Auditbeleid

Ingangsdatum: 1 januari 2026

Dit controlebeleid legt uit hoe Klanten een controle kunnen uitvoeren Accepteer missie’de naleving van haar verplichtingen onder de Data Processing Addendum (“DPA”) en de toepasselijke Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit beleid is ontworpen om transparantie te ondersteunen zonder de veiligheid, vertrouwelijkheid of rechten van andere klanten in gevaar te brengen.

1) Algemeen #

Klant mag controleren Accepteer missie’de naleving van haar verplichtingen onder de DPA:

• Maximaal één keer per kalenderjaar, en
• Bij andere gelegenheden indien vereist door de toepasselijke Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief indien vereist door de bevoegde toezichthoudende autoriteit van de Klant.

Accepteer missie zal bijdragen aan dergelijke audits door informatie en assistentie te verlenen die redelijkerwijs nodig is om de audit uit te voeren, met inachtneming van dit auditbeleid.

2) Auditformaten #

Aan audits kan worden voldaan door middel van een of meer van de volgende punten, afhankelijk van de reikwijdte en Risico:

• Schriftelijke antwoorden op vragenlijsten over beveiliging of privacy
• Evaluatie op afstand van relevant beleid en bewijsmateriaal
• Beoordeling van rapporten van onafhankelijke derden
• Een audit sessie op afstand met Accepteer missie vertegenwoordigers
• Een on-site audit, alleen indien strikt noodzakelijk en vooraf overeengekomen

Accepteer missie zal met de Klant samenwerken om de minst ingrijpende methode te kiezen die nog steeds voldoet aan de wettelijke vereisten van de Klant.

3) Onafhankelijkheid van de auditor #

Als de Klant een externe auditor aanstelt, Accepteer missie kan bezwaar maken als de accountant in Accepteer missie’redelijke mening:

• Niet onafhankelijk,
• Een concurrent van Accepteer missie, of
• Anderszins duidelijk ongeschikt zijn (bijvoorbeeld vanwege belangenverstrengeling, onvoldoende kwalificaties of beveiliging Risico).

Als Accepteer missie bezwaar heeft, zal de Klant een andere auditor benoemen of de audit zelf uitvoeren.

4) Auditaanvraag en -planning #

4.1 Opzegtermijn #

Om een audit aan te vragen, moet de Klant ten minste acht (8) weken voor de voorgestelde startdatum een voorgesteld auditplan indienen.

4.2 Vereisten voor auditplan #

Het voorgestelde auditplan moet het volgende bevatten:

• Voorgesteld toepassingsgebied en te beoordelen controles
• Voorgestelde auditmethode (vragenlijst, op afstand, ter plaatse)
• Voorgestelde startdatum en duur
• Betrokken personen (klant en eventuele auditor)
• Gevraagd bewijs (documenten, interviews, schermafbeeldingen, logboeken)
• Specifieke regelgevende drijfveer (bijvoorbeeld verzoek van toezichthoudende autoriteit)

4.3 Vertrouwelijkheid en NDA #

Elke externe auditor moet een gebruikelijke geheimhoudingsovereenkomst ondertekenen die wederzijds aanvaardbaar is voor de partijen (aanvaarding mag niet op onredelijke gronden worden geweigerd). Alle uitgewisselde informatie en auditresultaten moeten vertrouwelijk worden behandeld.

Niets in dit beleid vereist Accepteer missie de geheimhoudingsplicht tegenover andere klanten, werknemers of leveranciers schenden.

4.4 Evaluatie en overeenkomst #

Accepteer missie zal het voorgestelde auditplan beoordelen en reageren met vragen of zorgen, inclusief waar een verzoek compromitterend zou kunnen zijn:

• Veiligheidscontroles
• Privacyverplichtingen
• Werkgelegenheid of interne beleidsvereisten
• Vertrouwelijkheidsverplichtingen
• Beschikbaarheid of stabiliteit van de service

De partijen werken samen aan een definitief auditplan.

4.5 Timing en gedrag #

Audits moeten:

• Uitgevoerd worden tijdens reguliere kantooruren,
• Volg het overeengekomen definitieve auditplan,
• Voldoen aan Accepteer missie veiligheids- en beveiligingseisen, en
• Niet onredelijk hinderen bij Accepteer missie bedrijfsactiviteiten.

5) Gebruik van rapporten van derden in plaats van een audit #

Als de door de Klant gevraagde controles worden behandeld in een gekwalificeerd rapport van een derde partij (bijvoorbeeld SOC, ISO, NIST of vergelijkbaar) dat is uitgevoerd binnen de voorgaande twaalf (12) maanden, en Accepteer missie bevestigt dat er geen bekende materiële wijzigingen zijn in de gecontroleerde controles, stemt de Klant ermee in om dat rapport te accepteren in plaats van diezelfde controles te controleren.

Deze aanpak vermindert dubbel werk en helpt de audit gericht te houden op klantspecifieke vereisten die niet door bestaande onafhankelijke assurance worden gedekt.

6) Auditbevindingen en -rapporten #

De Klant zal onmiddellijk Accepteer missie van elke niet-naleving die tijdens de audit werd ontdekt.

De klant zorgt voor Accepteer missie met elk auditrapport dat in verband met de audit wordt gegenereerd, tenzij:

• verboden door de toepasselijke Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, of
• anders opgedragen door een toezichthoudende autoriteit.

De Klant mag auditrapporten alleen gebruiken voor:

• voldoen aan de wettelijke controlevereisten van de klant, en
• bevestigen dat de DPA wordt nageleefd.

De klant mag auditmateriaal of -rapporten niet gebruiken voor benchmarking, publicatie of openbaarmaking van Accepteer missie beveiligingspraktijken buiten deze doeleinden.

7) Controlekosten #

Audits worden uitgevoerd op kosten van de Klant.

De klant wil:

• de honoraria betalen van elke accountant die door de Klant is aangesteld, en
• Terugbetalen Accepteer missie voor de tijd besteed aan ondersteuning van de audit bij Accepteer missie’de op dat moment geldende tarieven voor professionele diensten (beschikbaar op aanvraag).

De Klant is ook verantwoordelijk voor eventuele kosten die in rekening worden gebracht door externe subverwerkers als hun betrokkenheid vereist is voor de audit.

Niets in dit beleid vereist Accepteer missie om meer informatie over subverwerkers te verstrekken dan die subverwerkers over het algemeen aan hun klanten beschikbaar stellen.

8) Contact #

Om een audit aan te vragen of een auditplan in te dienen, neem contact op met: [email protected]