كيفية استخدام مصفوفة أولويات المشروع للابتكار10 دقيقة قراءة

في بعض الأحيان، يواجه قادة الأعمال صعوبة في تحقيق التوازن بين كل ما تحتاجه الشركة، خاصةً عندما تكون القوى العاملة والموارد والوقت محدودين.

لدى كل قسم قائمة خاصة به من المشاريع والأفكار التي يرغب في تطويرها، واختيار أي من هذه المقترحات يستحق المغامرة في هذا المجال ليس بالأمر الهيّن. إنها عملية صارمة تستغرق وقتاً طويلاً لدراستها واتخاذ قرار بشأنها بموضوعية.

نظرًا لأن معظم هذه الأفكار قد تكون مجدية ومفيدة للغاية للشركة، كيف يمكنك اختيار أفضلها لتنفيذها؟ علاوة على ذلك، ما هي العوامل التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند اتخاذ هذه القرارات؟

في هذه المقالة، سنناقش ما هي مصفوفة أولويات المشروع وما تساهم به في عملية اختيار المشروع.

لنبدأ.

ما هي مصفوفة الأولويات؟

مصفوفة أولويات المشروع هي مصفوفة أولويات المشروع أداة إدارة المشروع التي تساعد الشركات على توفير الوقت من خلال التركيز على الأفكار والمهام والعمليات والأنشطة الأكثر أهمية.

إليك مثال على مصفوفة أولويات بسيطة:

إنها أداة بسيطة فرز المشاريع حسب ترتيب أهميتها بناءً على معايير معينة.

كما أنه يساعد في الحفاظ على فرز الأفكار وتقييمها عملية دقيقة، ثم يتطور التنفيذ إلى مسار واضح ومحدد. والنتيجة؟ تبقى مشاريع الابتكار الحاسمة على المسار الصحيح، ويتم مراعاة المواءمة الاستراتيجية، ويتم جدولة العمليات وتنفيذها بكفاءة.

ما أهمية تحديد الأولويات؟

إعطاء الأولوية لأفضل المشاريع والأفكار يولد التنفيذ الممتاز والأداء الاستراتيجي. 

عندما تعطي الشركة الأولوية للكفاءة

1. يصبح تخصيص الموارد سهلاً.

الحقيقة هي أن موارد شركتك محدودة. عندما تكون أولوياتك غير محددة، يصبح تخصيص مواردك بفعالية تحديًا. يؤدي التخصيص غير السليم للموارد إلى تضخم التكاليف وتأخير التسليم وخروج المشروع عن مساره.

في الأساس، يساعد تحديد أولويات بعض المشاريع والمهام والأنشطة الشركات على فهم متى وأين تستثمر مواردها.

2. تنفيذ المشاريع والأفكار الصحيحة.

أفضل الأفكار ومشاريع الابتكار هي تلك التي تدعم أهداف الشركة وتزيد من عائد الاستثمار في نفس الوقت. قم بتطبيق مصفوفة تحديد أولويات المشروع على صقل عملية الفحص والتقييم.

مع تحديد الأولويات المستندة إلى البيانات, اختيار المشاريع والأفكار المناسبة سيكون أسهل وأسرع بالنسبة لك.

3. تقليل الانتكاسات والخسائر المحتملة إلى أدنى حد ممكن.

ينطوي تنفيذ مشاريع الابتكار على مخاطر. فالمشاريع المتأخرة والمؤجلة مكلفة، لذلك من الضروري لكل مؤسسة أن تقوم بما يلي وزن وتحديد كل مؤيد ومعارض لفكرة ما.

يتضمن تحديد الأولويات الفعالة تحديد المشاريع ذات التكلفة الأعلى وتحديد ما إذا كانت الموارد الحالية قادرة على تحمل هذه المشاريع وما إذا كانت تستجيب لاحتياجات ومتطلبات الشركة وعملائها أم لا.

4. يمكن تتبع التقدم المحرز بشكل أفضل.

يتم تحديد التركيز حيث يتم تحديد أولويات المهام والمشاريع والأفكار. وبمجرد تحديد الأولويات يمكن مراقبة كل نشاط عن كثب من البداية حتى النهاية. تحديد العوامل التي ترغب في تضمينها في قياس وتتبع التقدم المحرز.

نظرًا لاختلاف كل شركة عن الأخرى، فقد تختلف هذه المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية. حدد القيمة التي قد تجلبها كل فكرة ومشروع في مؤسستك وحدد ما إذا كانت تستحق الوقت والطاقة والمال والجهد للمغامرة فيها.

5. تحدث المواءمة الاستراتيجية.

مبادرة الخط الساطع، وهي منصة للمعرفة والتواصل، دراسة استقصائية مع أكثر من 500 من كبار المديرين التنفيذيين من مختلف الشركات التي تبلغ إيراداتها السنوية $1 مليار أو أكثر حول المشاكل التي واجهوها فيما يتعلق بالمواءمة الاستراتيجية.

فيما يلي النتائج:

تعتبر هذه الشركات أن 20% على الأقل من مشاريعها "مشاريع خاطئة".

على الرغم من أن هذا الرقم منخفض، إلا أن تطبيق مصفوفة أولويات المشروع في عملية الاختيار يمكن أن يمنع الشركات من تنفيذ المشاريع الخاطئة من خلال تضمين الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها عند إعطاء الفكرة الأولية إشارة "البدء".

أشار غالبية كبار المسؤولين التنفيذيين إلى أنهم فشلوا في تحقيق أهدافهم (90%).

تعتبر عملية التنفيذ في حد ذاتها مخاطرة. وهذا يؤكد على السبب الذي يجعل من الضروري للمؤسسات أن تفهم المشاريع والأفكار التي يجب أن تعطيها الأولوية وتركز عليها - لاختيار تلك التي تتضمن أهدافها وتعكسها في كل جانب من جوانبها.

ومع وجود هذه الإحصائيات المقلقة في متناول اليد، خلصت شركة Brightlight إلى أن المواءمة الاستراتيجية تحسّن أداء أعمال الشركة بنسبة 80%.

لماذا تعمل مصفوفة أولويات المشروع؟

مشاريع الابتكار لها متطلبات مختلفة. فبعضها أكثر إلحاحاً من غيرها، مما يعني أنها قد تتطلب اهتماماً أكثر من غيرها.

1. يتيح لك إنشاء قائمة أولويات التركيز على ما هو أكثر أهمية.

يقوم بتصفية المهام والأنشطة غير الضرورية حتى لا يعطل أي شيء عملية التنفيذ. فهي تمكنك في الغالب من رؤية الصورة الأكبر وتحديد مشاريع الابتكار الأكثر أهمية من غيرها.

ومن الناحية النفسية، يُعرف هذا المبدأ باسم "الانتباه الانتقائي".

2. تبقي عينيك على اختيار أفضل المشاريع والأفكار لتنفيذها.

إلى جانب أهداف واستراتيجيات عملك، تساعدك مصفوفة أولويات المشروع على اختيار أفضل المشاريع و الأفكار من خلال معايير محددة.

إنه يبعد عقلك عن الإرهاق، بنفس الطريقة التي تبعد بها مصفوفة أولويات المشروع مؤسستك عن إهدار الوقت والموارد على مشاريع وأفكار ذات قيمة ضئيلة للغاية.

3. تحافظ على تركيز فريقك على مشروع واحد في كل مرة.

سيسمح لك انتباهك الكامل بأداء مهامك ومسؤولياتك بشكل جيد. ستتمكن أيضًا من متابعة تقدم المشروع عن كثب.

كيفية استخدام مصفوفة أولويات المشروع

الآن بعد أن فهمت كيف ولماذا تعمل مصفوفة الأولويات، حان الوقت لوضع هذه المعرفة موضع التنفيذ.

اتبع هذه الخطوات للبدء

1. تحديد الأهداف: يبدأ كل منتج أو نشاط أو خدمة أو مشروع أو فكرة بهدف. باستخدام هذا، حدد مجموعة من المعايير التي تريد تقييم مشاريعك أو حلولك أو أفكارك على أساسها. قم بتضمين جميع العوامل التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند تحديد أولويات هذه العناصر بفعالية.
2. حدد وزنًا معينًا لكل معيار أدرجته في المصفوفة: حدد مستوى أهمية كل معيار بالنسبة لمؤسستك. وعموماً، يتم توزيع مائة نقطة على المعايير، ولكن يمكنك أيضاً تعيين قيمة رقمية لكل معيار.
3. تحديد قيم التسجيل: قرر على أساس ترتيبك أو مقارنتك. لا يوجد صواب أو خطأ في تحديد الدرجات. فقط اختر نموذجًا أو مقياسًا يناسب هدفك على أفضل وجه. عند القيام بذلك، تذكر أن تبقي مصفوفتك بسيطة وسهلة التصفح والتفسير والفهم.
4. طرح الأفكار وتقييم الحلول: حان الوقت لتقييم مشاريعك أو أفكارك أو أنشطتك أو حلولك. اجمع المستجيبين المطلوبين (العملاء وفريق العمل وخبراء الموضوع وغيرهم) معًا ودعهم يجيبون على التقييم بشكل فردي لتحقيق وجهة نظر موضوعية وذات صلة.
5. حساب الدرجات المرجحة: عندما ينتهي الجميع، ابدأ بحساب الدرجات الموزونة لكل مجيب. عادةً ما تعتمد كيفية القيام بهذه الخطوة على نوع المصفوفة التي تستخدمها، ولكن بشكل عام، يتم ضرب درجة كل خيار في وزن المعيار ذي الصلة للحصول على كل درجة تراكمية.
6. قارن النتائج: احرص على إبقاء التقييم خاليًا من التحيز. ناقش الخلافات مع فريقك حتى يتم التوصل إلى قرار بالإجماع. قم بتوحيد النتائج ووضع قائمة بالأولويات منها.

أشياء يجب تجنبها عند استخدام مصفوفة أولويات المشروع

هناك شيئان رئيسيان يجب عليك تجنبهما من أجل الحفاظ على مصفوفة أولويات مشروعك مفيدة للغاية وذات صلة:

1. المعايير تتمحور حول الشركة

تُصمم المشاريع والمنتجات والخدمات والأفكار كحلول لمشاكل عملائك، لذلك من الطبيعي والضروري أن يشاركوا في عملية اختيار المعايير.

بقدر ما تكون آراء الشركة ووجهات نظرها ذات قيمة، ضع في اعتبارك أن عملاءك هم الذين يشترون منتجاتك وخدماتك. ولإضافة إلى نجاح عملية التنفيذ، يجب أن تكون المعايير متمحورة حول العميل بدلاً من ذلك.

2. التعاون الصفري في تسجيل النقاط

ومرة أخرى، عند اتخاذ قرار بشأن الأولويات، فإن التركيز على العميل هو المفتاح. التعاون مع أصحاب المصلحة والأشخاص المهمين الآخرين في مصفوفة أولويات مشروعك تمنع الأحكام الذاتية من جعل البيانات غير موثوقة.

التوصل إلى توافق في الآراء بسهولة من خلال التعاون مع المستجيبين عبر قبول المهمة. تسمح هذه المنصة للمؤسسات بجمع الأفكار من مصادر مختلفة والتعاون بشأنها من خلال التصويت، والمتابعة، وتسجيل النقاط، وحتى الحصول على إشعارات من خلال التحديثات.

الخطوات التالية: والآن بعد أن اخترت أفضل الأفكار والمشاريع الابتكارية للعمل عليها، حان الوقت لوضع خطة محكمة لتنفيذها. تعاون مع قبول المهمة والحصول على كل ما هو ضروري لبدء تشغيل محرك الابتكار.

تعرّف على المزيد حول ما تقدمه "أقبل المهمة" من خلال القيام بجولة مميزة.