نظام إدارة المعرفة: التعريف والأمثلة13 دقيقة قراءة

كيف ترتبط إدارة المعرفة بالابتكار؟

في عالم الابتكار، طرح هذا السؤال مهم لأن المعرفة غير المستخدمة لا يمكن استخدامها لحل المشاكل. ويمكن للأشخاص في الشركة تحفيز الأفكار المفيدة وتبادل الخبرات ذات الصلة طوال الوقت.

ومع ذلك، تفشل العديد من المؤسسات في جمع هذه المعلومات وتخزينها. وبالتالي، ترك الأفكار المحتملة تضيع بمجرد عدم وجود فائدة مباشرة.

غالباً ما يحدث هذا الوضع في الشركات دون معرفة كيف يمكن أن تكون بعض هذه الأفكار مفيدة في المستقبل.

ومن ثم، يجب على الشركات إنشاء عملية منهجية لتوثيق هذه المعرفة وتخزينها وتنظيمها بدقة بطريقة مفيدة لها.

من خلاله، يمكنهم بسهولة استرجاع المعلومات وتحويلها إلى مشاريع ابتكارية قيّمة يمكن أن تفيد المؤسسة.

وهنا يأتي دور أنظمة إدارة المعرفة. وفي هذه المقالة، سنناقش ما هو نظام إدارة المعرفة، وما هي فوائده، وما هي الأمثلة التي يمكنك تكييفها في شركتك.

لنبدأ.

ما هو نظام إدارة المعرفة؟

نظام إدارة المعرفة هو أي أداة أو برنامج يساعد في تخزين واسترجاع المعرفة للوصول إليها وتوزيعها بسرعة. وتستخدم هذه النظم داخل المنظمة وخارجها على حد سواء.

تستخدم معظم الشركات نظام إدارة المعرفة لمساعدة أعضائها على الاستفادة من المعرفة التي جمعوها وتحقيق نتائج أفضل. وللقيام بذلك، يجب أن تكون الأداة قادرة على جمع كل المعارف والأفكار في مكان واحد.

ما هي فوائد استخدام نظام إدارة المعرفة؟

بشكل عام، يعد نظام إدارة المعرفة مهمًا للمؤسسة لمشاركة جميع المعلومات ذات الصلة بشكل فعال مع أعضائها.

فيما يتعلق بالابتكار، ستساعد هذه الأنظمة في جعل العملية الشاملة أكثر سلاسة. فبه يمكن جمع الأفكار وتخزينها وإثرائها بسهولة.

وعلاوة على ذلك، كلما زاد عدد الأشخاص الذين لديهم معرفة مشتركة بهذه الأفكار، فإنها تصبح أفضل وأكثر فائدة مع مرور الوقت.

ومع ذلك، إليك بعض مزايا استخدام نظام إدارة المعرفة:

1. اتخاذ قرارات أفضل

للمعرفة والمعلومات دور مهم في اتخاذ القرار. في الواقع، يلعبون دورًا في كل مرحلة من مراحل اتخاذ القرار الأربع، وهي:

تحديد المشكلة أو الفرصة وهيكلتها

يعد تحديد المشكلة أو الفرصة وتصنيفها والتفاعل معها أمرًا أساسيًا في تحديد ما إذا كان الموقف يستدعي الاهتمام الفوري والحل.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن تفاصيلها وعناصرها الأخرى ضرورية لفهم ماهية الموقف. وما إذا كانت تؤثر على الشركة بأي شكل من الأشكال.

وبما أن هذه العملية تؤدي إلى زيادة الوعي بالوضع، تصبح الشركة أكثر وعياً بما يمكنها القيام به لحل المشكلة.

وضع المشكلة أو الفرصة في سياقها

إن وجود نظام لإدارة المعرفة يسمح للشركات بدراسة مشكلة أو فرصة بشكل متعمق كلما دعت الضرورة إلى ذلك.

ستوجههم هذه المعلومات لفهم أي شيء في مجمله - أسبابه وآثاره وكل شيء.

بالإضافة إلى ذلك، فإن دراستها على مستوى أعمق ستحدد المشكلة أو الفرصة التي يجب على الشركة حلها أو اغتنامها لصالح المؤسسة.

توليد البدائل

يمكن أن يساعدك الفهم الكامل لماهية المشكلة أو الفرصة في توليد الخيارات التي يمكنك استخدامها للمغامرة بها أو معالجتها.

يمكنك أن تبدأ بمناقشة خطورة الموقف وتبادل الأفكار حول كيفية التعامل معه. تذكروا أن تكونوا منفتحين على الأفكار المختلفة أثناء تعاملكم مع الموقف المقبل.

يمكنك استخدام أداة للتفكير لجعل هذه العملية أسهل بكثير.

اختيار البديل الأفضل

باستخدام نظام إدارة المعرفة، يمكنك مراجعة كل معلومة من المعلومات التي لديك عن المشكلة أو الموقف المطروح.

بعد ذلك، يمكنك وضعها جنبًا إلى جنب مع الأفكار التي جمعتها في الجانب السابق من عملية اتخاذ القرار لمعرفة البدائل التي تناسب هذه الظروف بشكل أفضل ومناقشة إيجابيات وسلبيات كل نهج.

على سبيل المثال، لنفترض أن مؤسستك تريد أن تبتكر في كيفية توصيل منتجاتك إلى عملائك. لقد قمت بالفعل بجمع الكثير من الأفكار من خلال الطلب من أعضائك القيام بعصف ذهني.

والخطوة التالية هي اختيار الأفكار التي تستحق المتابعة والتي تتمتع بأكبر فرصة لحل المشكلة. وعندها سيكون من المفيد للمديرين وصناع القرار أن يعرفوا عنها:

• كيف ستؤثر كل فكرة على النتيجة النهائية للمؤسسة
• المدة التي سيستغرقها تطوير كل فكرة بمجرد وضعها في خارطة طريق الابتكار

يمكن بعد ذلك العثور على إجابة هذه الأسئلة في نظام إدارة المعرفة.

ببساطة، كلما زادت المعلومات المتاحة، كانت القرارات أفضل.

2. الوصول السريع إلى المعلومات

الابتكار مهم من حيث الميزة التنافسية والبقاء على قيد الحياة. لا يمكنك أن تجني فوائد الابتكار إلا إذا قمت بتبسيط عملية الابتكار، وهو أمر يصعب تنفيذه بدون عملية أو نظام يمكّن الجميع من الحصول على المعلومات أو استرجاعها بسهولة.

كما ورد في القسم السابق، فإن إدارة المعلومات مهمة لتحسين عملية صنع القرار. ويمكن تحسين عملية اتخاذ القرارات إذا ما تم اتخاذها بشكل أسرع، وهو ما يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً من حيث معالجة المشاكل والفرص.

ولهذا السبب يمكن الوصول إلى أنظمة إدارة المعرفة في الوقت الحاضر عبر الإنترنت بسهولة على أي جهاز. قد تكون هناك حاجة إلى هذه المعرفة أثناء التنقل، مع عدم وجود الموظف في المكتب في ذلك الوقت بالضبط.

3. زيادة التعاون وتوليد الأفكار

في الابتكار، يتلخص التعاون الأفضل وتوليد الأفكار في شيء واحد: الإنتاجية.

لنفترض أن هناك فريقاً مسؤولاً عن فرصة ابتكار. سيتمكن هؤلاء الأعضاء من العمل معًا إذا كانت هناك طريقة للتواصل وتبادل المعرفة فيما بينهم.

هذا هو أحد الأسباب التي تجعل بعثة القبول لديها "اللوحات"، وهي أداة تعاون من شأنها تمكين الفرق من العمل معًا في الوقت الفعلي ومشاركة المعرفة مع بعضها البعض. يمكن استخدامه أيضًا لتوليد أفكار تتمحور حول موضوع أو مشكلة ما.

4. تحسين جودة المعلومات والبيانات

تخيل مقدار الذرة من المعرفة التي تضيع ببساطة لأنها غير مسجلة. وقد يحدث الشيء نفسه في المنظمة. ستأتي الأفكار والحلول الأفضل دائمًا من أشخاص أكثر دراية بهذا الموضوع المعين.

على سبيل المثال، سيتمكن الفريق الذي يبحث عن حل حول كيفية الابتكار في تقديم المنتجات من الاستفادة من المعلومات الواردة من الأشخاص الذين:

• اعرف المنتج جيدًا
• لديه معرفة بكيفية تسليم المنتج الحالي
• لديه خبرة في كيفية تأثير التسليم الحالي عليهم

وهذا سيعيدنا إلى مدى أهمية المعلومات في عملية صنع القرار. ومن هذا المنطلق، تتولد أفكار أفضل عندما تكون هناك معلومات عالية الجودة من المصادر الصحيحة.

5. أمن الملكية الفكرية

وفقًا لموقع أمن الإنترنت, 2,244 هجوم قرصنة في اليوم الواحد على مستوى العالم، بمعدل هجوم كل 39 ثانية في المتوسط. ويمثل ذلك زيادة قدرها 67% على مدى السنوات الخمس الماضية، حيث يتم اختراق حوالي 30,000 موقع إلكتروني جديد يومياً.

على الرغم من أن الغرض المعتاد من هذه الهجمات هو في الغالب الحصول على أسماء المستخدمين وكلمات المرور، والتي يمكن استخدامها في الكثير من الأنشطة الخبيثة، إلا أنه لا يزال من الممكن سرقة الملكية الفكرية بمجرد استخدام بيانات الاعتماد هذه لتسجيل الدخول إلى مواقع ويب معينة.

في الواقع معلومات حديثة أظهر أن القراصنة لا يسعون دائمًا وراء التفاصيل المصرفية أو المعلومات الشخصية. هؤلاء "قراصنة الألفية" سرقة المعلومات والأفكار التي قد تؤدي إلى الربح القانوني الذي يمكن تفسيره بسهولة.

هذا هو السبب في أهمية استخدام نظام أكثر أماناً لإدارة المعرفة، بدلاً من مجرد ترك أفكارك المربحة خلف دفاتر الملاحظات البسيطة ومعالجات المستندات عبر الإنترنت.

بالمناسبة، نشرنا كتاب إلكتروني عن كيفية إشراك الموظفينالذي يتماشى بشكل جيد مع نظام إدارة المعرفة. لا تتردد في تنزيله وقراءته.

ما هي بعض الأمثلة على أنظمة إدارة المعرفة؟

1. نظم إدارة الوثائق

كما يوحي الاسم، تتعلق إدارة المستندات بحفظ المستندات الرقمية. ما تحصل عليه هو الإيداع الرقمي المركزي عبر الإنترنت من شأنها تسهيل استرداد المستندات وتعزيز سير العمل.

بمجرد تنظيم ملفاتك، يمكنك تحديد موقعها والوصول إليها بسهولة دون الحاجة إلى قضاء وقت ثمين في فرز ملفات لا حصر لها لا طائل من ورائها.

وبهذه الطريقة، يمكنك المساعدة في إعداد الفريق بأكمله لتحقيق كفاءة أكبر وإنتاجية أفضل.

ولتعزيز الأمان، تحتوي أنظمة إدارة المستندات على كلمات مرور وعمليات نسخ احتياطي تحميها من التهديدات الخارجية. ولسوء الحظ، فإن معظم نظم إدارة المستندات لا تتمتع إلا بالقدرات الأساسية فقط، وقد تؤدي ترقية النظام إلى زيادة التكلفة المرتبطة به.

تتضمن أمثلة أنظمة إدارة الوثائق ما يلي:

• هبسبوت
• لوجيكال دوك
• OpenText

2. أنظمة إدارة المحتوى

تتشابه أنظمة إدارة المحتوى (CMS) مع إدارة المستندات ولكن بطريقة أكثر تقدمًا. وبصرف النظر عن المستندات، فإن أنظمة إدارة المحتوى تخزين الصوت والفيديو وملفات الوسائط الأخرى التي لا تدعمها عادةً أنظمة إدارة المستندات.

هناك ثلاثة أنواع من أنظمة إدارة المحتوى:

• نظام إدارة المحتوى مفتوح المصدر
• نظام إدارة المحتوى المملوك
• نظام إدارة البرامج كخدمة (SaaS) CMS

يحتوي نظام إدارة المحتوى المفتوح المصدر على لا توجد تكلفة أولية. لا تحتاج إلى دفع أي رسوم ترخيص أو ترقية. كل شيء جيد على الورق، ولكن معظم الوظائف التي تحصل عليها من العرض الأساسي المجاني يمكن اعتبارها أساسية. الترقيات والمزيد من التخصيص هي ما تحتاج إلى الدفع مقابله.

ومن أمثلة أنظمة إدارة المحتوى مفتوحة المصدر ما يلي:

• ووردبريس
• جملة
• دروبال

على عكس نظام إدارة المحتوى المفتوح المصدر، فإن أدوات نظام إدارة المحتوى المملوكة تدار من قبل شركة واحدة فقط. كل ما عليك فعله هو شراء رسوم ترخيص أو الاشتراك على أساس شهري ودفع رسوم إضافية للتخصيص والترقيات.

قد تبدو أنظمة إدارة المحتوى المملوكة ملكية خاصة مكلفة، لكنها عادة ما تكون احزم المزيد من الميزات خارج الصندوق. كما أنها أكثر تعقيدًا من أنظمة إدارة المحتوى مفتوحة المصدر وقد تتطلب أعمال تطوير واسعة النطاق. ومن أمثلة نظم إدارة المحتوى المسجلة الملكية ما يلي:

• مايكروسوفت شير بوينت
• إدارة محتوى المؤسسة IBM لإدارة المحتوى المؤسسي
• نبض CMS

SaaS CaS CMS هي الحلول الافتراضية المستضافة في السحابة. يمكن شراء الخدمات إما من خلال نموذج اشتراك أو على أساس كل مستخدم/كل موقع. مع نظام إدارة المحتوى SaaS، تحصل على مزيج من برنامج إدارة محتوى الويب واستضافة الويب والدعم الفني.

تقدم معظم أنظمة إدارة المحتوى مفتوحة المصدر والمملوكة ملكية خاصة نظام إدارة المحتوى كخدمة بأسعار أعلى بكثير مقارنة بعروضها الأساسية.

3. قواعد البيانات

يمكن اعتبار قواعد البيانات أكثر تقدماً من الأنواع السابقة من أنظمة إدارة المعرفة. أولاً، فهي برامج الكمبيوتر التي تقوم بالتقاط البيانات وتخزينها وتحليلها والتفاعل معها.

تسمح قواعد البيانات القوية لمستخدمين متعددين (بالآلاف) ليس فقط بالوصول إلى المعلومات ولكن أيضًا بالتفاعل معها وإجراء العمليات الحسابية. ويمكن أن تكون المعلومات المخزنة في قواعد البيانات آمنة للغاية لأن هذه النظم تحظر التلاعب بها.

تتضمن أمثلة قواعد البيانات ما يلي:

• مايكروسوفت أكسس
• خادم SQL
• IBM DB2

4. برامج الابتكار

يمكن أيضًا اعتبار برامج الابتكار نظامًا لإدارة المعرفة. معظم هذه الأدوات لديها طريقة ما لـ تمكين الأعضاء من جمع وتنظيم الأفكار والمعرفة المتعلقة بموضوع معين.

يمكنهم أيضًا مناقشة كل فكرة يتم جمعها داخل البرنامج. كما يمكنهم تسجيلها بناءً على معايير محددة مسبقاً، وترك التعليقات والاقتراحات، وإطلاعهم على آخر المستجدات المتعلقة بتقدمها.

وهذا بالضبط ما يسرّع عملية اتخاذ القرار، وفي الوقت نفسه، يجعلها نشاطاً شاملاً للجميع للمشاركة والتعبير عن آرائهم.

والأفضل من ذلك أن المعرفة التي يتم إدخالها في هذه الأنظمة قد تلهم المزيد من الأفكار من الآخرين. وقد توضع أفضل الأفكار بعد ذلك في خارطة طريق الابتكار وتتطور إلى مشاريع ابتكارية.

تشمل أمثلة برامج الابتكار ما يلي:

• قبول المهمة
• فييما
• الضجيج

في قبول المهمة، هناك ميزة صندوق الوارد للموضوعات والمواضيع التي يمكن للمستخدمين إسقاط أفكارهم ومعلوماتهم المتعلقة بالموضوع.

لنفترض أن هناك صندوق وارد "VR".

قد يتمكن أعضاء مؤسستك بعد ذلك من المساهمة بأفكار تتعلق بالواقع الافتراضي قد تكون مفيدة للمؤسسة. كما يمكن للمطلعين في مجال الواقع الافتراضي أن يطرحوا ما يعرفونه لإلهام المزيد من الأفكار.

بمجرد الانتهاء من وضع جميع الأفكار المطلوبة، يمكنك بعد ذلك إجراء عملية الاختيار وتقييم جميع تلك الأفكار باستخدام المقاييس والمعايير التي قمت بتصميمها والاتفاق عليها.

Accept Mission هي أكثر منصات إدارة الابتكار اكتمالاً. إحدى حالات استخدامها هي إدارة المعرفة، حيث يمكن لأعضائك مشاركة الأفكار حول مواضيع معينة تهمك.

ما رأيك في أن تتفقده بنفسك وترى كيف يعمل بشكل جيد عندما يتعلق الأمر بإدارة المعرفة. احجز عرضاً تجريبياً اليوم وشاهد بنفسك كيف يمكن أن تساعدك المنصة في تلبية احتياجاتك وأهدافك.