ما هي عملية إدارة محفظة المشروع (PPM)12 دقيقة قراءة

مع محاولة الشركات زيادة قدرتها على إدارة العديد من المشاريع بفعالية، أصبحت إدارة محفظة المشاريع (PPM) عنصرًا حاسمًا في دمج مشاريع الابتكار مع الأهداف التنظيمية رفيعة المستوى.

وتساعد هذه العملية في تعزيز أداء المؤسسة في إدارة المشاريع وحسابها وإدارتها من خلال التأثير على كيفية قيام الشركات بتحديد أولويات المشاريع، وتخصيص الموارد المحدودة، وإجراء المكونات الأساسية الأخرى لإدارة المشاريع بنجاح.

ومع ذلك، فإن القدرة على تنفيذ إدارة محفظة المشاريع تتطلب دراسة شاملة. لذلك ستتعرف في هذه المقالة على أساسيات تنفيذ عملية إدارة محفظة المشاريع، ولماذا يعد تطبيقها أمراً ضرورياً لأعمالك.

لنبدأ!

ما هي إدارة محفظة المشاريع (PPM)؟

تُعرف دراسة وإدارة وتحسين الميزانيات والموارد والتقنيات والإجراءات الخاصة بجميع الخطط والبرامج والمشاريع والمبادرات وإدارتها وتحسينها باسم إدارة محفظة المشاريع (PPM).

تستخدم فرق إدارة المشاريع نظام إدارة المشاريع لرصد وتقييم المشاريع الحالية والمستقبلية بناءً على مجموعة من المعايير. وهي تضمن مساهمة مخرجات المحفظة في النجاح الشامل وأهداف الشركة.

يقود مدير المحفظة فرق إدارة المشاريع في إجراء التخطيط الاستراتيجي وتحليل الصناعة وتقييم النفقات والتنبؤ، إلى جانب الحد من المخاطر ومعالجة مصالح أصحاب المصلحة.

ما أهمية إدارة محفظة المشاريع؟

يسعى نظام إدارة المشاريع وحساب الأداء إلى تحديد التكامل المناسب للموارد اللازمة للمؤسسة لتحقيق أهدافها مع مراعاة عوامل مثل توقعات المستهلكين وظروف السوق الخارجية والقيود الحكومية وحتى البيئة التنافسية.

وبالإضافة إلى ذلك، يوفر برنامج إدارة المشروعات أيضاً:

• تحقيق أقصى قدر من النجاح في اختيار المشاريع وتنفيذها
• البيانات الكافية التي تمكّن أصحاب المصلحة المهمين من وضع الخيارات الأكثر استنارة وملاءمة فيما يتعلق بـ أنشطة الابتكار والمبادراتوجداول الأعمال والموارد
• الشفافية التنظيمية المستمرة في معلومات المشروع الأساسية
• سد الثغرات بين الاستراتيجية والتنفيذ
• مشاريع متوائمة استراتيجياً
• المشاريع ذات الأولوية والموارد ذات الصلة

إن حقيقة أن جميع المشاريع تتطلب أموالًا ووقتًا وموارد أخرى وموظفين لإنجازها بطريقة فعالة تدفع إلى ضرورة إدارة محفظة المشاريع. في بعض الأحيان، تجد الشركات نفسها في بعض الأحيان تعاني من نقص في الموارد المطلوبة لإدارة المشروع.

وفي الوقت نفسه، ليس كل مشروع له قيمة بالنسبة للشركة من حيث الربحية وعوامل أخرى.

ونتيجة لذلك، ستحتاج الجهات المعنية إلى نظام لإدارة المشاريع والموارد لضمان حصول البرامج الأكثر أهمية من الناحية الاقتصادية على الاهتمام والموارد التي تحتاجها للتنفيذ السلس.

ما هي الخطوات الأساسية التي تنطوي عليها عملية إدارة محفظة المشاريع؟

هناك ست خطوات يجب اتباعها في تطبيق إدارة محفظة المشاريع الأساسية. وفيما يلي ما يلي:

1. تحديد أهداف العمل

إن وضع أهداف الشركة وتحديد استراتيجيات العمل هو ما يشكل الخطوة الأولى نحو تطبيق إدارة محفظة المشاريع. ويجب أن تحتوي خطة العمل على الإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.

إليك بعض الأمور التي يجب تذكرها في هذه الخطوة:

• تميل الشركات إلى التغاضي عن مبادرات محددة في بعض الأحيان. وبالتالي، يجب على الشركات تحديد استراتيجيات شركاتهم وتقييم وضع برامجهم وأنشطتهم فيما يتعلق بهذه الأهداف.
• يجب أن يكون كل عضو في الفريق على نفس الصفحة. يجب على الجميع فهم ما هي أهداف المنظمة والنتائج المتوقعة منها حتى يتمكنوا من العمل بشكل متزامن.
• إحدى الطرق الأكثر شيوعًا للإدارة لتحقيق ذلك هي وضع الأهداف التي تحدد ماهية خارطة استراتيجية الفريق. توضح هذه الخريطة ما هي المبادرات التي تريد الشركة تحديد أولوياتها وكيف تخطط للمضي قدماً في ذلك.

بصفتك مديراً لمحفظة المشاريع، ستحتاج إلى العمل مع أصحاب المصلحة للاتفاق على الأهداف الاستراتيجية لمحفظة المشاريع.

تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن محفظة مشاريعك تتوافق مع خطط شركتك وأهدافها - التأكد من توافق أهدافك المالية وقيم المستهلكين معها استراتيجيًا.

2. جمع الأفكار للمشاريع المحتملة

جمع بيانات إدارة المشاريع ووضع معايير التقييم لاختيار الأفضل. والآن بعد أن انتهيت من تحديد أهدافك، عليك البدء في إنشاء محفظتك.

ولكن قبل المتابعة، عليك البدء بما يلي جمع الأفكار للمشاريع المحتملة أولاً. تحتاج إلى تحديد مفاهيم المشاريع المتشابهة أو المترابطة التي يجب التعامل معها وإدارتها بشكل مستمر. الحصول على البيانات ذات الصلة ووضع معايير التقييم الخاصة بك.

تذكر ما يلي عند تنفيذ هذه الخطوة:

• لجعل هذا الإجراء سلساً, تجميع أفكار المشاريع المحتملة ودراستها.
• البحث في المشاريع الناجحة المتعلقة بها. يمكنك أيضًا أن تطلب بعض الأفكار من أعضاء فريقك، أو حتى من العملاء من خلال التعليقات. حاول التحقق من الاحتياجات التنظيمية المحددة أيضًا للحصول على بعض مصادر الإلهام.
• من المهم أن يكون لديك إجراء الإدخال المنهجي في المكان لجمع هذه الأفكار. وبهذه الطريقة، يمكنك مراقبة وتقييم المفاهيم المحتملة بسهولة.

يمكنك اختيار أدوات وضع الأفكار لتبسيط ذلك من جانبك، أو يمكنك اختيار جمعها يدويًا أو حتى عبر قاعدة بيانات على الإنترنت.

بمجرد أن تجمع ما يكفي من الأفكار، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

3. وضع المعايير السليمة لتقييم الأفكار واختيارها

هناك أمران أساسيان يجب عليك القيام بهما في هذه الخطوة:

1. تحديد القيمة التجارية لكل فكرة من خلال التقييمات القائمة على البيانات. إذا أمكن، استخدم المقاييس النوعية والكمية على حد سواء. علاوة على ذلك، حدد الأفكار التي تتوافق مع استراتيجياتك وأهدافك بشكل جيد.
2. حلل تكاليف الفكرة وفوائدها من خلال معايير التقييم الخاصة بك، والتي ستحدد مقدار القيمة التي يضيفها كل مشروع إلى محفظتك. مشروعك اختيار المشروع يمكن أن تتضمن معايير التسجيل عددًا من العوامل، مثل مدة الاسترداد وصافي القيمة الحالية ومستوى الخطر.

كما يمكن لمديري المحافظ التعاون مع المديرين التنفيذيين للأعمال في وضع معايير التقييم المناسبة التي يمكنها مراجعة المشاريع وتقييمها وإقرارها بدقة للتأكد من توافقها مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

إليك بعض الأسئلة التي يمكن أن تكون بمثابة إرشادات لك في مراجعة أفكار المشاريع الجديدة:

• هل تساهم الفكرة في تحقيق أهداف عملك بشكل عام؟
• ما هي نتائجها المتوقعة؟
• هل هذه النتائج مقدمة بالفعل من مشروع قيد التنفيذ؟
• ما هي المخاطر المصاحبة لتطبيقه؟
• ما هي الموارد المطلوبة لإنجازها؟

افحص أيًا من هذه الأفكار للتحقق من وجود مخاوف واضحة لمنع حدوث مشاكل لا داعي لها لاحقًا مثل المشاريع المكررة والترابطات المعقدة وحتى الإفراط في تخصيص الموارد.

4. حدد المشاريع الأفضل لمحفظة شركتك وحدد أولوياتها

بمجرد حصولك على المعايير المناسبة لتقييم الأفكار، كل ما عليك فعله هو اختيار أفضل المشاريع التي ستفيد شركتك.

إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:

• إنشاء قائمة مفصلة بالإجراءات أو المبادرات الأكثر فائدة وفعالية من مرحلة التقييم. اختر أيًا منها لتحديد أولوياتها من خلال ترتيبها وفقًا لمجالات استراتيجية معينة مثل توفير التكاليف والمخاطر والفوائد والميزة التنافسية وغيرها.
• يمكنك أيضا استخدام نموذج تسجيل النقاط لتحليل المشاريع المحتملة والتمييز بينها بشكل أفضل. تحديد المبادرات التي توفر أكبر قيمة وتحديد أولوياتها. تتمحور إدارة المحفظة حول تحديد "القيمة" النسبية لكل مشروع.

هذه العملية هي التي تقرر المشاريع التي يتم تنفيذها، وأين يتم تخصيص الموارد، وغيرها الكثير. لاختيار المشروع الفائز، يجب أن يكون لدى جميع أعضاء الفريق إحساس مشترك بما هو حيوي للشركة.

ومع ذلك، فإن لكل مؤسسة مفهوم مختلف للقيمة حيث أن الشركات لديها أهداف استراتيجية متباينة، وتركز بشكل متنوع على التدابير المالية مع اختلاف مستويات تحمل المخاطر.

وعلاوة على ذلك، قد يفسر كل قسم الأهداف الاستراتيجية للشركة بطريقة تنفرد بها. ونتيجة لذلك، لا يمكن تعريف "القيمة" بسهولة. يجب على أي شركة تحتفظ بمحفظة مشاريع أن تحدد وتشرح نوع عمل المشروع الأكثر قيمة بالنسبة لها ولماذا.

5. التحقق من جدوى محفظة المشاريع والبدء في التنفيذ عندما تكون جاهزة

من الضروري للشركات تحديد ما إذا كان المشروع يتمتع باحتمالية نجاح عالية. ويشمل التحقق من جدوى المشروع تحليل جميع عناصر المشروع (الاقتصادية والتكنولوجية والقانونية).

غالبًا ما تكون التكلفة و عائد الاستثمار للمشروع في كثير من الأحيان كعوامل مهمة في تحديد الجدوى. غير أن مسألة ما إذا كان المشروع يدر دخلاً أو مبيعات كافية ليست هي المسألة الوحيدة التي يجب تقييمها.

يجب عليك أيضًا أن تقرر ما إذا كان لديك ما يكفي من الموظفين في فريقك لإكمال المشروع من البداية إلى النهاية، وما إذا كان لديك الوسائل والموارد اللازمة لتنفيذ خططك أم لا.

في حالة الشركات الأخرى، قد يتضمن ذلك النوع المناسب من التكنولوجيا لتنفيذ مشاريعها.

يجلب التحقق من جدوى محفظة مشاريعك عدداً من الفوائد، مثل:

• تحديد فوائد وعيوب المشروع قبل إنفاق وقت وموارد كبيرة عليه.
• توفير المعلومات الهامة التي تحدد الاختناقات المحتملة للمشروع.
• تحديد كيفية أداء المشاريع على الأرجح.
• وضع أساليب تسويقية لإقناع الأطراف المحتملة بالاستثمار في المشروع.

بعد دراسة جدوى مشاريعك، يمكنك البدء في إطلاقها. تذكر إجراء التجارب أولاً والبدء تدريجياً لاتخاذ القرارات الصحيحة. إذا اكتشفت عدم وجود قيمة كافية في مشروع ما، فلا تتردد في التوقف والانتقال إلى المشروع التالي.

6. إدارة محفظتك الاستثمارية ومراقبتها

والآن بعد أن أصبحت المشاريع قيد التنفيذ، قد تعتقد أن مهمتك قد انتهت. لسوء الحظ، لم تنتهِ.

تتطلب محفظة المشروع مراقبة ومراجعة مستمرة. وينبغي أن تقوم عملية إدارة حافظة مشاريعك الآن بتسجيل وقياس التقدم المحرز في المشروع في الوقت الحقيقي، وينبغي مشاركة أي تعديلات فيها مع الأطراف المعنية، ولا سيما أصحاب المصلحة.

يمكن أن تؤدي الاضطرابات في أحد المشاريع إلى إحداث تأثير متتابع، مما قد يؤدي إلى تأخير كل ما هو تالٍ في الخط الزمني. بصرف النظر عن الجدول الزمني، من المهم أيضًا التحقق مما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح من حيث المال والنطاق، وكذلك ما إذا كانت هناك أي تحديات أو مخاطر كبيرة قد ظهرت.

وبالنسبة للمبادرات التي خرجت عن مسارها تماماً، ينبغي أن تحدد آلية الرصد أيضاً متى ينبغي وقف المشروع. كما ينبغي أن يرسل الأشخاص المسؤولون تقارير الحالة بانتظام.

ستؤدي أتمتة تطوير التقرير المرحلي للمشروع النشط إلى تقليل الوقت والجهد المبذول في إعداده.

وأخيراً، عند اكتمال المشروع، قم بالمتابعة لمعرفة ما إذا كان المشروع قد أعطى النتائج المتوقعة منه وما إذا كان قد بقي ضمن الميزانية المحددة في البداية. لا تنسَ الحصول على رؤى قيمة حول كيفية تعديل عملية مراجعة المشروع لتقييم قيمة المشروع المقترح بشكل عادل.

حافظ على مواءمة أهدافك مع عملية إدارة محفظة المشاريع

أصبحت إدارة محفظة المشاريع نشاطًا متزايد الأهمية للمؤسسات من جميع الأحجام.

تتمتع المؤسسات التي تنجح في إدارة عمليات إدارة المشاريع وحوافزها بفرصة أكبر لتحقيق الأهداف، واتخاذ قرارات سليمة بشأن أنشطة الابتكار، وتحقيق التحول التنظيمي المستمر.

نأمل أن يكون هذا الدليل قد ساعدك في إنشاء عملية إدارة الأداء والإنتاج الخاصة بك. إذا كنت مهتماً بمعرفة المزيد لا تتردد في الانضمام إلينا في أي من ندواتنا المنتظمة عبر الإنترنت- بدون قيود