Alles begint met een idee, zo ook organisaties. Idea Management overziet deze ideeën en is belangrijk bij het structureren van innovatieprojecten van organisaties. Vraag 10 mensen wat innovatie betekent en je krijgt hoogstwaarschijnlijk 12 verschillende antwoorden. Daarom geven wij de voorkeur aan de term ideemanagement om verwarring te voorkomen. Het is naar onze mening een minder vervuild woord. Dit artikel gaat over ideeënbeheer. Ideemanagement is een onderdeel van innovatiemanagement en onze definitie is:

“Het managen van alle ideeën van een organisatie door middel van een gestructureerd proces: genereren, selecteren, samenwerken en organiseren van ideeën”

Ideemanagement is een onderdeel van innovatiemanagement. Innovatiestrategieontwikkeling en innovatiecultuur zijn, net als ideemanagement, ook een onderdeel van innovatiemanagement. Het belangrijkste doel van ideeënbeheer is het genereren van de best mogelijke ideeën. Bij het gebruik van ideemanagement zijn de grootste hindernissen het genereren van veel ideeën, het nemen van beslissingen en het daadwerkelijk realiseren van de ideeën.

Waarom is ideeënbeheer essentieel?

Ideemanagement is essentieel voor elke organisatie, omdat het de basis is van ontwikkeling en groei. Elke ontwikkeling in organisaties begon met een idee. Bij gebruik van de juiste processen ontstaan er veel ideeën. De uitdaging is om de juiste projecten te kiezen om uit te voeren. Een veel voorkomende misvatting is dat één idee voldoende is. Er zijn echter veel ideeën nodig om tot het beste resultaat te komen naast processen of structuren om te voorkomen dat medewerkers terugkeren naar hun oude gewoontes in plaats van veranderen. Door het proces van ideecreatie te structureren, ontstaan er meer en betere ideeën. Evenzo wordt de besluitvorming om tot de beste oplossingen te komen verbeterd. Dit bespaart veel tijd en geld. Organisaties die dit proces begrijpen, groeien een stuk sneller dan traditionele organisaties.

De essentie van ideemanagement<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">9</span> min lezen</span>

Is het menselijk?

Mensen zijn vaak verblind door ideeën of oplossingen; ze worden verliefd op hun eigen ideeën. Bovendien vinden we het moeilijk om ideeën van anderen te waarderen. Bovendien zijn mensen ongeduldig, wat leidt tot slechte besluitvorming door een tekort aan gecreëerde ideeën. Ideeën met een hoge uitval en een hoge impact hebben vaak de voorkeur boven ideeën met een lage investering en een hoge impact. Deze ideeën worden meestal meerdere keren genoemd of zijn kopieën van andere. Ideeën voor lage investeringen worden als minder zinvol ervaren omdat mensen veel liever aan iets uitdagenders werken in plaats van aan iets comfortabels. Dit betreft niet elke persoon, vanwege persoonlijke typen.

Ideeën op een gestructureerde manier beheren helpt, naast het voorkomen van emotionele interferentie, de logische waarden van ideeën. Een voorbeeld is de scheiding van ideecreatie en -selectie. Door het ideemanagement op te splitsen in de twee worden betere resultaten behaald. Belangrijk in dit proces is dat het goed beheerd moet worden.

Eenmalig of continu?

De volledige waarde van ideeënbeheer wordt niet gehaald door één of zelfs meerdere uitdagingen per jaar te voltooien. Om het volledige potentieel te bereiken, moet het proces continu zijn, zoals verkoop. De meeste bedrijven moeten meer tijd in sales investeren dan slechts één maand per jaar. Eén keer per jaar is wenselijk, maar brengt geen duurzame groei. Het creëren van ideeën is niet anders dan verkopen. Het doel is om het hele jaar door een continue stroom van ideeën te creëren. Daarnaast moet een passend proces zijn dat voortdurend nieuwe vragen oplevert, vergezeld van een hulpmiddel om ideeën over de vraag te presenteren.

Hulpprogramma's voor ideeënbeheer

Vroeger deelden mensen alleen face-to-face ideeën. Iemand deelde een idee met zijn manager. Later kwamen fysieke ideeënboxen om het proces te verbeteren. Onlangs is dit proces verschoven van papier naar computers. Het digitale equivalent werkt sneller en gemakkelijker dan zijn voorgangers. Een voordeel van het digitaal verzamelen van ideeën is dat het face-to-face interactie niet uitsluit; beide kunnen tegelijkertijd worden gebruikt. Andere voordelen van de digitalisering zijn: geen managerreviews, er zijn minder meetings nodig, op elk moment een idee indienen bij elke vraag als er iets in je opkomt, een idee gestructureerd indienen en erop reageren etc. Software met deze specificaties heet idea beheersoftware. Een voorbeeld van software voor ideeënbeheer is Accept Mission. Het platform bevat verschillende tools voor ideebeheer en heeft gamification-elementen om de aantrekkingskracht en betrokkenheid van de gebruikers te verbeteren.

De essentie van ideemanagement<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">9</span> min lezen</span>

Grootte maakt niet uit

Vroeger maakten alleen grote organisaties gebruik van ideemanagement. Het was kostbaar om te implementeren en had sterke organisatorische vaardigheden nodig om te slagen. Deze organisaties kochten dure software en consultancy aan om ideeënbeheer uit te voeren. De ideeën konden worden ingediend op het intranet van de organisatie. Ideeënmanagement is tegenwoordig voor elke organisatie toegankelijk. De prijzen van software zijn gedaald en de implementatie is beter geworden.

Accept Mission is beschikbaar voor slechts een paar euro per maand per actieve gebruiker.

Waar te beginnen met Ideebeheer

Het is simpel... begin met een innovatiestrategie of zelfs een ideemanagementstrategie. Met een strategie definieer je de doelen die je wilt bereiken. Deze strategie is verweven met de innovatiestrategie. Bij kleinere bedrijven combineren we de twee strategieën tot een ideemanagementstrategie om onnodige complexiteit te voorkomen. Volwassen organisaties hebben de neiging om een scheiding te wensen tussen innovatiestrategie en ideemanagementstrategie. Vervolgens is het belangrijk om op basis van de doelen een plan van aanpak te definiëren; hoe gaan we de doelen bereiken? Dit is essentieel bij het bepalen van een strategie. Na het definiëren van een strategie is het belangrijk om de organisatie te structureren met taken, verantwoordelijkheden, processen, tools, KPI's en cultuur. Als alles op orde is, is de ideation-tool aan de beurt. Deze tool helpt de organisatie bij het genereren, selecteren en beoordelen van ideeën en helpt de voortgang bij te houden.

De essentie van ideemanagement<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">9</span> min lezen</span>

Ideeën

Ideatie is een zeer belangrijke stap in het proces naar innovatie. Het genereren van ideeën wordt vereenvoudigd dankzij software voor het genereren van ideeën. Medewerkers kunnen hun ideeën doorgeven via hun computer en telefoon, wat flexibeler is dan bijvoorbeeld vergaderen. Het genereren van ideeën is georganiseerd door doelstellingen waar ze kunnen brainstormen. Om te weten welke ideeën het beste zijn, worden beoordelingsrondes uitgevoerd. De gebruikers beoordelen de ideeën op basis van, door de maker van de ideeën gekozen, variabelen om direct feedback te krijgen over de kwaliteit van elk idee.

De ideeën beheren

Het doel is om het ideevormingsproces te structureren. Hier komt ideemanagement om de hoek kijken. Tijdens het genereren en beoordelen van ideeën moeten de resultaten worden beheerd. Resultaten zijn te bekijken in een overzicht dat de innovatieve manager kan inzien. Het toont ook de voortgang en geeft aan of de innovatie verloopt zoals gepland en op schema ligt. Als er niet genoeg medewerkers aan de missie hebben deelgenomen, kan dit actie vereisen. Het is mogelijk dat dit onopgemerkt zou zijn gebleven als de tool voor ideeënbeheer niet was gebruikt.

Het managen van de ideeën na de missie is net zo, zo niet belangrijker, om het overzicht over de ideeën te behouden. Het is gemakkelijk om te verdwalen in gegevens wanneer honderden ideeën worden gegenereerd. De software sorteert de ideeën automatisch op basis van beoordelingsscores om ervoor te zorgen dat de meest aanlokkelijke ideeën het meest opvallen en de minder scorende ideeën niet in de weg staan. Hierdoor is het niet nodig om naar elk idee te kijken, maar alleen naar de ideeën die er toe doen.

Het duidelijke overzicht van ideeën maakt het selecteren van de gewilde idee(en) een stuk makkelijker. Het doel is om van alle ideeën het beste idee te kiezen. Er zijn drie opties na de doelronde(n). Allereerst is het mogelijk dat er geen passend idee is gevonden. In dit geval kan het idee opnieuw beginnen. Ten tweede is er een bruikbaar idee gevonden. Als de organisatie een bruikbaar idee heeft gevonden, kunnen ze door naar de volgende stap in het innovatieproces. Als er echter meerdere goede ideeën zijn ingediend waar de organisatie nog niet uit kan kiezen, is een selectieronde mogelijk. In de selectieronde kunnen andere gebruikers dan de gebruikers van de ideatiemissie de geselecteerde ideeën beoordelen. Een selectieronde is ook mogelijk als de innovatiemaker het idee(en) wil laten beoordelen door andere gebruikers, hoeveel goede ideeën er ook zijn ingediend.

De essentie van ideemanagement<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">9</span> min lezen</span>

Testen & implementeren

Nadat het idee/de ideeën zijn gekozen, start de testfase. In deze fase wordt het idee of de ideeën getest om te zien hoe goed het presteert en past bij de organisatie. Het is begrijpelijk dat het idee of de ideeën worden gekozen wanneer de evaluatie positief is. Wanneer het idee of de ideeën negatief worden beoordeeld, kan de ideeënmanager opnieuw worden geopend om te zoeken naar andere ideeën die nog niet eerder zijn geselecteerd. Het testproces wordt herhaald totdat een geschikt idee is gevonden. Na het vinden van een geschikt idee begint het implementatieproces en is de rol van de ideeënmanager voorbij.

Volgende stappen: Laat het ons weten als u geïnteresseerd bent in ideeënbeheer. We hebben meer dan 10 jaar ervaring in persoonlijke ideation sessies, hackathons, best idea events en onze software: Accept Mission. Binnen de software creëerden we tools zoals uitdagingen, undercover missies en het beheren van inboxen om organisaties te helpen bij hun ideemanagement. Neem hier contact met ons op.