Votre processus « Stage-Gate » a-t-il dépassé les capacités des tableurs ? 7 signes qui ne trompent pas14 lecture minimale

La feuille de calcul a bien fonctionné lors du premier projet pilote. Aujourd’hui, une réunion à la porte d’embarquement est bloquée parce que deux personnes ont apporté différents exemplaires.

Peut-être en avez-vous déjà vu quelques-uns :

• Un responsable approuve une idée par e-mail, et la feuille n'en entend jamais parler.
• Les coefficients de pondération varient d'un cycle à l'autre, et personne ne les consigne.
• Quelqu'un demande combien de temps les idées restent au niveau de la porte 2, et un silence s'installe dans la salle.
• Le service financier souhaite disposer d'une vue d'ensemble du portefeuille ; vous passez donc votre vendredi à fusionner les copies des quatre services.

Notez qu’aucun de ces éléments n’a de rapport avec le nombre d’idées ou la taille des fichiers. Le véritable déclencheur, c’est lorsque la feuille ne peut répondre aux questions qui déterminent le niveau d'accès.

Ces questions peuvent paraître élémentaires : quelle est la version en vigueur, qui a pris quelle décision, et sur la base de quels éléments ? Et une feuille de calcul partagée ne permet pas toujours de voir si les critères ont évolué en cours de route.

Cela dit, les portes qui ne répondent à aucun critère et dont le propriétaire est inconnu ne seront pas améliorées par un nouveau logiciel. Il faut donc renforcer la discipline. premier, alors inspirez-vous des 7 indices ci-dessous pour vous décider.

Pourquoi le tableur a bien fonctionné, et quand il cesse de fonctionner

Pour être honnête, cette feuille de calcul a mérité sa place :

• Pas cher et familier : Vous commencez par une interface que votre équipe utilise déjà.
• Flexible : Cela vous permet de réorganiser le processus chaque mois, tout en continuant à découvrir ce qu’une étape doit demander.
• Adapté aux besoins : Avec un seul entonnoir de conversion, un seul propriétaire et quelques dizaines d'idées, c'est un pratique point de départ.

Mais les tableurs masquent les erreurs. L'ouvrage de Raymond Panko publié en 2015 analyse des études d'audit 85 feuilles de calcul ont fait l'objet d'inspections approfondies, menées pour l'essentiel par des cabinets d'audit commerciaux.

Il indique que ces études “ ont mis en évidence des erreurs dans 94% des feuilles de calcul examinées ”.”

Il prend également soin de préciser que les erreurs sont rares au niveau de chaque cellule. Ce qu’il veut dire, c’est que dans les grandes feuilles, au moins… un Il est très probable que la valeur du résultat net soit erronée.

Ainsi, chaque onglet copié ajoute une version supplémentaire à vérifier. Et chaque décision prise sur la base de ce fichier augmente le risque qu'une erreur passe inaperçue.

Une porte, c'est exactement ce genre de décision. Les 7 indicateurs ci-dessous se répartissent en 3 groupes : l'historique, la transition entre les étapes et le portefeuille.

Les 7 signes en un coup d'œil

Commencez par la lecture rapide. Chaque symbole renvoie à une question clé figurant sur la fiche. plus réponses.

Tous La question figurant dans la colonne de droite est une question à laquelle un contrôleur devrait pouvoir répondre en moins d'une minute. Si la fiche ralentit ce processus, le passage se ralentit lui aussi.

En règle générale, si vous avez 1 ou 2 lignes qui vous sont familières, cela signifie qu’il faut ajuster la feuille. Si vous en avez trois ou plus, surtout si elles s’étendent sur plusieurs groupes, cela signifie que votre processus est devenu trop complexe pour cette feuille.

Indices contenus dans le dossier lui-même

Les trois premiers signes se trouvent dans le fichier. Ils indiquent si le bilan de The Gate mérite n'importe quel confiance.

Si un gardien émet des doutes quant à l'exactitude d'une donnée, toute décision prise sur la base de celle-ci est entachée de ce doute.

Signe n° 1 : personne ne sait vraiment quelle est la version actuelle

Vous le remarquerez d'abord dans les noms de fichiers :

• “ Gate2_final ”
• “ Gate2_final_v2 ”
• Un exemplaire sur lequel figurent les initiales de quelqu'un à la fin

Dans un Enquête réalisée en 2016 chez ABB, 74% des 180 personnes interrogées ont déclaré qu'elles conservaient généralement au moins deux versions d'un même tableur.

Et les versions « tracked » de 64% dont les noms de fichiers comportent des dates ou des chiffres. Ces informations proviennent de déclarations des utilisateurs eux-mêmes et sont issues de un entreprise, mais cela vous semblera familier.

À une étape donnée, le coût est bien concret. Les relecteurs qui travaillent à partir de versions différentes évaluent différentes ébauches d'une même idée.

Faites un petit test cette semaine. Demandez 3 demandez aux relecteurs de vous envoyer le fichier qu'ils présenteraient à l'étape suivante, puis comparez-les.

Si les fichiers diffèrent, il faut déterminer lequel a été utilisé lors de la dernière décision de Go. Si personne ne le sait, cette décision repose alors sur une supposition.

Signe n° 2 : les décisions relatives à l'admission se trouvent dans les boîtes de réception, et non dans le dossier

La décision concernant Go a été prise. Elle juste que cela se soit passé dans un fil de discussion par e-mail, dans un couloir ou dans un message de chat que la feuille n'a jamais vu.

Le ministère américain de l'Énergie Lignes directrices relatives aux étapes et aux portes de 2007 Énumérez 4 décisions possibles concernant la porte :

1. Aller de l'avant : financement approuvé pour la prochaine étape
2. Arrêt : pas de financement pour la prochaine étape
3. Mise : suspendu, en attente d'une réévaluation ultérieure
4. Retour : revenir à l'étape précédente pour terminer le travail

Chaque résultat dépend de l'argent ou du temps. Si la feuille n'indique qu'une couleur correspondant à un statut, personne ne peut déterminer qui l'a choisie ni pourquoi.

Les autorités de surveillance bancaires américaines ont fixé en 2011 un seuil minimal d'exigences en matière de documentation pour les modèles. De nouvelles directives l'ont remplacé en avril 2026, mais ce seuil reste un critère utile.

La Réserve fédérale Recommandations de 2011 relatives au risque lié aux modèles cette documentation doit être “ suffisamment détaillée pour permettre à des parties qui ne connaissent pas le modèle de comprendre son fonctionnement ”.”

Appliquez ce critère aux « gates » : quelqu’un qui manqué La réunion devrait se fonder uniquement sur chaque décision figurant dans le dossier. Choisissez-en trois parmi celles du dernier trimestre et testez-les.

Si vous devez fouiller dans vos boîtes de réception pour le faire, le relevé comportera des lacunes. Attendez-vous à ce que ces lacunes réexaminer des décisions définitives quand plus personne ne se souvient de la raison d'être.

Signe n° 3 : les critères et les pondérations changent sans laisser de trace

Au printemps dernier, quelqu’un a mis l’accent sur l’adéquation stratégique, et c’est là que s’arrête la piste :

• Personne consigné le changement.
• Les idées de ce cycle semblent désormais plus solides que celles du cycle précédent.
• Il n'y a pas vraiment de raison à cette hausse.

Dans un enquête publiée en 2011 Sur 38 sociétés cotées américaines, 74% des 31 qui ont répondu ne disposaient d'aucune procédure documentée permettant de suivre les modifications apportées aux feuilles de calcul.

Il s'agit d'un échantillon restreint de rapports financiers ; il convient donc de le considérer comme un indicateur. Ces entreprises s'efforçaient de se mettre en conformité avec la loi SOX et de mettre en place un suivi des modifications. toujours n'était souvent pas consigné.

Lorsque les économistes Herndon, Ash et Pollin a réexaminé l'étude de Reinhart et Rogoff En 2013, ils ont constaté “ des erreurs de codage, l'exclusion sélective de données disponibles et une pondération atypique des statistiques de synthèse ”.”

La vérification de leur classeur a révélé une erreur de codage qui a entraîné la suppression de 5 pays. Une variation de poids non enregistrée peut se cacher de la même manière.

Cette semaine, comparez l'onglet « Critères » à celui d'il y a deux cycles. Si vous ne pouvez pas expliquer chaque différence, cela signifie que vos courbes de tendance ne comparent pas ce qui est comparable.

Signes dans le passage d'une étape à l'autre

Les deux panneaux suivants apparaissent entre les portiques. Ils concernent le temps et l'évaluation, qui disparaissent lorsque votre fiche n'indique plus que le statut et les moyennes.

Votre fiche indique d'où vient une idée est. Affichage combien de temps il a fallu pour y arriver utilise des transitions datées, tout comme le suivi de l'entonnoir de projet.

Signe n° 4 : vous ne pouvez pas déterminer combien de temps les idées restent bloquées à chaque étape

Si vous demandez combien de temps les idées restent en attente à la porte 2, on vous donnera une estimation. La fiche indique le stade d'avancement de chaque idée, mais son temps dans la file d'attente reste masqué.

Effectuez 3 vérifications sur vos 10 dernières décisions de passage de porte :

1. Déterminez la date à laquelle chaque idée a franchi cette étape.
2. Découvrez à quel moment chaque idée était prête à être examinée et quand la décision a été prise.
3. Comptez combien de ces rendez-vous vous avez dû reconstituer de mémoire ou à partir de vos e-mails.

La décision de passage à l'étape suivante comprend à la fois le travail actif et le temps d'attente. Pour isoler le temps d'attente à cette étape, notez également le moment où l'idée était prête à être examinée.

UNE Article publié en 1995 dans la revue *Management Science* a modélisé le processus de développement de produits sous la forme d'un réseau de files d'attente.

“ À tout moment ”, écrivent les auteurs, “ une tâche est soit en cours d'exécution, soit en attente d'accès à une ressource. ”

Dans un entonnoir à idées, les idées en attente d'une décision de sélection forment une file d'attente. Votre fiche doit à la fois les dates d'examen et de décision pour indiquer ce délai d'attente.

Ces mêmes directives du DOE préconisent que les critères soient suffisamment clairs pour que les responsables “ puissent prendre des décisions objectives et en temps opportun ”. Il est difficile d'évaluer si une décision est prise « en temps opportun » sans dates précises.

Sans temps d'attente, vous ne pouvez pas identifier les étapes qui ralentissent le processus, et encore moins en comprendre les raisons. Vous devrez donc ajouter des réviseurs lorsque le réel Une solution pourrait être une date limite pour prendre une décision.

Signe n° 5 : les évaluateurs attribuent leurs notes dans des onglets distincts, et la moyenne masque les divergences d'opinion

Chaque évaluateur remplit un onglet distinct, et une fiche récapitulative calcule la moyenne des notes qu'un jury devrait examiner. Un jury divisé et un jury unanime examinent le même:

• Panneau divisé : une moyenne de 3 et de 9, soit 6.
• Jury unanime : la moyenne de deux 6 donne 6.

Dans un Étude publiée dans le PNAS en 2018, 43 évaluateurs ont évalué un ensemble commun de 25 dossiers de demande de subvention en oncologie soumis au NIH. Les auteurs ont indiqué qu“” il n’y avait aucune concordance entre les évaluateurs quant à la qualité des dossiers ».”

Il semblait, écrivaient-ils, que les résultats “ dépendaient davantage de l'évaluateur auquel la demande de subvention avait été attribuée que de la recherche proposée dans cette demande ”.”

Mais les 25 candidatures ont finalement toutes été retenues, ce qui signifie que le groupe était restreint et déjà de haut niveau. Cela limite donc la pertinence des conclusions tirées de ce résultat pour l'ensemble des candidatures.

Un article publié en 2021 a analysé les données du NIH et de l'Institut américain des sciences biologiques sur l'ensemble des soumissions. L'étude a mis en évidence une bonne concordance pour les moyennes calculées à partir des évaluations de trois évaluateurs.

Ces estimations de la fiabilité inter-évaluateurs s'élevaient à 0,61 pour le NIH et à 0,64 pour l'institut. Cependant, une simple moyenne peaux la marge dont vous devez discuter à l'entrée.

Le « jugement commercial » suit le même schéma, car Kahneman et ses collègues ont fait valoir que en 2016 : les jugements varient “ même lorsque les personnes occupent le même poste et sont censées suivre les mêmes directives ”.”

À votre prochaine porte d'embarquement, recueillir les notes de chaque critique avant discutez-en et montrez l'écart par rapport à la moyenne. Lorsque cet écart est important, c'est la moyenne qui a pris ces décisions à votre place.

Signaux au niveau du portefeuille

Les deux derniers signes évoluent au fur et à mesure que le public s'élargit : de plus en plus d'équipes franchissent les étapes, de plus en plus de personnes posent des questions. Les questions ne portent plus uniquement sur des idées isolées, mais s'étendent désormais à l'ensemble du portefeuille.

Et les questions relatives au portefeuille nécessitent une source unique et cohérente.

Signe n° 6 : chaque service gère sa propre copie

Chaque service est parti du même modèle, et chacun utilise désormais sa propre copie :

• Le service R&D tient un dossier.
• Le service des opérations en conserve une autre.
• Une équipe régionale a tranquillement en a construit un troisième.

Au bout d'un ou deux cycles, leurs colonnes et leurs critères finiront probablement par diverger. C'est alors que vous commencerez à l'évaluation de votre portfolio en conciliant ces différences.

Les équipes les plus en vue se lancent dans la même mur. Celui de JPMorgan Rapport du groupe de travail de 2013 L'article consacré aux pertes liées à l'affaire « London Whale » décrit un modèle de gestion des risques mis en œuvre à l'aide de tableurs manuels.

Ces feuilles de calcul “ devaient être remplies manuellement, en copiant-collant les données d'une feuille de calcul à l'autre ”.”

La feuille de calcul n'était qu'un facteur parmi tant d'autres dans ces pertes. Mais une opération de regroupement a été mise en place à la main à partir de fichiers distincts, cela revient à répéter cette même opération de copier-coller.

Cette semaine, demandez à chaque service de vous fournir son dossier actuel et comptez le nombre de colonnes qui ne correspondent pas. Chaque divergence doit être vérifiée avant la prochaine révision du portefeuille.

Signe n° 7 : vous ne pouvez pas partager un statut sans tout partager

Un contributeur demande où en est son idée. Pour lui répondre, il faudrait lui transmettre un document qui présente également tous note et commentaire du critique.

Chacun a besoin d'un point de vue qui lui est propre :

• Auteurs : état d'avancement et prochaine étape
• Rédacteurs : leurs propres scores jusqu’à ce que la barrière se referme
• Parrains : décisions, justifications et montants totaux du portefeuille
• Dirigeants : le cumul sur l'ensemble des entonnoirs de conversion

Les règles d'accès n'étaient pas non plus documentées dans cette même enquête. Sur les 32 entreprises ayant répondu, 23 ne disposaient d'aucune procédure documentée pour définir les niveaux d'accès des utilisateurs.

Sans vues distinctes, il faut s'attendre à ce que les équipes se rabattent sur l'une des deux mauvaises options suivantes : soit elles partagent tout, soit elles partagent rien et répondre manuellement aux e-mails concernant le statut.

Les deux vous coûtent cher dès le départ. Les résultats publics donnent aux sponsors des arguments pour faire pression, tandis que le statut caché rend le processus de sélection j'ai l'impression d'être une boîte noire.

Essayez ceci : dressez la liste de toutes les personnes ayant accès au fichier « funnel », puis demandez à chacune d'entre elles si Besoins les notes. Chaque “ non ” signale un accès aux notes dont cette personne n'a pas besoin.

Quand le tableur n'est pas le problème

Honnêtement, certains de ces panneaux n'ont rien à voir avec la feuille de calcul. Ils proviennent de portails qui étaient jamais les points de décision réels.

UNE Article de McKinsey de 2017 souligne que, trop souvent, les réunions “ stage-gate ” ne sont « guère plus que des bilans de la maturité du produit, accordant peu d'importance à la prise de décision ».”

Les auteurs ajoutent que “ le financement est rarement retardé ou suspendu à une étape clé traditionnelle ”. Les participants ont donc un peu une raison de se préparer à prendre une véritable décision.

Comme l'ont écrit Kahneman, Lovallo et Sibony dans un Article de la HBR de 2011, “ C’est un processus décisionnel rigoureux, et non le génie individuel, qui est la clé d’une bonne stratégie. ”

Les outils améliorent la clarté, mais ils ne le feront pas remplacer discipline. Les portes franchies deviennent plus rapides et plus visibles, tout comme celles qui sont vides.

Problème lié à l'outil ou problème de discipline ?

Lisez chacun des symptômes ci-dessous deux fois, une fois pour l'outil et une fois pour la discipline.

Si la plupart de vos réponses se trouvent dans la colonne de droite, réparez les portails. avant vous faites vos courses.

Définissez des critères écrits pour chaque porte, un responsable désigné de la décision, ainsi qu'une véritable option « Kill ». Lancez ensuite deux cycles et voyez quels signes persistent.

Les signes toujours Viennent ensuite les problèmes liés aux outils. Il y a aussi votre liste d'exigences.

Ce qu'il faut prévoir lors d'un déménagement

Une fois que les indices vous orientent vers cet outil, transformez chacun d'entre eux en critère d'exigence. Préparez une liste générique et évaluez chaque option à l'aune de celle-ci.

Ces 7 compétences sont requises :

1. Un enregistrement en direct par idée : tout son parcours scénique réuni en un seul endroit, ce qui évite toute polémique sur la “ version actuelle ”.
2. Un journal des décisions à chaque porte : la décision, le nom du propriétaire, la date, la justification et les pièces justificatives, apposées sur la barrière elle-même.
3. Critères de version : les poids sont verrouillés à chaque cycle, chaque modification étant datée et visible.
4. Horodatages des étapes : Les dates d'entrée, de préparation pour révision, de décision et de sortie sont enregistrées automatiquement, ce qui permet de mesurer la durée de chaque étape et les délais d'attente aux différentes étapes.
5. Évaluation indépendante : la note attribuée par les évaluateurs avant la discussion, et l'écart est indiqué à côté de la moyenne.
6. Synthèse du portefeuille : une vue d'ensemble couvrant l'ensemble des entonnoirs de conversion et des services, sans avoir à copier de fichiers.
7. Visibilité en fonction des rôles : Les auteurs peuvent consulter le statut de leur dossier, les évaluateurs voient leurs propres notes avant la discussion ainsi que la fourchette des notes attribuées par le jury lors de la première sélection, et les promoteurs ont accès aux décisions.

Les points 1 à 3 concernent l'historique, les points 4 et 5 concernent les flux, et les points 6 et 7 concernent le portefeuille.

Ensuite, organisez le déménagement proprement dit. Transférez vos critères et vos décisions en suspens. premier, et conserver les résultats des cycles précédents dans une archive.

Si vos critères ont changé, les anciennes notes ne sont plus directement comparables. Conservez les critères, les éléments justificatifs et les décisions qui s'y rapportent afin que les archives permettent toujours de comprendre chaque décision.

Ensuite, exécutez 1 Faites fonctionner les deux entonnoirs en parallèle pendant un cycle complet. Comparez les résultats des réunions de sélection, puis basculez le reste du processus dès que le nouveau dossier répondra aux 7 questions de sélection.

Comptez les signes avant de compter les idées

Avoir davantage d'idées ne servira à rien si vos responsables ne parviennent pas à faire un choix parmi celles dont vous disposez déjà. Alors, avant que quiconque ne demande de nouvelles propositions, prenez le temps de… honnête nombre de vos portes.

Effectuez ces 4 tests ce mois-ci :

1. Fiche : Reconstituez le raisonnement qui a présidé à trois décisions récentes de « gate » en vous basant uniquement sur le dossier.
2. Déroulement : Mesurez combien de temps vos 10 dernières idées sont restées bloquées à chaque étape.
3. Portefeuille : Essayez de créer un tableau de bord récapitulatif pour l'ensemble du portefeuille en moins d'une heure.
4. Discipline : Vérifiez que chaque porte dispose de critères écrits, d'un responsable désigné et d'au moins une prise l'année dernière.

Si le test de cohérence échoue, commencez par là, car le logiciel seulement renforce l'action de vos portes. Si ce critère est rempli, utilisez les 3 autres critères pour compter les 7 signes.

Si vous constatez au moins trois de ces signes, en particulier s'ils concernent plusieurs groupes, cela signifie que votre processus « stage-gate » a dépassé les capacités des tableurs. S'il y en a moins de trois, affinez votre feuille de calcul et réévaluez la situation au trimestre prochain.

Si vous avez franchi cette ligne, gardez à l'esprit les 7 critères ci-dessus lors de chaque entretien avec un fournisseur. Ils vous permettront de toujours ancrer chaque comparaison sur la manière dont vos portails en fait décider.

Téléchargez notre ebook sur Évaluation des idées et gouvernance.

Il couvre les processus structurés, l'enrichissement, l'évaluation, les cadres de gouvernance, ainsi que le transfert des idées approuvées vers la gestion de portefeuille.

Ou réserver une démo pour découvrir comment Accept Mission gère l'historique des étapes, les enregistrements de décision de passage d'étape, les tableaux de bord partagés et la visibilité en fonction des rôles dans l'ensemble des entonnoirs de conversion, le tout en un seul et même endroit.