Wissensmanagementsystem: Definition und Beispiele13 Minute gelesen

Wie hängt Wissensmanagement mit Innovation zusammen?

In der Welt der Innovation ist es wichtig, diese Frage zu stellen, da ungenutztes Wissen nicht zur Problemlösung genutzt werden kann. Die Menschen im Unternehmen können immer wieder nützliche Ideen einbringen und relevante Erfahrungen austauschen.

Viele Unternehmen versäumen es jedoch, diese Informationen zu sammeln und zu speichern. So werden potenzielle Ideen verschenkt, wenn kein direkter Nutzen zu erkennen ist.

Dies geschieht oft in Unternehmen, ohne zu wissen, wie einige dieser Ideen in der Zukunft nützlich sein können.

Daher müssen Unternehmen einen systematischen Prozess einrichten, um dieses Wissen gründlich zu dokumentieren, zu speichern und so zu organisieren, dass es für sie nützlich ist.

Damit können sie Informationen leicht abrufen und in wertvolle Innovationsprojekte umwandeln, von denen das Unternehmen profitieren kann.

Hier kommen Wissensmanagementsysteme ins Spiel. Und in diesem Artikel werden wir erörtern, was ein Wissensmanagementsystem ist, welche Vorteile es bietet und welche Beispiele Sie in Ihrem Unternehmen übernehmen können.

Lasst uns beginnen.

Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem ist jedes Tool oder jede Software, die beim Speichern und Abrufen von Wissen für einen schnellen Zugriff und eine schnelle Verteilung hilft. Diese Systeme werden sowohl innerhalb der Organisation als auch außerhalb verwendet.

Die meisten Unternehmen verwenden ein Wissensmanagementsystem, um ihren Mitarbeitern zu helfen, das gesammelte Wissen zu nutzen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Dazu muss das Tool in der Lage sein, alle Kenntnisse und Ideen an einem Ort zu sammeln.

Was sind die Vorteile des Einsatzes eines Wissensmanagementsystems?

Im Allgemeinen ist ein Wissensmanagementsystem für eine Organisation wichtig, um alle relevanten Informationen effektiv mit ihren Mitgliedern zu teilen.

In Bezug auf Innovation werden diese Systeme dazu beitragen, die Gesamtprozess reibungsloser. Mit ihr können Ideen leicht gesammelt, gespeichert und angereichert werden.

Außerdem werden diese Ideen mit der Zeit immer besser und nützlicher, je mehr Menschen mit gemeinsamen Kenntnissen darauf aufbauen.

Nachfolgend werden einige Vorteile des Einsatzes eines Wissensmanagementsystems genannt:

1. Bessere Entscheidungsfindung

Wissen und Informationen spielen dabei eine wichtige Rolle Entscheidung fällen. Tatsächlich spielen sie in jeder der vier Phasen der Entscheidungsfindung eine Rolle, nämlich:

Identifizierung und Strukturierung des Problems oder der Chance

Die Identifizierung, Kategorisierung und das Zusammenspiel eines Problems oder einer Chance ist entscheidend für die Entscheidung, ob die Situation sofortige Aufmerksamkeit und eine Lösung erfordert.

Darüber hinaus sind die Einzelheiten und andere Elemente von entscheidender Bedeutung, um zu verstehen, worum es in der Situation geht. Und ob sie das Unternehmen in irgendeiner Weise beeinträchtigt oder nicht.

Da dieser Prozess zu einem erhöhten Bewusstsein für die Situation führt, wird dem Unternehmen bewusster, was es zur Lösung des Problems tun kann.

Das Problem oder die Chance in den Kontext stellen

Ein Wissensmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, ein Problem oder eine Chance bei Bedarf eingehend zu untersuchen.

Diese Informationen werden ihnen helfen, alles in seiner Gesamtheit zu verstehen - Ursachen, Wirkungen und alles.

Außerdem lässt sich durch eine genauere Untersuchung feststellen, welches Problem oder welche Gelegenheit das Unternehmen zum Nutzen der Organisation lösen oder nutzen sollte.

Generierung von Alternativen

Wenn Sie wissen, worum es sich bei dem Problem oder der Gelegenheit handelt, können Sie die Optionen entwickeln, mit denen Sie sich an das Problem heranwagen oder es angehen können.

Sie können damit beginnen, den Ernst der Lage zu erörtern und ein Brainstorming darüber durchzuführen, wie Sie mit der Situation umgehen können. Seien Sie offen für verschiedene Ideen, wenn Sie die Situation angehen.

Sie können ein Ideation Tool verwenden, um diesen Prozess zu vereinfachen.

Auswahl der besten Alternative

Mit einem Wissensmanagementsystem können Sie alle Informationen, die Sie zu einem Problem oder einer Situation haben, überprüfen.

Dann können Sie sie mit den Ideen, die Sie zum vorherigen Aspekt der Entscheidungsfindung gesammelt haben, vergleichen, um zu sehen, welche Alternativen am besten zu diesen Umständen passen, und die Vor- und Nachteile jedes Ansatzes diskutieren.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Ihre Organisation die Art und Weise, wie Ihre Produkte an Ihre Kunden geliefert werden, erneuern möchte. Sie haben bereits viele Ideen gesammelt, indem Sie Ihre Mitglieder zum Brainstorming aufgefordert haben.

Der nächste Schritt besteht darin, die Ideen auszuwählen, die es wert sind, weiterverfolgt zu werden, und die die besten Aussichten auf eine Lösung des Problems haben. Diese Ideen sind dann für die Manager und Entscheidungsträger von Vorteil:

• Wie sich jede Idee auf das Endergebnis der Organisation auswirkt
• Wie lange die Entwicklung jeder Idee dauern wird, nachdem Sie sie in die Innovations-Roadmap aufgenommen haben

Die Antwort auf diese Fragen findet sich dann im Wissensmanagementsystem.

Einfach gesagt, je mehr Informationen verfügbar sind, desto besser werden die Entscheidungen sein.

2. Schneller Zugriff auf Informationen

Innovation ist wichtig im Hinblick auf Wettbewerbsvorteile und Überleben. Sie können die Vorteile der Innovation nur dann nutzen, wenn Sie Ihren Innovationsprozess rationalisieren, was ohne einen Prozess oder ein System, das es allen ermöglicht, Informationen leicht zu beschaffen oder abzurufen, schwer umzusetzen ist.

Wie im vorangegangenen Abschnitt erwähnt, ist das Informationsmanagement wichtig für eine bessere Entscheidungsfindung. Die Entscheidungsfindung könnte verbessert werden, wenn sie schneller vonstatten ginge, was einen großen Unterschied bei der Bewältigung von Problemen und Chancen ausmachen kann.

Aus diesem Grund können Wissensmanagementsysteme heutzutage problemlos von jedem Gerät aus online abgerufen werden. Dieses Wissen kann auch unterwegs benötigt werden, wenn der Mitarbeiter gerade nicht im Büro ist.

3. Verstärkte Zusammenarbeit und Ideengenerierung

Bei Innovationen läuft eine bessere Zusammenarbeit und Ideengenerierung auf eine einzige Sache hinaus: Produktivität.

Nehmen wir an, ein Team ist für eine Innovationschance verantwortlich. Diese Mitglieder wären in der Lage, leicht zusammenarbeiten wenn es für sie eine Möglichkeit gäbe, miteinander zu kommunizieren und Wissen auszutauschen.

Das ist einer der Gründe, warum Accept Mission ein „Bretter”-Funktion, ein Collaboration-Tool, das wird ermöglichen es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Wissen miteinander zu teilen. Es kann auch verwendet werden, um Ideen zu generieren, die sich auf ein Thema oder ein Problem konzentrieren.

4. Verbesserte Qualität von Informationen und Daten

Stellen Sie sich vor, wie viel Jota an Wissen verloren geht, nur weil es nicht aufgezeichnet wird. Dasselbe kann in einer Organisation passieren. Bessere Ideen und Lösungen werden immer von Menschen kommen, die sich mit diesem bestimmten Thema besser auskennen.

Ein Team, das beispielsweise nach einer Lösung für eine innovative Produktbereitstellung sucht, kann auf Informationen von Personen zurückgreifen, die:

• Kenne das Produkt wirklich gut
• Er weiß, wie die aktuelle Produktlieferung
• Hat Erfahrung, wie sich die aktuelle Lieferung auf sie auswirkt

Daraus ergibt sich wiederum, wie wichtig Informationen für die Entscheidungsfindung sind. In diesem Sinne werden bessere Ideen generiert, wenn hochwertige Informationen aus den richtigen Quellen stammen.

5. Sicherheit des geistigen Eigentums

Laut einer Web-Sicherheits-Website, 2.244 Hacking-Angriffe pro Tag finden weltweit statt, mit einem Angriff alle 39 Sekunden im Durchschnitt. Dies ist ein Anstieg von 671 TP2T in den letzten fünf Jahren, wobei täglich etwa 30.000 neue Websites gehackt werden.

Obwohl der übliche Zweck dieser Angriffe hauptsächlich darin besteht, Benutzernamen und Passwörter zu erlangen, die für viele böswillige Aktivitäten verwendet werden können, ist es dennoch möglich, geistiges Eigentum zu stehlen, indem man sich einfach mit diesen Anmeldeinformationen bei bestimmten Websites anmeldet.

In der Tat, aktuelle Informationen zeigte, dass Hacker nicht immer hinter Bankdaten oder persönlichen Informationen her sind. Diese „tausendjährigen Hacker“ Informationen und Ideen stehlen, die zu legalen und leicht erklärbaren Gewinnen führen können.

Aus diesem Grund ist es wichtig, ein sichereres Wissensmanagementsystem zu verwenden, anstatt Ihre profitablen Ideen einfach hinter einfachen Notizblöcken und Online-Dokumentprozessoren zu lassen.

Übrigens haben wir eine veröffentlicht E-Book zur Mitarbeiterbindung, was sehr gut zu einem Wissensmanagementsystem passt. Fühlen Sie sich frei, es herunterzuladen und zu lesen.

Was sind einige Beispiele für Wissensmanagementsysteme?

1. Dokumentenverwaltungssysteme

Wie der Name schon sagt, geht es bei der Dokumentenverwaltung um die Ablage von digitalen Dokumenten. Was Sie bekommen, ist eine Online, zentralisierte, digitale Ablage Dies erleichtert das Abrufen von Dokumenten und verbessert den Arbeitsablauf.

Sobald Ihre Dateien organisiert sind, können Sie sie leicht finden und darauf zugreifen, ohne wertvolle Zeit mit dem Sortieren von unzähligen sinnlosen Dateien zu verbringen.

Auf diese Weise können Sie dazu beitragen, das gesamte Team effizienter und produktiver zu machen.

Um die Sicherheit zu verbessern, verfügen Dokumentenverwaltungssysteme über Passwörter und Backup-Prozesse, die sie vor Bedrohungen von außen schützen. Leider verfügen die meisten Dokumentenverwaltungssysteme nur über grundlegende Funktionen, und ein Upgrade des Systems kann die damit verbundenen Kosten erhöhen.

Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme sind:

• HubSpot
• LogischDOC
• Open Text

2. Content-Management-Systeme

Content-Management-Systeme (CMS) ähneln dem Dokumentenmanagement, sind jedoch fortgeschrittener. Abgesehen von Dokumenten, Content-Management-Systemen Speichern Sie Audio-, Video- und andere Mediendateien die normalerweise nicht von Dokumentenmanagementsystemen unterstützt werden.

Es gibt drei Arten von Content-Management-Systemen:

• Open-Source-CMS
• Proprietäres CMS
• Software-as-a-Service (SaaS)-CMS

Ein Open-Source-CMS hat keine Anschaffungskosten. Sie müssen keine Lizenz- oder Upgrade-Gebühren zahlen. Auf dem Papier ist alles gut, aber die meisten Funktionen, die Sie aus dem kostenlosen Kernangebot erhalten, können als einfach angesehen werden. Upgrades und weitere Anpassungen sind das, wofür Sie bezahlen müssen.

Beispiele für Open-Source-CMS sind:

• WordPress
• Joomla
• Drupal

Im Gegensatz zu Open-Source-CMS sind proprietäre CMS-Tools nur von einem einzigen Unternehmen verwaltet. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Lizenzgebühr zu kaufen oder auf monatlicher Basis zu abonnieren und zusätzlich für Anpassungen und Upgrades zu bezahlen.

Proprietäre CMS mögen kostspielig erscheinen, sind es aber normalerweise Packen Sie mehr Funktionen aus der Box. Sie sind auch komplizierter als Open-Source-CMS und erfordern möglicherweise umfangreiche Entwicklungsarbeit. Beispiele für proprietäre CMS sind:

• Microsoft-SharePoint
• IBM Enterprise-Content-Management
• Puls-CMS

SaaS-CMS sind virtuelle Lösungen, die in der Cloud gehostet werden. Dienste können entweder über ein Abonnementmodell oder auf Benutzer-/Standortbasis erworben werden. Mit einem SaaS-CMS erhalten Sie eine Kombination aus Web-Content-Management-Software, Webhosting und technischem Support.

Die meisten Open-Source- und proprietären CMS bieten SaaS-CMS zu deutlich höheren Preisen im Vergleich zu ihren Basisangeboten an.

3. Datenbanken

Datenbanken können als fortschrittlicher angesehen werden als die vorherigen Arten von Wissensmanagementsystemen. Zum einen sind sie es Computersoftware zum Erfassen, Speichern, Analysieren und Interagieren mit Daten.

Robuste Datenbanken ermöglichen mehreren Benutzern (zu Tausenden), nicht nur auf die Informationen zuzugreifen, sondern auch damit zu interagieren und Berechnungen durchzuführen. In Datenbanken gespeichertes Wissen kann sehr sicher sein, da diese Systeme Manipulationen verhindern.

Beispiele für Datenbanken sind:

• Microsoft Access
• SQL Server
• IBM DB2

4. Innovationssoftware

Innovationssoftware kann auch als Wissensmanagementsystem betrachtet werden. Die meisten dieser Tools haben eine Möglichkeit Mitgliedern ermöglichen, Ideen und Wissen zu einem bestimmten Thema zu sammeln und zu organisieren.

Außerdem können sie jede in der Software erfasste Idee diskutieren. Sie können sie anhand vorgegebener Kriterien bewerten, Kommentare und Vorschläge hinterlassen und sich über den Fortschritt auf dem Laufenden halten.

Genau das beschleunigt den Entscheidungsprozess und macht ihn gleichzeitig zu einer integrativen Aktivität, an der jeder teilnehmen und seine Meinung äußern kann.

Noch besser ist, dass das in diese Systeme eingegebene Wissen weitere Ideen von anderen inspirieren kann. Die besten Ideen können dann in die Innovations-Roadmap aufgenommen und zu Innovationsprojekten weiterentwickelt werden.

Beispiele für Innovationssoftware sind:

• Auftrag annehmen
• Viima
• Hype

In Accept Mission gibt es eine Posteingangsfunktion für Themen und Themen wo Benutzer können ihre Ideen und Informationen zum Thema abgeben.

Angenommen, es gibt einen „VR“-Posteingang.

Die Mitglieder Ihrer Organisation können dann Ideen zum Thema VR einbringen, die für die Organisation von Nutzen sein könnten. Diejenigen, die sich mit VR auskennen, können auch ihr Wissen einbringen, um weitere Ideen zu inspirieren.

Sobald Sie alle benötigten Konzepte vorliegen haben, können Sie das Auswahlverfahren durchführen und all diese Ideen anhand der von Ihnen entwickelten und vereinbarten Kriterien bewerten.

Accept Mission ist die umfassendste Innovationsmanagement-Plattform auf dem Markt. Einer der Anwendungsfälle ist das Wissensmanagement, bei dem Ihre Mitglieder Ideen zu bestimmten Interessensthemen austauschen können.

Wie wäre es, wenn Sie es selbst ausprobieren und sehen, wie gut es beim Wissensmanagement funktioniert? Buchen Sie noch heute eine Demo und sehen Sie selbst, wie die Plattform Ihren Bedürfnissen und Zielen helfen kann.