Qu'est-ce que le processus de gestion de portefeuille de projets (PPM)12 lecture minimale

Alors que les entreprises tentent d'accroître leur capacité à gérer efficacement plusieurs projets, la gestion de portefeuille de projets (PPM) est devenue un élément essentiel de l'intégration de projets d'innovation avec des objectifs organisationnels de haut niveau.

Ce processus contribue à améliorer les performances PPM d'une organisation en affectant la manière dont les entreprises hiérarchisent les projets, allouent des ressources limitées et conduisent d'autres composants principaux pour mener à bien les projets.

Cependant, être capable d'effectuer une gestion de portefeuille de projets nécessite une étude approfondie. Ainsi, dans cet article, vous apprendrez les bases de la mise en œuvre d'un processus PPM et pourquoi son application est essentielle pour votre entreprise.

Commençons!

Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets (PPM) ?

L'étude, la gestion et l'optimisation des budgets, des ressources, des technologies et des procédures pour tous les plans, programmes, projets et initiatives sont collectivement connues sous le nom de gestion de portefeuille de projets (PPM).

Les équipes de gestion de projet utilisent PPM pour surveiller et évaluer les projets actuels et futurs sur la base d'un ensemble de normes. Ils veillent à ce que les réalisations du portefeuille contribuent à la succès global et les objectifs de l'entreprise.

Le gestionnaire de portefeuille dirige les équipes de gestion de projet dans la conduite de la planification stratégique, l'analyse de l'industrie, l'évaluation des dépenses et la prévision, tout en limitant les risques et en répondant aux intérêts des parties prenantes.

Pourquoi la gestion de portefeuille de projets est-elle importante ?

PPM cherche à déterminer la bonne intégration des ressources pour que l'organisation atteigne ses objectifs tout en tenant compte de facteurs tels que les attentes des consommateurs, les conditions du marché extérieur, les restrictions gouvernementales et même un environnement concurrentiel.

En outre, PPM fournit également :

• Succès maximisé dans la sélection et l'exécution des projets
• Des données suffisantes permettant aux parties prenantes importantes de créer les choix les plus éclairés et les plus appropriés concernant activités d'innovation, initiatives, programmes et ressources.
• Transparence organisationnelle continue dans les informations essentielles du projet
• Écarts résolus entre stratégie et exécution
• Des projets stratégiquement alignés
• Projets priorisés et ressources pertinentes

La réalité que tous les projets nécessitent des fonds, du temps, d'autres ressources et des employés pour être menés à bien de manière efficace rend nécessaire la gestion de portefeuille de projets. Parfois, les entreprises se retrouvent à court de ressources nécessaires pour exécuter un projet.

Dans le même temps, tous les projets ne sont pas précieux pour une entreprise en termes de rentabilité et d'autres facteurs.

En conséquence, les parties prenantes auront besoin d'un système de gestion des projets et des ressources pour garantir que les programmes les plus économiquement essentiels reçoivent l'attention et les ressources dont ils ont besoin pour une exécution transparente.

Quelles sont les étapes de base impliquées dans le processus de gestion de portefeuille de projets ?

Il y a six étapes à suivre pour appliquer la gestion de portefeuille de projets de base. Voici les éléments suivants :

1. Définir les objectifs commerciaux

L'établissement d'objectifs d'entreprise et l'identification de stratégies commerciales constituent la première étape vers l'application de la gestion de portefeuille de projets. Un plan d'affaires doit contenir les actions nécessaires pour atteindre ces objectifs.

Voici les choses à retenir sur cette étape :

• Les entreprises ont parfois tendance à négliger des initiatives spécifiques. Dès lors, les entreprises devraient définir les stratégies de leur entreprise et évaluer où en sont leurs programmes et activités par rapport à ces objectifs.
• Chaque membre de l'équipe doit être sur la même longueur d'onde. Tout le monde devrait comprendre quels sont les objectifs et les résultats attendus de l'organisation afin qu'ils puissent travailler en synchronisation.
• L'une des méthodes de gestion les plus courantes pour y parvenir consiste à développer des objectifs qui déterminent en quoi consiste la carte stratégique de l'équipe. Cette carte illustre les initiatives que l'entreprise souhaite prioriser et comment elle prévoit de s'y prendre.

En tant que gestionnaire de portefeuille de projets, vous devrez travailler avec les parties prenantes pour convenir des objectifs stratégiques du portefeuille de projets.

Vous devez également vous assurer que votre portefeuille de projets correspond aux plans et aux objectifs de votre entreprise, en vous assurant que vos objectifs financiers et vos valeurs de consommation s'y alignent stratégiquement.

2. Recueillir des idées pour des projets potentiels

Rassemblez les données de gestion de projet et développez des critères d'évaluation pour choisir le meilleur. Maintenant que vous avez fini de déterminer vos objectifs, vous devez commencer à créer votre portefeuille.

Mais avant de continuer, vous devez commencer rassembler des idées pour les projets potentiels d'abord. Vous devez identifier des concepts de projet qui sont soit similaires, soit liés entre eux pour être traités et administrés en continu. Acquérir des données pertinentes et développer vos critères d'évaluation.

N'oubliez pas ce qui suit lors de l'exécution de cette étape :

• Pour rendre cette procédure transparente, compiler des idées de projets potentiels et les étudier.
• Rechercher des projets réussis qui leur sont liés. Vous pouvez également demander des idées aux membres de votre équipe, ou même aux clients via des commentaires. Essayez de vérifier les besoins réglementaires spécifiques ainsi que certaines sources d'inspiration.
• Il est essentiel d'avoir un procédure de saisie systématique en place pour rassembler ces idées. De cette façon, vous pouvez facilement surveiller et évaluer les concepts potentiels.

Vous pouvez opter pour outils d'idéation pour rendre cela simple de votre part, ou vous pouvez choisir de les rassembler manuellement ou même via une base de données en ligne.

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d'idées, vous pouvez passer à l'étape suivante.

3. Créer les critères appropriés pour l'évaluation et la sélection des idées

Il y a deux choses principales que vous devez faire à cette étape :

1. Déterminer la valeur commerciale de chaque idée via des évaluations basées sur les données. Si possible, utilisez à la fois des mesures qualitatives et quantitatives. De plus, identifiez les idées qui correspondent bien à vos stratégies et objectifs.
2. Analysez les coûts et les bénéfices de l'idée à travers vos critères d'évaluation, qui déterminera la valeur ajoutée de chaque projet à votre portefeuille. Ton sélection de projet les critères de notation peuvent inclure un certain nombre de facteurs, tels que la durée de récupération, la valeur actuelle nette et le niveau de danger.

Les gestionnaires de portefeuille peuvent également collaborer avec les dirigeants d'entreprise pour développer les critères d'évaluation appropriés qui peuvent examiner, évaluer et autoriser les projets de manière approfondie pour s'assurer qu'ils correspondent aux objectifs stratégiques de l'entreprise.

Voici quelques-unes des questions qui peuvent vous servir de lignes directrices lors de l'examen de nouvelles idées de projet :

• L'idée contribue-t-elle à la réalisation globale de vos objectifs commerciaux ?
• Quels sont ses résultats attendus ?
• Ces résultats sont-ils déjà donnés par un projet en cours ?
• Quels sont les risques associés à sa mise en œuvre ?
• Quelles sont les ressources nécessaires pour les réaliser ?

Examinez l'une de ces idées pour détecter des problèmes évidents afin d'éviter des maux de tête inutiles plus tard, tels que des projets en double, des interdépendances complexes et même une surallocation des ressources.

4. Sélectionnez et hiérarchisez les meilleurs projets pour le portefeuille de votre entreprise

Une fois que vous avez les critères appropriés pour évaluer les idées, il ne vous reste plus qu'à sélectionner et prioriser les meilleurs projets qui profiteraient à votre entreprise.

Voici certaines choses que vous pourriez faire :

• Créer une liste détaillée des procédures ou initiatives les plus utiles et les plus efficaces de la phase d'évaluation. Choisissez ceux à prioriser en les classant selon des domaines stratégiques particuliers tels que les économies de coûts, les risques, les avantages et l'avantage concurrentiel, entre autres.
• Vous pouvez également utiliser un modèle de notation pour mieux analyser et différencier les projets potentiels. Déterminez quelles initiatives offrent le plus de valeur et hiérarchisez-les. La gestion de portefeuille est centrée sur la détermination de la « valeur » comparative de chaque projet.

Un tel processus décide quels projets sont mis en œuvre, où les ressources sont affectées, et bien d'autres. Pour choisir un projet gagnant, tous les membres de l'équipe doivent avoir une vision commune de ce qui est vital pour l'entreprise.

Cependant, chaque organisation a un concept de valeur différent, car les entreprises ont des objectifs stratégiques distincts, mettant l'accent sur des mesures financières avec différents niveaux de tolérance au risque.

De plus, chaque département peut interpréter les objectifs stratégiques de l'entreprise d'une manière qui lui est propre. Par conséquent, la « valeur » n'est pas facile à définir. Toute entreprise qui maintient un portefeuille de projets doit identifier et expliquer quel type de travail de projet est le plus précieux pour elle et pourquoi.

5. Valider la faisabilité du portefeuille de projets et initier lorsqu'il est prêt

Il est nécessaire pour les entreprises de déterminer si un projet a une forte probabilité de succès. Valider la faisabilité de votre portefeuille de projets consiste à analyser tous les éléments d'un projet (économiques, technologiques et juridiques).

Souvent, le coût et retour sur investissement d'un projet sont souvent considérés comme des facteurs importants pour déterminer la viabilité. Cependant, la question de savoir si le projet génère ou non des revenus ou des ventes suffisants n'est pas la seule question à évaluer.

Vous devez également décider si vous avez suffisamment de personnel dans votre équipe pour mener à bien un projet du début à la fin, et si vous avez ou non les moyens et les ressources nécessaires pour mener à bien vos plans.

Dans le cas d'autres entreprises, cela peut impliquer le type de technologie approprié pour exécuter leurs projets.

Valider la faisabilité de votre portefeuille de projets apporte un certain nombre d'avantages, comme :

• Établir les avantages et les inconvénients d'un projet avant d'y consacrer beaucoup de temps et de ressources.
• Fournir des informations critiques qui déterminent les goulots d'étranglement potentiels d'un projet.
• Définir comment les projets fonctionneront très probablement.
• Établir des tactiques de marketing pour persuader les parties potentielles d'investir dans le projet.

Après avoir étudié la faisabilité de vos projets, vous pouvez commencer à les lancer. N'oubliez pas de mener d'abord des expériences et de commencer progressivement pour prendre les bonnes décisions. Si vous découvrez qu'il n'y a pas assez de valeur dans un projet, n'hésitez pas à vous arrêter et à passer au suivant.

6. Gérez et surveillez votre portefeuille

Maintenant que les projets sont en cours, vous pouvez croire que votre tâche est terminée. Malheureusement, ce n'est pas le cas.

Un portefeuille de projets nécessite un suivi et un examen constants. Votre processus de gestion de portefeuille de projets (PPM) doit désormais enregistrer et mesurer l'avancement du projet en temps réel, et tout ajustement doit être partagé avec les parties concernées, en particulier les parties prenantes.

Des perturbations dans un projet pourraient créer un effet en cascade, ce qui retarderait tout ce qui suit. Outre le calendrier, il est également essentiel de vérifier si le projet est sur la bonne voie en termes de financement et de portée, ainsi que si des défis ou des risques importants sont apparus.

Pour les initiatives qui ont complètement déraillé, le mécanisme de suivi doit également préciser quand le projet doit être interrompu. Les responsables doivent également envoyer régulièrement des rapports d'état.

L'automatisation du développement du rapport d'avancement d'un projet actif réduira le temps et les efforts nécessaires à sa réalisation.

Enfin, lorsqu'un projet est terminé, faites un suivi pour voir s'il a donné les résultats attendus et s'il est resté dans le budget fixé au départ. N'oubliez pas d'acquérir des informations précieuses sur la façon dont le processus d'examen du projet pourrait être modifié pour évaluer équitablement la valeur du projet proposé.

Gardez vos objectifs alignés avec un processus de gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets est devenue une activité de plus en plus importante pour les organisations de toutes tailles.

Les organisations qui réussissent avec leur PPM ont plus de chances d'atteindre leurs objectifs, de prendre des décisions judicieuses concernant les activités d'innovation et de réaliser une transformation organisationnelle continue.

Nous espérons que ce guide a pu vous aider à créer votre propre processus PPM. Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous rejoindre sur l'une de nos sessions de webinaires régulières- sans attaches.