فوضى إدارة المهام؟ إليك كيفية تتبعها كالمحترفين8 دقيقة قراءة

هل شعرت يومًا أن فريقك يعمل بجد، لكنك لست متأكدًا مما يتم إنجازه بالفعل؟ حسناً، لست وحدك في ذلك.

يمكن أن يصبح تتبع التقدم المحرز فوضويًا بسرعة، خاصة عندما تبدأ المهام في التراكم وتتغير الأولويات. لهذا السبب فإن وجود نظام قوي لإدارة المهام ليس مفيداً فحسب، بل هو ضروري أيضاً.

ترشدك هذه المقالة إلى طرق بسيطة ومثبتة للبقاء على اطلاع على تقدم فريقك والتأكد من عدم حدوث أي شيء يفلت من بين يديك.

التحديات في إدارة مهام الفريق

تتمحور إدارة المهام في بيئة الفريق حول التنظيم، والتكليف، و مهام التتبع حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به ومتى للقيام بذلك.

ولكن عندما تقوم الفرق بإدارة المهام بدون أي هيكل واضحفإن الأمور يمكن أن تتدهور بسرعة. وتعم الفوضى، ويبدأ العمل في السقوط من خلال الشقوق.

إليك ما يمكن أن يحدث:

• المواعيد النهائية الفائتة
• تكرار العمل
• الارتباك بشأن الأدوار
• ضعف التواصل
• مساءلة منخفضة

كما تخمن، إدارة المهام يصبح تخميناً بدون هيكلية. تهدر الفرق الوقت وتفقد الزخم، وغالبًا ما ينتهي بها الأمر إلى التدافع لتحقيق الأهداف.

كما أنه يجعل من الصعب قياس النجاح أو التعلم من أخطاء الماضي. الأنظمة الواضحة لا توجه العمل فقط, تساعد الفرق على النمو بمرور الوقت.

الاستراتيجيات الرئيسية لتتبع التقدم المحرز بشكل أفضل

هناك الكثير من الأمور التي يجب أن نأخذها هنا، لذا سنستعرضها كل على حدة:

1. حدّد أهدافك وقم بتقسيمها إلى مهام أصغر

تحديد أهداف واضحة هي الخطوة الأولى لإدارة المهام بفعالية.

كما تعلم، يمكن أن تبدو الأهداف الكبيرة مرهقة، لذا فإن الحيلة تكمن في تقسيمها إلى أجزاء أصغر "يمكن التحكم فيها".

إليك كيفية القيام بذلك:

يحول هذا النهج هدفًا غامضًا إلى قائمة مرجعية حيث إنه يبقي الجميع على نفس الصفحة ويجعل من السهل تتبع المسافة التي قطعتها.

عندما يتم تقسيم الأهداف بهذه الطريقة، يكون من الأسهل تحديد ما ينجح وما لا ينجح.

يمكن للفرق أن تتكيف بشكل أسرع وتتجنب التعثر، كما أنها خلق المزيد من الفرص للاحتفال بالمكاسب الصغيرة، مما يحافظ على الحافز مرتفعًا.

2. تحديد مواعيد نهائية واقعية وتعيين المسؤوليات

وفقاً لـ تقرير كويكسي، 78% من المشاريع تتجاوز الميزانية أو تعاني من تأخيرات في الجدول الزمني، وغالبًا ما يكون ذلك بسبب عدم كفاية التخطيط والمواعيد النهائية غير الواقعية.

هذا هو السبب في أن تحديد مواعيد نهائية واقعية وتعيين المسؤوليات تحافظ على المشاريع من التعثر (ويساعد الفرق على العمل بذكاء وليس بجهد أكبر).

إذا لم تكن متأكداً من كيفية القيام بذلك، يمكنك القيام بذلك على النحو التالي:

• قم بتقسيم المهمة أولاً
• تقدير المدة التي تستغرقها كل مهمة
• عامل وقت التخزين المؤقت
• طابق الأشخاص مع المهام التي تناسبهم بشكل أفضل للتعامل معها
• تأكد من أن الشخص لديه الوقت للقيام بالمهمة بحلول الموعد النهائي

إذا لم تكن متأكداً من المدة التي تستغرقها كل مهمة, إلقاء نظرة على المهام المماثلة من المشاريع السابقة لمعرفة المدة التي استغرقتها، أو الأفضل من ذلك، اسأل فريقك عن رؤيتهم.

أسند المهام إلى الأشخاص الذين يتمتعون بالمهارات المناسبة، وتأكد من توفرهم. التخطيط الجيد مقدمًا يوفر الكثير من الضغط لاحقًا.

يبقى الجميع مركزين ويعرفون ما هو متوقع منهم، وهو ما يؤدي إلى تقليل التأخيروعمل جماعي أفضل، ومسار أكثر سلاسة لإنهاء المشروع.

3. استخدام طرق التتبع المرئي مثل اللوحات أو الجداول الزمنية

تساعد طرق التتبع المرئية الفرق على رؤية التقدم المحرز في لمحة سريعة أثناء قيامهم بإدارة المهام أكثر سهولة وسلاسة للمتابعة.

يمكنك استخدام أدوات مثل:

• لوحات كانبان
• مخططات جانت البيانية
• مشاهدات التقويم

على سبيل المثال، فإن رؤية مهامك في لوحة مثل تلك الموجودة أدناه من Accept Mission سيسهل عليك تتبع تلك المهام وحالتها.

يتم تسمية كل مهمة بوضوح، مع تواريخ الاستحقاق والملاك والحالة كلها في عرض واحد. يمكنك أن ترى بسرعة ما هو قادم وما لا يزال معلقاً.

يقلل هذا الإعداد من الارتباك ويوفر الوقت الذي يقضيه عادةً في طلب التحديثات، وبالطبع، فإنه يحافظ أيضًا على اصطف الجميع دون الحاجة إلى اجتماعات مطوّلة بشأن الحالة.

لا تتردد في احجز عرضاً تجريبياً هنا إذا كنت ترغب في رؤية مهمة القبول أثناء العمل، أو اكتشفها بنفسك باستخدام نسخة تجريبية مجانية 🙂.

4. جدولة الاستعراضات المنتظمة أو الاجتماعات السريعة

تساعد المراجعات المنتظمة أو اجتماعات العدو السريع الفرق على البقاء متزامنة والتعديل عند الحاجة.

حتى لو لم نرغب في عقد اجتماعات طويلة، فإن الاجتماعات القصيرة والمنتظمة تمنح الجميع لحظة للتوقف والتفكير وإعادة التركيز على ما هو أكثر أهمية وما يجب أن يحدث بعد ذلك.

إليك ما يجب تضمينه في مثل هذه الاجتماعات:

• تحديثات سريعة للتقدم المحرز
• الأولويات الحالية
• أي مشاكل في إبطاء الأمور
• الدعم المطلوب
• الخطوات التالية (يجب أن يغادر الجميع وهم يعرفون بالضبط ما يجب القيام به بعد ذلك)

مرة أخرى، أنت لا تحتاج إلى اجتماع طويل؛ فقط من 15 إلى 30 دقيقة القيام بالمهمة.

أقترح عليك أن تجعله جزءًا من روتينك الأسبوعي وأن تلتزم بتنسيقه. حافظ على التركيز على التقدم المحرز والعوائق والخطوات التالية.

5. تشجيع التواصل المفتوح بشأن تحديثات المهام

التواصل المفتوح حول تحديثات المهام إبقاء الجميع على اطلاع ويمنع سوء الفهم، وهذا بدوره يجعل التعاون أكثر سلاسة.

إليك كيفية القيام بذلك:

• ضبط الإيقاع, أن التحديثات، سواء كانت جيدة أو سيئة، مرحب بها دائماً.
• استخدم المنصات المشتركة مثل لوحات المهام أو المحادثات الجماعية لإبقاء المعلومات مرئية للجميع.
• كن مثالاً يُحتذى به وشارك تحديثاتك باستمرار حتى يحذو الآخرون حذوك.
• قم بإنشاء نقاط تسجيل الوصول حيث من المتوقع أن تكون التحديثات متوقعة، مثل أثناء عمليات المتابعة.
• حافظ على الأجواء الإيجابية من خلال عدم معاقبة الناس على صراحتهم بشأن التأخير.

الجزء الأكثر أهمية هو إنشاء بيئة آمنة وإيجابية حيث يشعر الناس بالراحة في مشاركة التحديثات، خاصة عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها.

إذا كان أعضاء الفريق يخشون اللوم أو النقد سيبقون هادئين. ولكن إذا كانوا يعلمون أنهم سيحصلون على الدعم، فسوف يتحدثون في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان.

أدوات وتقنيات للاستخدام

تتبع المهام يدوياً أو من خلال أدوات مبعثرة يصبح قديماً بسرعة.

الحقيقة هي أن الفرق تحتاج إلى نظام مركزي يجعل من السهل تعيين العمل والتحقق من التقدم المحرز والتواصل دون التنقل بين التطبيقات.

إليك ما يجب البحث عنه في المنصة الجيدة:

إحدى الأدوات التي تتحقق من كل هذه المربعات هي Accept Mission. إنها أكثر من مجرد أداة لإدارة المهام، فهي مصممة للمشاركة والوضوح.

تحصل على لوحات مهام مثل اللوحة أدناه التي تعمل مثل خرائط المهام المرئيةبالإضافة إلى إعدادات مُلعبة يبقي الفرق متحمسًا

يمكنك إنشاء حملات وربط المهام بأهداف أكبر، مما يساعد على تتبع العمل اليومي والتقدم المحرز على المدى الطويل.

يمكنك أيضاً إنشاء المهام وتنظيمها في إطار هدف أو حملة معينة، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع التقدم المحرز، كل ذلك في مكان واحد.

على سبيل المثال:

تظهر جميع المهام والتحديثات والرؤى في الوقت الفعلي، بحيث لا يضيع أو يتأخر أي شيء. كما أنها تخلق تجربة أكثر سلاسة للجميع، بدءاً من قادة المشروع إلى المساهمين.

كل شيء يعيش على منصة واحدة, لا مزيد من التبديل بين جداول البيانات، أو سلاسل البريد الإلكتروني، أو الملاحظات اللاصقة المبعثرة.

باستخدام التكنولوجيا المناسبة، لن يبقى فريقك على المسار الصحيح فحسب، بل سيتحركون بشكل أسرع، والتعاون بشكل أفضل، والعمل بكفاءة أكبر.

الكثير من الأدوات؟ الدمج في نظام واحد

من السهل الوقوع في فخ استخدام أداة مختلفة لكل شيء، أداة للمهام، وأخرى للدردشة، وثالثة للملفات، وربما حتى بعض جداول البيانات الجانبية.

في البداية، تشعر في البداية أنك تغطي جميع القواعد. ولكن مع مرور الوقت، هذا الخليط من التطبيقات يبدأ في إبطاء الفرقمثل

• تشتت المعلومات
• التحديثات المفقودة
• لا أحد يعرف حقًا أين يبحث عن ما

استخدام الكثير من الأدوات يخلق احتكاكًا أكثر من التدفق. يقضي الأشخاص وقتًا أطول في التنقل بين المنصات أكثر من العمل الفعلي.

كما أنه يؤدي أيضًا إلى الازدواجية وسوء التواصل، وأحيانًا إعادة المهام التي تم إنجازها بالفعل، ولكن ليس في مكان يمكن لأي شخص رؤيتها.

وهذا هو السبب في أن الاندماج في نظام واحد يغير قواعد اللعبة. عندما يعمل فريقك في نظام مركزي واحد، يصبح كل شيء أكثر بساطة.

توقف عن إهدار الوقت على الأنظمة غير المتصلة، وابدأ الإدارة بذكاء أكثر مع Accept Mission من خلال جدولة عرض توضيحي سريع معنا اليوم 🙂