À medida que as empresas tentam aumentar sua capacidade de gerenciar vários projetos de forma eficaz, o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) tornou-se um componente crítico na integração de projetos de inovação com objetivos organizacionais de alto nível.

Esse processo ajuda a melhorar o desempenho de PPM de uma organização, afetando como as empresas priorizam projetos, alocam recursos limitados e conduzem outros componentes principais para executar projetos com sucesso.

No entanto, ser capaz de realizar o gerenciamento de portfólio de projetos requer um estudo abrangente. Portanto, neste artigo, você aprenderá os fundamentos da implementação de um processo PPM e por que aplicá-lo é essencial para o seu negócio.

Vamos começar!

O que é gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)?

O estudo, gerenciamento e otimização de orçamentos, recursos, tecnologias e procedimentos para todos os planos, programas, projetos e iniciativas são conhecidos coletivamente como gerenciamento de portfólio de projetos (PPM).

O que é o processo de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">12</span> min de leitura</span>

As equipes de gerenciamento de projetos utilizam o PPM para monitorar e avaliar projetos atuais e futuros com base em um conjunto de padrões. Eles garantem que os resultados do portfólio contribuam para o sucesso geral e objetivos da empresa.

O gerente de portfólio lidera as equipes de gerenciamento de projetos na condução do planejamento estratégico, análise do setor, avaliação de despesas e previsão, além de limitar os perigos e atender aos interesses das partes interessadas.

Por que o gerenciamento de portfólio de projetos é importante?

O PPM busca determinar a integração adequada de recursos para que a organização atinja seus objetivos, levando em consideração fatores como expectativas do consumidor, condições externas do mercado, restrições governamentais e até mesmo um ambiente competitivo.

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Além disso, o PPM também oferece:

  • Sucesso maximizado na seleção e execução de projetos
  • Dados suficientes que permitem que as partes interessadas importantes criem as escolhas mais informadas e apropriadas sobre atividades de inovação, iniciativas, agendas e recursos.
  • Transparência organizacional contínua nas informações essenciais do projeto
  • Resolvidas lacunas entre estratégia e execução
  • Projetos alinhados estrategicamente
  • Projetos priorizados e recursos relevantes

A realidade de que todos os projetos exigem fundos, tempo, outros recursos e funcionários para serem concluídos de maneira eficaz impulsiona a necessidade de gerenciamento de portfólio de projetos. Às vezes, as empresas encontram-se com falta de recursos necessários para executar um projeto.

Simultaneamente, nem todo projeto é valioso para uma empresa em termos de lucratividade e outros fatores.

Como resultado, as partes interessadas precisarão de um sistema de gerenciamento de projetos e recursos para garantir que os programas economicamente mais essenciais recebam a atenção e os recursos necessários para uma execução perfeita.

Quais são as etapas básicas envolvidas no processo de gerenciamento de portfólio de projetos?

Há seis etapas a serem seguidas na aplicação do gerenciamento básico de portfólio de projetos. Aqui estão os seguintes:

1. Defina os objetivos de negócios

Estabelecer metas corporativas e identificar estratégias de negócios é o primeiro passo para a aplicação do gerenciamento de portfólio de projetos. Um plano de negócios deve conter as ações necessárias para atingir esses objetivos.

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Aqui estão algumas coisas a serem lembradas nesta etapa:

  • Às vezes, as empresas tendem a ignorar iniciativas específicas. Assim, as empresas devem definem as estratégias de sua empresa e avaliam onde estão seus programas e atividades em relação a esses objetivos.
  • Todos os membros da equipe devem estar na mesma página. Todo mundo deveria entender quais são os objetivos da organização e os resultados esperados para que possam trabalhar em sincronia.
  • Um dos métodos mais comuns de gestão para conseguir isso é por meio de desenvolver objetivos que determinam o que é o mapa estratégico da equipe. Este mapa ilustra quais iniciativas a empresa deseja priorizar e como planeja fazê-lo.

Como gerente de portfólio de projetos, você precisará trabalhar com as partes interessadas para concordar com as metas estratégicas do portfólio de projetos.

Você também precisa garantir que seu portfólio de projetos corresponda aos planos e objetivos de sua empresa – certificando-se de que suas metas financeiras e valores do consumidor estejam estrategicamente alinhados a ele.

2. Colete ideias para projetos em potencial

Reúna dados de gerenciamento de projetos e desenvolva critérios de avaliação para escolher o melhor. Agora que você terminou de determinar seus objetivos, você precisa começar a criar seu portfólio.

Mas antes de prosseguir, você precisa começar reunindo ideias para projetos potenciais primeiro. Você precisa identificar conceitos de projeto que sejam semelhantes ou interligados para serem tratados e administrados continuamente. Adquira dados relevantes e desenvolva seus critérios de avaliação.

Lembre-se do seguinte ao executar esta etapa:

  • Para tornar este um procedimento perfeito, compilar ideias de projetos prospectivos e estudá-los.
  • Pesquise projetos de sucesso relacionados a eles. Você também pode pedir algumas ideias aos membros da sua equipe ou até mesmo aos clientes por meio de feedback. Tente verificar também as necessidades regulatórias específicas para algumas fontes de inspiração.
  • É fundamental ter um procedimento de entrada sistemático no lugar para reunir essas ideias. Dessa forma, você pode monitorar e avaliar conceitos potenciais com facilidade.

Você pode optar por ferramentas de ideação para simplificar isso de sua parte, ou você pode optar por reuni-los manualmente ou até mesmo por meio de um banco de dados online.

Depois de coletar ideias suficientes, você pode prosseguir para a próxima etapa.

3. Criar os critérios adequados para avaliação e seleção de ideias

Há duas coisas principais que você deve fazer nesta etapa:

  1. Determine o valor comercial de cada ideia por meio de avaliações orientadas por dados. Se possível, use medidas qualitativas e quantitativas. Além disso, identifique quais ideias combinam bem com suas estratégias e objetivos.
  2. Analise os custos e benefícios da ideia através de seus critérios de avaliação, que determinará quanto valor cada projeto agrega ao seu portfólio. Seu seleção de projetos os critérios de pontuação podem incluir vários fatores, como a duração do retorno, o valor presente líquido e o nível de risco.

Os gerentes de portfólio também podem colaborar com os executivos de negócios no desenvolvimento dos critérios de avaliação adequados que podem revisar, avaliar e autorizar completamente os projetos para garantir que eles correspondam aos objetivos estratégicos da empresa.

Aqui estão algumas das perguntas que podem servir como suas diretrizes na revisão de novas ideias de projeto:

  • A ideia contribui para a realização geral de seus objetivos de negócios?
  • Quais são os resultados esperados?
  • Esses resultados já são dados por um projeto que está em andamento?
  • Quais são os riscos de implementá-lo?
  • Quais são os recursos necessários para realizá-los?

Examine qualquer uma dessas ideias em busca de preocupações evidentes para evitar dores de cabeça desnecessárias mais tarde, como projetos duplicados, interdependências complexas e até mesmo alocação excessiva de recursos.

4. Selecione e priorize os melhores projetos para o portfólio da sua empresa

Uma vez que você tenha os critérios adequados para avaliar as ideias, tudo o que você precisa fazer é selecionar e priorizar os melhores projetos que beneficiariam sua empresa.

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Aqui estão algumas coisas que você pode fazer:

  • Crie uma lista detalhada dos procedimentos ou iniciativas mais úteis e eficazes da fase de avaliação. Escolha quais priorizar, classificando-os de acordo com áreas estratégicas específicas, como economia de custos, riscos, benefícios e vantagem competitiva, entre outros.
  • Você também pode usar um modelo de pontuação para analisar e diferenciar melhor os projetos em potencial. Determine quais iniciativas fornecem mais valor e priorize-as. A gestão do portfólio está centrada na determinação do “valor” comparativo de cada projeto.

Esse processo decide quais projetos são implementados, onde os recursos são alocados e muitos outros. Para escolher um projeto vencedor, todos na equipe devem ter um senso comum do que é vital para a empresa.

No entanto, cada organização tem um conceito variável de valor, pois os negócios têm objetivos estratégicos distintos, colocando ênfases diversas em medidas financeiras com níveis variados de tolerância ao risco.

Além disso, cada departamento pode interpretar os objetivos estratégicos da empresa de uma forma que lhes é própria. Como resultado, “valor” não é facilmente definido. Qualquer empresa que mantenha um portfólio de projetos deve identificar e explicar que tipo de trabalho de projeto é mais valioso para eles e por quê.

5. Validar a viabilidade do portfólio de projetos e iniciar quando estiver pronto

É necessário que as empresas determinem se um projeto tem alta probabilidade de sucesso. Validar a viabilidade de seu portfólio de projetos inclui analisar todos os elementos de um projeto (econômico, tecnológico e legal).

Muitas vezes, o custo e retorno de investimento de um projeto são frequentemente vistos como fatores importantes na determinação da viabilidade. No entanto, se o projeto gera ou não receita ou vendas suficientes não é a única questão a ser avaliada.

Você também deve decidir se tem pessoal suficiente em sua equipe para concluir um projeto do início ao fim e se possui ou não os meios e recursos necessários para realizar seus planos.

No caso de outros negócios, isso pode envolver o tipo de tecnologia adequado para executar seus projetos.

Validar a viabilidade do seu portfólio de projetos traz uma série de benefícios, como:

  • Estabelecer os benefícios e desvantagens de um projeto antes de gastar tempo e recursos substanciais nele.
  • Fornecer informações críticas que determinam os possíveis gargalos de um projeto.
  • Definir como os projetos provavelmente serão executados.
  • Estabelecer táticas de marketing para persuadir as partes em potencial a investir no projeto.

Depois de estudar a viabilidade de seus projetos, você pode começar a lançá-los. Lembre-se de realizar experimentos primeiro e comece gradualmente a tomar as decisões certas. Se você descobrir que não há valor suficiente em um projeto, não hesite em parar e prosseguir para o próximo.

6. Gerencie e monitore seu portfólio

Agora que os projetos estão em andamento, você pode acreditar que sua tarefa acabou. Infelizmente, não é.

Um portfólio de projetos requer monitoramento e revisão constantes. Seu processo de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) agora deve registrar e medir o progresso do projeto em tempo real, e quaisquer ajustes nele devem ser compartilhados com as partes relevantes, principalmente as partes interessadas.

As interrupções em um projeto podem criar um efeito em cascata, o que atrasaria tudo o que vem a seguir. Além do cronograma, também é fundamental verificar se o projeto está no caminho certo em termos de dinheiro e escopo, bem como se surgiram desafios ou riscos significativos.

Para iniciativas que saíram completamente dos trilhos, o mecanismo de monitoramento também deve especificar quando o projeto deve ser descontinuado. Os responsáveis também devem enviar relatórios de status regularmente.

Automatizar o desenvolvimento do relatório de progresso de um projeto ativo reduzirá o tempo e o esforço para fazê-lo.

Por fim, quando um projeto for concluído, faça o acompanhamento para ver se ele deu os resultados esperados e se permaneceu dentro do orçamento definido no início. Não se esqueça de obter informações valiosas sobre como o processo de revisão do projeto pode ser modificado para avaliar de forma justa o valor do projeto proposto.

Mantenha seus objetivos alinhados com um processo de gerenciamento de portfólio de projetos

O gerenciamento de portfólio de projetos tem se tornado uma atividade cada vez mais importante para organizações de todos os portes.

As organizações que são bem-sucedidas com seu PPM têm uma chance maior de atingir metas, tomar decisões acertadas sobre atividades de inovação e alcançar uma transformação organizacional contínua.

Esperamos que este guia tenha ajudado você a criar seu próprio processo de PPM. Se você estiver interessado em aprender mais, sinta-se à vontade para se juntar a nós em qualquer uma de nossas sessões regulares de webinar- sem condições.