Hoe verhoudt kennismanagement zich tot innovatie?

Het is heel belangrijk om deze vraag te stellen, aangezien ongebruikte kennis niet kan worden gebruikt om problemen op te lossen. Nuttige ideeën worden voortdurend aangewakkerd en veel organisaties slaan ze niet op of laten ze doorgaan als ze geen direct voordeel zien, terwijl sommige ideeën in de toekomst erg nuttig kunnen zijn.

Je zou deze ideeën ook als kennis kunnen beschouwen, evenals beoordeelde innovatieprojecten en geleerde lessen als ze goed gedocumenteerd zijn. Daarom is het van vitaal belang om een systeem te hebben om de kennis die nodig is voor deze ideeën te organiseren.

Dat is waar kennismanagementsystemen om de hoek komen kijken.

Wat is een kennismanagementsysteem?

Een kennisbeheersysteem is elk hulpmiddel of elke software die helpt bij het opslaan en ophalen van kennis voor snelle toegang en distributie. Deze systemen worden zowel binnen de organisatie als daarbuiten gebruikt.

De meeste organisaties gebruiken een kennismanagementsysteem om hun leden te helpen kennis te gebruiken om betere resultaten te behalen. Om dit te doen, moet de tool alle kennis en ideeën op één plek kunnen verzamelen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een kennismanagementsysteem?

Over het algemeen is een kennismanagementsysteem belangrijk voor een organisatie om alle relevante informatie effectief te delen met haar leden.

In termen van innovatie zullen deze systemen helpen om de overal proces soepeler en gemakkelijker omdat ideeën gemakkelijk kunnen worden verzameld, opgeslagen en verrijkt. Bovendien, naarmate meer mensen met gemeenschappelijke kennis op ideeën voortbouwen, zullen die ideeën beter zijn.

Daarom zijn hier enkele voordelen van het gebruik van een kennisbeheersysteem:

1. Betere besluitvorming

Kennis en informatie spelen een belangrijke rol bij besluitvorming. In feite spelen ze een rol in elk van de vier stadia van besluitvorming, namelijk:

  • Identificatie en structurering van het probleem of de kans
  • Het probleem of de kans in de context plaatsen
  • Generatie van alternatieven
  • Het beste alternatief kiezen

Stel dat uw organisatie bijvoorbeeld wil innoveren hoe uw producten aan uw klanten worden geleverd. Je hebt al veel ideeën verzameld door je leden te vragen om te brainstormen.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

De volgende stap is om te selecteren welke ideeën het nastreven waard zijn en welke de grootste kans hebben om het probleem op te lossen. Het zal dan gunstig zijn voor de managers en besluitvormers om te weten over:

  • Hoe elk idee het bedrijfsresultaat van de organisatie zal beïnvloeden
  • Hoe lang de ontwikkeling van elk idee duurt als je ze eenmaal in de innovatieroadmap hebt geplaatst

Het antwoord op deze vragen is dan te vinden in het kennismanagementsysteem.

Simpel gezegd, hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter de beslissingen zullen zijn.

2. Snelle toegang tot informatie

Innovatie is belangrijk in termen van concurrentievoordeel en overleving. U kunt alleen de vruchten plukken van innovatie als u uw innovatieproces stroomlijnt, dat moeilijk te implementeren is zonder een proces of een systeem waarmee iedereen snel toegang heeft tot informatie.

Zoals eerder aangegeven is informatiemanagement belangrijk voor een betere besluitvorming. Besluitvorming kan worden verbeterd als het sneller wordt gedaan, wat een groot verschil kan maken in het bedrijfsleven.

Daarom zijn kennismanagementsystemen tegenwoordig eenvoudig online toegankelijk op elk apparaat. Die kennis kan onderweg nodig zijn, terwijl de medewerker op dat exacte moment niet op kantoor is.

3. Verbeterde samenwerking en het genereren van ideeën

Bij innovatie komt betere samenwerking en het genereren van ideeën neer op één ding: productiviteit.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

Stel dat een team de leiding heeft over een innovatiekans. Deze leden zouden gemakkelijk kunnen samenwerken als er een manier zou zijn om met elkaar te communiceren en kennis te delen.

Dat is een van de redenen waarom Accept Mission een “borden”-functie, een samenwerkingstool die teams in staat stellen om in realtime samen te werken en kennis met elkaar te delen. Het kan ook worden gebruikt om ideeën te genereren rond een thema of een probleem.

4. Verbeterde kwaliteit van informatie en gegevens

Stel je voor hoeveel kennis er verloren gaat, simpelweg omdat het niet wordt vastgelegd. Hetzelfde kan gebeuren in een organisatie. Betere ideeën en oplossingen zullen altijd komen van mensen die meer kennis hebben van dat bepaalde onderwerp.

Het team dat bijvoorbeeld op zoek is naar een oplossing voor het innoveren van de productlevering, kan gebruikmaken van informatie van mensen die:

  • Ken het product heel goed
  • Heeft kennis over hoe de huidige productlevering
  • Heeft ervaring met hoe de huidige levering hen beïnvloedt

Dit zal dan teruggrijpen op hoe informatie belangrijk is bij de besluitvorming. In die zin worden betere ideeën gegenereerd wanneer er informatie van hoge kwaliteit uit de juiste bronnen komt.

5. Beveiliging van intellectueel eigendom

Volgens een webbeveiligingswebsite, 2.244 hackaanvallen per dag vinden wereldwijd plaats, met gemiddeld elke 39 seconden een aanval. Dit is een stijging van 67% in de afgelopen vijf jaar, waarbij ongeveer 30.000 nieuwe websites per dag worden gehackt.

Hoewel het gebruikelijke doel van deze aanvallen meestal is om gebruikersnamen en wachtwoorden te verkrijgen, die voor tal van kwaadaardige activiteiten kunnen worden gebruikt, is het nog steeds mogelijk om intellectueel eigendom te stelen door simpelweg die inloggegevens te gebruiken om in te loggen op bepaalde websites.

Eigenlijk, recente informatie toonde aan dat hackers niet altijd uit zijn op bankgegevens of persoonlijke informatie. Deze "millennial hackers" informatie en ideeën stelen die kunnen leiden tot legale en gemakkelijk verklaarbare winst.

Daarom is het belangrijk om een veiliger kennisbeheersysteem te gebruiken, in plaats van uw winstgevende ideeën achter te laten in eenvoudige notitieblokken en online documentverwerkers.

Trouwens, we publiceerden een ebook over hoe je medewerkers kunt betrekken, wat heel goed samengaat met een kennismanagementsysteem. Voel je vrij om het te downloaden en te lezen.

Wat zijn enkele voorbeelden van kennismanagementsystemen?

1. Documentbeheersystemen

Zoals de naam al doet vermoeden, gaat documentbeheer over het archiveren van digitale documenten. Wat je krijgt is als een online, gecentraliseerde, digitale archivering dat maakt het gemakkelijk om documenten op te halen en de workflow te verbeteren.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

Om de beveiliging te verbeteren, hebben documentbeheersystemen wachtwoorden en back-upprocessen die ze beschermen tegen bedreigingen van buitenaf. Helaas hebben de meeste documentbeheersystemen alleen basismogelijkheden, en het upgraden van het systeem kan de bijbehorende kosten verhogen.

Voorbeelden van documentbeheersystemen zijn:

  • HubSpot
  • LogischeDOC
  • OpenText

2. Contentbeheersystemen

Content Management Systemen (CMS) zijn vergelijkbaar met documentbeheer, maar op een meer geavanceerde manier. Afgezien van documenten, contentmanagementsystemen audio-, video- en andere mediabestanden opslaan die doorgaans niet worden ondersteund door documentbeheersystemen.

Er zijn drie soorten contentmanagementsystemen:

  • Open source CMS
  • Eigen CMS
  • Software as a Service (SaaS) CMS

Een open-source CMS heeft: geen initiële kosten. U hoeft geen licentie- of upgradekosten te betalen. Op papier is het allemaal goed, maar de meeste functionaliteiten die u van het gratis kernaanbod krijgt, kunnen als eenvoudig worden beschouwd. Upgrades en verdere aanpassingen zijn waar u voor moet betalen.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

Voorbeelden van open source CMS zijn:

  • WordPress
  • Joomla
  • Drupal

In tegenstelling tot open-source CMS, zijn propriëtaire CMS-tools: beheerd door slechts één bedrijf. Het enige wat u hoeft te doen is een licentievergoeding kopen of u maandelijks abonneren en extra betalen voor aanpassingen en upgrades.

Gepatenteerd CMS lijkt misschien duur, maar ze zijn meestal: pak meer functies uit de doos. Ze zijn ook ingewikkelder dan open-source CMS en vereisen mogelijk uitgebreid ontwikkelingswerk. Voorbeelden van eigen CMS zijn:

  • Microsoft SharePoint
  • IBM Enterprise Content Management
  • Puls CMS

SaaS CMS zijn virtuele oplossingen die in de cloud worden gehost. Diensten kunnen worden gekocht via een abonnementsmodel of per gebruiker/per-site. Met een SaaS CMS krijgt u een combinatie van webcontentmanagementsoftware, webhosting en technische ondersteuning.

De meeste open-source en propriëtaire CMS bieden SaaS CMS aan voor aanzienlijk hogere prijzen in vergelijking met hun basisaanbod.

3. Databases

Databases kunnen als geavanceerder worden beschouwd dan de eerdere typen kennisbeheersystemen. Ten eerste zijn ze computersoftware die gegevens vastlegt, opslaat, analyseert en ermee communiceert.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

Dankzij robuuste databases hebben meerdere gebruikers (in de duizenden) niet alleen toegang tot de informatie, maar kunnen ze er ook mee communiceren en berekeningen uitvoeren. Kennis die is opgeslagen in databases kan zeer veilig zijn omdat deze systemen manipulatie verbieden.

Voorbeelden van databases zijn:

  • Microsoft Access
  • SQL-server
  • IBM DB2

4. Innovatiesoftware

Innovatiesoftware kan ook worden beschouwd als een kennismanagementsysteem. De meeste van deze tools hebben een manier om: leden in staat stellen ideeën en kennis rondom een bepaald thema te verzamelen en te ordenen.

Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden<span class="wtr-time-wrap after-title"><span class="wtr-time-number">11</span> min lezen</span>

Wat nog beter is, is dat kennis die in deze systemen is ingevoerd, meer ideeën van anderen kan inspireren. De beste ideeën kunnen vervolgens in de innovatieroadmap worden geplaatst en doorgroeien naar innovatieprojecten.

Voorbeelden van innovatiesoftware zijn:

  • Accepteer missie
  • Viima
  • hype

In Accept Mission is er een inbox-functie voor thema's en onderwerpen waar gebruikers kunnen hun ideeën en informatie met betrekking tot het onderwerp laten vallen.

Laten we zeggen dat er een "VR"-inbox is.

Leden van uw organisatie kunnen dan ideeën met betrekking tot VR inbrengen die nuttig kunnen zijn. Degenen die kennis hebben van VR, kunnen ook laten vallen wat ze weten om meer ideeën te inspireren.

Zodra u alle ideeën heeft, kunt u het selectieproces uitvoeren en al die ideeën beoordelen aan de hand van de meetwaarden en criteria die u ontwerpt. Het beste idee kan dan een innovatieproject worden, allemaal zonder het platform te verlaten.

Accept Mission is het meest complete innovatiemanagementplatform dat er is. Een van de use-cases is kennisbeheer, waarbij uw leden ideeën kunnen delen over bepaalde interessante onderwerpen.

Wat dacht je ervan om het zelf te bekijken en te zien hoe het goed van pas komt als het gaat om kennisbeheer. Boek vandaag nog een demo en ontdek zelf hoe het platform uw behoeften en doelen kan helpen.