Comment utiliser la matrice des priorités du projet pour l'innovation10 lecture minimale

Les chefs d'entreprise ont parfois du mal à concilier tous les besoins de l'entreprise, en particulier lorsque la main-d'œuvre, les ressources et le temps sont limités.

Chaque département a sa propre liste de projets et d'idées à développer, et choisir parmi ces propositions celles qui valent la peine d'être poursuivies n'est pas une promenade de santé. Il s'agit d'un processus rigoureux qui nécessite du temps pour l'étudier objectivement et prendre une décision.

Comme la plupart de ces idées peuvent être tout à fait réalisables et bénéfiques pour l'entreprise, comment choisir les meilleures à mettre en œuvre ? En outre, quels sont les facteurs à prendre en compte lors de la prise de décision ?

Dans cet article, nous verrons ce qu'est une matrice des priorités de projet et ce qu'elle apporte au processus de sélection des projets.

Commençons.

Qu'est-ce qu'une matrice des priorités ?

Une matrice de priorité des projets est une outil de gestion de projet qui aide les entreprises à gagner du temps en leur permettant de se concentrer sur les idées, les tâches, les processus et les activités les plus importantes.

Voici un exemple de matrice de priorités simple :

Il s'agit d'un outil simple qui classe les projets par ordre d'importance sur la base de certains critères.

Comme il aide à maintenir la la sélection et l'évaluation des idées un processus méticuleux, l'exécution se développe ensuite en un parcours clair et précis. Le résultat ? Les projets d'innovation essentiels restent sur la bonne voie, l'alignement stratégique est respecté et les processus sont programmés et exécutés efficacement.

Pourquoi est-il important d'établir des priorités ?

La priorité accordée aux meilleurs projets et idées favorise une excellente exécution et une performance stratégique. 

Lorsqu'une entreprise donne la priorité à l'efficacité :

1. L'allocation des ressources devient facile.

Le fait est que les ressources de votre entreprise sont limitées. Lorsque vos priorités sont indécises, l'allocation efficace de vos ressources devient un défi.. Une mauvaise affectation des ressources entraîne une explosion des coûts, des retards de livraison et un déraillement du projet.

En substance, la hiérarchisation de certains projets, tâches et activités aide les entreprises à comprendre quand et où investir leurs ressources.

2. Les bons projets et les bonnes idées sont mis en œuvre.

Les meilleures idées et les meilleurs projets d'innovation sont ceux qui soutiennent les objectifs de l'entreprise tout en maximisant le retour sur investissement. Appliquer la matrice de priorisation des projets pour affiner le processus de sélection et d'évaluation.

Avec une priorisation basée sur les données en place, choisir les bons projets et les bonnes idées sera plus facile et plus rapide pour vous.

3. Les reculs et les pertes potentielles sont réduits au minimum.

L'exécution de projets d'innovation comporte des risques. Les projets retardés et repoussés sont coûteux, c'est pourquoi il est essentiel pour chaque organisation de peser et déterminer tous les avantages et inconvénients d'une idée.

Une hiérarchisation efficace implique d'identifier les projets les plus coûteux et de déterminer si les ressources actuelles peuvent soutenir ces projets et s'ils répondent ou non aux besoins et aux demandes de l'entreprise et de ses clients.

4. Les progrès peuvent être mieux suivis.

La concentration est établie lorsque les tâches, les projets et les idées sont classés par ordre de priorité. Une fois les priorités établies, chaque activité peut être suivie de près du début à la fin. Identifier les facteurs que vous souhaitez inclure dans la mesure et le suivi des progrès.

Chaque entreprise étant différente, ces paramètres et indicateurs clés de performance peuvent varier. Déterminez la valeur que chaque idée et chaque projet peut apporter à votre organisation et déterminez si cela vaut la peine de consacrer du temps, de l'énergie, de l'argent et des efforts à ce projet.

5. L'alignement stratégique se produit.

Initiative Brightlineune plateforme de connaissances et de mise en réseau, a mené une enquête auprès de plus de 500 cadres supérieurs de différentes entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est égal ou supérieur à $1 milliard, sur les problèmes qu'ils rencontrent en matière d'alignement stratégique.

Voici les résultats :

Ces entreprises considèrent qu'au moins 20% de leurs projets sont les "mauvais".

Bien que ce chiffre soit faible, l'application de la matrice de priorité des projets dans le processus de sélection peut empêcher les entreprises d'exécuter les mauvais projets en incluant un grand nombre de facteurs à prendre en compte pour donner le feu vert à une idée initiale.

La majorité des cadres supérieurs ont indiqué qu'ils n'avaient pas atteint leurs objectifs (90%).

Le processus d'exécution est en soi un risque. C'est pourquoi il est vital pour les organisations de comprendre quels sont les projets et les idées à privilégier et sur lesquels se concentrer - pour choisir ceux qui incluent et reflètent leurs objectifs dans tous leurs aspects.

Au vu de ces statistiques alarmantes, Brightlight a conclu que l'alignement stratégique améliore les performances commerciales d'une entreprise de 80%.

Pourquoi la matrice des priorités du projet fonctionne-t-elle ?

Les projets d'innovation ont des exigences différentes. Certains sont plus urgents que d'autres, ce qui signifie qu'ils peuvent exiger plus d'attention que les autres.

1. La création d'une liste de priorités vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus.

Il filtre les tâches et activités inutiles afin que rien ne vienne perturber le processus d'exécution.. Il vous permet surtout d'avoir une vue d'ensemble et d'identifier les projets d'innovation qui sont plus importants que d'autres.

Sur le plan psychologique, ce principe est connu sous le nom d'"attention sélective".

2. Il vous permet de garder les yeux rivés sur le choix des meilleurs projets et idées à mettre en œuvre.

En plus des objectifs et des stratégies de votre entreprise, une matrice des priorités du projet vous aide à sélectionner les meilleurs projets et des idées par le biais de critères spécifiques.

Elle empêche votre cerveau de s'épuiser, de la même manière que la matrice de priorité des projets empêche votre organisation de gaspiller du temps et des ressources sur des projets et des idées à très faible valeur ajoutée.

3. Il permet à votre équipe de se concentrer sur un seul projet à la fois.

Votre attention soutenue vous permettra de bien accomplir vos tâches et d'assumer vos responsabilités.. Vous pourrez également suivre de près l'évolution du projet.

Comment utiliser la matrice des priorités des projets

Maintenant que vous avez compris comment et pourquoi la matrice des priorités fonctionne, il est temps de mettre ces connaissances en pratique.

Suivez les étapes suivantes pour commencer.

1. Déterminer les objectifs: Tout produit, activité, service, projet ou idée commence par un objectif. À partir de cet objectif, identifiez un ensemble de critères en fonction desquels vous souhaitez évaluer vos projets, solutions ou idées. Incluez tous les facteurs que vous devez prendre en considération pour hiérarchiser efficacement ces éléments.
2. Attribuer un certain poids à chaque critère de la matrice.: Déterminez le niveau d'importance de chaque critère pour votre organisation. En général, cent points sont répartis entre les critères, mais vous pouvez également attribuer une valeur numérique à chacun d'entre eux.
3. Établir les valeurs de notation: Décidez sur la base de votre classement ou de votre comparaison. Il n'y a pas de bon ou de mauvais choix dans l'attribution des notes. Il suffit de choisir le modèle ou l'échelle qui correspond le mieux à votre objectif. Ce faisant, n'oubliez pas de garder votre matrice simple et facile à naviguer, à interpréter et à comprendre.
4. Brainstorming et évaluation des solutions: Il est temps d'évaluer vos projets, idées, activités ou solutions. Rassemblez les répondants souhaités (clients, équipe, experts, etc.) et laissez-les répondre individuellement à l'évaluation afin d'obtenir un point de vue pertinent et objectif.
5. Calculer les notes pondérées: Lorsque tout le monde a terminé, commencez à calculer les scores pondérés de chaque répondant. En général, la manière de procéder à cette étape dépend du type de matrice que vous utilisez, mais en général, le score de chaque option est multiplié par le poids du critère correspondant pour obtenir le score cumulé.
6. Comparer les résultats: Veillez à ce que l'évaluation ne soit pas biaisée. Discutez des désaccords avec votre équipe jusqu'à ce qu'une décision unanime soit prise. Consolidez les résultats et établissez une liste de priorités à partir de ceux-ci.

Choses à éviter lors de l'utilisation d'une matrice des priorités de projet

Il y a deux choses importantes que vous devez éviter pour que votre matrice des priorités du projet reste très utile et pertinente :

1. Les critères sont centrés sur l'entreprise

Les projets, produits, services et idées sont conçus comme des solutions aux problèmes de vos clients. Il est donc naturel et crucial qu'ils soient impliqués dans le processus de sélection des critères.

Même si les points de vue et les opinions de l'entreprise sont précieux, n'oubliez pas que ce sont vos clients qui achètent vos produits et vos services. Pour contribuer à la réussite du processus d'exécution, les critères doivent être centrés sur le client.

2. Aucune collaboration sur la notation

Encore une fois, lorsqu'il s'agit de décider des priorités, il est essentiel d'être axé sur le client. Collaborer avec vos parties prenantes et d'autres personnes importantes sur la matrice des priorités de votre projet permet d'éviter que des jugements subjectifs ne rendent les données peu fiables.

Établissez facilement un consensus en collaborant avec vos répondants par le biais de Accepter la mission. Cette plateforme permet aux organisations de collecter des idées provenant de différentes sources et de collaborer en les votant, en les suivant, en les notant et même en étant informées par des mises à jour.

Prochaines étapes: Maintenant que vous avez choisi les meilleures idées et les meilleurs projets d'innovation sur lesquels travailler, il est temps d'élaborer un plan solide pour les mettre en œuvre. Faites équipe avec Accepter la mission et obtenir tout ce qui est nécessaire pour faire tourner le moteur de l'innovation.

Apprenez-en plus sur ce que Accept Mission a à offrir en effectuant une visite guidée.