De ‘Pendente’ a ‘Em validação’: como os nomes das fases incentivam a participação11 min de leitura

A maioria dos nomes das fases do funil de ideias nunca foi realmente escolhida. Foram incluídos numa ferramenta, copiados de um documento de processo e nunca foram alterados.

A maioria dos programas continua a utilizar alguma versão destes:

• Enviado
• Em análise
• Em espera
• Em espera

Estes nomes descrevem o estado de uma base de dados, não a experiência de um colaborador. E essa diferença reflete-se diretamente nas taxas de participação.

A mensagem que um colaborador vê quando verifica o estado da sua ideia tem um impacto real no seu comportamento. Indica movimento e progresso, ou confirma que nada está a acontecer.

Para passar do estado ‘Pendente’ para ‘Em validação’, não é necessário reconstruir o seu funil. Basta repensar o texto que aparece no ícone de estado.

O que os colaboradores vêem realmente quando enviam uma ideia

O fracasso mais documentado nos programas de inovação empresarial tem uma alcunha: o buraco negro. As ideias entram, mas nada sai.

Os colaboradores enviam as suas contribuições, não recebem qualquer resposta e acabam por concluir, em silêncio, que a sua opinião não importa. A partir daí, a participação entra em colapso.

Os números são contundentes. A maioria dos programas de sugestões dos colaboradores fracassa no primeiro ano, em grande parte porque os participantes ficam zero comentários.

Os nomes de fase são o principal mecanismo de visibilidade de que a maioria dos programas dispõe. São a única forma que um colaborador tem de confirmar que algo está a avançar.

Um nome passivo anula esse sinal. “Em análise” durante três semanas transmite exatamente a mesma mensagem que “Em análise” durante três meses: imóvel.

Quando o único feedback que um colaborador recebe é uma etiqueta estática, essa etiqueta está a desempenhar um papel importante. Ou está a indicar-lhe que há progresso, ou a confirmar a sua suspeita de que não há nada a acontecer.

A psicologia por trás da escolha dos nomes artísticos

Três efeitos amplamente estudados explicam por que razão uma única palavra num emblema de estatuto altera o comportamento. Nenhum deles é subtil.

O Princípio do Progresso

Os investigadores de Harvard, Teresa Amabile e Steven Kramer, analisaram cerca de 12 000 registos de diários de 238 colaboradores de 26 equipas. A sua conclusão foi clara.

O fator mais importante para uma vida profissional interior positiva é avançar num trabalho significativo. Chamavam a isso de “pequenas vitórias”.”

Uma etapa que avança de um nível definido para o seguinte é uma pequena vitória que se torna visível. Quem contribui vê que há progresso, e esse progresso mantém a motivação de uma forma que os elogios ou o dinheiro não conseguem.

O Efeito do Gradiente de Objetivo

As pessoas intensificam os seus esforços à medida que se aproximam de um objetivo. Este efeito foi documentado pela primeira vez em 1932 e reproduzido na investigação moderna sobre o consumidor por Ran Kivetz, da Universidade de Columbia.

Os nomes das fases criam uma sensação de proximidade em relação a um resultado concreto. “Validação” sugere que a meta está próxima; “Pendente” sugere que a meta ainda não existe.

O efeito de rotulagem

Os rótulos moldam a forma como as pessoas se vêem a si próprias e agem. Se chamarmos a alguém de explorador, essa pessoa vai explorar; se lhe dissermos que está “em espera”, essa pessoa vai esperar.

Este é o profecia auto-realizável em ação. O emblema de estatuto que um colaborador ostenta influencia a energia que este traz para a etapa seguinte.

Em conjunto, estes efeitos apontam na mesma direção. Os nomes que sugerem movimento, proximidade e identidade ativa sustentam a participação, enquanto os nomes que sugerem estagnação, discretamente, dreno isto.

Há também uma questão de equidade.

Quando os colaboradores conseguem ver uma fase claramente identificada e compreendem os critérios que estão a ser aplicados, percebem que o processo mais justo, mesmo quando a sua ideia é rejeitada.

Quatro padrões de nomenclatura, do mais fraco ao mais forte

Nem todos os nomes artísticos são iguais. Podem ser classificados em quatro categorias, e a diferença entre os mais fracos e os mais fortes é enorme.

Os programas reais situam-se nesta escala. O Modelo Stage-Gate, por exemplo, utiliza nomes que descrevem os processos: Definição do Âmbito, Elaboração do Caso de Negócio, Testes e Validação.

Foi concebido para equipas profissionais de I&D, e não uma ampla participação dos colaboradores. O nome e o público-alvo não correspondem.

Um modelo de gestão de ideias amplamente utilizado vai um passo além com fases orientadas para os resultados, incluindo uma etapa de “Aperfeiçoamento” que incentiva explicitamente o surgimento de ideias iniciais em bruto e o aperfeiçoamento por parte da comunidade.

O exemplo mais marcante envolveu 75 000 colaboradores em 90 países. As suas etapas assemelham-se à trajetória de uma startup: Concepção, Investigação, Financiamento inicial, Implementação.

Como reformular os seus nomes artísticos

Não precisas de um consultor nem de um workshop para resolver isto. Precisas de quatro princípios e da vontade de rever nomes que provavelmente definiste uma vez e depois te esqueceste.

1. Indique o que a organização está a fazer Para A ideia

“Em análise” descreve um estado de espera. “Avaliação do potencial comercial” descreve o trabalho que está a ser realizado relativamente à ideia.

A segunda versão transmite ao colaborador a ideia de que se está a dedicar esforço à sua contribuição. Essa distinção reflete-se diretamente na investigação sobre microcopia.

O Nielsen Norman Group’s Os três «I» da microcópia são informar, influenciar e interagir. Um bom nome artístico cumpre estas três funções; um rótulo passivo não cumpre nenhuma.

2. Tornar visíveis os critérios de avaliação

Um nome de fase pode conter informações sobre o que está, de facto, a ser avaliado. “Avaliação da viabilidade” indica a um colaborador que a questão em causa é se a ideia pode ser concretizada.

Essa visibilidade promove a equidade processual. As pessoas aceitam os resultados com mais facilidade quando conseguem ver os critérios, o que constitui a “efeito de voz” na investigação sobre justiça organizacional.

3. Utilizar uma linguagem orientada para os resultados

O nome deve indicar o rumo que a ideia está a tomar, e não o ponto em que se encontra. “Definição do Conceito” é melhor do que “Aguardando Avaliação”, porque sugere um avanço em direção a um resultado concreto.

Os verbos ativos e os substantivos que denotam resultados apresentam, de forma consistente, melhores resultados do que os rótulos substantivos que descrevem estados no que diz respeito ao envolvimento sustentado. A linguagem enquadrada em termos de ganhos mantém a participação melhor do que o enquadramento neutro ou passivo.

4. Reservar a nomenclatura de «beco sem saída» para saídas bem definidas

Algumas ideias não vão avançar, e isso não faz mal. O que não está bem é o arquivamento silencioso, que recria o buraco negro no pior momento possível.

Uma saída nomeada encerra o ciclo. Indica ao colaborador que a decisão foi tomada, e não que a sua ideia simplesmente desapareceu.

Mantenha o número de etapas entre quatro e seis. Se forem poucas, não há sinal de progresso; se forem muitas, o objetivo parece distante.

Um conjunto de nomes com o qual pode começar

Não é preciso inventar isto do zero. O conjunto abaixo associa rótulos passivos comuns a alternativas ativas, fase a fase.

Considere isto como um ponto de partida, não como uma verdade absoluta. As palavras exatas devem refletir a cultura da sua organização; o padrão é muito mais importante do que qualquer rótulo isolado.

O que importa do ponto de vista operacional é que os nomes permaneçam visíveis e consistentes em todos os locais onde um colaborador os encontre.

Quando os nomes de fase estão alojados numa plataforma estruturada, podem ser configurados uma única vez e visualizados de forma consistente ao longo de todo o funil.

A IA também desempenha aqui um papel de apoio, ajudando a pontuar e a avaliar ideias em grande escala. Mas o nome de palco continua a ser o que o colaborador vê e ao qual reage.

Erros comuns na escolha de nomes que devem ser evitados

Três hábitos relacionados com a escolha de nomes prejudicam discretamente o sinal de progresso que está a construir. Cada um deles é fácil de cometer e fácil de corrigir.

A proliferação de jargão é o primeiro problema. As fases recebem nomes baseados no processo interno, em vez de na experiência do colaborador.

“A etapa de validação do conceito” tem significado para o vosso comité diretor. Para a pessoa que apresentou a ideia, não significa nada.

“A ”Revisão da Fase 2» é pior, porque se refere a uma etapa do seu fluxo de trabalho e não a algo que esteja a acontecer à ideia. O colaborador não consegue perceber se a Fase 2 é uma boa notícia, uma má notícia ou se não é nenhuma notícia.

Os pontos do rótulo para dentro, no seu processo, quando deveria indicar para o exterior, por sugestão deles.

A inconsistência entre os canais é o segundo erro. O painel de controlo diz uma coisa, o e-mail de notificação diz outra e o relatório do gestor diz uma terceira.

Um colaborador vê “Avaliação” no portal e, em seguida, recebe um e-mail sobre “Triagem inicial”. A mesma fase, dois nomes.

Essa falta de correspondência transmite uma sensação de desorganização. Dá a entender ao colaborador que ninguém está realmente atento à sua ideia, o que é exatamente o oposto do sinal que se pretende transmitir.

Escolha um nome por fase e utilize-o em todo o lado: no painel de controlo, nos e-mails e nos relatórios. O indicador de progresso só funciona quando é consistente.

O terceiro erro consiste em alterar o nome das fases a meio do programa sem qualquer explicação. Alguém que esteja a acompanhar os registos na fase “Em análise” inicia sessão e depara-se com “Avaliação da viabilidade” em vez disso.

Sem qualquer aviso, sem contexto, apenas um rótulo diferente no lugar onde estava o antigo. A tua intenção era melhorar; eles interpretaram isso como instabilidade.

Por vezes, é necessário alterar nomes. Quando o fizeres, informa os colaboradores sobre o que mudou e porquê, para que o novo nome seja visto como um avanço e não como uma mudança sem sentido.

Nomes de etapas nas notificações automáticas

A maioria das plataformas envia uma mensagem automática quando uma ideia muda de fase. Para a maioria dos colaboradores, esse é o único contacto antes de uma decisão final.

Isso faz com que o nome de palco numa notificação seja a escolha de nome mais importante que fazes. Num painel de controlo, o nome surge no contexto de outros elementos; numa notificação, o nome é a própria mensagem.

Não há nenhuma interface à volta para atenuar o impacto, nem outros sinais para interpretar. O colaborador abre o e-mail, vê o contexto e tira uma conclusão apenas com base nessa frase.

Compare duas versões da mesma notificação. Uma diz: “A sua ideia está agora em análise.” A outra diz: “A sua ideia passou para a fase de validação.”

O primeiro descreve um estado de espera. Pode significar trabalho em curso ou uma fila esquecida, e o colaborador não tem como saber.

O segundo descreve um movimento. “Passou para ”Validação"», diz uma pessoa fez algo, e dá nome ao que se segue.

A leitura é a seguinte: dinâmica, e não armazenamento. A mesma ideia, o mesmo progresso efetivo, mas duas mensagens muito diferentes foram recebidas.

No entanto, dar um nome só ajuda quando o processo subjacente avança. Uma fase com um nome perfeito, da qual uma ideia nunca sai, acaba por ficar em silêncio.

“A mensagem ”A validar“, enviada uma vez e seguida de dois meses de silêncio, tem exatamente o mesmo efeito que ”Em análise». A experiência do colaborador é de silêncio, independentemente do que o rótulo indique.

Uma boa denominação e um processo dinâmico andam de mãos dadas. Dê nomes adequados às etapas e, em seguida, certifique-se de que as ideias avançam efetivamente por elas, para que as notificações continuem a chegar.

Adaptação de nomes artísticos a diferentes tipos de programas

Uma única convenção de nomenclatura não serve para todos os programas. O vocabulário adequado depende de quem está a contribuir e do ritmo a que trabalham.

Os programas de geração de ideias dirigidos a todos os colaboradores contam com um grande número de participantes ocasionais, a maioria dos quais apresenta uma ideia uma única vez e depois segue em frente. Esse público necessita de uma linguagem acessível e orientada para o percurso.

Palavras como «Explorar», «Avaliar» e «Validar» têm significado para qualquer pessoa, sem que seja necessário conhecer o vocabulário da inovação. Quem contribui pela primeira vez deve compreender exatamente em que fase se encontra a sua ideia, sem ter de aprender o vosso processo.

Os canais de I&D e os canais especializados são diferentes. O público é mais restrito, profissional e já domina a linguagem do desenvolvimento.

Para eles, os descritores técnicos são uma mais-valia, não um obstáculo. Fases como a Avaliação de Viabilidade e a Construção do Protótipo permitem uma comunicação precisa.

Simplificar esses nomes faria com que perdesse credibilidade junto dos especialistas. Adapte o vocabulário ao nível de conhecimento do público.

As campanhas de desafios com prazo limitado seguem uma lógica diferente. Os participantes entram com a expectativa de rapidez, e o nome deve refletir esse ritmo.

Etiquetas do tipo “Sprint”, como «Ativo», «Preselecionado» e «Em revisão final», correspondem ao que um participante, pressionado por prazos, espera. Uma designação mais demorada como «Em análise» soaria deslocada num desafio de duas semanas.

Aplicar um único conjunto de nomes em todas as situações, independentemente do público ou do ritmo, é um erro. O tipo de programa deve determinar a lógica de nomenclatura, sempre.

Reestruturar o contrato, e não apenas os rótulos

Os nomes de fase são o primeiro contacto de um colaborador com a cultura do seu funil. Em uma ou duas palavras, indicam se a ideia do colaborador está a avançar ou se foi arquivada.

Há três passos que são os mais importantes:

• Substituir os termos passivos por expressões que denotem ação ou resultado (“A validar” em vez de “Em análise”)
• Utilize um único nome por fase sempre que um colaborador se deparar com ele
• Associe o vocabulário ao tipo de programa, uma vez que os programas para todos os colaboradores, de I&D e de desafios requerem abordagens diferentes

A maioria das organizações que passa por este processo descobre que a atribuição de nomes nunca se resumiu apenas aos rótulos. Isso levanta questões sobre a responsabilidade pelos processos, a frequência do feedback e a forma como as decisões são tomadas.

A definição de nomes é um diagnóstico. A solução aponta, normalmente, para a estrutura: aquela que transforma propostas dispersas em decisões com impacto mensurável nos negócios.

Comece pelas palavras que os colaboradores realmente vêem. É aí que se ganha ou se perde a participação.

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