فهم مصفوفة تقييم المخاطر: ما هي ولماذا هي مهمة في الابتكار14 دقيقة قراءة

يقول الناس إن التصدي للمخاطر يجلب المكافآت المحتملة. وفي حين أن هذا صحيح إلى حد ما، إلا أن هذا لا يعني أنه لا توجد حاجة للشركات إلى إدارة المخاطر بشكل سليم.

ستكون هناك دائمًا ظروف غير متوقعة ومخاطر غير متوقعة للشركة، ولكن قد يؤدي ذلك إلى أضرار وخسائر محددة إذا تُركت دون تداركها. وهذا هو السبب في أهمية تحديد المخاطر وتقييمها وتحليلها قبل وقوعها.

واليوم، هناك طلب متزايد على الشركات لوضع خطط لتقييم المخاطر تساعدها في تطوير أساليب التخفيف من المخاطر من أجل إنجاز المشروع بسلاسة.

هذا هو المجال الذي يمكن أن يساعد فيه فهم مصفوفة تقييم المخاطر، بما في ذلك ماهيتها وسبب أهميتها في الابتكار.

ما هي مصفوفة تقييم المخاطر؟

تُعرف مصفوفة المخاطر أيضًا باسم مصفوفة الاحتمالات أو مصفوفة التأثير.

هذه أداة مفيدة لتقييم المخاطر لأنها تركز على احتمالية المخاطر المحتملة. يمكن أن ترشدك مصفوفة تقييم المخاطر في حساب مخاطر المشروع بسرعة.

يحقق ذلك من خلال اكتشاف المشاكل المحتملة وتقييم العواقب المحتملة. وهذا يجعل من السهل التعرف على المشاكل وتحديد أولوياتها.

علاوة على ذلك، نظرًا لأن الجهود ستكون ضرورية للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد، فإن مصفوفة المخاطر أمر بالغ الأهمية في عرض المخاطر المرتبطة بمشروع الابتكار بشكل واضح، مما يسمح للشركات بوضع استراتيجية للتخفيف من المخاطر وتدابير الاستجابة للمخاطر.

يقلل بشكل كبير من احتمالية المخاطر من أجل تعزيز نتائج المشروع.

كيف تعمل مصفوفة تقييم المخاطر؟

تتمحور مصفوفة المخاطر حول عنصرين متكاملين:

1. إمكانية حدوث المخاطرة
2. التأثير المحتمل لوقوع الخطر على الأعمال التجارية

بعبارة أخرى، إنها أداة تسمح لك بتصور احتمالية الخطر المحتمل مقابل شدة الخطر المحتمل.

يتم تصنيف المخاطر إلى عالية أو متوسطة أو منخفضة بناءً على احتمالية حدوثها وشدتها.

وهو في جوهره يوفر صورة واقعية لجميع المخاطر التي تواجهها شركتك، مما يسمح لك بتحليل تأثيرها ووضع خطة شاملة لإدارة المخاطر.

ما أهمية مصفوفة تقييم المخاطر؟

تعتبر مصفوفة المخاطر مهمة للابتكار لثلاثة أسباب رئيسية:

1. تحديد المخاطر والآثار المحتملة

قد تكون المخاطر موجودة ومتكررة، مثل خبراء التدقيق والأمن والخبراء التنظيميين.

تسمح لك مصفوفة تقييم المخاطر بتحديد فئات معينة من المخاطر، بالإضافة إلى احتمالية وقوعها وشدتها، مما يتيح لك الاحتفاظ بمنظور في الوقت الفعلي لمشهد المخاطر الديناميكي.

حتى لو كانت بعض المخاطر لا يمكن التنبؤ بها، فقد تكشف الشركات عن أجزاء كبيرة من التعرض للمخاطر من خلال ترقية إجراءات إدارة المخاطر المؤسسية.

يمكن للشركات الحفاظ على الاستدامة على المدى الطويل في بيئة مخاطر شديدة التغير والتعقيد من خلال البحث والرصد عن مؤشرات التحذير المتقدمة أو الأحداث المحفزة التي تشير إلى وجود خطأ ما.

كما تساعد أدوات تقييم المخاطر الاستراتيجية، مثل مصفوفة المخاطر، الشركات على تحديد اتجاهات المخاطر، أي المخاطر التي من المتوقع أن تتكرر وبالتالي تستلزم نهجاً سنوياً للتخفيف من حدة المخاطر.

2. تحديد أولويات المخاطر على أساس درجة خطورتها.

بغض النظر عن المجال الذي تنتمي إليه، فإن المخاطر تأتي بدرجات متفاوتة وتؤدي إلى عواقب وخيمة متنوعة. تُمكّنك مصفوفة المخاطر من تحديد أخطر المخاطر التي ستواجهها شركتك.

إن الحصول على فهم كامل لمشهد المخاطر الحديثة أمر ضروري لتجنب الخسائر المحتملة.

يجب على جميع المؤسسات أن تتقبل قدرًا معينًا من المخاطر من أجل تحقيق الازدهار، ولكن يمكن للتهديدات المعايرة القائمة على تقييم شامل للمخاطر أن تفيد الشركات في إدارة المخاطر بطريقة تساعدها على تحقيق أهدافها.

في مرحلة ما، قد تفكر في تخصيص موارد لكل خطر تجاري محتمل.

ومع ذلك، يجب إعطاء الأولوية لبعض المخاوف التقنية على غيرها، مثل الضرر الكبير في صورة العلامة التجارية بسبب انتهاكات الخصوصية أو الارتفاع الباهظ في نفقات التشغيل بسبب الكوارث الكارثية.

3. إدارة المخاطر بشكل استراتيجي

كما ذكرنا منذ قليل، تحمل المخاطر أوزاناً وعواقب مختلفة. وتساعد مصفوفة تقييم المخاطر المهنيين على تصميم نهج مصمم خصيصاً لمعالجة حالات التهديد المفرط من خلال معالجة المشاكل الأكثر إلحاحاً.

إن تركيز جهودك ومواردك على أكبر المخاطر سيؤدي إلى تحسين استراتيجية عملك بالكامل لأن هذه المخاطر لها التأثير الأكبر والتي قد تؤدي بعد ذلك إلى أكبر قدر من العجز.

فالتأخير المؤقت في عملية المشروع، على سبيل المثال، لن يكون له تأثير يذكر من وجهة نظر إدارة المشروع إذا تم تصميم مهلة كافية منذ المرحلة المبكرة من تطوير المشروع.

من ناحية أخرى، سيكون للقلق المالي الذي يرفع تكلفة المشروع بشكل كبير تأثير كبير وسيتطلب إطارًا إداريًا محددًا.

في النهاية، لا مفر من المخاطر. لكن التخطيط الدقيق والاستعداد لمواجهة المخاطر والمشاكل المحتملة سيعزز نجاح المشروع. يصبح التخطيط للمخاطر والتهديدات المحتملة أبسط بكثير بمساعدة مصفوفة المخاطر.

كيفية عمل مصفوفة تقييم المخاطر

إليك كيفية عمل مصفوفة تقييم المخاطر:

1. تحديد المخاطر التي تصاحب المشروع

الخطوة الأولى في استخدام إدارة المخاطر هي تحديد وتحديد المخاطر المرتبطة بـ مشروع الابتكار. التفاصيل المعقدة لـ مبادرة الابتكار يجب أن تشير إلى محاولة سريعة واستباقية للحد من الخسارة وغيرها من أشكال المشاكل الأخرى.

حدد جميع التحديات المحتملة والشكوك المحتملة قدر المستطاع وقم بذلك مع فريقك للحصول على مجموعة متنوعة من وجهات النظر.

تعرّف على جميع المواقف المحتملة مع فريق المشروع للتعرف على المواقف المحفوفة بالمخاطر وسيناريوهات العمل الأخرى غير المؤكدة التي يمكن أن تضع مشاريعك وبرامج الابتكار الأخرى في مأزق.

يمكنك أيضًا اختيار إنشاء إرشادات وإجراءات وحتى بروتوكولات تستند إلى تجارب المشاريع السابقة للكشف عن المخاطر وإدارتها. ركز في المقام الأول على اكتشاف المخاطر المحتملة المرتبطة بكل مشروع جديد.

2. تحليل المخاطر وتصنيفها.

نظراً لتزايد حجم وتنوع مخاطر الأعمال التجارية وتنوعها، فمن الأهمية بمكان أن تقوم بتأسيس فهم كامل لبيئة المخاطر بأكملها.

بعد تحديد جميع المخاطر التي تأتي مع مشروع معين، ناقش مع الأطراف المعنية وقم بتقييم جميع المشاكل المحتملة التي كشفت عنها في الخطوة الأولى. ضع في اعتبارك أي من الفئات التالية تندرج تحتها المخاطر المدرجة في قائمتك.

• التشغيل. يُشار إلى احتمالية حدوث خسائر ناتجة عن إجراءات أو قواعد أو تقنيات أو تطورات خاطئة أو معيبة تضر بأنشطة الشركة بالمخاطر التشغيلية. إن الأخطاء البشرية، والعمليات غير القانونية مثل الاختلاس والسرقة، وغيرها من الحوادث المادية والهيكلية الأخرى هي حالات من المتغيرات التي يمكن أن تساهم في حدوث المخاطر التشغيلية.

• الشؤون المالية. يُشار إلى مخاطر فقدان الأموال والموارد المالية الأخرى في مسعى تجاري بالمخاطر المالية. وتُعد مخاطر الائتمان ومخاطر السيولة والمخاطر التشغيلية من أكثر المخاطر المالية انتشارًا وتنوعًا. والمخاطر المالية هي نوع من المخاطر التي يمكن أن تؤدي في النهاية إلى خسارة رأس المال لمن يتعرض لها.

• خارجي. المخاطر الخارجية هي في كثير من الأحيان أحداث اقتصادية تحدث خارج إطار الشركة. ولا يمكن تنظيم الأنشطة الخارجية التي تخلق مخاطر خارجية أو التنبؤ بها بدقة كبيرة. ومع ذلك، يمكن أن تكون استجابة الشركة للتهديدات الخارجية.

• الاستراتيجية. تشير المخاطر الاستراتيجية إلى التهديدات التي قد تواجهها الشركة كنتيجة لخيارات اقتصادية سيئة. وغالباً ما تكون المخاطر الاستراتيجية جانباً حاسماً في تحديد قيمة الشركة، خاصة إذا شهدت المؤسسة هبوطاً سريعاً في فترة وجيزة.

ابدأ بالتركيز على أكبر المخاطر المرتبطة بمشاريع الشركة وأنشطتها. ضيّق انتباهك إلى أنشطة معينة داخل تلك المجالات بما في ذلك قيادة الموردين.

ستحتاج إلى تقييم التأثيرات المحتملة التي تشكلها المخاطر التي تهدد الشركة لابتكار طرق يمكن أن تخفف من آثارها. ناقش مع أصحاب المصلحة في المؤسسة وقدم لهم تحليلاً حقيقياً للمعلومات.

من المهم دراسة كل عنصر من العناصر المرتبطة بهذه المشاكل بشكل مستفيض، بالإضافة إلى احتمالية تكرارها من أجل وضع خطة فعالة في التعامل معها.

في نهاية المطاف، يجب على كل قائد مشروع أن يستخدم طريقة مخصصة ومميزة لتحليل المخاطر، ولهذا السبب يتم التحقيق في كل عنصر من عناصر المخاطر لوضع خطة لحل المخاطر.

3. تقييم وقياس آثار المخاطر

في هذه الخطوة، يجب عليك دراسة وتقييم آثار المخاطر التي اكتشفتها في المرحلتين السابقتين من إنشاء نموذج تقييم المخاطر. بعد ذلك، يجب عليك أن تقرر ما إذا كان تأثير المخاطر طفيفاً جداً أو حرجاً للغاية بالنسبة لمشروعك.

ولمعرفة ذلك، قم بتقييم وقياس آثار المخاطر باستخدام المصفوفتين الأساسيتين في مصفوفة تقييم المخاطر - الشدة والاحتمالية.

الخطورة

تتعلق شدة الخطر بمقدار الضرر أو الضرر الذي قد ينتج عنه، والذي يتم تصنيفه عادةً باستخدام مقياس من أربع نقاط مثل المقياس أدناه.

• 4 - قاتلة. يمكن أن تؤدي بيئات وسيناريوهات العمل إلى حدوث أخطاء وصعوبات محتملة تؤدي إلى حالات خطيرة مثل الوفاة أو تدمير الشبكة بشكل كبير وخسائر تجارية. ويعني تصنيف المخاطر بأربعة أنه من الضروري وقف مشروع الابتكار في الشركة على الفور.

• 3 - شديد. المخاطر التي يتم إعطاؤها درجة ثلاثة في عملية التقييم لديها القدرة على التسبب في حوادث خطيرة وأمراض وأضرار كبيرة للشبكة، مما يستلزم اتخاذ إجراءات علاجية سريعة.

• 2 - غير مهم. يمكن مواجهة المخاطر ذات التصنيف اثنين أو تنظيمها دون التسبب في إصابة شديدة أو مرض أو ضرر كبير في الجهاز.

• 1- لا شيء يذكر. وأخيرًا، فإن المخاطر المصنفة بدرجة واحد ينتج عنها مرض أو إصابة أو إعاقة عامة أو ضئيلة جدًا، إلى درجة أنها لا تذكر.

الاحتمالية

تشير الاحتمالية إلى إمكانية حدوث الخطر. وكثيراً ما يتم تصنيف هذه النقطة من المصفوفة على مقياس من خمس درجات:

• 5 - متكرر. من المتوقع أن تحدث المخاطر بشكل متكرر على مدار وجود المشروع.

• 4 - محتمل. ستتم المخاطرة عدة مرات على مدار عمر المشروع.

• 3 - من حين لآخر. من المحتمل أن تحدث المخاطرة في مرحلة ما فقط طوال فترة وجود المشروع.

• 2- نادراً ما. من غير المرجح أن يحدث الخطر. ولكن من المحتمل أن يحدث في مدة المشروع.

• 1 - غير محتمل. الخطر غير محتمل الحدوث، بحيث يُفترض أنه قد لا يحدث على الإطلاق.

من شأن تقييم وقياس آثار المخاطر أن يساعد في الحد من المخاطر ووضع مسار محدد لإكمال المشروع كما هو مخطط له. وبهذه الطريقة، يتم دراسة كل المخاطر المحتملة التي تصاحب المشروع دراسة شاملة والاستعداد لها من قبل الشركة.

4. المقارنة وترتيب الأولويات

والآن، حان الوقت لمقارنة المخاطر وتحديد أولوياتها بناءً على المعلومات التي جمعتها في الخطوات السابقة.

يمكنك استخدام مقياس محدد مسبقاً. عند القيام بذلك، اضرب درجات الخطورة والاحتمالية التي قمت بها في الخطوة الرابعة.

عادةً ما تعتمد التصنيفات التي يأتي بها المقياس على المنظمة، ولكن بشكل عام، يمكنك تصنيفه بالقوس على النحو التالي:

• متطرف. المخاطر التي سجلت عشرة فما فوق (ن ≥10)
• مرتفع. المخاطر التي تقع ضمن ثمانية وتسعة (8-9)
• معتدل. المخاطر التي حصلت على تصنيف إجمالي من أربعة إلى ستة (4-6)
• خفيف. المخاطر التي سجلت من واحد إلى ثلاثة (1-3)

5. أدخل البيانات في المصفوفة

والآن بعد أن أصبح لديك كل ما تحتاجه، حان الوقت لرسم كل هذه المعلومات في المصفوفة. يمكنك أيضًا الرجوع إلى القسم التالي من هذه المقالة لمعرفة المزيد.

كيفية استخدام مصفوفة تقييم المخاطر

استخدام المصفوفة بسيط للغاية. عليك فقط أن تتذكر شيئين - اللون والموضع.

1. اللون

بالطبع، يمكنك التلاعب بالألوان التي تريدها طالما أنها تبدو متناسقة مع الخطوط التي تستخدمها.

لكن معظم مصفوفات تقييم المخاطر تستخدم أربعة ألوان مميزة - الأحمر والأصفر والأصفر والأخضر المائل للأصفر والأخضر الداكن.

• أحمر: المخاطر الشديدة
• أصفر: المخاطر المرتفعة
• أصفر-أخضر: مخاطر معتدلة
• أخضر داكن: مخاطر خفيفة

2. التنسيب

تضع مصفوفة تقييم المخاطر الاحتمالات على المحور ص، بينما توضع شدة المخاطر على المحور س. وقد تم إنشاء هذين العنصرين لتصوير الطبيعة الحقيقية للمخاطر الموجودة في المشاريع.

وعلاوة على ذلك، يتم تمثيل الاحتمالية بيانياً ويمكن إعطاؤها كنسبة مئوية، في حين أن الخطورة موضحة من حيث التأثير المحتمل.

وفي الوقت نفسه، يتم وضع المخاطر في خانات مصفوفة مناسبة تُعرف باسم "الخلايا"، ويتمثل دورها في عرض احتمالية نتيجة المخاطرة.

إدارة المخاطر بفعالية

المخاطر أمر لا مفر منه، ولكنها ليست شيئاً لا يمكنك التعامل معه. لطالما أثبت التخطيط لاستراتيجيات التخفيف من المخاطر فائدته في حالة وقوع أحداث غير متوقعة.

ستعمل خطط الطوارئ دائمًا على تجهيز فريقك بشكل أفضل، لذلك يجب أن يكون أي نشاط لتخفيف المخاطر محددًا ومحددًا وقابلًا للقياس.

علاوةً على ذلك، من الضروري أن تفهم أن مصفوفة المخاطر هي مجرد أداة وليست حلاً كاملاً لاحتياجاتك.

قد تعطي البيانات الموجودة في مصفوفة المخاطر نهجًا مقنعًا لإظهار مدى تعرض الشركة للمخاطر وحجم العمل المطلوب للتخفيف من حدتها.

ومع ذلك، سيتوقف الأمر دائمًا على الخطوات التي تقرر القيام بها بعد مراجعة مخرجات المصفوفة. استفد من المعلومات التي جمعتها وقم بالعصف الذهني مع فريقك حول كيفية إدارة مخاطر مشروعك بفعالية.

تعرّف على أسرار تطوير مؤسسة مبتكرة اليوم. قم بتنزيل الكتاب الإلكتروني للابتكار واكتشف ما يلزم لتحويل مؤسستك إلى محرك ابتكار فعال.