Sistema de gestión del conocimiento: Definición y ejemplos13 lectura mínima

Sistema de gestión del conocimiento

¿Cómo se relaciona la gestión del conocimiento con la innovación?

En el mundo de la innovación, plantearse esta pregunta es importante, ya que los conocimientos no utilizados no sirven para resolver problemas. Las personas de la empresa pueden aportar ideas útiles y compartir experiencias relevantes todo el tiempo.

Sin embargo, muchas organizaciones no recogen ni almacenan esta información. De ahí que dejen escapar ideas potenciales cuando no observan ningún beneficio directo.

Esta situación se da a menudo en las empresas sin saber cómo algunas de estas ideas pueden ser útiles en el futuro.

De ahí que las empresas deban establecer un proceso sistemático para documentar, almacenar y organizar minuciosamente estos conocimientos de forma que les resulten útiles.

Con ella, pueden recuperar información fácilmente y convertirla en valiosos proyectos de innovación que pueden beneficiar a la organización.

Aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión del conocimiento. Y en este artículo hablaremos de qué es un sistema de gestión del conocimiento, cuáles son sus ventajas y qué ejemplos puedes adaptar en tu empresa.

Empecemos.

¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?

Un sistema de gestión del conocimiento es cualquier herramienta o software que ayuda a almacenar y recuperar el conocimiento para un acceso y distribución rápidos. Estos sistemas se utilizan tanto dentro como fuera de la organización.

La mayoría de las empresas utilizan un sistema de gestión del conocimiento para ayudar a sus miembros a utilizar los conocimientos adquiridos y lograr mejores resultados. Para ello, la herramienta debe ser capaz de reunir todos los conocimientos e ideas en un solo lugar.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema de gestión del conocimiento?

En general, un sistema de gestión del conocimiento es importante para que una organización comparta efectivamente toda la información relevante con sus miembros.

En términos de innovación, estos sistemas ayudarán a que la proceso general más fluida. Con él, las ideas pueden recogerse, almacenarse y enriquecerse fácilmente.

Además, a medida que más personas con conocimientos comunes se basan en estas ideas, con el tiempo se vuelven aún mejores y más útiles.

Dicho esto, he aquí algunas de las ventajas de utilizar un sistema de gestión del conocimiento:

1. Mejor toma de decisiones

El conocimiento y la información tienen un papel importante en Toma de decisiones. De hecho, desempeñan un papel en cada una de las cuatro etapas de la toma de decisiones, a saber:

Identificación y estructuración del problema u oportunidad

Identificar, categorizar e interrelacionar un problema o una oportunidad es esencial para decidir si la situación requiere atención inmediata y una solución.

Además, sus detalles y otros elementos son cruciales para comprender de qué se trata. Y si afecta o no a la empresa de algún modo.

A medida que este proceso conduce a un mayor conocimiento de la situación, la empresa se hace más consciente de lo que puede hacer para resolverla.

Situar el problema o la oportunidad en el contexto.

Disponer de un sistema de gestión del conocimiento permite a las empresas estudiar a fondo un problema o una oportunidad siempre que sea necesario.

Esta información les servirá de guía para comprender cualquier cosa en su totalidad: causas, efectos y todo lo demás.

Además, estudiarlos a un nivel más profundo determinará qué problema u oportunidad debe resolver o aprovechar la empresa en beneficio de la organización.

Generación de alternativas

Comprender plenamente en qué consiste el problema o la oportunidad puede ayudarle a generar las opciones que puede utilizar para aventurarse en él o abordarlo.

Puedes empezar por discutir la gravedad de la situación y hacer una lluvia de ideas sobre cómo proceder. Recuerda que debes estar abierto a distintas ideas para afrontar la situación.

Puedes utilizar una herramienta de ideación para que este proceso sea mucho más fácil.

Elegir la mejor alternativa

Con un sistema de gestión del conocimiento, puedes revisar toda la información que tengas sobre el problema o la situación en cuestión.

A continuación, puedes ponerlo en paralelo con las ideas que has recopilado sobre el aspecto anterior de la toma de decisiones para ver qué alternativas se ajustan mejor a estas circunstancias y debatir los pros y los contras de cada enfoque.

Por ejemplo, supongamos que su organización quiere innovar en la forma en que sus productos se entregan a sus clientes. Ya ha reunido muchas ideas al pedirles a sus miembros que hagan una lluvia de ideas.

Mejor toma de decisiones

El siguiente paso consiste en seleccionar las ideas que merecen la pena y que tienen más posibilidades de resolver el problema. A continuación, los gestores y responsables de la toma de decisiones podrán conocerlas:

  • Cómo afectará cada idea a los resultados de la organización
  • Cuánto tiempo tomará el desarrollo de cada idea una vez que las coloque en la hoja de ruta de innovación

La respuesta a estas preguntas se puede encontrar en el sistema de gestión del conocimiento.

Simplemente, cuanta más información esté disponible, mejores serán las decisiones.

2. Acceso rápido a la información

La innovación es importante en términos de ventaja competitiva y supervivencia. Sólo podrá cosechar los beneficios de la innovación si racionaliza su proceso de innovación, lo cual es difícil de aplicar sin un proceso o un sistema que permita a todos adquirir o recuperar información fácilmente.

Como se ha dicho en el apartado anterior, la gestión de la información es importante para tomar mejores decisiones. La toma de decisiones puede mejorar si se hace con mayor rapidez, lo que puede suponer una gran diferencia a la hora de abordar problemas y oportunidades.

Por eso, hoy en día se puede acceder fácilmente a los sistemas de gestión del conocimiento en línea desde cualquier dispositivo. Esos conocimientos pueden necesitarse sobre la marcha, sin que el empleado esté en la oficina en ese preciso momento.

3. Mayor colaboración y generación de ideas

En innovación, una mejor colaboración y generación de ideas se reduce a una sola cosa: productividad.

Herramientas y técnicas de innovación.

Digamos que un equipo está a cargo de una oportunidad de innovación. Estos miembros podrían fácilmente trabajar juntos si hubiera una forma de que se comunicaran y compartieran conocimientos.

Esa es una de las razones por las que Accept Mission tiene un “tableros”, una herramienta de colaboración que permitir que los equipos trabajen juntos en tiempo real y compartan conocimientos entre sí. También se puede utilizar para generar ideas centradas en un tema o problema.

4. Mejora de la calidad de la información y los datos

Imagínese cuánto ápice de conocimiento se pierde simplemente porque no se registra. Lo mismo puede ocurrir en una organización. Las mejores ideas y soluciones siempre vendrán de personas que tienen más conocimientos sobre ese tema en particular.

Por ejemplo, el equipo que busque una solución sobre cómo innovar en la entrega de productos podrá hacer uso de la información procedente de personas que:

  • Conoce muy bien el producto.
  • Tiene conocimiento de cómo la entrega actual del producto
  • Tiene experiencia de cómo les afecta la entrega actual

De ahí la importancia de la información en la toma de decisiones. En este sentido, se generan mejores ideas cuando hay información de alta calidad procedente de las fuentes adecuadas.

5. Seguridad de la Propiedad Intelectual

Según un sitio web de seguridad web, 2244 ataques de piratería por día tienen lugar a nivel mundial, con un ataque cada 39 segundos en promedio. Este es un aumento de 671 TP2T en los últimos cinco años, con alrededor de 30 000 nuevos sitios web pirateados por día.

Aunque el propósito habitual de estos ataques es principalmente obtener nombres de usuario y contraseñas, que pueden usarse para muchas actividades maliciosas, aún es posible robar propiedad intelectual simplemente usando esas credenciales para iniciar sesión en ciertos sitios web.

De hecho, información reciente mostró que los piratas informáticos no siempre buscan datos bancarios o información personal. Estos “hackers millennials” robar información e ideas que puedan conducir a ganancias legales y fácilmente explicables.

Esta es la razón por la que es importante utilizar un sistema de gestión del conocimiento más seguro, en lugar de simplemente dejar sus ideas rentables en simples blocs de notas y procesadores de documentos en línea.

Por cierto, publicamos un libro electrónico sobre cómo involucrar a los empleados, que va muy bien con un sistema de gestión del conocimiento. Siéntete libre de descargarlo y leerlo.

¿Cuáles son algunos ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento?

1. Sistemas de Gestión de Documentos

Como su nombre indica, la gestión documental consiste en archivar documentos digitales. Lo que se obtiene es un presentación en línea, centralizada, digital que facilitará la recuperación de documentos y mejorará el flujo de trabajo.

Una vez organizados sus archivos, podrá localizarlos fácilmente y acceder a ellos sin tener que dedicar un tiempo valioso a clasificar innumerables archivos inútiles.

De este modo, puede ayudar a todo el equipo a ser más eficaz y productivo.

Sistemas de gestión de documentos

Para mejorar la seguridad, los sistemas de administración de documentos tienen contraseñas y procesos de respaldo que los protegen de amenazas externas. Desafortunadamente, la mayoría de los sistemas de administración de documentos solo tienen capacidades básicas y actualizar el sistema puede aumentar el costo asociado.

Ejemplos de sistemas de gestión de documentos incluyen:

  • hubspot
  • DOC lógico
  • Texto abierto

2. Sistemas de gestión de contenidos

Los sistemas de gestión de contenido (CMS) son similares a la gestión de documentos pero de una manera más avanzada. Aparte de los documentos, los sistemas de gestión de contenidos almacenar audio, video y otros archivos multimedia que no suelen ser compatibles con los sistemas de gestión de documentos.

Existen tres tipos de sistemas de gestión de contenidos:

  • CMS de código abierto
  • CMS propietario
  • CMS de software como servicio (SaaS)

Un CMS de código abierto tiene sin costo inicial. No es necesario que pague ninguna licencia o tarifa de actualización. Todo está bien en papel, pero la mayoría de las funcionalidades que obtiene de la oferta básica gratuita pueden considerarse básicas. Las actualizaciones y una mayor personalización son lo que debe pagar.

Sistemas de gestión de contenido

Los ejemplos de CMS de código abierto incluyen:

  • WordPress
  • Joomla
  • Drupal

A diferencia del CMS de código abierto, las herramientas de CMS propietarias son administrado por una sola empresa. Todo lo que necesita hacer es comprar una tarifa de licencia o suscribirse mensualmente y pagar más por la personalización y las actualizaciones.

Los CMS propietarios pueden parecer costosos, pero por lo general paquete de más características listas para usar. También son más complicados que los CMS de código abierto y pueden requerir un extenso trabajo de desarrollo. Ejemplos de CMS propietarios incluyen:

  • Microsoft SharePoint
  • Gestión de contenido empresarial de IBM
  • Pulso CMS

SaaS CMS son soluciones virtuales alojadas en la nube. Los servicios se pueden comprar a través de un modelo de suscripción o por usuario/por sitio. Con un CMS SaaS, obtiene una combinación de software de administración de contenido web, alojamiento web y soporte técnico.

La mayoría de los CMS propietarios y de código abierto ofrecen SaaS CMS a precios significativamente más altos en comparación con sus ofertas básicas.

3. Bases de datos

Las bases de datos pueden considerarse más avanzadas que los tipos anteriores de sistemas de gestión del conocimiento. Por un lado, son software de computadora que captura, almacena, analiza e interactúa con datos.

bases de datos

Las bases de datos sólidas permiten que múltiples usuarios (miles) no solo accedan a la información, sino que también interactúen con ella y realicen cálculos. El conocimiento almacenado en bases de datos puede ser muy seguro ya que estos sistemas prohíben la manipulación.

Ejemplos de bases de datos incluyen:

  • acceso Microsoft
  • servidor SQL
  • ibmdb2

4. Software de innovación

El software de innovación también puede considerarse un sistema de gestión del conocimiento. La mayoría de estas herramientas tienen alguna forma de permitir a los miembros recopilar y organizar ideas y conocimientos relacionados con un tema determinado.

También pueden debatir cada idea recogida en el programa. Pueden puntuarlas en función de criterios predeterminados, dejar comentarios y sugerencias, y mantenerse al día de su progreso.

Esto es exactamente lo que acelera el proceso de toma de decisiones y, al mismo tiempo, lo convierte en una actividad inclusiva en la que todos pueden participar y expresar sus opiniones.

bandeja de entrada de ideas

Lo que es aún mejor es que el conocimiento ingresado en estos sistemas puede inspirar más ideas de otros. Las mejores ideas pueden luego colocarse en la hoja de ruta de innovación y progresar en proyectos de innovación.

Ejemplos de software de innovación incluyen:

  • Aceptar misión
  • Viima
  • Bombo publicitario

En Accept Mission, hay un función de bandeja de entrada para temas y tópicos donde los usuarios pueden dejar sus ideas e información relacionada con el tema.

Digamos que hay una bandeja de entrada de "VR".

Los miembros de su organización podrán entonces aportar ideas relacionadas con la RV que puedan ser beneficiosas para la organización. Los que tienen conocimientos sobre RV también pueden dejar caer lo que saben para inspirar más ideas.

Una vez que tenga todos los conceptos necesarios, puede llevar a cabo el proceso de selección y evaluar todas esas ideas utilizando las métricas y los criterios que haya diseñado y acordado.

Accept Mission es la plataforma de gestión de la innovación más completa que existe. Uno de sus casos de uso es la gestión del conocimiento, donde sus miembros pueden compartir ideas sobre ciertos temas de interés.

¿Qué tal si lo revisa usted mismo y ve cómo funciona bien cuando se trata de la gestión del conocimiento? Reserve una demostración hoy y vea por sí mismo cómo la plataforma podría ayudarlo con sus necesidades y objetivos.

Publicado en: febrero 25th, 2021Categorías: Innovation management, Innovation strategy, Portfolio Management

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