Às vezes, os líderes empresariais têm dificuldade em equilibrar tudo o que a empresa precisa, especialmente quando a mão de obra, os recursos e o tempo são limitados.

Cada departamento tem sua própria lista de projetos e ideias para desenvolver, e escolher quais dessas propostas vale a pena se aventurar não é um passeio no parque. É um processo rigoroso que envolve tempo para estudar e decidir objetivamente.

Como a maioria dessas ideias pode ser altamente viável e benéfica para a empresa, como você escolhe as melhores para executar? Além disso, quais são os fatores que você precisa considerar ao tomar essas decisões?

Neste artigo, discutiremos o que é uma matriz de prioridades de projetos e o que ela contribui para o processo de seleção de projetos.

Vamos começar.

O que é uma matriz de prioridade?

Uma matriz de prioridades do projeto é um ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as empresas a economizar tempo, mantendo-as focadas em ideias, tarefas, processos e atividades que mais importam.

Aqui está um exemplo de uma matriz de prioridade simples:

Como usar a matriz de prioridades do projeto para inovação<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> min de leitura</span>

É uma ferramenta simples que classifica os projetos em ordem de importância com base em certos critérios.

pois ajuda a manter a triagem e avaliação de ideias um processo meticuloso, a execução então se desenvolve em um curso claro e específico. O resultado? Os projetos críticos de inovação permanecem no caminho certo, o alinhamento estratégico é observado e os processos são programados e executados com eficiência.

Por que a priorização é importante?

Priorizar os melhores projetos e ideias gera excelente execução e desempenho estratégico. 

Quando uma empresa prioriza a eficiência:

1. A alocação de recursos torna-se fácil.

O fato é que os recursos da sua empresa são limitados. Quando suas prioridades estão indecisas, alocar seus recursos de forma eficaz torna-se um desafio. A alocação inadequada de recursos causa aumento de custos, atrasos na entrega e descarrilamento do projeto.

Em essência, priorizar determinados projetos, tarefas e atividades ajuda as empresas a entender quando e onde investir seus recursos.

2. Os projetos e ideias certas são executados.

As melhores ideias e projetos de inovação são aqueles que apoiam os objetivos da empresa e maximizam o ROI ao mesmo tempo. Aplique a matriz de priorização de projetos para aprimorar o processo de triagem e avaliação.

Com uma priorização orientada por dados, escolher os projetos e ideias certos será mais fácil e rápido para você.

3. Contratempos e perdas potenciais são minimizados.

A execução de projetos de inovação traz riscos. Projetos atrasados e atrasados são caros, por isso é crucial que todas as organizações pesar e determinar todos os prós e contras de uma ideia.

A priorização efetiva envolve identificar quais projetos custam mais e identificar se os recursos atuais podem sustentar esses projetos e se respondem ou não às necessidades e demandas da empresa e de seus clientes.

4. O progresso pode ser melhor acompanhado.

O foco é estabelecido à medida que tarefas, projetos e ideias são priorizados. Uma vez que as prioridades são feitas, cada atividade pode ser monitorada de perto do início ao fimIdentifique quais fatores você gostaria de incluir na medição e acompanhamento do progresso.

Como cada empresa é diferente, essas métricas e KPIs podem variar. Determine o valor que cada ideia e projeto pode trazer para sua organização e descubra se vale a pena investir tempo, energia, dinheiro e esforço.

5. O alinhamento estratégico acontece.

Iniciativa Brightline, uma plataforma de conhecimento e networking, realizou uma pesquisa com mais de 500 executivos seniores de diferentes empresas com faturamento anual de $1 bilhão ou mais sobre os problemas que eles enfrentaram em relação ao alinhamento estratégico.

Aqui estão as descobertas:

Como usar a matriz de prioridades do projeto para inovação<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">10</span> min de leitura</span>

Essas empresas consideram pelo menos 20% de seus projetos como os “errados”.

Embora esse número seja baixo, a aplicação da matriz de prioridade do projeto no processo de seleção pode impedir que as empresas executem os projetos errados ao incluir muitos fatores a serem considerados ao dar um sinal de 'ir' a uma ideia inicial.

A maioria dos executivos seniores indicou que não conseguiu atingir suas metas (90%).

O processo de execução em si é um risco. Isso enfatiza a razão pela qual é vital para as organizações entender quais projetos e ideias priorizar e focar – para escolher aqueles que incluem e refletem seus objetivos em todos os aspectos.

Com essas estatísticas alarmantes em mãos, a Brightlight concluiu que o alinhamento estratégico melhora o desempenho dos negócios de uma empresa pelo 80%.

Por que a matriz de prioridades do projeto funciona?

Os projetos de inovação têm requisitos diferentes. Alguns são mais urgentes do que outros, o que significa que podem exigir mais atenção do que o resto.

1. Criar uma lista de prioridades permite que você se concentre no que é mais importante.

Ele filtra tarefas e atividades desnecessárias para que nada interrompa o processo de execução. Ele predominantemente permite que você veja o quadro geral e identifique quais projetos de inovação são mais importantes do que outros.

Psicologicamente, esse princípio é reconhecido como “atenção seletiva”.

2. Fica de olho na escolha dos melhores projetos e ideias para executar.

Juntamente com suas metas e estratégias de negócios, uma matriz de prioridades do projeto ajuda você selecionar os melhores projetos e Ideias através de critérios específicos.

Ela mantém seu cérebro longe da exaustão, da mesma forma que a matriz de prioridades do projeto mantém sua organização longe de desperdiçar tempo e recursos em projetos e ideias com muito pouco valor.

3. Mantém sua equipe focada em um projeto de cada vez.

Sua atenção total permitirá que você desempenhe bem suas tarefas e responsabilidades. Você também poderá acompanhar de perto o progresso do projeto.

Como usar a matriz de prioridades do projeto

Agora que você entende como e por que a matriz de prioridades funciona, é hora de colocar esse conhecimento em ação.

Siga estas etapas para começar.

  1. Determine os objetivos: Todo produto, atividade, serviço, projeto ou ideia começa com um objetivo. Usando isso, identifique um conjunto de critérios com os quais você deseja avaliar seus projetos, soluções ou ideias. Inclua todos os fatores que você precisa considerar para priorizar esses itens de forma eficaz.
  2. Designe um certo peso para cada critério que você listou na matriz: Determine o nível de importância que cada critério tem para sua organização. Geralmente, cem pontos são distribuídos entre os critérios, mas você também pode atribuir um valor numérico a cada um.
  3. Estabeleça os valores de pontuação: Decida com base na sua classificação ou comparação. Não há certo ou errado na atribuição de pontuações. Basta escolher um modelo ou uma escala que melhor se adapte ao seu objetivo. Ao fazer isso, lembre-se de manter sua matriz simples e fácil de navegar, interpretar e entender.
  4. Faça um brainstorming e avalie as soluções: é hora de avaliar seus projetos, ideias, atividades ou soluções. Reúna os entrevistados desejados (clientes, equipe, especialistas no assunto etc.) e deixe-os responder à avaliação individualmente para alcançar um ponto de vista relevante e objetivo.
  5. Calcular as pontuações ponderadas: Quando todos terminarem, comece a calcular as pontuações ponderadas de cada entrevistado. Normalmente, como você executa esta etapa depende do tipo de matriz que você está usando, mas em geral, a pontuação de cada opção é multiplicada pelo peso do critério relacionado para obter cada pontuação cumulativa.
  6. Compare os resultados: Certifique-se de manter a avaliação livre de viés. Discuta as divergências com sua equipe até que uma decisão unânime seja alcançada. Consolide os resultados e estabeleça uma lista de prioridades a partir dele.

Coisas a evitar ao usar uma matriz de prioridades do projeto

Há duas coisas principais que você precisa evitar para manter sua matriz de prioridades do projeto altamente útil e relevante:

1. Os critérios são centrados na empresa

Projetos, produtos, serviços e ideias são concebidos como soluções para os problemas de seus clientes, por isso é natural e fundamental que eles se envolvam no processo de seleção de critérios.

Por mais que os pontos de vista e opiniões da empresa sejam valiosos, lembre-se de que são seus clientes que compram seus produtos e serviços. Para aumentar o sucesso do processo de execução, os critérios devem ser centrados no cliente.

2. Colaboração zero na pontuação

Novamente, ao decidir sobre as prioridades, o foco no cliente é fundamental. Colaborando com suas partes interessadas e outras pessoas importantes em sua matriz de prioridades do projeto evita que julgamentos subjetivos tornem os dados não confiáveis.

Estabeleça um consenso facilmente colaborando com seus entrevistados por meio de Aceite a Missão. Essa plataforma permite que as organizações coletem ideias de diferentes fontes e colaborem nelas votando, seguindo, pontuando e até sendo notificadas por meio de atualizações.

Próximos passos: Agora que você escolheu as melhores ideias e projetos de inovação para trabalhar, é hora de desenvolver um plano sólido para executá-los. Junte-se a Aceitar Missão e obter tudo o que é necessário para iniciar o motor de inovação.

Saiba mais sobre o que Accept Mission tem a oferecer participando de um tour de recursos.