Sistema de gestão do conhecimento: definição e exemplos13 min de leitura

Como a gestão do conhecimento está relacionada à inovação?

No mundo da inovação, colocar esta questão é importante uma vez que o conhecimento não utilizado não pode ser utilizado para resolver problemas. As pessoas na empresa podem estimular ideias úteis e partilhar experiências relevantes a toda a hora.

No entanto, muitas organizações não conseguem recolher e armazenar estas informações. Assim, deixando escapar potenciais ideias, uma vez que não se observa qualquer benefício directo.

Esta situação acontece frequentemente em empresas sem saber como algumas destas ideias podem ser úteis no futuro.

Por conseguinte, as empresas devem estabelecer um processo sistemático para documentar, armazenar e organizar minuciosamente este conhecimento de uma forma que lhes seja útil.

Com ela, podem facilmente recuperar informações e transformá-las em valiosos projectos de inovação que podem beneficiar a organização.

É aqui que entram os sistemas de gestão do conhecimento. E neste artigo, discutiremos o que é um sistema de gestão do conhecimento, quais são os seus benefícios, e que exemplos pode adaptar na sua empresa.

Vamos começar.

O que é um sistema de gestão do conhecimento?

Um sistema de gerenciamento de conhecimento é qualquer ferramenta ou software que ajude a armazenar e recuperar conhecimento para acesso e distribuição rápidos. Esses sistemas são usados tanto dentro da organização quanto fora dela.

A maioria das empresas utiliza um sistema de gestão do conhecimento para ajudar os seus membros a utilizar o conhecimento que reuniram e a alcançar melhores resultados. Para tal, a ferramenta deve ser capaz de reunir todos os conhecimentos e ideias num único local.

Quais são os benefícios de usar um sistema de gestão do conhecimento?

Em geral, um sistema de gestão do conhecimento é importante para que uma organização compartilhe efetivamente todas as informações relevantes com seus membros.

Em termos de inovação, esses sistemas ajudarão a tornar a processo geral mais suaves. Com ele, as ideias podem ser facilmente recolhidas, armazenadas, e enriquecidas.

Além disso, à medida que mais pessoas com conhecimentos comuns se baseiam nestas ideias, elas tornam-se ainda melhores e mais úteis com o tempo.

Dito isto, aqui estão algumas das vantagens de utilizar um sistema de gestão do conhecimento:

1. Melhor tomada de decisão

O conhecimento e a informação têm um papel importante na tomando uma decisão. Na verdade, eles desempenham um papel em cada um dos quatro estágios da tomada de decisão, a saber:

Identificação e estruturação do problema ou oportunidade

A identificação, categorização e interacção de um problema ou uma oportunidade é essencial para decidir se a situação exige atenção imediata e uma solução.

Além disso, os seus detalhes e outros elementos são cruciais para compreender o que é a situação. E se afecta ou não a empresa de alguma forma.

medida que este processo leva a uma maior consciência da situação, a empresa torna-se mais consciente do que pode fazer para a resolver.

Colocar o problema ou oportunidade no contexto

A existência de um sistema de gestão do conhecimento permite às empresas estudar em profundidade um problema ou uma oportunidade sempre que necessário.

Esta informação irá guiá-los a compreender qualquer coisa na sua totalidade - causas, efeitos, e tudo.

Além disso, o seu estudo a um nível mais profundo determinará que problema ou oportunidade a empresa deverá resolver ou aproveitar em benefício da organização.

Geração de alternativas

Uma compreensão completa do que é o problema ou oportunidade pode ajudá-lo a gerar as opções que pode utilizar para se aventurar ou abordar o problema.

Pode-se começar por discutir a gravidade da situação e fazer um brainstorming sobre como se pode proceder. Lembre-se de estar aberto a ideias diferentes à medida que lida com a situação que se avizinha.

Pode usar uma ferramenta de ideação para tornar este processo muito mais fácil.

Escolhendo a melhor alternativa

Utilizando um sistema de gestão do conhecimento, pode rever todas as informações que tiver sobre o problema ou situação em questão.

Depois, pode colocá-lo lado a lado com as ideias que reuniu sobre o aspecto anterior da tomada de decisão para ver quais as alternativas que melhor se adequam a estas circunstâncias e discutir os prós e os contras de cada abordagem.

Por exemplo, digamos que sua organização queira inovar na forma como seus produtos estão sendo entregues aos seus clientes. Você já reuniu muitas ideias pedindo aos seus membros para fazerem um brainstorming.

O passo seguinte é seleccionar quais as ideias que vale a pena perseguir e quais as que têm mais hipóteses de resolver o problema. Será então benéfico para os gestores e decisores saberem sobre o assunto:

• Como cada ideia afetará os resultados da organização
• Quanto tempo levará o desenvolvimento de cada ideia depois de colocá-las no roteiro de inovação

A resposta a essas perguntas pode então ser encontrada no sistema de gestão do conhecimento.

Simplesmente, quanto mais informações disponíveis, melhores serão as decisões.

2. Acesso Rápido às Informações

A inovação é importante em termos de vantagem competitiva e sobrevivência. Só poderá colher os benefícios da inovação se simplificar o seu processo de inovação, que é difícil de implementar sem um processo ou um sistema que permita a todos adquirir ou recuperar informações facilmente.

Tal como referido na secção anterior, a gestão da informação é importante para uma melhor tomada de decisões. A tomada de decisões pode ser melhorada se for feita mais rapidamente, o que pode fazer uma enorme diferença em termos de abordagem de questões e oportunidades.

É por isso que hoje em dia os sistemas de gestão do conhecimento podem ser facilmente acedidos online em qualquer dispositivo. Esse conhecimento pode ser necessário em viagem, sem que o funcionário esteja no escritório nesse preciso momento.

3. Maior colaboração e geração de ideias

Em inovação, melhor colaboração e geração de ideias se resume a uma única coisa: produtividade.

Digamos que uma equipe esteja encarregada de uma oportunidade de inovação. Esses membros poderiam facilmente trabalhar juntos se houvesse uma forma de comunicarem e partilharem conhecimentos uns com os outros.

Essa é uma razão pela qual a Accept Mission tem um “Pranchas” recurso, uma ferramenta de colaboração que permitir que as equipes trabalhem juntas em tempo real e compartilhem conhecimento entre si. Também pode ser usado para gerar ideias centradas em torno de um tema ou problema.

4. Melhor qualidade de informações e dados

Imagine quanta fração de conhecimento é perdida simplesmente porque não é registrada. O mesmo pode acontecer em uma organização. As melhores ideias e soluções sempre virão de pessoas mais conhecedoras de determinado assunto.

Por exemplo, a equipa que procura uma solução sobre como inovar a entrega de produtos poderá fazer uso de informações provenientes de pessoas que

• Conheça muito bem o produto
• Tem conhecimento de como o produto actual é entregue
• Tem experiência de como a entrega atual os afeta

Isto voltará então a repetir como a informação é importante na tomada de decisões. Neste sentido, são geradas melhores ideias quando existe informação de alta qualidade proveniente das fontes certas.

5. Segurança da Propriedade Intelectual

De acordo com um sítio Web de segurança, 2.244 ataques de hackers por dia ocorrem globalmente, com um ataque a cada 39 segundos em média. Este é um aumento de 67% nos últimos cinco anos, com cerca de 30.000 novos sites sendo invadidos por dia.

Embora o objetivo usual desses ataques seja principalmente obter nomes de usuário e senhas, que podem ser usados para muitas atividades maliciosas, ainda é possível roubar propriedade intelectual simplesmente usando essas credenciais para fazer login em determinados sites.

Na verdade, informações recentes mostrou que os hackers nem sempre estão atrás de dados bancários ou informações pessoais. Esses “hackers milenares” roubar informações e ideias que podem levar a lucros legais e facilmente explicáveis.

É por isso que usar um sistema de gerenciamento de conhecimento mais seguro é importante, em vez de simplesmente deixar suas ideias lucrativas atrás de blocos de notas simples e processadores de documentos online.

Aliás, publicamos um ebook sobre como engajar funcionários, que combina muito bem com um sistema de gestão do conhecimento. Sinta-se à vontade para fazer o download e lê-lo.

Quais são alguns exemplos de sistemas de gestão do conhecimento?

1. Sistemas de Gerenciamento de Documentos

Como o nome sugere, a gestão de documentos tem a ver com arquivamento de documentos digitais. O que se obtém é um online, centralizado, arquivamento digital que facilitará a recuperação de documentos e aprimorará o fluxo de trabalho.

Uma vez organizados os seus ficheiros, pode facilmente localizá-los e aceder a eles sem ter de passar um tempo valioso a classificar através de inúmeros ficheiros inúteis.

Desta forma, pode ajudar a montar toda a equipa para uma maior eficiência e produtividade reforçada.

Para aumentar a segurança, os sistemas de gerenciamento de documentos possuem senhas e processos de backup que os protegem de ameaças externas. Infelizmente, a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos possui apenas recursos básicos e a atualização do sistema pode aumentar o custo associado.

Exemplos de sistemas de gerenciamento de documentos incluem:

• HubSpot
• LógicoDOC
• OpenText

2. Sistemas de gerenciamento de conteúdo

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) são semelhantes ao gerenciamento de documentos, mas de maneira mais avançada. Além de documentos, sistemas de gerenciamento de conteúdo armazenar áudio, vídeo e outros arquivos de mídia que geralmente não são suportados por sistemas de gerenciamento de documentos.

Existem três tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo:

• CMS de código aberto
• CMS proprietário
• Software como serviço (SaaS) CMS

Um CMS de código aberto tem sem custo inicial. Você não precisa pagar nenhuma licença ou taxas de atualização. Tudo é bom no papel, mas a maioria das funcionalidades que você obtém da oferta principal gratuita pode ser considerada básica. Atualizações e personalização adicional são o que você precisa pagar.

Exemplos de CMS de código aberto incluem:

• WordPress
• Joomla
• Drupal

Ao contrário do CMS de código aberto, as ferramentas CMS proprietárias são administrado por uma única empresa. Tudo o que você precisa fazer é comprar uma taxa de licença ou assinar mensalmente e pagar mais por personalização e atualizações.

CMS proprietário pode parecer caro, mas geralmente embalar mais recursos fora da caixa. Eles também são mais complicados do que o CMS de código aberto e podem exigir um extenso trabalho de desenvolvimento. Exemplos de CMS proprietário incluem:

• Microsoft SharePoint
• Gerenciamento de conteúdo corporativo da IBM
• Pulse CMS

SaaS CMS são soluções virtuais hospedadas na nuvem. Os serviços podem ser adquiridos por meio de um modelo de assinatura ou por usuário/por site. Com um CMS SaaS, você obtém uma combinação de software de gerenciamento de conteúdo da web, hospedagem na web e suporte técnico.

A maioria dos CMS de código aberto e proprietário oferece CMS SaaS por preços significativamente mais altos em comparação com suas ofertas básicas.

3. Bancos de dados

Os bancos de dados podem ser considerados mais avançados do que os tipos anteriores de sistemas de gestão do conhecimento. Por um lado, são software de computador que captura, armazena, analisa e interage com dados.

Bancos de dados robustos permitem que vários usuários (aos milhares) não apenas acessem as informações, mas também interajam com elas e realizem cálculos. O conhecimento armazenado em bancos de dados pode ser muito seguro, pois esses sistemas proíbem a manipulação.

Exemplos de bancos de dados incluem:

• Microsoft Access
• servidor SQL
• IBM DB2

4. Software de Inovação

O software de inovação também pode ser considerado um sistema de gestão do conhecimento. A maioria dessas ferramentas tem alguma forma de possibilitar aos membros coletar e organizar ideias e conhecimentos relacionados a um determinado tema.

Podem também discutir todas as ideias reunidas dentro do software. Podem pontuá-la com base em critérios pré-determinados, deixar comentários e sugestões, e manter-se actualizados com o seu progresso.

É exactamente isto que acelera o processo de tomada de decisão, ao mesmo tempo que torna uma actividade inclusiva para que todos participem e exprimam as suas opiniões.

O que é ainda melhor é que o conhecimento inserido nesses sistemas pode inspirar mais ideias de outros. As melhores ideias podem então ser colocadas no roteiro de inovação e progredidas em projetos de inovação.

Exemplos de software de inovação incluem:

• Aceitar Missão
• Viima
• Moda

Em Aceitar Missão, há uma recurso de caixa de entrada para temas e tópicos onde os usuários podem deixar suas ideias e informações relacionadas ao tópico.

Digamos que haja uma caixa de entrada “VR”.

Os membros da sua organização poderão então contribuir com ideias relacionadas com a RV que possam ser benéficas para a organização. Aqueles que têm conhecimentos em RV podem também largar o que sabem para inspirar mais ideias.

Uma vez que tenha todos os conceitos necessários em vigor, poderá então executar o processo de selecção e avaliar todas essas ideias utilizando as métricas e critérios que concebeu e acordou.

Accept Mission é a plataforma de gestão de inovação mais completa que existe. Um de seus casos de uso é a gestão do conhecimento, onde seus membros podem compartilhar ideias sobre determinados assuntos de interesse.

Que tal você conferir por si mesmo e ver como ele serve bem quando o assunto é gestão do conhecimento. Agende uma demonstração hoje e veja por si mesmo como a plataforma pode ajudar suas necessidades e objetivos.