Van ‘In behandeling’ naar ‘Wordt gecontroleerd’: hoe de benamingen van de fasen de deelname stimuleren11 min lezen

De meeste namen voor de fasen van de ideeëntrechter zijn nooit echt gekozen. Ze werden bij een tool meegeleverd, uit een procesdocument overgenomen en nooit aangepast.

De meeste programma's draaien nog steeds op een of andere versie hiervan:

• Ingediend
• In behandeling
• In behandeling
• In de wacht

Deze benamingen beschrijven de toestand van een database, niet de ervaring van een bijdragende gebruiker. En dat verschil komt direct tot uiting in de participatiecijfers.

Het label dat een deelnemer te zien krijgt wanneer hij of zij de status van zijn of haar idee controleert, heeft een grote invloed op het gedrag. Het geeft aan dat er beweging en vooruitgang is, of bevestigt juist dat er niets gebeurt.

Om van ‘In behandeling’ naar ‘Wordt gecontroleerd’ te gaan, hoef je je funnel niet opnieuw op te bouwen. Je moet alleen de tekst op het statuspictogram herzien.

Wat bijdragers daadwerkelijk zien wanneer ze een idee indienen

De meest gedocumenteerde mislukking in innovatieprogramma’s van bedrijven heeft een bijnaam: het zwarte gat. Ideeën gaan erin, er komt niets meer uit.

Deelnemers sturen hun bijdrage in, horen niets terug en komen stilletjes tot de conclusie dat hun inbreng er niet toe doet. Vanaf dat moment neemt de deelname af.

De cijfers spreken voor zich. De meeste ideeënprogramma’s voor werknemers mislukken binnen het eerste jaar, grotendeels omdat de deelnemers nul feedback.

Podiumnamen zijn het belangrijkste middel waarmee de meeste programma’s zichtbaarheid genereren. Ze vormen de enige manier waarop een deelnemer kan controleren of er vooruitgang wordt geboekt.

Een passieve benaming doet dat signaal teniet. “In behandeling” gedurende drie weken komt op hetzelfde neer als “In behandeling” gedurende drie maanden: roerloos.

Als de enige feedback die een medewerker krijgt een statisch label is, vervult dat label een belangrijke functie. Het geeft ofwel aan dat er vooruitgang wordt geboekt, ofwel bevestigt het het vermoeden van de medewerker dat er niets gebeurt.

De psychologie achter het bedenken van artiestennamen

Er zijn drie goed onderzochte effecten die verklaren waarom één enkel woord op een statusbadge het gedrag verandert. Geen van deze effecten is subtiel.

Het vooruitgangsbeginsel

De Harvard-onderzoekers Teresa Amabile en Steven Kramer analyseerden bijna 12.000 dagboeknotities van 238 medewerkers uit 26 teams. Hun conclusie was duidelijk.

De allerbelangrijkste factor voor een positief innerlijk werkleven is vooruitgang boeken in zinvol werk. Ze noemden dit “kleine overwinningen”.”

Een fase waarin je van de ene benoemde stap naar de volgende gaat, is een kleine overwinning die zichtbaar wordt. De deelnemer ziet vooruitgang, en die vooruitgang houdt de motivatie in stand op een manier die lof of geld niet kunnen evenaren.

Het doelgradiënteffect

Mensen zetten zich steeds meer in naarmate ze dichter bij een doel komen. Dit effect werd voor het eerst beschreven in 1932 en weerspiegeld in modern consumentenonderzoek door Ran Kivetz van Columbia.

Statusnamen geven het gevoel dat een concreet resultaat in zicht is. “Gevalideerd” impliceert dat de finishlijn dichtbij is; “In behandeling” impliceert dat die lijn nog niet bestaat.

Het label-effect

Etiketten bepalen hoe mensen zichzelf zien en zich gedragen. Noem iemand een ontdekkingsreiziger en hij gaat op ontdekkingstocht; zeg hem dat hij “in afwachting” is en hij wacht af.

Dit is de zelfvervullende voorspelling in de praktijk. De statusbadge die een medewerker draagt, is van invloed op de energie die hij of zij in de volgende stap steekt.

Alles bij elkaar genomen wijzen deze effecten in dezelfde richting. Namen die beweging, nabijheid en een actieve identiteit uitstralen, stimuleren participatie, terwijl namen die stilstand uitstralen stilletjes afvoer het.

Daarnaast speelt ook het aspect van rechtvaardigheid een rol.

Wanneer bijdragers een duidelijk benoemde fase kunnen zien en begrijpen welke criteria worden gehanteerd, ervaren zij de proces dat eerlijker is, zelfs als hun idee wordt afgewezen.

Vier naamgevingspatronen, van zwakste naar sterkste

Niet alle artiestennamen zijn even goed. Ze vallen uiteen in vier patronen, en het verschil tussen de zwakste en de sterkste is groot.

Echte programma’s kunnen op deze schaal worden ingedeeld. De Stap-poort model, gebruikt bijvoorbeeld namen die het proces beschrijven: Scoping, Businesscase opstellen, Testen en Validatie.

Het was ontworpen voor professionele R&D-teams, en niet een brede betrokkenheid van de medewerkers. De naam en de doelgroep sluiten niet op elkaar aan.

Een veelgebruikt model voor ideeënbeheer gaat nog een stap verder met resultaatgerichte fasen, waaronder een “Verfijning”-fase waarin expliciet wordt aangemoedigd om ruwe, vroege ideeën in te brengen en deze door de gemeenschap te laten verbeteren.

Het meest sprekende voorbeeld betrof 75.000 medewerkers in 90 landen. De verschillende fasen ervan leken wel het traject van een start-up: Ideevorming, onderzoek, startkapitaal, uitvoering.

Hoe je je artiestennamen kunt herontwerpen

Je hebt geen consultant of workshop nodig om dit op te lossen. Je hebt vier principes nodig en de bereidheid om namen opnieuw onder de loep te nemen die je waarschijnlijk ooit hebt vastgesteld en daarna bent vergeten.

1. Geef aan wat de organisatie doet Voor het idee

“In behandeling” duidt op een wachtstatus. “Beoordeling van het zakelijk potentieel” duidt op werkzaamheden die namens het idee worden uitgevoerd.

De tweede versie laat de inzender weten dat er aandacht wordt besteed aan zijn of haar inzending. Dat verschil komt direct naar voren in onderzoek naar microcopy.

De Nielsen Norman Group’s de drie I’s van microcopy zijn: informeren, beïnvloeden en interactie aangaan. Een goede artiestennaam doet alle drie; een passief label doet geen van alle.

2. Maak de beoordelingscriteria zichtbaar

Een fasenaam kan informatie bevatten over wat er daadwerkelijk wordt beoordeeld. “Beoordeling van de haalbaarheid” geeft een deelnemer aan dat de vraag is of het idee kan worden gerealiseerd.

Die transparantie zorgt voor procedurele rechtvaardigheid. Mensen accepteren uitkomsten gemakkelijker als ze de criteria kunnen inzien, wat de “stemgeluid” op het gebied van onderzoek naar organisatorische rechtvaardigheid.

3. Gebruik resultaatgerichte taal

Laat de naam verwijzen naar de richting waarin het idee zich ontwikkelt, niet naar de fase waarin het zich momenteel bevindt. “Het concept definiëren” is beter dan “In afwachting van beoordeling”, omdat het een vooruitgang impliceert in de richting van een eindproduct.

Actieve werkwoorden en resultaatgerichte zelfstandige naamwoorden presteren consequent beter dan zelfstandige naamwoorden die een toestand aangeven, als het gaat om langdurige betrokkenheid. Taalgebruik waarin de nadruk op winst ligt, zorgt voor een grotere participatie dan neutraal of passief taalgebruik.

4. Gebruik de naam ‘Dead-End’ alleen voor duidelijke uitgangen

Sommige ideeën komen niet van de grond, en dat is prima. Wat niet oké is, is het stilletjes archiveren ervan, waardoor op het slechtst mogelijke moment weer een zwart gat ontstaat.

Een benoemde afslag sluit de cirkel. Het laat de inbrenger weten dat er een beslissing is genomen, en niet dat zijn of haar idee zomaar in het niets is verdwenen.

Zorg ervoor dat het aantal fasen tussen de vier en zes ligt. Te weinig en er is geen teken van vooruitgang; te veel en het doel lijkt ver weg.

Een set met namen waarmee je kunt beginnen

Je hoeft dit niet helemaal zelf te bedenken. In de onderstaande tabel worden veelgebruikte passieve benamingen fase voor fase gekoppeld aan actieve alternatieven.

Beschouw dit als een uitgangspunt, niet als een vaststaand feit. De exacte bewoordingen moeten aansluiten bij de cultuur van je organisatie; de patroon is veel belangrijker dan welk label dan ook.

Wat vanuit operationeel oogpunt van belang is, is dat de namen overal waar een bijdragende gebruiker ze tegenkomt, zichtbaar en consistent blijven.

Wanneer artiestennamen in een gestructureerd platform zijn ondergebracht, kunnen ze eenmalig worden geconfigureerd en vervolgens in de gehele funnel consistent worden weergegeven.

Ook hier speelt AI een ondersteunende rol: het helpt bij het beoordelen en evalueren van ideeën op grote schaal. Maar de artiestennaam is nog steeds wat de inzender ziet en waarop hij reageert.

Veelvoorkomende fouten bij het kiezen van namen die je moet vermijden

Er zijn drie gewoonten bij het kiezen van namen die stilletjes het signaal van vooruitgang dat je aan het opbouwen bent, ondermijnen. Ze komen allemaal gemakkelijk voor en zijn gemakkelijk te verhelpen.

Ten eerste is er de sluipende jargonvorming. De fasen worden vernoemd naar het interne proces in plaats van naar de ervaring van de medewerker.

“Concept Validation Gate” zegt je stuurgroep wel iets. Voor degene die het idee heeft ingediend, betekent het helemaal niets.

“Stage 2 Review” is nog erger, omdat het verwijst naar een fase in je workflow en niet naar iets wat er met het idee gebeurt. De bijdragende persoon kan niet inschatten of Stage 2 goed nieuws, slecht nieuws of geen nieuws is.

De labelpunten naar binnen, in uw proces, wanneer het zou moeten verwijzen naar naar buiten, op hun idee.

De tweede fout is dat de informatie niet consistent is over de verschillende kanalen heen. Het dashboard geeft het ene aan, de e-mailmelding iets anders en het rapport van de manager weer iets anders.

Een medewerker ziet op het portaal de vermelding “Evaluatie” staan en ontvangt vervolgens een e-mail over “Eerste screening”. Dezelfde fase, twee benamingen.

Die discrepantie komt over als wanorde. Het geeft de inbrenger het gevoel dat niemand echt aandacht heeft voor zijn of haar idee, en dat is precies het tegenovergestelde van de boodschap die je wilt overbrengen.

Kies één naam per fase en gebruik die overal: op je dashboard, in e-mails en in rapporten. De voortgangsaanduiding werkt alleen als deze consistent is.

De derde fout is het zonder uitleg hernoemen van fasen terwijl het programma al loopt. Iemand die de status “In behandeling” bijhoudt, logt in en ziet in plaats daarvan “Haalbaarheid wordt beoordeeld”.

Geen aankondiging, geen context, alleen een ander label op de plek waar het oude stond. Jij bedoelde het als een verbetering; zij zagen het als een teken van instabiliteit.

Soms is het nodig om een naam te wijzigen. Als je dat doet, laat de bijdragers dan weten wat er is veranderd en waarom, zodat de nieuwe naam overkomt als vooruitgang in plaats van als onnodige verandering.

Fase-namen in geautomatiseerde meldingen

De meeste platforms sturen een automatisch bericht wanneer een idee van fase verandert. Voor de meeste deelnemers is dat het enige contactmoment vóór een definitief besluit.

Daardoor is de naam die je in een melding gebruikt de belangrijkste naamkeuze die je maakt. Op een dashboard staat de naam in een bredere context; in een melding is de naam zelf de boodschap.

Er is geen context om dit te relativeren, geen andere signalen om uit af te leiden. De bijdragende persoon opent de e-mail, ziet de situatie en trekt alleen op basis van die zin een conclusie.

Vergelijk twee versies van dezelfde melding. In de ene staat: “Je idee wordt momenteel beoordeeld.” In de andere staat: “Je idee is verplaatst naar de validatiefase.”

De eerste beschrijft een geparkeerde toestand. Dit kan duiden op actief werk of een vergeten wachtrij, en de bijdragende gebruiker kan dit onmogelijk vaststellen.

De tweede beschrijft een actie. “Verplaatst naar Validatie”, zegt iemand deed iets, en benoemt wat er daarna komt.

Er staat: momentum, geen opslag. Hetzelfde idee, dezelfde daadwerkelijke vooruitgang, maar twee heel verschillende boodschappen.

Een naam geven helpt echter alleen als het proces erachter ook in beweging komt. Een fase met een perfecte naam waar een idee nooit uit komt, blijft toch stil.

“Valideren” – één keer verzonden, daarna twee maanden lang niets – komt precies hetzelfde over als “In behandeling”. De bijdragende gebruiker ervaart alleen maar stilte, wat er ook op het label staat.

Een goede naamgeving en een voortgangsproces gaan hand in hand. Geef de fasen een goede naam en zorg er vervolgens voor dat ideeën daadwerkelijk door die fasen heen gaan, zodat de meldingen blijven binnenkomen.

Artiestennamen aanpassen aan verschillende soorten programma’s

Eén naamgevingsconventie is niet voor elk programma geschikt. De juiste terminologie hangt af van wie eraan bijdraagt en hoe snel ze te werk gaan.

Ideeënprogramma’s voor alle medewerkers zijn gebaseerd op een groot aantal informele deelnemers, van wie de meesten één keer een idee indienen en het daarna laten rusten. Deze doelgroep heeft behoefte aan toegankelijke, procesgerichte taal.

Woorden als ‘verkennen’, ‘evalueren’ en ‘valideren’ spreken iedereen aan; daarvoor is geen innovatiejargon nodig. Iemand die voor het eerst een bijdrage levert, moet precies begrijpen waar zijn of haar idee past, zonder dat hij of zij je proces hoeft te leren kennen.

O&O en gespecialiseerde pijplijnen zijn verschillend. Het publiek is kleiner, bestaat uit professionals en is al volledig thuis in de taal van de ontwikkeling.

Voor hen zijn technische beschrijvingen een troef, geen belemmering. Fasen zoals de haalbaarheidsanalyse en de bouw van een prototype zorgen voor een nauwkeurige communicatie.

Als je die namen te veel vereenvoudigt, verlies je je geloofwaardigheid bij deskundigen. Stem de woordkeuze af op het taalniveau van je publiek.

Tijdgebonden uitdagingscampagnes werken volgens een andere logica. Deelnemers doen mee in de verwachting dat het snel gaat, en de naamgeving moet dat tempo weerspiegelen.

Labels in sprintstijl, zoals “Actief”, ‘Op de shortlist’ en ‘In definitieve beoordeling’, sluiten aan bij wat een deelnemer die onder tijdsdruk staat, verwacht. Een rustig ‘In behandeling’ zou niet passen bij een uitdaging van twee weken.

Het is een vergissing om overal één naamgevingssysteem toe te passen, ongeacht de doelgroep of het tempo. Het type programma moet altijd bepalend zijn voor de naamgevingslogica.

Herontwerp het contract, niet alleen de etiketten

Stadia zijn het eerste contactpunt van een inbrenger met de cultuur van je funnel. In één of twee woorden geven ze aan of hun idee wordt doorgezet of opzij wordt gezet.

Drie stappen zijn het belangrijkst:

• Vervang passieve omschrijvingen door actiegerichte of resultaatgerichte formuleringen (“In validatie” in plaats van “In behandeling”)
• Gebruik overal waar een medewerker de naam tegenkomt één naam per fase
• Koppel de woordenschat aan het type programma, aangezien programma’s voor alle medewerkers, R&D-programma’s en uitdagingsprogramma’s een verschillende aanpak vereisen

De meeste organisaties die dit proces doorlopen, komen erachter dat het bij het kiezen van namen nooit alleen om de benamingen zelf ging. Het roept vragen op over wie verantwoordelijk is voor het proces, de frequentie van feedback en de manier waarop beslissingen worden genomen.

Het benoemen van problemen is een diagnose. De oplossing ligt meestal in de structuur: het soort structuur dat losse voorstellen omzet in beslissingen met meetbare zakelijke impact.

Begin met de woorden die de bijdragers daadwerkelijk te zien krijgen. Daar wordt bepaald of er wel of geen deelname is.

Download ons ebook over ideeënbeheer binnen de onderneming, of boek een demo om te zien hoe Accept Mission omgaat met geautomatiseerde routering, escalatieworkflows en audit trails.