Como a gestão do conhecimento está relacionada à inovação?

É muito importante fazer essa pergunta, pois o conhecimento não utilizado não pode ser usado para resolver problemas. Ideias úteis estimulam o tempo todo e muitas organizações falham em armazená-las ou as deixam passar quando não veem um benefício direto, enquanto algumas ideias podem ser muito úteis no futuro.

Você também pode ver essas ideias como conhecimento – bem como projetos de inovação revisados e lições aprendidas quando devidamente documentadas, e é por isso que é vital ter um sistema para organizar o conhecimento necessário para essas ideias.

É aí que entram os sistemas de gestão do conhecimento.

O que é um sistema de gestão do conhecimento?

Um sistema de gerenciamento de conhecimento é qualquer ferramenta ou software que ajude a armazenar e recuperar conhecimento para acesso e distribuição rápidos. Esses sistemas são usados tanto dentro da organização quanto fora dela.

A maioria das organizações usa um sistema de gestão do conhecimento para ajudar seus membros a usar o conhecimento para alcançar melhores resultados. Para isso, a ferramenta deve ser capaz de reunir todo o conhecimento e ideias em um só lugar.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão do conhecimento?

Em geral, um sistema de gestão do conhecimento é importante para que uma organização compartilhe efetivamente todas as informações relevantes com seus membros.

Em termos de inovação, esses sistemas ajudarão a tornar a processo geral mais suave e fácil, pois as ideias podem ser facilmente coletadas, armazenadas e enriquecidas. Além disso, quanto mais pessoas com conhecimento comum desenvolverem ideias, melhores serão essas ideias.

Com isso, veja algumas das vantagens de utilizar um sistema de gestão do conhecimento:

1. Melhor tomada de decisão

O conhecimento e a informação têm um papel importante na tomando uma decisão. Na verdade, eles desempenham um papel em cada um dos quatro estágios da tomada de decisão, a saber:

  • Identificação e estruturação do problema ou oportunidade
  • Colocar o problema ou oportunidade no contexto
  • Geração de alternativas
  • Escolhendo a melhor alternativa

Por exemplo, digamos que sua organização queira inovar na forma como seus produtos estão sendo entregues aos seus clientes. Você já reuniu muitas ideias pedindo aos seus membros para fazerem um brainstorming.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

O próximo passo é selecionar quais ideias valem a pena perseguir e quais têm a maior chance de resolver o problema. Será então benéfico para os gestores e tomadores de decisão saberem sobre:

  • Como cada ideia afetará os resultados da organização
  • Quanto tempo levará o desenvolvimento de cada ideia depois de colocá-las no roteiro de inovação

A resposta a essas perguntas pode então ser encontrada no sistema de gestão do conhecimento.

Simplesmente, quanto mais informações disponíveis, melhores serão as decisões.

2. Acesso Rápido às Informações

A inovação é importante em termos de vantagem competitiva e sobrevivência. Você só pode colher os benefícios da inovação se agilizar seu processo de inovação, que é difícil de implementar sem um processo ou sistema que permita que todos tenham acesso rápido às informações.

Como dito na seção anterior, a gestão da informação é importante para uma melhor tomada de decisão. A tomada de decisão pode ser melhorada se for feita mais rapidamente, o que pode fazer muita diferença no mundo dos negócios.

É por isso que os sistemas de gestão do conhecimento hoje em dia podem ser acessados online facilmente em qualquer dispositivo. Esse conhecimento pode ser necessário em qualquer lugar, com o funcionário não estando no escritório naquele exato momento.

3. Maior colaboração e geração de ideias

Em inovação, melhor colaboração e geração de ideias se resume a uma única coisa: produtividade.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

Digamos que uma equipe esteja encarregada de uma oportunidade de inovação. Esses membros poderiam facilmente trabalhar juntos se houvesse uma maneira de eles se comunicarem e compartilharem conhecimento uns com os outros.

Essa é uma razão pela qual a Accept Mission tem um “Pranchas” recurso, uma ferramenta de colaboração que permitir que as equipes trabalhem juntas em tempo real e compartilhem conhecimento entre si. Também pode ser usado para gerar ideias centradas em torno de um tema ou problema.

4. Melhor qualidade de informações e dados

Imagine quanta fração de conhecimento é perdida simplesmente porque não é registrada. O mesmo pode acontecer em uma organização. As melhores ideias e soluções sempre virão de pessoas mais conhecedoras de determinado assunto.

Por exemplo, a equipe que busca uma solução de como inovar na entrega do produto poderá fazer uso de informações provenientes de pessoas que:

  • Conheça muito bem o produto
  • Tem conhecimento sobre como a entrega atual do produto
  • Tem experiência de como a entrega atual os afeta

Isso fará um loop de volta sobre como a informação é importante na tomada de decisões. Nesse sentido, melhores ideias são geradas quando há uma alta qualidade de informações provenientes das fontes certas.

5. Segurança da Propriedade Intelectual

De acordo com um site de segurança na web, 2.244 ataques de hackers por dia ocorrem globalmente, com um ataque a cada 39 segundos em média. Este é um aumento de 67% nos últimos cinco anos, com cerca de 30.000 novos sites sendo invadidos por dia.

Embora o objetivo usual desses ataques seja principalmente obter nomes de usuário e senhas, que podem ser usados para muitas atividades maliciosas, ainda é possível roubar propriedade intelectual simplesmente usando essas credenciais para fazer login em determinados sites.

Na verdade, informações recentes mostrou que os hackers nem sempre estão atrás de dados bancários ou informações pessoais. Esses “hackers milenares” roubar informações e ideias que podem levar a lucros legais e facilmente explicáveis.

É por isso que usar um sistema de gerenciamento de conhecimento mais seguro é importante, em vez de simplesmente deixar suas ideias lucrativas atrás de blocos de notas simples e processadores de documentos online.

Aliás, publicamos um ebook sobre como engajar funcionários, que combina muito bem com um sistema de gestão do conhecimento. Sinta-se à vontade para fazer o download e lê-lo.

Quais são alguns exemplos de sistemas de gestão do conhecimento?

1. Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Como o nome sugere, o gerenciamento de documentos é sobre o arquivamento de documentos digitais. O que você recebe é como um online, centralizado, arquivamento digital que facilitará a recuperação de documentos e aprimorará o fluxo de trabalho.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

Para aumentar a segurança, os sistemas de gerenciamento de documentos possuem senhas e processos de backup que os protegem de ameaças externas. Infelizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui apenas recursos básicos e a atualização do sistema pode aumentar o custo associado.

Exemplos de sistemas de gerenciamento de documentos incluem:

  • HubSpot
  • LógicoDOC
  • OpenText

2. Sistemas de gerenciamento de conteúdo

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) são semelhantes ao gerenciamento de documentos, mas de maneira mais avançada. Além de documentos, sistemas de gerenciamento de conteúdo armazenar áudio, vídeo e outros arquivos de mídia que geralmente não são suportados por sistemas de gerenciamento de documentos.

Existem três tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo:

  • CMS de código aberto
  • CMS proprietário
  • Software como serviço (SaaS) CMS

Um CMS de código aberto tem sem custo inicial. Você não precisa pagar nenhuma licença ou taxas de atualização. Tudo é bom no papel, mas a maioria das funcionalidades que você obtém da oferta principal gratuita pode ser considerada básica. Atualizações e personalização adicional são o que você precisa pagar.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

Exemplos de CMS de código aberto incluem:

  • WordPress
  • Joomla
  • Drupal

Ao contrário do CMS de código aberto, as ferramentas CMS proprietárias são administrado por uma única empresa. Tudo o que você precisa fazer é comprar uma taxa de licença ou assinar mensalmente e pagar mais por personalização e atualizações.

CMS proprietário pode parecer caro, mas geralmente embalar mais recursos fora da caixa. Eles também são mais complicados do que o CMS de código aberto e podem exigir um extenso trabalho de desenvolvimento. Exemplos de CMS proprietário incluem:

  • Microsoft SharePoint
  • Gerenciamento de conteúdo corporativo da IBM
  • Pulse CMS

SaaS CMS são soluções virtuais hospedadas na nuvem. Os serviços podem ser adquiridos por meio de um modelo de assinatura ou por usuário/por site. Com um CMS SaaS, você obtém uma combinação de software de gerenciamento de conteúdo da web, hospedagem na web e suporte técnico.

A maioria dos CMS de código aberto e proprietário oferece CMS SaaS por preços significativamente mais altos em comparação com suas ofertas básicas.

3. Bancos de dados

Os bancos de dados podem ser considerados mais avançados do que os tipos anteriores de sistemas de gestão do conhecimento. Por um lado, são software de computador que captura, armazena, analisa e interage com dados.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

Bancos de dados robustos permitem que vários usuários (aos milhares) não apenas acessem as informações, mas também interajam com elas e realizem cálculos. O conhecimento armazenado em bancos de dados pode ser muito seguro, pois esses sistemas proíbem a manipulação.

Exemplos de bancos de dados incluem:

  • Microsoft Access
  • servidor SQL
  • IBM DB2

4. Software de Inovação

O software de inovação também pode ser considerado um sistema de gestão do conhecimento. A maioria dessas ferramentas tem alguma forma de possibilitar aos membros coletar e organizar ideias e conhecimentos relacionados a um determinado tema.

Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min de leitura</span>

O que é ainda melhor é que o conhecimento inserido nesses sistemas pode inspirar mais ideias de outros. As melhores ideias podem então ser colocadas no roteiro de inovação e progredidas em projetos de inovação.

Exemplos de software de inovação incluem:

  • Aceitar Missão
  • Viima
  • Moda

Em Aceitar Missão, há uma recurso de caixa de entrada para temas e tópicos onde os usuários podem deixar suas ideias e informações relacionadas ao tópico.

Digamos que haja uma caixa de entrada “VR”.

Os membros de sua organização podem contribuir com ideias relacionadas à RV que podem ser benéficas. Aqueles que têm conhecimento em VR também podem deixar de lado o que sabem para inspirar ainda mais ideias.

Depois de ter todas as ideias, você pode executar o processo de seleção e avaliar todas essas ideias usando as métricas e critérios que você projetar. A melhor ideia pode então se tornar um projeto de inovação, tudo sem sair da plataforma.

Accept Mission é a plataforma de gestão de inovação mais completa que existe. Um de seus casos de uso é a gestão do conhecimento, onde seus membros podem compartilhar ideias sobre determinados assuntos de interesse.

Que tal você conferir por si mesmo e ver como ele serve bem quando o assunto é gestão do conhecimento. Agende uma demonstração hoje e veja por si mesmo como a plataforma pode ajudar suas necessidades e objetivos.