Sugestões para sessões de brainstorming ao vivo: 50 perguntas a colocar na sua próxima sessão16 min de leitura

Uma sessão de brainstorming desenvolve-se em torno da questão que se coloca à sala. O que daí resulta depende de Como as foi assim que o formulaste.

Eis o que uma sugestão vaga deixa por dizer:

• quem dá seguimento à resposta
• qual a restrição que a resposta não pode infringir
• o que é considerado prova nesta sala e o que é apenas uma opinião
• Que nível de detalhe é necessário para que uma resposta seja considerada completa?

Nada disso parece ser um problema nesse dia. Uma pergunta vaga é fácil para responder, para que a hora pareça produtiva até ao fim.

O custo chega à fase de revisão semanas mais tarde, quando já ninguém consegue avaliar o que foi devolvido.

As 50 perguntas que se seguem estão agrupadas de acordo com a função que cada uma desempenha durante a sua sessão. Estão redigidas de forma a serem lidas em voz alta, exatamente como estão escritas.

Por que razão a maioria das perguntas de sessão falha antes de alguém responder

Os gestores de inovação raramente têm um problema de volume de ideias. O que tens, em vez disso, é uma pilha de resultados da sessão ninguém pode avaliar.

Essa lacuna tem uma forma.

Os investigadores que estudam a forma como as pessoas avaliam as ideias dividem-se classificação da qualidade das ideias em 4 dimensões. O último é o que abre as instruções saltar.

Nada disto justifica fazer menos perguntas. Os designers receberam uma lista estruturada de questões de cenário gerou mais ideias para responder às necessidades em constante mudança, e de melhor qualidade.

As 4 coisas que um revisor precisa de uma ideia

Cada dimensão responde a uma pergunta diferente – cada uma tem de ser solicitada explicitamente. Se uma solicitação ignorar um elemento, o resultado também o ignora.

A especificidade é o aspeto que, discretamente, faz com que uma sessão fracasse. A definição neste contexto é direta: uma ideia é específica se for “clara (elaborada em pormenor)”.”

Nada sobre uma parede cheia de post-its isso obriga a isso. Alguém pode contribuir durante 90 minutos e nunca anota quem faz o trabalho.

Por isso, a tua pergunta tem de dar conta do recado. Se a pergunta não perguntar quem é o dono, uma condição e uma primeira ação, a resposta não as incluirá.

Mais ideias não resolvem um problema de seleção

A resposta óbvia é produzir mais. Isso já foi testado e não se confirma.

O encomenda O ambiente tem mais importância do que o número de ideias que nele surgem. Conduza a sessão em 3 etapas:

1. Todos geram ideias individualmente, antes da discussão em grupo
2. Cada um avalia as ideias reunidas individualmente
3. O grupo só discute depois de ambos terem terminado

Os grupos cujos membros geraram ideias individualmente antes de as compararem produziram cerca do dobro de ideias como grupos que trabalharam em conjunto ao longo de todo o processo, e mais grupos de qualidade.

Em seguida, a mesma investigação analisou o que esses grupos escolheram efetivamente. A seleção foi apenas um pouco melhor do que o acaso.

Num estudo distinto, essa mesma sequência produziu um melhor ideia do que trabalhar em equipa do início ao fim.

Isso deveu-se ao volume e à qualidade média. O híbrido produziu cerca de 3 vezes tantas ideias por unidade de tempo.

Apresentar mais boas ideias a um grupo não fez com que este escolhesse as melhores. É por isso que a vossa biblioteca de sugestões precisa de questões sobre convergência, tal como os da série «Divergência».

O que uma instrução bem definida realmente contém

Nomes de prompts com âmbito definido 5 coisas. Basta deixar cair uma delas e as respostas tendem a inclinar-se para aquilo que falta.

Eis o que cada elemento determina:

Não é necessário que os 5 elementos apareçam em todas as perguntas. Devem aparecer ao longo das conjunto que utiliza numa sessão.

As perguntas de enquadramento incluem a restrição e a evidência. As perguntas de captura incluem o agente e a unidade.

Essa divisão é mais importante do que a formulação de qualquer pergunta isolada. Uma sessão com 20 perguntas bem definidas e não A etapa de captura continua a não produzir nenhum resultado um avaliador pode atribuir uma pontuação.

A restrição é a parte que faz o trabalho

As restrições têm a reputação de limitar o pensamento. Os dados experimentais apontam para que outros de qualquer forma.

Uma restrição que vale a pena mencionar é um limite que a resposta tem de respeitar. Existem 4 tipos que representam a maior parte do trabalho num prompt de sessão:

1. Orçamento: quanto é que a resposta pode custar
2. Cronograma: em quanto tempo tem de estar a funcionar
3. Sistema: o que é necessário para que funcione internamente
4. Equipa: quem está disponível para realizar o trabalho

Num estudo, as pessoas que escreveram uma rima curta com um substantivo que lhes foi atribuído produziram trabalhos que foram avaliados mais criativo do que as suas próprias rimas livres. Repetia-se com substantivos escolhidos por si.

É um poema de duas linhas que rima, por isso lê-o como um sinal sobre a forma como a mente lida com um limite. Não é prova de que qualquer restrição melhore qualquer prompt.

A relação também não é linear. Uma revisão interdisciplinar de 2019 defende que em forma de U invertido entre as limitações e a produção criativa.

Uma restrição moderada incentiva a experimentação e a assunção de riscos. Restrição excessiva desincentiva precisamente a assunção de riscos que foi o motivo pelo qual convocou esta sessão.

Na prática, isso significa 1 ou 2 real limites por pergunta. Se nomeares os 4 tipos de uma só vez, estarás a descrever a situação atual das pessoas.

Como organizar 50 prompts numa única sessão

As sugestões têm uma ordem. Se fizer uma pergunta de teste de resistência durante a fase de divergência, o grupo deixa de apresentar propostas qualquer coisa.

Eis a sequência e, aproximadamente, onde cada bloco se insere:

Há duas escolhas estruturais que são mais importantes do que as perguntas que se escolhem. A primeira é que as pessoas respondem em escrita, sozinho, antes das conversas em grupo.

Quando os investigadores manipularam diretamente a alternância de intervenções, as pessoas produziram cerca do dobro de ideias sem ter de esperar pela palavra. A recomendação deles: primeiro, cada um apresenta a sua proposta; depois, discutem-na.

A segunda razão é que não se pára cedo. A produtividade por minuto diminui à medida que a sessão avança, e as pessoas esperam que a sua criatividade para cair com ele.

De um lado ao outro 8 estudos, a queda foi muito mais lenta do que o previsto. As salas terminam precisamente quando as respostas começam a ficar interessantes, por isso continua a fazer perguntas.

A facilitação é a outra variável em que vale a pena investir. Grupos presenciais com um facilitador com formação igualou a produção combinada de pessoas que trabalhavam separadamente.

Perguntas de orientação: Perguntas 1 a 8

As perguntas de enquadramento são apresentadas antes qualquer um pode propor uma solução. Têm 15 minutos e decidem se vale a pena atribuir pontos a alguma resposta que venha a seguir.

A falha que evitam é subtil. As pessoas com maior problema de construção essas capacidades tendem a produzir soluções de maior qualidade e mais originais.

Isso é uma avaliação capacidade, não uma técnica. O bloco de enquadramento obriga essa obra a entrar num espaço que, por si só, não o faria espontaneamente.

Leia estas perguntas uma a uma e peça a todos que respondam por escrito:

1. A que decisão irão contribuir os resultados desta sessão e quem a tomará?
2. De que processo, momento ou transição específicos estamos a falar, e onde é que isso começa e termina?
3. O que é que já tentámos aqui e o que aconteceu?
4. Quem é que mais sente este problema e como é que o descreveria com as suas próprias palavras?
5. Que dados nos indicam que isto é um problema e de que época são esses dados?
6. O que é que está a funcionar bem neste momento e que não devemos alterar?
7. O que está fora do âmbito hoje e quem decidiu isso?
8. Se resolvermos isto bem, qual é o número que muda e até quando?

As perguntas 5 e 6 são as mais fáceis de saltar e poupam tempo mais tarde. A pergunta 5 aborda um problema que já está desatualizado há 2 anos.

A pergunta 6 é um seguro barato. É de esperar que as sessões nunca lhe peçam para apresentar propostas que, discretamente, causem problemas outro da qual a equipa depende.

Há uma tradição mais antiga por trás disto. Os estudantes de arte a quem foi atribuída uma tarefa aberta dividiram-se consoante o seu comportamento.

Aqueles que exploraram os objetos antes de Apresentaram trabalhos que os críticos consideraram mais originais e tiveram muito mais sucesso 5 anos após a formatura.

Ninguém lhes atribuiu qualquer significado, e a amostra era pequena, por isso interprete isto como uma correlação. Tempo dedicado ao problema não é tempo perdido na solução.

Sugestões de reflexão sobre «Divergência»: Questões 9 a 20

É na divergência que o âmbito costuma escapar. A solução é uma pergunta que já inclua um limite.

Cada um destes movimentos uma variável e mantém as restantes fixas:

9. O que construiríamos se o orçamento fosse um décimo do que é agora?
10. O que construiríamos se o orçamento fosse 10 vezes superior ao atual?
11. Que etapa deste processo é que um cliente eliminaria, se pudesse?
12. O que é que outro setor já faz a este respeito e como é que isso se aplicaria aqui?
13. Onde é que já há pessoas a trabalhar para resolver este problema sem nos dizerem nada?
14. O que faríamos se a pessoa responsável por esta restrição se fosse embora amanhã?
15. Se tivéssemos de resolver isto em duas semanas, contando apenas com as pessoas que estão nesta sala, o que faríamos?
16. O que é que estamos aqui a fazer só porque sempre o fizemos?
17. Que parte disto é que nunca reconstruiríamos se se avariasse amanhã?
18. O que faria aqui, em primeiro lugar, um concorrente que não tivesse sistemas antigos?
19. O que faria com que este problema se tornasse irrelevante, em vez de resolvido?
20. Qual das nossas restrições atuais é uma política e não um limite físico?

As perguntas 9 e 10 formam um conjunto, por isso faça-as uma a seguir à outra.

A versão mais barata revela o que é essencial. O que é caro revela aquilo a que as pessoas, no seu íntimo, já desistiram.

A pergunta n.º 13 é a que oferece maior retorno nesta lista. As soluções alternativas são a prova de que um processo não está a funcionar corretamente, e as pessoas que as aplicam sabem qual é a solução.

A pergunta 20 costuma provocar um silêncio constrangedor. Muitas vezes, trata-se de uma limitação que todos pensavam ser permanente, mas que acaba por ser uma antigo decisão.

Grupos eletrónicos anónimos produziram mais ideias não redundantes do que os não anónimos. Um estudo distinto revelou que sem efeito na produção.

Até onde se pode ir numa analogia?

A pergunta 12 inspira-se noutro domínio, e o alcance que se tem determina o que se recebe em troca.

Entre 1 651 conceitos de design, os exemplos próximos do domínio melhoraram o viabilidade e a utilidade do que as pessoas produziam, enquanto os exemplos de domínios distantes melhoraram novidade, mas não viabilidade.

Por isso, escolhe a distância de forma deliberada. Procura num setor adjacente algo que possa ser lançado este ano e, quando a abordagem atingir um patamar, vai mais além.

Instruções de especificidade: Questões 21 a 30

As sessões ignoram este bloco. É por isso que comissões de avaliação devolver as coisas.

Reserve 5 minutos no final da divergência para reduzir para 6 ou 8 ideias que vale a pena desenvolver. Aplica este procedimento a essas ideias. Faz isso enquanto o autor de cada ideia estiver ainda na sala.

Analise-as por ideia, e não por pessoa:

21. Quem é que faz isto, exatamente, e como é que a semana dessa pessoa muda assim que o projeto estiver em funcionamento?
22. Qual é a versão mais reduzida que poderíamos implementar numa equipa no próximo trimestre?
23. O que é que tem de ser verdade para que isto funcione e quais dessas condições já conhecemos?
24. O que construiríamos, compraríamos ou deixaríamos de fazer para que isto acontecesse?
25. Qual é a equipa responsável pela parte deste trabalho que não conseguimos fazer sozinhos?
26. Quanto é que isto custa em termos de pessoal, e não em dinheiro, durante os primeiros 3 meses?
27. O que é que iríamos avaliar na primeira semana para saber se está a funcionar?
28. Que sistema existente é que isto afeta e quem é que o administra?
29. Se mostrássemos isto à pessoa responsável pela aprovação, qual seria a primeira coisa que ela perguntaria?
30. Qual é a versão resumida numa única frase, escrita de forma a que um desconhecido a pudesse repetir?

A pergunta 22... mais trabalho do que o resto deste bloco. Transforma uma ambição em algo com um âmbito, uma equipa e uma data.

A questão 29 é fácil de resolver. Revisão na fase de revisão levanta questões que o autor poderia ter respondido na sala.

A pergunta 30 existe porque as ideias circulam sem os seus autores. Uma ideia que não consegue sobreviver um Essa frase não vai sobreviver a uma passagem de bola.

É provável que este bloco pareça mais lento do que os restantes.

É assim que funciona: trabalho que daria caso contrário o que acontece numa reunião de revisão passa para uma sala onde o autor ainda possa responder.

Temas para o teste de resistência: Questões 31 a 38

Testes de resistência antes da convergência sons prematuro. Funciona porque uma lista restrita elaborada sem ele converge para o que quer que fosse argumentou com grande convicção.

Este preconceito está bem documentado. As pessoas procuram e aceitam provas que sustentam uma hipótese que defendem e rejeitam as informações que a contrariam.

Execute estes no lista de finalistas, mas não em todas as ideias:

31. Passou um ano e isto fracassou. O que foi que levou ao fracasso?
32. O que teria de ser verdade para que isto fosse uma má ideia?
33. Quem, dentro da organização, sai a perder se isto funcionar?
34. Que provas nos fariam mudar de opinião, e será que as podemos obter a baixo custo?
35. Onde é que isto já foi tentado anteriormente, dentro ou fora, e como é que acabou?
36. Qual é a hipótese mais dispendiosa neste contexto e quanto custa testá-la?
37. Se o projeto-piloto funcionar, o que é que vai falhar quando o volume for 10 vezes maior?
38. Que parte disto depende de as pessoas se comportarem de forma diferente do que se comportam agora?

A pergunta 31 é uma pré-morte – é a forma como se enquadra a situação que faz a diferença. Partir do princípio de que vai falhar tem já O que aconteceu proporciona às pessoas que têm reservas uma forma segura de as manifestar.

A pergunta 33 é aquela que os facilitadores tendem a omitir. A resposta a essa pergunta explica muito sobre projetos paralisados. Uma ideia que seja tecnicamente sólida, mas que não tenha apoio político, ficará à porta por tempo indeterminado.

A pergunta 34 inspira-se numa lista de verificação para a tomada de decisões destinada a executivos que analisam uma recomendação. Os seus autores perguntam que informações gostaria de ter se estivesse decidir novamente daqui a um ano.

Este bloco deve ser curto e ter um limite de tempo definido. Os testes de resistência não têm um ponto de paragem natural e, se se prolongarem demasiado, deixam de gerar novas ideias.

Sugestões de reflexão sobre a convergência: perguntas 39 a 45

A convergência é o ponto em que as sessões regressam a votação por levantamento de mãos. Essa é a etapa que, segundo o estudo sobre a seleção, é quase cega.

Peça às pessoas que respondam à pergunta 39 em privado, por escrito, antes de alguém intervir:

39. Quais são os três que financiaria, em que ordem, e por que razão essa ordem?
40. Quais destas soluções resolvem o mesmo problema subjacente e qual é a melhor forma de o resolver?
41. Se apenas um deles começar neste trimestre, qual deles e o que é que isso vai atrasar?
42. Qual destas opções é a mais barata de eliminar, caso estejamos errados?
43. Pelas quais nos sentimos atraídos por serem interessantes, em vez de por serem importantes?
44. O que teria de ser verdade para que a ideia que ocupa o último lugar fosse a melhor?
45. Qual destas questões requer uma decisão de alguém que não se encontra nesta sala e até quando?

A instrução «private-first» na pergunta 39 não é uma mera formalidade. Indivíduo avaliação antes da discussão em grupo é a diferença estrutural na investigação acima referida.

A pergunta 42 altera o que é financiado. As opções de baixo custo de eliminação permitem que uma carteira faça mais apostas, e apenas o valor esperado isso não transmite isso.

A pergunta 43 funciona melhor quando feita em voz alta do que quando deduzida a partir da classificação. É uma forma rápida de distinguir um promissor parece ser uma aposta interessante.

A pergunta 45 evita uma situação comum de impasse após a sessão.

Uma ideia que aguarda uma decisão de alguém que não está presente na sala não é aprovado, e tratá-lo como aprovado é a forma como um funil se enche com trabalho paralisado.

Sugestões de resposta: Perguntas 46 a 50

A captura é o que distingue uma sessão de uma fotografia de uma parede. Reserve os últimos 20 minutos para isso e não deixe que a ordem de trabalhos os consuma.

Todas as ideias que foram selecionadas para a lista restrita recebem respostas por escrito a estas 5 perguntas:

46. Numa frase, que problema é que isto resolve e para quem?
47. Quem é o proprietário identificado que vai levar isto para a próxima porta de embarque, e ele concordou em voz alta?
48. Qual é a próxima ação a realizar e qual é a data prevista para a mesma?
49. O que é que decidimos não levar por diante hoje e por que motivo?
50. O que aprendemos aqui que altera a forma como iríamos estruturar a próxima sessão?

A pergunta 47 é aquela em torno da qual as pessoas negociam, e a expressão “terão chegado a acordo em voz alta?” é intencional. Um nome atribuído em ausência é uma nota, e as notas não se movem.

A questão 49 é a opção mais subvalorizada aqui. Um registo do que rejeitou, e por que razão isso impede que volte a ser apresentada no próximo trimestre como uma nova proposta.

O volume torna-se uma mais-valia apenas assim que esta etapa for fiável.

A própria história da Toyota aponta para a adoção dessa sugestão aumentando de 29% para 76% entre 1956 e 1972. A mesma página refere que o procedimento de apresentação foi cuidadosamente concebido.

A pergunta 50 fecha o ciclo, voltando à questão do enquadramento. A formulação que deu origem a respostas superficiais Desta vez, trata-se do texto que é necessário corrigir antes do próximo.

Escreve a pergunta e, em seguida, escreve a resposta que aceitarias

O design do prompt tem um É um teste fiável e demora apenas um minuto. Antes da sessão, escreve a resposta que gostarias de receber.

Verifica se essa resposta preliminar cumpre estes três requisitos:

• indica um proprietário
• respeita uma restrição que o próprio indicou
• é suficientemente específico para que um avaliador atribua uma pontuação sem ter de perguntar o que quiseste dizer

Se a sua própria resposta modelo não conseguir atingir esse nível, a pergunta não irá gerar uma resposta que o consiga.

Reescreve a instrução até que isso aconteça. O sequência é o que transforma um pensamento em bruto numa proposta elaborada.

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