So verwenden Sie die Projektprioritätenmatrix für Innovationen10 Minute gelesen

Manchmal fällt es Führungskräften schwer, alle Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen, insbesondere wenn Arbeitskräfte, Ressourcen und Zeit begrenzt sind.

Jede Abteilung hat ihre eigene Liste mit Projekten und Ideen, die es zu entwickeln gilt, und es ist kein Spaziergang im Park, herauszufinden, welche dieser Vorschläge es wert sind, sich darauf einzulassen. Es ist ein rigoroser Prozess, der Zeit erfordert, um objektiv zu studieren und sich zu entscheiden.

Da die meisten dieser Ideen sehr umsetzbar und für das Unternehmen von Vorteil sein könnten, wie wählen Sie die besten für die Umsetzung aus? Welche Faktoren müssen Sie außerdem berücksichtigen, wenn Sie diese Entscheidungen treffen?

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektprioritätsmatrix ist und was sie zum Projektauswahlprozess beiträgt.

Lasst uns beginnen.

Was ist eine Prioritätsmatrix?

Eine Projektprioritätsmatrix ist von Bedeutung Projektmanagement-Tool Das hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, indem sie sich auf die wichtigsten Ideen, Aufgaben, Prozesse und Aktivitäten konzentrieren können.

Hier ist ein Beispiel für eine einfache Prioritätsmatrix:

Es ist ein einfaches Werkzeug, das sortiert Projekte nach Wichtigkeit nach bestimmten Kriterien.

Da es hilft, die Sichtung und Bewertung von Ideen ein akribischer Prozess, die Ausführung entwickelt sich dann zu einem klaren und spezifischen Kurs. Das Ergebnis? Kritische Innovationsprojekte bleiben auf Kurs, die strategische Ausrichtung wird beachtet und Prozesse werden effizient geplant und durchgeführt.

Warum ist Priorisierung wichtig?

Die Priorisierung der besten Projekte und Ideen führt zu exzellenter Ausführung und strategischer Leistung. 

Wenn ein Unternehmen Effizienz priorisiert:

1. Die Ressourcenzuweisung wird einfach.

Tatsache ist, dass die Ressourcen Ihres Unternehmens begrenzt sind. Wenn Ihre Prioritäten unbestimmt sind, wird die effektive Zuweisung Ihrer Ressourcen zu einer Herausforderung. Unsachgemäße Ressourcenzuweisung führt zu Kostenexplosionen, Lieferverzögerungen und Projektentgleisungen.

Im Wesentlichen hilft die Priorisierung bestimmter Projekte, Aufgaben und Aktivitäten Unternehmen zu verstehen, wann und wo sie ihre Ressourcen investieren müssen.

2. Die richtigen Projekte und Ideen werden umgesetzt.

Die besten Ideen und Innovationsprojekte sind diejenigen, die die Unternehmensziele unterstützen und gleichzeitig den ROI maximieren. Wenden Sie die Projektpriorisierungsmatrix an Schärfung des Screening- und Bewertungsprozesses.

Mit einer datengesteuerten Priorisierung Auswahl der richtigen Projekte und Ideen wird einfacher und schneller für Sie.

3. Rückschläge und potenzielle Verluste werden minimiert.

Die Durchführung von Innovationsprojekten ist mit Risiken verbunden. Verzögerte und verschobene Projekte sind kostspielig, daher ist es für jede Organisation von entscheidender Bedeutung, dies zu tun alle Vor- und Nachteile einer Idee abwägen und ermitteln.

Eine effektive Priorisierung beinhaltet die Ermittlung der kostenintensivsten Projekte und die Feststellung, ob die aktuellen Ressourcen diese Projekte aufrechterhalten können und ob sie den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und seiner Kunden entsprechen oder nicht.

4. Fortschritte können besser nachverfolgt werden.

Der Fokus wird festgelegt, wenn Aufgaben, Projekte und Ideen priorisiert werden. Sobald Priorisierungen vorgenommen wurden, Jede Aktivität kann von Anfang bis Ende genau überwacht werden. Identifizieren Sie welche Faktoren Sie in die Messung und Nachverfolgung des Fortschritts einbeziehen möchten.

Da jedes Unternehmen anders ist, können diese Kennzahlen und KPIs variieren. Bestimmen Sie, welchen Wert jede Idee und jedes Projekt in Ihr Unternehmen bringen kann, und finden Sie heraus, ob es die Zeit, Energie, das Geld und die Mühe wert ist, sich darauf einzulassen.

5. Strategische Ausrichtung geschieht.

Brightline-Initiative, eine Wissens- und Networking-Plattform, führte eine Umfrage mit über 500 Führungskräften aus verschiedenen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von $1 Milliarden oder mehr zu den Problemen durch, denen sie in Bezug auf die strategische Ausrichtung gegenüberstehen.

Hier sind die Erkenntnisse:

Diese Unternehmen halten mindestens 20% ihrer Projekte für die „Falschen“.

Obwohl diese Zahl niedrig ist, kann die Anwendung der Projektprioritätsmatrix im Auswahlprozess Unternehmen davon abhalten, die falschen Projekte durchzuführen, indem viele Faktoren berücksichtigt werden, um einer ersten Idee ein „Go“-Signal zu geben.

Die Mehrheit der Führungskräfte gab an, ihre Ziele nicht erreicht zu haben (90%).

Der Ausführungsprozess an sich ist ein Risiko. Dies unterstreicht den Grund, warum es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, zu verstehen, welche Projekte und Ideen priorisiert und fokussiert werden müssen – um diejenigen auszuwählen, die ihre Ziele in jeder Hinsicht beinhalten und widerspiegeln.

Mit diesen alarmierenden Statistiken ist Brightlight zu dem Schluss gekommen, dass die strategische Ausrichtung die Geschäftsleistung eines Unternehmens durch 80% verbessert.

Warum funktioniert die Projektprioritätenmatrix?

Innovationsprojekte haben unterschiedliche Anforderungen. Einige sind dringender als andere, was bedeutet, dass sie möglicherweise mehr Aufmerksamkeit erfordern als der Rest.

1. Das Erstellen einer Prioritätenliste ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Es filtert unnötige Aufgaben und Aktivitäten heraus, sodass nichts den Ausführungsprozess stört. Es ermöglicht Ihnen vor allem, über den Tellerrand zu schauen und zu erkennen, welche Innovationsprojekte wichtiger sind als andere.

Psychologisch wird dieses Prinzip als „selektive Aufmerksamkeit“ bezeichnet.

2. Es hält Ihre Augen auf die Auswahl der besten Projekte und Ideen für die Umsetzung gerichtet.

Neben Ihren Geschäftszielen und -strategien hilft Ihnen eine Projektprioritätsmatrix die besten Projekte auswählen und Ideen durch bestimmte Kriterien.

Es hält Ihr Gehirn von Erschöpfung fern, genauso wie die Projektprioritätsmatrix Ihre Organisation davon abhält, Zeit und Ressourcen für Projekte und Ideen mit sehr geringem Wert zu verschwenden.

3. Ihr Team kann sich immer nur auf ein Projekt konzentrieren.

Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten gut zu erfüllen. Außerdem können Sie den Fortschritt des Projekts genau verfolgen.

So verwenden Sie die Projektprioritätsmatrix

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie und warum die Prioritätsmatrix funktioniert, ist es an der Zeit, dieses Wissen in die Tat umzusetzen.

Befolgen Sie diese Schritte, um loszulegen.

1. Bestimmen Sie die Ziele: Jedes Produkt, jede Aktivität, Dienstleistung, jedes Projekt oder jede Idee beginnt mit einem Ziel. Identifizieren Sie anhand dessen eine Reihe von Kriterien, anhand derer Sie Ihre Projekte, Lösungen oder Ideen bewerten möchten. Berücksichtigen Sie alle Faktoren, die Sie bei der effektiven Priorisierung dieser Elemente berücksichtigen müssen.
2. Weisen Sie jedem Kriterium, das Sie in der Matrix aufgelistet haben, eine bestimmte Gewichtung zu: Bestimmen Sie die Wichtigkeit, die jedes Kriterium für Ihr Unternehmen hat. In der Regel werden hundert Punkte auf die Kriterien verteilt, Sie können aber auch jedem einen Zahlenwert zuweisen.
3. Stellen Sie die Scoring-Werte fest: Entscheiden Sie anhand Ihres Rankings oder Vergleichs. Bei der Punktevergabe gibt es kein richtig oder falsch. Wählen Sie einfach ein Modell oder eine Waage aus, die am besten zu Ihrem Ziel passt. Denken Sie dabei daran, Ihre Matrix einfach und leicht zu navigieren, zu interpretieren und zu verstehen.
4. Brainstorme und bewerte die Lösungen: Es ist an der Zeit, Ihre Projekte, Ideen, Aktivitäten oder Lösungen zu bewerten. Sammeln Sie Ihre gewünschten Befragten (Kunden, Team, Fachexperten usw.) zusammen und lassen Sie sie die Bewertung individuell beantworten, um einen relevanten und objektiven Standpunkt zu erreichen.
5. Berechnen Sie die gewichteten Punkte: Wenn alle fertig sind, beginnen Sie mit der Berechnung der gewichteten Punktzahlen aller Befragten. Wie Sie diesen Schritt durchführen, hängt normalerweise von der Art der Matrix ab, die Sie verwenden, aber im Allgemeinen wird die Punktzahl jeder Option mit der zugehörigen Kriteriumsgewichtung multipliziert, um jede kumulative Punktzahl zu erhalten.
6. Vergleichen Sie die Ergebnisse: Achten Sie darauf, die Bewertung frei von Vorurteilen zu halten. Besprechen Sie die Meinungsverschiedenheiten mit Ihrem Team, bis eine einstimmige Entscheidung erreicht ist. Konsolidieren Sie die Ergebnisse und erstellen Sie daraus eine Prioritätenliste.

Dinge, die Sie bei der Verwendung einer Projektprioritätsmatrix vermeiden sollten

Es gibt zwei wichtige Dinge, die Sie vermeiden müssen, damit Ihre Projektprioritätsmatrix äußerst nützlich und relevant bleibt:

1. Kriterien sind unternehmenszentriert

Projekte, Produkte, Dienstleistungen und Ideen werden als Lösungen für die Probleme Ihrer Kunden konzipiert, daher ist es selbstverständlich und entscheidend, dass sie in den Auswahlprozess der Kriterien einbezogen werden.

So wertvoll die Ansichten und Meinungen des Unternehmens auch sind, bedenken Sie, dass es Ihre Kunden sind, die Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen. Um zum Erfolg des Ausführungsprozesses beizutragen, müssen die Kriterien stattdessen kundenorientiert sein.

2. Null Zusammenarbeit beim Scoring

Auch bei der Entscheidung über Prioritäten ist Kundenorientierung entscheidend. Zusammenarbeiten mit Ihren Stakeholdern und anderen wichtigen Personen in Ihrer Projektprioritätsmatrix verhindert, dass subjektive Urteile die Daten unzuverlässig machen.

Stellen Sie einfach einen Konsens her, indem Sie mit Ihren Befragten über zusammenarbeiten Auftrag annehmen. Diese Plattform ermöglicht es Organisationen, Ideen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und an ihnen zusammenzuarbeiten, indem sie sie positiv bewerten, verfolgen, bewerten und sogar über Updates benachrichtigt werden.

Nächste Schritte: Nachdem Sie nun die besten Ideen und Innovationsprojekte ausgewählt haben, an denen Sie arbeiten möchten, ist es an der Zeit, einen soliden Plan für deren Umsetzung zu entwickeln. TU dich zusammen mit Auftrag annehmen und holen Sie sich alles Notwendige, um den Innovationsmotor ins Rollen zu bringen.

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