¿Cómo se relaciona la gestión del conocimiento con la innovación?

Es muy importante hacer esta pregunta ya que el conocimiento no utilizado no se puede utilizar para resolver problemas. Las ideas útiles surgen todo el tiempo y muchas organizaciones no las almacenan o las dejan pasar cuando no ven un beneficio directo, mientras que algunas ideas pueden ser muy útiles en el futuro.

También puede ver estas ideas como conocimiento, así como proyectos de innovación revisados y lecciones aprendidas cuando se documentan adecuadamente, por lo que es vital contar con un sistema para organizar el conocimiento necesario para estas ideas.

Ahí es donde entran los sistemas de gestión del conocimiento.

¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?

Un sistema de gestión del conocimiento es cualquier herramienta o software que ayuda a almacenar y recuperar el conocimiento para un acceso y distribución rápidos. Estos sistemas se utilizan tanto dentro como fuera de la organización.

La mayoría de las organizaciones utilizan un sistema de gestión del conocimiento para ayudar a sus miembros a utilizar el conocimiento para lograr mejores resultados. Para hacer esto, la herramienta debe ser capaz de reunir todos los conocimientos e ideas en un solo lugar.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de gestión del conocimiento?

En general, un sistema de gestión del conocimiento es importante para que una organización comparta efectivamente toda la información relevante con sus miembros.

En términos de innovación, estos sistemas ayudarán a que la proceso general más fluido y fácil, ya que las ideas se pueden recopilar, almacenar y enriquecer fácilmente. Además, mientras más personas con conocimientos comunes desarrollen ideas, mejores serán esas ideas.

Con eso, estas son algunas de las ventajas de usar un sistema de gestión del conocimiento:

1. Mejor toma de decisiones

El conocimiento y la información tienen un papel importante en Toma de decisiones. De hecho, desempeñan un papel en cada una de las cuatro etapas de la toma de decisiones, a saber:

  • Identificación y estructuración del problema u oportunidad
  • Situar el problema o la oportunidad en el contexto.
  • Generación de alternativas
  • Elegir la mejor alternativa

Por ejemplo, supongamos que su organización quiere innovar en la forma en que sus productos se entregan a sus clientes. Ya ha reunido muchas ideas al pedirles a sus miembros que hagan una lluvia de ideas.

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El siguiente paso es seleccionar qué ideas vale la pena seguir y cuál tiene la mayor probabilidad de resolver el problema. Entonces será beneficioso para los gerentes y los tomadores de decisiones saber acerca de:

  • Cómo afectará cada idea a los resultados de la organización
  • Cuánto tiempo tomará el desarrollo de cada idea una vez que las coloque en la hoja de ruta de innovación

La respuesta a estas preguntas se puede encontrar en el sistema de gestión del conocimiento.

Simplemente, cuanta más información esté disponible, mejores serán las decisiones.

2. Acceso rápido a la información

La innovación es importante en términos de ventaja competitiva y supervivencia. Solo puede cosechar los beneficios de la innovación si optimiza su proceso de innovación, que es difícil de implementar sin un proceso o un sistema que permita a todos tener acceso rápido a la información.

Como se indicó en la sección anterior, la gestión de la información es importante para una mejor toma de decisiones. La toma de decisiones podría mejorar si se hace más rápido, lo que puede marcar una gran diferencia en el mundo de los negocios.

Es por eso que hoy en día se puede acceder fácilmente a los sistemas de gestión del conocimiento en línea en cualquier dispositivo. Ese conocimiento puede ser necesario sobre la marcha, sin que el empleado esté en la oficina en ese momento exacto.

3. Mayor colaboración y generación de ideas

En innovación, una mejor colaboración y generación de ideas se reduce a una sola cosa: productividad.

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Digamos que un equipo está a cargo de una oportunidad de innovación. Estos miembros podrían fácilmente trabajar juntos si hubiera una forma de comunicarse y compartir conocimientos entre ellos.

Esa es una de las razones por las que Accept Mission tiene un “tableros”, una herramienta de colaboración que permitir que los equipos trabajen juntos en tiempo real y compartan conocimientos entre sí. También se puede utilizar para generar ideas centradas en un tema o problema.

4. Mejora de la calidad de la información y los datos

Imagínese cuánto ápice de conocimiento se pierde simplemente porque no se registra. Lo mismo puede ocurrir en una organización. Las mejores ideas y soluciones siempre vendrán de personas que tienen más conocimientos sobre ese tema en particular.

Por ejemplo, el equipo que busca una solución sobre cómo innovar la entrega del producto podrá hacer uso de la información proveniente de personas que:

  • Conoce muy bien el producto.
  • Tiene conocimiento sobre cómo la entrega actual del producto
  • Tiene experiencia de cómo les afecta la entrega actual

Esto luego volverá sobre cómo la información es importante en la toma de decisiones. En este sentido, se generan mejores ideas cuando hay información de alta calidad proveniente de las fuentes adecuadas.

5. Seguridad de la Propiedad Intelectual

Según un sitio web de seguridad web, 2244 ataques de piratería por día tienen lugar a nivel mundial, con un ataque cada 39 segundos en promedio. Este es un aumento de 671 TP2T en los últimos cinco años, con alrededor de 30 000 nuevos sitios web pirateados por día.

Aunque el propósito habitual de estos ataques es principalmente obtener nombres de usuario y contraseñas, que pueden usarse para muchas actividades maliciosas, aún es posible robar propiedad intelectual simplemente usando esas credenciales para iniciar sesión en ciertos sitios web.

De hecho, información reciente mostró que los piratas informáticos no siempre buscan datos bancarios o información personal. Estos “hackers millennials” robar información e ideas que puedan conducir a ganancias legales y fácilmente explicables.

Esta es la razón por la que es importante utilizar un sistema de gestión del conocimiento más seguro, en lugar de simplemente dejar sus ideas rentables en simples blocs de notas y procesadores de documentos en línea.

Por cierto, publicamos un libro electrónico sobre cómo involucrar a los empleados, que va muy bien con un sistema de gestión del conocimiento. Siéntete libre de descargarlo y leerlo.

¿Cuáles son algunos ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento?

1. Sistemas de Gestión de Documentos

Como sugiere el nombre, la gestión de documentos consiste en archivar documentos digitales. Lo que obtienes es como un presentación en línea, centralizada, digital que facilitará la recuperación de documentos y mejorará el flujo de trabajo.

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Para mejorar la seguridad, los sistemas de administración de documentos tienen contraseñas y procesos de respaldo que los protegen de amenazas externas. Desafortunadamente, la mayoría de los sistemas de administración de documentos solo tienen capacidades básicas y actualizar el sistema puede aumentar el costo asociado.

Ejemplos de sistemas de gestión de documentos incluyen:

  • hubspot
  • DOC lógico
  • Texto abierto

2. Sistemas de gestión de contenidos

Los sistemas de gestión de contenido (CMS) son similares a la gestión de documentos pero de una manera más avanzada. Aparte de los documentos, los sistemas de gestión de contenidos almacenar audio, video y otros archivos multimedia que no suelen ser compatibles con los sistemas de gestión de documentos.

Existen tres tipos de sistemas de gestión de contenidos:

  • CMS de código abierto
  • CMS propietario
  • CMS de software como servicio (SaaS)

Un CMS de código abierto tiene sin costo inicial. No es necesario que pague ninguna licencia o tarifa de actualización. Todo está bien en papel, pero la mayoría de las funcionalidades que obtiene de la oferta básica gratuita pueden considerarse básicas. Las actualizaciones y una mayor personalización son lo que debe pagar.

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Los ejemplos de CMS de código abierto incluyen:

  • WordPress
  • Joomla
  • Drupal

A diferencia del CMS de código abierto, las herramientas de CMS propietarias son administrado por una sola empresa. Todo lo que necesita hacer es comprar una tarifa de licencia o suscribirse mensualmente y pagar más por la personalización y las actualizaciones.

Los CMS propietarios pueden parecer costosos, pero por lo general paquete de más características listas para usar. También son más complicados que los CMS de código abierto y pueden requerir un extenso trabajo de desarrollo. Ejemplos de CMS propietarios incluyen:

  • Microsoft SharePoint
  • Gestión de contenido empresarial de IBM
  • Pulso CMS

SaaS CMS son soluciones virtuales alojadas en la nube. Los servicios se pueden comprar a través de un modelo de suscripción o por usuario/por sitio. Con un CMS SaaS, obtiene una combinación de software de administración de contenido web, alojamiento web y soporte técnico.

La mayoría de los CMS propietarios y de código abierto ofrecen SaaS CMS a precios significativamente más altos en comparación con sus ofertas básicas.

3. Bases de datos

Las bases de datos pueden considerarse más avanzadas que los tipos anteriores de sistemas de gestión del conocimiento. Por un lado, son software de computadora que captura, almacena, analiza e interactúa con datos.

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Las bases de datos sólidas permiten que múltiples usuarios (miles) no solo accedan a la información, sino que también interactúen con ella y realicen cálculos. El conocimiento almacenado en bases de datos puede ser muy seguro ya que estos sistemas prohíben la manipulación.

Ejemplos de bases de datos incluyen:

  • acceso Microsoft
  • servidor SQL
  • ibmdb2

4. Software de innovación

El software de innovación también puede considerarse un sistema de gestión del conocimiento. La mayoría de estas herramientas tienen alguna forma de permitir a los miembros recopilar y organizar ideas y conocimientos relacionados con un tema determinado.

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Lo que es aún mejor es que el conocimiento ingresado en estos sistemas puede inspirar más ideas de otros. Las mejores ideas pueden luego colocarse en la hoja de ruta de innovación y progresar en proyectos de innovación.

Ejemplos de software de innovación incluyen:

  • Aceptar misión
  • Viima
  • Bombo publicitario

En Accept Mission, hay un función de bandeja de entrada para temas y tópicos donde los usuarios pueden dejar sus ideas e información relacionada con el tema.

Digamos que hay una bandeja de entrada de "VR".

Los miembros de su organización pueden contribuir con ideas relacionadas con la realidad virtual que podrían ser beneficiosas. Aquellos que tienen conocimientos en realidad virtual también pueden dejar caer lo que saben para inspirar más ideas.

Una vez que tenga todas las ideas, puede ejecutar el proceso de selección y evaluar todas esas ideas utilizando las métricas y los criterios que diseñe. La mejor idea puede convertirse entonces en un proyecto de innovación, todo ello sin salir de la plataforma.

Accept Mission es la plataforma de gestión de la innovación más completa que existe. Uno de sus casos de uso es la gestión del conocimiento, donde sus miembros pueden compartir ideas sobre ciertos temas de interés.

¿Qué tal si lo revisa usted mismo y ve cómo funciona bien cuando se trata de la gestión del conocimiento? Reserve una demostración hoy y vea por sí mismo cómo la plataforma podría ayudarlo con sus necesidades y objetivos.