Ist Ihr Stage-Gate-Prozess für Tabellenkalkulationen zu komplex geworden? 7 Anzeichen14 Minute gelesen

Die Tabelle hat beim ersten Pilotprojekt gut funktioniert. Jetzt kommt ein Gate-Meeting ins Stocken, weil zwei Personen verschiedene Exemplare.

Vielleicht hast du schon ein paar davon gesehen:

• Ein Gatekeeper genehmigt eine Idee per E-Mail, und das Team erfährt nichts davon.
• Die Bewertungsgewichte ändern sich von Zyklus zu Zyklus, und niemand protokolliert dies.
• Jemand fragt, wie lange Ideen an Tor 2 verweilen, und es wird still im Raum.
• Die Finanzabteilung möchte einen Überblick über das Portfolio, also verbringst du den Freitag damit, vier Kopien aus verschiedenen Abteilungen zusammenzuführen.

Beachten Sie, dass es dabei weder um die Anzahl der Ideen noch um die Dateigröße geht. Der eigentliche Auslöser ist, wenn das Arbeitsblatt kann nicht Beantworte die Fragen, von denen ein Tor abhängt.

Das klingt eigentlich ganz einfach: Welche Version ist aktuell, wer hat was entschieden und auf welcher Grundlage? Und in einer gemeinsam genutzten Tabelle lässt sich nicht immer erkennen, ob sich die Kriterien im Laufe der Zeit geändert haben.

Dennoch werden Gates ohne Kriterien und ohne Verantwortlichen durch neue Software nicht besser. Man muss also die Disziplin verbessern. erste, dann orientiere dich an den folgenden 7 Anzeichen, um eine Entscheidung zu treffen.

Warum die Tabellenkalkulation funktioniert hat – und wann sie versagt

Um fair zu sein: Die Tabelle hat sich ihren Platz redlich verdient:

• Günstig und vertraut: Sie beginnen mit einer Schnittstelle, die Ihr Team bereits nutzt.
• Flexibel: So kannst du den Prozess jeden Monat neu gestalten, während du noch lernst, welche Fragen ein Gate stellen sollte.
• In der richtigen Größe: Bei einem Funnel, einem Betreiber und ein paar Dutzend Ideen ist es ein praktisch Ausgangspunkt.

Doch Tabellenkalkulationen verschleiern Fehler. Raymond Pankos Studie aus dem Jahr 2015 Auswertung von Prüfungsstudien Im Rahmen intensiver Prüfungen, die größtenteils von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durchgeführt wurden, wurden 85 Tabellenkalkulationen untersucht.

Er berichtet, dass diese Studien “in 94% der untersuchten Tabellenkalkulationen Fehler festgestellt haben”.”

Er betont zudem, dass Fehler pro Zelle selten sind. Sein Argument: Zumindest bei großen Tabellen eine Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Wert in der Zeile „Ergebnis“ falsch ist.

Jede kopierte Registerkarte bedeutet also eine weitere Version, die überprüft werden muss. Und jede Entscheidung, die auf dieser Datei basiert, erhöht das Risiko eines unentdeckten Fehlers.

Ein Tor ist genau eine solche Entscheidung. Die folgenden 7 Anzeichen lassen sich in 3 Gruppen einteilen: die Bilanz, der Übergang zwischen den Phasen und das Portfolio.

Die 7 Anzeichen auf einen Blick

Beginnen Sie mit dem Schnellcheck. Jedes Symbol verweist auf eine Leitfrage auf dem Blatt. nicht mehr Antworten.

Jeden Die Frage in der rechten Spalte sollte ein Gatekeeper in weniger als einer Minute beantworten können. Wenn das Formular den Vorgang so verlangsamt, verlangsamt sich auch der Durchlauf.

Als Faustregel gilt: Bei 1 oder 2 bekannten Zeilen reicht es aus, die Tabelle anzupassen. Bei drei oder mehr, insbesondere wenn sie sich über mehr als eine Gruppe erstrecken, bedeutet dies, dass Ihr Prozess über die Tabelle hinausgewachsen ist.

Hinweise in der Akte selbst

Die ersten drei Zeichen befinden sich innerhalb der Datei. Sie geben Auskunft darüber, ob Die Bilanz von The Gate verdient irgendein Vertrauen.

Wenn ein Gatekeeper Zweifel an der Aufzeichnung hegt, überträgt sich dieser Zweifel auf jede darauf basierende Entscheidung.

Anzeichen 1: Niemand weiß genau, welche Version aktuell ist

Das fällt einem zuerst an den Dateinamen auf:

• “Gate2_final”
• “Gate2_final_v2”
• Ein Exemplar, auf dessen Rückseite die Initialen einer Person stehen

In einem Umfrage 2016 bei ABB, 74% der 180 Befragten gaben an, dass sie in der Regel zwei oder mehr Versionen einer Tabellenkalkulation aufbewahren.

Und 64%-Versionen mit Datumsangaben oder Zahlen im Dateinamen. Diese Angaben stammen aus Selbstauskünften und von eine Unternehmen, aber es wird Ihnen bekannt vorkommen.

An einer Kontrollstelle sind die Kosten konkret. Prüfer, die mit unterschiedlichen Versionen arbeiten, bewerten verschiedene Entwürfe derselben Idee.

Probieren Sie diese Woche doch einmal einen einfachen Test aus. Fragen Sie 3 Bitten Sie die Prüfer, Ihnen die Datei zu schicken, die sie zum nächsten Schritt mitbringen würden, und vergleichen Sie diese dann miteinander.

Falls sich die Dateien unterscheiden, finde heraus, welche bei der letzten Go-Entscheidung verwendet wurde. Wenn das niemand weiß, beruht diese Entscheidung auf einer Vermutung.

Anzeichen 2: Entscheidungen über die Zulassung landen im Posteingang, nicht in der Akte

Die Entscheidung bezüglich Go ist gefallen. Sie nur sei es in einem E-Mail-Austausch, im Flur oder in einer Chat-Nachricht – das Blatt hat davon nie etwas mitbekommen.

Das US-Energieministerium Leitlinien für das Stage-Gate-Verfahren 2007 Nennen Sie 4 mögliche Entscheidungen bezüglich des Tors:

1. Weiter: Finanzmittel für die nächste Phase bewilligt
2. Halt: keine Finanzierung für die nächste Phase
3. Halten: ausgesetzt, wird später neu bewertet
4. Rückgabe: Zurück zur vorherigen Phase, um die Arbeit abzuschließen

Jedes Ergebnis bestimmt Geld oder Zeit. Wenn das Blatt nur eine Statusfarbe anzeigt, lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wer diese ausgewählt hat und warum.

Die US-Bankenaufsichtsbehörden legten 2011 einen Dokumentationsstandard für Modelle fest. Dieser wurde im April 2026 durch neuere Leitlinien ersetzt, dient jedoch nach wie vor als nützlicher Testmaßstab.

Die Federal Reserve Leitfaden zum Modellrisiko 2011 Die genannten Unterlagen sollten “ausreichend detailliert sein, damit auch Personen, die mit dem Modell nicht vertraut sind, dessen Funktionsweise nachvollziehen können.”

Wende diesen Maßstab auf Tore an: Jemand, der verpasst Die Besprechung sollte sich ausschließlich auf die einzelnen Entscheidungen aus der Akte stützen. Wählen Sie drei Beispiele aus dem letzten Quartal aus und prüfen Sie diese.

Wenn Sie dafür Ihre E-Mail-Posteingänge durchforsten müssen, weist die Aufzeichnung Lücken auf. Rechnen Sie damit, dass diese Lücken abgeschlossene Entscheidungen wieder aufnehmen wenn sich niemand mehr an die Gründe dafür erinnert.

Anzeichen 3: Kriterien und Gewichtungen ändern sich, ohne dass dies auffällt

Im vergangenen Frühjahr hat jemand die Bedeutung der strategischen Übereinstimmung hervorgehoben, und damit endet die Spur:

• Niemand angemeldet. die Veränderung.
• Die Ideen dieses Zyklus wirken nun überzeugender als die des letzten Zyklus.
• Es gibt keinen wirklichen Grund für diesen Sprung.

In einem 2011 veröffentlichte Umfrage Von 38 börsennotierten US-Unternehmen verfügten 74% der 31, die geantwortet hatten, über kein dokumentiertes Verfahren zur Nachverfolgung von Änderungen in Tabellenkalkulationen.

Es handelt sich um eine kleine Stichprobe aus der Finanzberichterstattung, betrachten Sie sie daher als Anhaltspunkt. Diese Unternehmen arbeiteten an der Einhaltung der SOX-Vorschriften und an der Nachverfolgung von Änderungen. immer noch wurde oft nicht dokumentiert.

Als die Ökonomen Herndon, Ash und Pollin die Studie von Reinhart und Rogoff erneut untersucht Im Jahr 2013 stellten sie “Codierungsfehler, den selektiven Ausschluss verfügbarer Daten und eine unkonventionelle Gewichtung der Zusammenfassungsstatistiken” fest.”

Bei der Überprüfung ihres Arbeitsbuchs wurde ein Programmierfehler entdeckt, der dazu führte, dass 5 Länder. Eine nicht protokollierte Gewichtsänderung kann sich auf dieselbe Weise verstecken.

Vergleichen Sie diese Woche die Registerkarte „Kriterien“ mit der aus dem vorletzten Zyklus. Wenn Sie nicht jeden Unterschied erklären können, vergleichen Ihre Trendlinien nicht Gleiches mit Gleichem.

Zeichen im Übergang zwischen den Phasen

Die nächsten beiden Zeichen tauchen zwischen den Toren auf. Sie beziehen sich auf Zeit und Urteil, die verschwinden, sobald dein Blatt nur noch Status und Durchschnittswerte aufzeichnet.

In Ihrer Tabelle wird festgehalten, wo eine Idee ist. Anzeigen wie lange es gedauert hat, dorthin zu gelangen verwendet datumsbezogene Übergänge, genau wie die Projekt-Trichter-Verfolgung.

Anzeichen 4: Man kann nicht sagen, wie lange Ideen an jeder Schleuse warten

Wenn Sie fragen, wie lange Ideen am Gate 2 warten, erhalten Sie eine ungefähre Angabe. Das Blatt zeigt den Status jeder Idee an, aber deren Zeit in der Warteschlange bleibt verborgen.

Führen Sie drei Überprüfungen Ihrer letzten zehn Torentscheidungen durch:

1. Ermitteln Sie das Datum, an dem jede Idee in ihre jeweilige Phase eingetreten ist.
2. Ermitteln Sie, wann jede Idee zur Prüfung bereit war und wann die Entscheidung getroffen wurde.
3. Zähle, wie viele dieser Termine du aus dem Gedächtnis oder anhand von E-Mails rekonstruieren musstest.

Die Entscheidung über den Übergang in die nächste Phase umfasst sowohl aktive Arbeit als auch Wartezeiten. Um die Wartezeit bis zur Freigabe gesondert zu erfassen, sollte auch festgehalten werden, wann die Idee zur Überprüfung bereit war.

EIN Artikel aus der Zeitschrift „Management Science“ von 1995 die Produktentwicklung als Warteschlangennetzwerk modelliert.

“Zu jedem beliebigen Zeitpunkt”, so schrieben die Autoren, “wird ein Job entweder bearbeitet oder wartet in einer Warteschlange auf den Zugriff auf eine Ressource.”

In ein Ideen-Trichter, Ideen, für die noch eine Entscheidung aussteht, bilden eine Warteschlange. Ihr Arbeitsblatt benötigt beide Prüfungs- und Entscheidungstermine, um diese Wartezeit zu verdeutlichen.

Derselben DOE-Richtlinien zufolge sollen die Kriterien so klar sein, dass die Entscheidungsträger “objektive und zeitnahe Entscheidungen treffen können”. Ohne Datumsangaben lässt sich die Zeitnähe jedoch nur schwer beurteilen.

Ohne Wartezeiten kann man nicht erkennen, an welchen Gates es zu Verzögerungen kommt, geschweige denn, warum. Deshalb werden Sie zusätzliche Prüfer einsetzen, wenn die real Eine mögliche Lösung könnte sein eine Entscheidungsfrist.

Anzeichen 5: Die Bewerter vergeben ihre Punkte in separaten Registerkarten, und der Durchschnittswert verschleiert die Meinungsverschiedenheiten

Jeder Gutachter füllt einen eigenen Reiter aus, und ein Zusammenfassungsblatt ermittelt den Durchschnittswert der Streuung, die ein Gremium erörtern sollte. Ein geteiltes Gremium und ein einstimmiges Gremium sehen so aus, als ob dieselbe:

• Geteilte Tafel: Eine 3 und eine 9 ergeben im Durchschnitt 6.
• Einstimmiges Gremium: Zwei Sechsen ergeben im Durchschnitt 6.

In einem PNAS-Studie aus dem Jahr 2018, 43 Gutachter bewerteten einen gemeinsamen Pool von 25 NIH-Anträgen aus dem Bereich der Onkologie. Die Autoren berichteten, dass “unter den Gutachtern keine Einigkeit hinsichtlich der Qualität der Anträge herrschte”.”

Es habe den Anschein gehabt, so schrieben sie, dass die Ergebnisse “eher vom Gutachter, dem der Förderantrag zugewiesen wurde, als von dem im Antrag vorgeschlagenen Forschungsvorhaben abhingen”.”

Letztendlich wurden jedoch alle 25 Anträge bewilligt, sodass der Bewerberkreis klein und bereits sehr stark war. Das schränkt die Aussagekraft des Ergebnisses in Bezug auf alle eingereichten Anträge ein.

Eine Studie aus dem Jahr 2021 Die Daten des NIH und des American Institute of Biological Sciences wurden über den gesamten Einreichungsbereich hinweg analysiert. Dabei zeigte sich eine gute Übereinstimmung bei Durchschnittswerten von drei Gutachtern.

Diese Schätzungen der Interrater-Reliabilität lagen bei 0,61 für das NIH und bei 0,64 für das Institut. Doch ein bloßer Durchschnittswert Häute den Spread, den Sie am Tor besprechen müssen.

Auch bei der unternehmerischen Ermessensentscheidung zeigt sich dasselbe Muster, da Kahneman und seine Kollegen argumentierten, im Jahr 2016: Die Urteile fallen unterschiedlich aus, “selbst wenn die Betroffenen dieselbe Funktion ausüben und angeblich denselben Richtlinien folgen”.”

An Ihrem nächsten Gate, die Bewertungen aller Rezensenten erfassen vor Diskutieren Sie dies und zeigen Sie die Streuung neben dem Durchschnittswert auf. Wo diese Streuung groß ist, hat der Durchschnittswert diese Entscheidungen für Sie getroffen.

Anzeichen auf Portfolioebene

Die letzten beiden Anzeichen nehmen mit zunehmender Teilnehmerzahl zu: Immer mehr Teams durchlaufen die Phasen, immer mehr Leute stellen Fragen. Die Fragen verlagern sich von einzelnen Ideen hin zum gesamten Portfolio.

Und Fragen zum Portfolio erfordern eine einzige, einheitliche Quelle.

Anzeichen 6: Jede Abteilung betreibt ihre eigene Instanz

Jede Abteilung ging von derselben Vorlage aus und betreibt nun ihre eigene Kopie:

• Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung führt ein einziges Dossier.
• Der operative Bereich behält einen weiteren.
• Ein regionales Team hat still ein drittes gebaut.

In ein oder zwei Zyklen werden sich ihre Spalten und Kriterien wahrscheinlich voneinander entfernen. Dann wirst du anfangen, Ihre Portfolio-Prüfung indem diese Unterschiede ausgeglichen werden.

Teams, bei denen es um mehr geht, treten an dieselbe Wall. JPMorgans Bericht der Arbeitsgruppe aus dem Jahr 2013 über die Verluste im Zusammenhang mit dem „London Whale“ beschreibt ein Risikomodell, das mithilfe manueller Tabellenkalkulationen durchgeführt wurde.

Diese Tabellen “mussten manuell ausgefüllt werden, indem Daten von einer Tabelle in eine andere kopiert und eingefügt wurden.”

Die Tabellenkalkulation war nur einer von vielen Faktoren, die zu diesen Verlusten führten. Aber ein Roll-up führte dazu, dass von Hand Aus separaten Dateien wird derselbe Schritt des Kopierens und Einfügens wiederholt.

Bitten Sie diese Woche jede Abteilung um ihre aktuelle Akte und zählen Sie die Spalten, die nicht übereinstimmen. Jede Abweichung muss vor der nächsten Portfolioüberprüfung überprüft werden.

Anzeichen 7: Du kannst keinen Status posten, ohne alles zu teilen

Ein Einreicher fragt, wie der Stand seiner Idee ist. Um diese Frage zu beantworten, müssten Sie ein Dokument weiterleiten, aus dem auch hervorgeht, jede Bewertung und Kommentar des Rezensenten.

Unterschiedliche Menschen brauchen unterschiedliche Sichtweisen:

• Einreicher: Status und nächster Schritt
• Rezensenten: ihre eigenen Ergebnisse, bis das Tor aufschließt
• Sponsoren: Entscheidungen, Begründungen und Portfoliosummen
• Führungskräfte: die Zusammenfassung über alle Trichter hinweg

Auch die Zugriffsregeln wurden in derselben Umfrage nicht dokumentiert. Von den 32 Befragten verfügten 23 über kein dokumentiertes Verfahren zur Festlegung der Zugriffsebenen für Benutzer.

Ohne separate Ansichten ist damit zu rechnen, dass Teams auf eine von zwei schlechten Optionen zurückgreifen. Entweder teilen sie alles, oder sie teilen nichts und E-Mails zum Status manuell beantworten.

Beides kostet Sie am Eingang Geld. Offene Ergebnisse geben Sponsoren Anlass zur Lobbyarbeit, und ein verdeckter Status verengt den Trichter sich wie eine Blackbox anfühlen.

Versuchen Sie Folgendes: Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die Zugriff auf die Trichterdatei haben, und fragen Sie jede einzelne, ob braucht die Punktzahlen. Jedes “Nein” kennzeichnet den Zugriff auf Punktzahlen, den diese Person nicht benötigt.

Wenn die Tabellenkalkulation nicht das Problem ist

Ehrlich gesagt haben einige dieser Schilder nichts mit der Tabelle zu tun. Sie stammen von Toren, die niemals echte Entscheidungspunkte.

EIN McKinsey-Artikel aus dem Jahr 2017 warnt davor, dass Stage-Gate-Besprechungen allzu oft “kaum mehr als Überprüfungen der Produktreife sind, bei denen der Schwerpunkt nur begrenzt auf der Entscheidungsfindung liegt”.”

Die Autoren fügen hinzu, dass “die Finanzierung bei einem herkömmlichen Stage-Gate-Verfahren selten verzögert oder eingestellt wird”. Daher haben die Teilnehmer ein bisschen Grund, sich auf eine echte Entscheidung vorzubereiten.

Wie Kahneman, Lovallo und Sibony in einem HBR-Artikel aus dem Jahr 2011, “Ein disziplinierter Entscheidungsprozess und nicht das Genie einzelner Personen ist der Schlüssel zu einer guten Strategie.”

Werkzeuge sorgen für mehr Klarheit, aber das werden sie nicht ersetzen Disziplin. Freie Tore werden schneller und besser sichtbar, ebenso wie leere.

Ein Problem mit dem Werkzeug oder ein Problem mit der Disziplin?

Lies dir die folgenden Symptome durch zweimal, einmal für das Werkzeug und einmal für die Disziplin.

Wenn die meisten Ihrer Antworten in der rechten Spalte stehen, reparieren Sie die Tore. vor du gehst einkaufen.

Legen Sie für jedes Tor schriftliche Kriterien fest, ein benannter Entscheidungsträger, sowie eine echte „Kill“-Option. Führen Sie dann zwei Durchläufe durch und prüfen Sie, welche Anzeichen noch vorhanden sind.

Die Zeichen immer noch Danach folgen Probleme mit den Werkzeugen. Diese sind ebenfalls Ihre Anforderungsliste.

Was Sie beim Umzug beachten sollten

Sobald die Anzeichen auf das Tool hindeuten, wandeln Sie jedes einzelne davon in eine Anforderung um. Halten Sie die Liste allgemein gehalten und prüfen Sie jede Option anhand dieser Liste.

Folgende 7 Fähigkeiten sind erforderlich:

1. Eine Live-Aufnahme pro Idee: die gesamte Entwicklungsgeschichte an einem Ort, sodass es keine “aktuelle Version” gibt, über die man streiten könnte.
2. Ein Entscheidungsprotokoll an jedem Tor: die Entscheidung, der Eigentümer, das Datum, die Begründung und die Belege, die am Tor selbst angebracht sind.
3. Kriterien mit Versionsangabe: Die Gewichte werden pro Zyklus gesperrt, wobei jede Änderung datiert und einsehbar ist.
4. Zeitstempel der einzelnen Phasen: Die Daten für Eintritts-, Prüfungs-, Entscheidungs- und Austrittszeitpunkte werden automatisch protokolliert, sodass die Dauer der einzelnen Phasen und die Wartezeiten an den einzelnen Kontrollpunkten messbar sind.
5. Unabhängige Bewertung: Die Bewertung der Rezensenten vor der Diskussion; die Streuung wird neben dem Durchschnittswert angezeigt.
6. Portfolio-Zusammenfassung: Ein einheitlicher Überblick über alle Trichter und Abteilungen, ohne Dateien kopieren zu müssen.
7. Rollenbasierte Sichtbarkeit: Die Einreicher sehen den Status, die Gutachter sehen vor der Diskussion ihre eigenen Bewertungen sowie die Streuung der Bewertungen innerhalb des Gremiums, und die Förderer sehen die Entscheidungen.

Die Punkte 1 bis 3 beziehen sich auf die Bilanz, die Punkte 4 und 5 auf die Kapitalflussrechnung und die Punkte 6 und 7 auf das Portfolio.

Als Nächstes planen Sie den Umzug selbst. Übertragen Sie Ihre Kriterien und offenen Entscheidungen. erste, und die Ergebnisse vergangener Zyklen in einem Archiv zu speichern.

Sollten sich Ihre Kriterien geändert haben, sind alte Bewertungen nicht direkt vergleichbar. Bewahren Sie die Kriterien, Belege und Entscheidungen zusammen mit den Bewertungen auf, damit aus dem Archiv weiterhin ersichtlich ist, wie jede Entscheidung zustande gekommen ist.

Führen Sie anschließend Folgendes aus: 1 Den Trichter über einen gesamten Zyklus hinweg parallel laufen lassen. Die Gate-Besprechungen vergleichen und den Rest umstellen, sobald der neue Datensatz alle 7 Gate-Fragen beantwortet hat.

Zähle erst die Zeichen, bevor du die Ideen zählst

Mehr Ideen helfen nichts, wenn sich eure Redaktionen nicht einmal für die vorhandenen entscheiden können. Bevor also jemand um weitere Einsendungen bittet, nehmt euch ehrlich Zähle deine Tore.

Führen Sie diesen Monat diese 4 Tests durch:

1. Eintrag: Stellen Sie die Begründung für drei kürzlich getroffene Gate-Entscheidungen allein anhand der Aktenlage wieder her.
2. Ablauf: Ermitteln Sie, wie lange Ihre letzten 10 Ideen an jeder Station gewartet haben.
3. Portfolio: Versuchen Sie, innerhalb von weniger als einer Stunde eine Statusübersicht für das gesamte Portfolio zu erstellen.
4. Fachbereich: Stellen Sie sicher, dass für jedes Tor schriftliche Kriterien, ein namentlich benannter Verantwortlicher und mindestens ein Abschuss im letzten Jahr vorliegen.

Wenn der Disziplin-Test fehlschlägt, fangen Sie dort an, da Software nur verstärkt die Wirkung Ihrer Tore. Wenn diese Prüfung bestanden ist, nutzen Sie die anderen drei Prüfungen, um die sieben Anzeichen zu zählen.

Drei oder mehr Anzeichen – insbesondere gruppenübergreifend – deuten darauf hin, dass Ihr Stage-Gate-Prozess den Rahmen von Tabellenkalkulationen gesprengt hat. Bei weniger als drei sollten Sie die Tabelle straffen und im nächsten Quartal erneut eine Bestandsaufnahme vornehmen.

Wenn Sie diese Grenze überschritten haben, sollten Sie die oben genannten 7 Anforderungen in jedes Gespräch mit Anbietern einfließen lassen. So stellen Sie sicher, dass jeder Vergleich daran ausgerichtet ist, wie Ihre Gates eigentlich entscheiden.

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