten zijn degenen die de doelstellingen van het bedrijf ondersteunen en tegelijkertijd de ROI maximaliseren. Pas de projectprioriteringsmatrix toe op: het screening- en evaluatieproces aanscherpen.

Met een datagestuurde prioritering, de juiste projecten en ideeën kiezen zal gemakkelijker en sneller voor u zijn.

3. Tegenslagen en potentiële verliezen worden geminimaliseerd.

Het uitvoeren van innovatieprojecten brengt risico's met zich mee. Vertraagde en teruggedrongen projecten zijn kostbaar, dus het is van cruciaal belang voor elke organisatie om: weeg en bepaal alle voor- en nadelen van een idee.

Effectieve prioritering houdt in dat wordt vastgesteld welke projecten het meest kosten en of de huidige middelen deze projecten kunnen ondersteunen en of ze al dan niet voldoen aan de behoeften en eisen van het bedrijf en zijn klanten.

4. Vooruitgang is beter te volgen.

De focus wordt vastgesteld wanneer taken, projecten en ideeën prioriteit krijgen. Zodra de prioriteiten zijn gesteld, elke activiteit kan van begin tot eind nauwkeurig worden gevolgdIdentificeer welke factoren u wilt betrekken bij het meten en volgen van de voortgang.

Omdat elk bedrijf anders is, kunnen deze statistieken en KPI's variëren. Bepaal welke waarde elk idee en project kan opleveren voor uw organisatie en ga na of het de tijd, energie, geld en moeite waard is om u aan te wagen.

5. Strategische afstemming vindt plaats.

Brightline-initiatief, een kennis- en netwerkplatform, voerde een onderzoek uit onder meer dan 500 senior executives van verschillende bedrijven met een jaaromzet van $1 miljard of meer over de problemen waarmee ze werden geconfronteerd in verband met strategische afstemming.

Hier zijn de bevindingen:

Hoe de projectprioriteitenmatrix te gebruiken voor innovatie<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> min lezen</span>

Deze bedrijven beschouwen minstens 20% van hun projecten als de “foute”.

Hoewel dit aantal laag is, kan het toepassen van de projectprioriteitsmatrix in het selectieproces bedrijven ervan weerhouden de verkeerde projecten uit te voeren door een groot aantal factoren op te nemen waarmee rekening moet worden gehouden bij het geven van een 'go'-signaal aan een initieel idee.

De meerderheid van de senior executives geeft aan dat ze hun doelen niet hebben gehaald (90%).

Het uitvoeringsproces op zich is een risico. Dit benadrukt de reden waarom het van vitaal belang is voor organisaties om te begrijpen welke projecten en ideeën prioriteit moeten geven en waarop ze zich moeten concentreren - om die projecten te kiezen die hun doelen in elk aspect omvatten en weerspiegelen.

Met deze alarmerende statistieken bij de hand heeft Brightlight geconcludeerd dat strategische afstemming de bedrijfsprestaties van een bedrijf met 80% verbetert.

Waarom werkt de projectprioriteitenmatrix?

Innovatieprojecten hebben andere eisen. Sommige zijn urgenter dan andere, wat betekent dat ze meer aandacht kunnen vragen dan de rest.

1. Door een prioriteitenlijst te maken, kunt u zich concentreren op wat het belangrijkst is.

Het filtert onnodige taken en activiteiten uit zodat niets het uitvoeringsproces verstoort. Het stelt je vooral in staat om het grotere geheel te zien en te identificeren welke innovatieprojecten belangrijker zijn dan andere.

Psychologisch wordt dit principe erkend als "selectieve aandacht".

2. Het houdt je ogen gelijmd bij het kiezen van de beste projecten en ideeën om uit te voeren.

Samen met uw bedrijfsdoelen en -strategieën helpt een projectprioriteitenmatrix u selecteer de beste projecten en ideeën door specifieke criteria.

Het zorgt ervoor dat uw hersenen niet uitgeput raken, net zoals de projectprioriteitsmatrix uw organisatie ervan weerhoudt tijd en middelen te verspillen aan projecten en ideeën met weinig waarde.

3. Het houdt uw team gefocust op één project tegelijk.

Door jouw onverdeelde aandacht kun je je taken en verantwoordelijkheden goed uitvoeren. Daarnaast volg je de voortgang van het project op de voet.

Hoe de projectprioriteitsmatrix te gebruiken

Nu u begrijpt hoe en waarom de prioriteitenmatrix werkt, is het tijd om deze kennis in praktijk te brengen.

Volg deze stappen om aan de slag te gaan.

  1. Bepaal de doelstellingen: Elk product, activiteit, dienst, project of idee begint met een doelstelling. Bepaal aan de hand hiervan een reeks criteria waaraan u uw projecten, oplossingen of ideeën wilt toetsen. Neem alle factoren op waarmee u rekening moet houden bij het effectief prioriteren van deze items.
  2. Wijs een bepaald gewicht toe aan elk criterium dat u op de matrix hebt vermeld: Bepaal het belang dat elk criterium heeft voor uw organisatie. Over het algemeen worden honderd punten verdeeld over de criteria, maar u kunt ook aan elk een numerieke waarde toekennen.
  3. Bepaal de scorewaarden: Beslis op basis van uw ranking of vergelijking. Er is geen goed of fout bij het toekennen van scores. Kies gewoon een model of een schaal die het beste bij uw doel past. Denk er daarbij aan om uw matrix eenvoudig en gemakkelijk te navigeren, te interpreteren en te begrijpen te houden.
  4. Brainstorm en beoordeel de oplossingen: Het is tijd om uw projecten, ideeën, activiteiten of oplossingen te beoordelen. Verzamel de gewenste respondenten (klanten, team, vakexperts, enz.) en laat ze de beoordeling individueel beantwoorden om tot een relevant en objectief standpunt te komen.
  5. Bereken de gewogen scores: Als iedereen klaar is, begin je met het berekenen van de gewogen scores van elke respondent. Hoe u deze stap uitvoert, hangt meestal af van het type matrix dat u gebruikt, maar over het algemeen wordt de score van elke optie vermenigvuldigd met het gerelateerde criteriumgewicht om elke cumulatieve score te verkrijgen.
  6. Vergelijk de resultaten: Zorg ervoor dat de beoordeling vrij is van vooroordelen. Bespreek de meningsverschillen met uw team totdat er een unaniem besluit is genomen. Consolideer de resultaten en stel daaruit een prioriteitenlijst op.

Dingen die u moet vermijden bij het gebruik van een projectprioriteitsmatrix

Er zijn twee belangrijke dingen die u moet vermijden om uw prioriteitenmatrix voor projecten zeer nuttig en relevant te houden:

1. Criteria zijn bedrijfsgericht

Projecten, producten, diensten en ideeën worden opgevat als oplossingen voor de problemen van uw klanten, dus het is natuurlijk en cruciaal dat ze worden betrokken bij het selectieproces van de criteria.

Hoe waardevol de standpunten en meningen van het bedrijf ook zijn, onthoud dat het uw klanten zijn die uw producten en diensten kopen. Om bij te dragen aan het succes van het uitvoeringsproces, moeten de criteria in plaats daarvan klantgericht zijn.

2. Geen samenwerking bij het scoren

Nogmaals, bij het bepalen van prioriteiten is klantgerichtheid de sleutel. Samenwerken met uw belanghebbenden en andere belangrijke mensen op uw projectprioriteitenmatrix zorgt ervoor dat subjectieve beoordelingen de gegevens niet onbetrouwbaar maken.

Breng eenvoudig een consensus tot stand door samen te werken met uw respondenten via Accepteer missie. Met dit platform kunnen organisaties ideeën uit verschillende bronnen verzamelen en hieraan samenwerken door te stemmen, te volgen, te scoren en zelfs meldingen te krijgen via updates.

Volgende stappen: Nu je de beste ideeën en innovatieprojecten hebt gekozen om aan te werken, is het tijd om een solide plan te ontwikkelen om ze uit te voeren. Samenwerken met Accepteer missie en krijg alles wat nodig is om de innovatiemotor aan het rollen te brengen.

Kom meer te weten over wat Accept Mission te bieden heeft door op een feature tour te gaan.