Was ist der Prozess des Projektportfoliomanagements (PPM).12 Minute gelesen

Da Unternehmen versuchen, ihre Fähigkeit zur effektiven Verwaltung mehrerer Projekte zu erhöhen, ist das Projektportfoliomanagement (PPM) zu einer kritischen Komponente bei der Integration von Innovationsprojekten mit übergeordneten Unternehmenszielen geworden.

Dieser Prozess trägt dazu bei, die PPM-Leistung eines Unternehmens zu verbessern, indem er beeinflusst, wie Unternehmen Projekte priorisieren, begrenzte Ressourcen zuweisen und andere Hauptkomponenten für die erfolgreiche Durchführung von Projekten durchführen.

Um Projektportfoliomanagement durchführen zu können, ist jedoch ein umfassendes Studium erforderlich. In diesem Artikel lernen Sie also die Grundlagen der Implementierung eines PPM-Prozesses und warum die Anwendung eines solchen für Ihr Unternehmen unerlässlich ist.

Lasst uns beginnen!

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Die Untersuchung, Verwaltung und Optimierung von Budgets, Ressourcen, Technologien und Verfahren für alle Pläne, Programme, Projekte und Initiativen werden zusammenfassend als Projektportfoliomanagement (PPM) bezeichnet.

Projektmanagementteams verwenden PPM, um aktuelle und zukünftige Projekte auf der Grundlage einer Reihe von Standards zu überwachen und zu bewerten. Sie stellen sicher, dass Portfolio-Outputs zum Gesamterfolg und Ziele des Unternehmens.

Der Portfoliomanager leitet Projektmanagementteams bei der Durchführung strategischer Planungen, Branchenanalysen, Ausgabenbewertungen und Prognosen sowie bei der Begrenzung von Gefahren und der Berücksichtigung der Interessen der Interessengruppen.

Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig?

PPM versucht, die richtige Integration von Ressourcen für die Organisation zu bestimmen, um ihre Ziele zu erreichen, und berücksichtigt dabei Faktoren wie Verbrauchererwartungen, externe Marktbedingungen, staatliche Beschränkungen und sogar ein Wettbewerbsumfeld.

Darüber hinaus bietet PPM auch:

• Maximaler Erfolg bei der Auswahl und Durchführung von Projekten
• Ausreichende Daten, die es wichtigen Stakeholdern ermöglichen, die am besten informierten und angemessenen Entscheidungen zu treffen Innovationsaktivitäten, Initiativen, Tagesordnungen und Ressourcen.
• Kontinuierliche organisatorische Transparenz in den wesentlichen Projektinformationen
• Geschlossene Lücken zwischen Strategie und Ausführung
• Strategisch ausgerichtete Projekte
• Priorisierte Projekte und relevante Ressourcen

Die Tatsache, dass alle Projekte Gelder, Zeit, andere Ressourcen und Mitarbeiter benötigen, um effektiv abgeschlossen zu werden, treibt die Notwendigkeit des Projektportfoliomanagements voran. Manchmal finden sich Unternehmen in einem Mangel an Ressourcen, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind.

Gleichzeitig ist nicht jedes Projekt für ein Unternehmen in Bezug auf Rentabilität und andere Faktoren wertvoll.

Infolgedessen benötigen die Beteiligten ein System zur Verwaltung von Projekten und Ressourcen, um sicherzustellen, dass die wirtschaftlich wichtigsten Programme die Aufmerksamkeit und Ressourcen erhalten, die sie für eine reibungslose Ausführung benötigen.

Was sind die grundlegenden Schritte des Projektportfoliomanagementprozesses?

Bei der Anwendung des grundlegenden Projektportfoliomanagements sind sechs Schritte zu befolgen. Hier sind die folgenden:

1. Geschäftsziele definieren

Die Festlegung von Unternehmenszielen und die Identifizierung von Geschäftsstrategien bilden den ersten Schritt zur Anwendung des Projektportfoliomanagements. Ein Geschäftsplan muss die notwendigen Maßnahmen enthalten, um diese Ziele zu erreichen.

Hier sind Dinge, die Sie bei diesem Schritt beachten sollten:

• Unternehmen neigen dazu, bestimmte Initiativen manchmal zu übersehen. Daher sollten Unternehmen definieren die Strategien ihres Unternehmens und bewerten den Stand ihrer Programme und Aktivitäten in Bezug auf diese Ziele.
• Jedes Mitglied des Teams muss auf derselben Seite sein. Jeder sollte verstehen, was die Ziele und erwarteten Ergebnisse der Organisation sind damit sie synchron arbeiten können.
• Eine der gebräuchlichsten Methoden für das Management, um dies zu erreichen, ist durch Entwicklung von Zielen, die bestimmen, worum es in der Strategiekarte des Teams geht. Diese Karte veranschaulicht, welche Initiativen das Unternehmen priorisieren möchte und wie es vorgehen möchte.

Als Projektportfoliomanager müssen Sie mit Stakeholdern zusammenarbeiten, um sich auf die strategischen Ziele des Projektportfolios zu einigen.

Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihr Projektportfolio mit den Plänen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt – stellen Sie sicher, dass Ihre finanziellen Ziele und Verbraucherwerte strategisch darauf ausgerichtet sind.

2. Sammeln Sie Ideen für potenzielle Projekte

Sammeln Sie Projektmanagementdaten und entwickeln Sie Bewertungskriterien, um die Besten auszuwählen. Nachdem Sie nun Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie mit der Erstellung Ihres Portfolios beginnen.

Aber bevor Sie fortfahren, müssen Sie beginnen Ideen sammeln zuerst für potenzielle Projekte. Sie müssen Projektkonzepte identifizieren, die entweder gleich oder miteinander verknüpft sind, um sie kontinuierlich zu bearbeiten und zu verwalten. Erfassen Sie relevante Daten und entwickeln Sie Ihre Bewertungskriterien.

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie diesen Schritt ausführen:

• Um dies zu einem nahtlosen Vorgang zu machen, mögliche Projektideen zusammenstellen und sie studieren.
• Recherchieren Sie erfolgreiche Projekte im Zusammenhang mit ihnen. Sie können auch einige Ideen von Ihren Teammitgliedern oder sogar von Kunden über Feedback einholen. Versuchen Sie auch, sich über bestimmte regulatorische Anforderungen zu informieren, um einige Inspirationsquellen zu erhalten.
• Es ist wichtig, eine zu haben Systematisches Eingabeverfahren an Ort und Stelle um diese Ideen zu sammeln. Auf diese Weise können Sie potenzielle Konzepte einfach überwachen und bewerten.

Sie können sich entscheiden Ideenfindungswerkzeuge um dies für Sie einfach zu machen, oder Sie können sie manuell oder sogar über eine Online-Datenbank sammeln.

Sobald Sie genügend Ideen gesammelt haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

3. Erstellen Sie die richtigen Kriterien für die Bewertung und Auswahl von Ideen

Bei diesem Schritt müssen Sie hauptsächlich zwei Dinge tun:

1. Bestimmen Sie den kommerziellen Wert jeder Idee durch datengesteuerte Bewertungen. Verwenden Sie nach Möglichkeit sowohl qualitative als auch quantitative Maßnahmen. Identifizieren Sie außerdem, welche Ideen gut zu Ihren Strategien und Zielen passen.
2. Analysieren Sie Kosten und Nutzen der Idee anhand Ihrer Bewertungskriterien, die bestimmt, wie viel Wert jedes Projekt Ihrem Portfolio hinzufügt. Deine Projektauswahl Bewertungskriterien können eine Reihe von Faktoren umfassen, wie z. B. die Amortisationsdauer, den Kapitalwert und das Gefährdungsniveau.

Portfoliomanager können auch mit Führungskräften zusammenarbeiten, um die richtigen Bewertungskriterien zu entwickeln, mit denen Projekte gründlich überprüft, bewertet und genehmigt werden können, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen.

Hier sind einige der Fragen, die Ihnen bei der Überprüfung neuer Projektideen als Leitfaden dienen können:

• Trägt die Idee zur Gesamterreichung Ihrer Unternehmensziele bei?
• Was sind die erwarteten Ergebnisse?
• Liegen diese Ergebnisse bereits in einem laufenden Projekt vor?
• Welche Risiken sind mit der Umsetzung verbunden?
• Welche Ressourcen sind erforderlich, um sie zu erfüllen?

Untersuchen Sie jede dieser Ideen auf offensichtliche Bedenken, um später unnötige Kopfschmerzen wie doppelte Projekte, komplexe Abhängigkeiten und sogar eine Überallokation von Ressourcen zu vermeiden.

4. Wählen und priorisieren Sie die besten Projekte für das Portfolio Ihres Unternehmens

Sobald Sie die richtigen Kriterien für die Bewertung der Ideen haben, müssen Sie nur noch die besten Projekte auswählen und priorisieren, von denen Ihr Unternehmen profitieren würde.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun könnten:

• Erstellen Sie eine detaillierte Liste der nützlichsten und effektivsten Verfahren oder Initiativen aus der Evaluierungsphase. Wählen Sie aus, welche priorisiert werden sollen, indem Sie sie unter anderem nach bestimmten strategischen Bereichen wie Kosteneinsparungen, Gefahren, Nutzen und Wettbewerbsvorteil ordnen.
• Du kannst auch Verwenden Sie ein Scoring-Modell, um potenzielle Projekte besser zu analysieren und zu differenzieren. Bestimmen Sie, welche Initiativen den größten Nutzen bringen, und priorisieren Sie sie. Das Portfoliomanagement konzentriert sich darauf, den komparativen „Wert“ jedes Projekts zu ermitteln.

Ein solcher Prozess entscheidet, welche Projekte umgesetzt werden, wo Ressourcen zugewiesen werden und vieles mehr. Um ein erfolgreiches Projekt auszuwählen, muss jeder im Team ein gemeinsames Gefühl dafür haben, was für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist.

Jede Organisation hat jedoch ein unterschiedliches Wertkonzept, da Unternehmen unterschiedliche strategische Ziele haben und unterschiedliche Schwerpunkte auf finanzielle Maßnahmen mit unterschiedlicher Risikotoleranz legen.

Darüber hinaus kann jede Abteilung die strategischen Ziele des Unternehmens individuell interpretieren. Infolgedessen ist „Wert“ nicht einfach zu definieren. Jedes Unternehmen, das ein Projektportfolio führt, muss identifizieren und erklären, welche Art von Projektarbeit für es am wertvollsten ist und warum.

5. Validieren Sie die Machbarkeit des Projektportfolios und starten Sie es, wenn Sie bereit sind

Unternehmen müssen feststellen, ob ein Projekt eine hohe Erfolgswahrscheinlichkeit hat. Die Validierung der Machbarkeit Ihres Projektportfolios umfasst die Analyse aller Elemente eines Projekts (wirtschaftlich, technologisch und rechtlich).

Oft sind die Kosten und Kapitalrendite eines Projekts werden häufig als wichtige Faktoren bei der Bestimmung der Durchführbarkeit angesehen. Ob das Projekt ausreichende Einnahmen oder Umsätze generiert, ist jedoch nicht die einzige zu bewertende Frage.

Sie müssen auch entscheiden, ob Ihr Team über genügend Personal verfügt, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschließen, und ob Sie über die erforderlichen Mittel und Ressourcen verfügen, um Ihre Pläne umzusetzen.

Bei anderen Unternehmen kann dies die richtige Art von Technologie zur Durchführung ihrer Projekte beinhalten.

Die Validierung der Machbarkeit Ihres Projektportfolios bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, darunter:

• Ermittlung der Vor- und Nachteile eines Projekts, bevor viel Zeit und Ressourcen dafür aufgewendet werden.
• Bereitstellung kritischer Informationen, die die potenziellen Engpässe eines Projekts bestimmen.
• Definieren, wie Projekte am wahrscheinlichsten ausgeführt werden.
• Etablieren von Marketingtaktiken, um potenzielle Parteien davon zu überzeugen, in das Projekt zu investieren.

Nachdem Sie die Machbarkeit Ihrer Projekte untersucht haben, können Sie damit beginnen, sie zu starten. Denken Sie daran, zuerst Experimente durchzuführen und beginnen Sie nach und nach, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie feststellen, dass ein Projekt nicht genug Wert hat, zögern Sie nicht, aufzuhören und mit dem nächsten fortzufahren.

6. Verwalten und überwachen Sie Ihr Portfolio

Jetzt, wo die Projekte laufen, glauben Sie vielleicht, dass Ihre Aufgabe erledigt ist. Leider ist es nicht.

Ein Projektportfolio erfordert eine ständige Überwachung und Überprüfung. Ihr Projektportfoliomanagement-Prozess (PPM) sollte nun den Fortschritt des Projekts in Echtzeit aufzeichnen und messen, und alle darin enthaltenen Anpassungen sollten mit den relevanten Parteien, insbesondere den Interessenvertretern, geteilt werden.

Unterbrechungen in einem Projekt könnten einen Kaskadeneffekt erzeugen, der alles, was als nächstes an der Reihe ist, verzögern würde. Neben dem Zeitplan ist es auch wichtig zu prüfen, ob das Projekt in Bezug auf Geld und Umfang auf Kurs ist und ob erhebliche Herausforderungen oder Risiken aufgetreten sind.

Bei Initiativen, die völlig aus dem Ruder gelaufen sind, sollte der Überwachungsmechanismus auch angeben, wann das Projekt eingestellt werden sollte. Auch die Verantwortlichen sollten regelmäßig Statusberichte versenden.

Die Automatisierung der Entwicklung des Fortschrittsberichts eines aktiven Projekts reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, prüfen Sie schließlich, ob es die erwarteten Ergebnisse erzielt hat und ob es innerhalb des zu Beginn festgelegten Budgets geblieben ist. Vergessen Sie nicht, sich wertvolle Erkenntnisse darüber zu verschaffen, wie der Projektprüfungsprozess modifiziert werden könnte, um den vorgeschlagenen Projektwert fair zu bewerten.

Halten Sie Ihre Ziele mit einem Projektportfoliomanagementprozess in Einklang

Das Projektportfoliomanagement ist für Organisationen jeder Größe zu einer immer wichtigeren Aktivität geworden.

Unternehmen, die mit ihrem PPM erfolgreich sind, haben eine größere Chance, Ziele zu erreichen, fundierte Entscheidungen über Innovationsaktivitäten zu treffen und eine kontinuierliche organisatorische Transformation zu erreichen.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei helfen konnte, Ihren eigenen PPM-Prozess zu erstellen. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr zu erfahren, Nehmen Sie an einem unserer regelmäßigen Webinar-Sitzungen teil- ohne weitere Bedingungen.