الحكم دون عقبات: هل يمكن اللامركزية في اتخاذ القرارات بأمان؟13 دقيقة قراءة

البند رقم 3 على جدول أعمال مجلس الابتكار لهذا الشهر هو اختبار للعملاء بتكلفة 15 ألف يورو. وقد تم تأجيله 3 أسابيع، ويقع مباشرة فوق رهان ضخم بقيمة عدة ملايين على المنصة.

العلامات التي تدل على أن اللوحة أصبحت طابورًا:

• التجارب الصغيرة القابلة للتكرار تنتظر نفس المدة التي تستغرقها الدعوات الكبرى لتقديم طلبات التمويل.
• تؤجل الفرق الطلبات الصغيرة حتى الاجتماع التالي لمجرد الحصول على فرصة لعرضها.
• نادرًا ما يقتل المجلس أي شيء.
• لا يمكن لأحد أن يحدد القرارات التي لا يحتاج مجلس الإدارة إلى الاطلاع عليها.

الحل المغري هو تمكين الفرق. لكن في غياب حدود مكتوبة، مما يؤدي إلى استبدال طابور الانتظار البطيء بقرارات غير متسقة، لا يمكن لأحد إجراء تدقيق.

إذن، هل يمكن اللامركزية في اتخاذ القرارات بأمان؟ نعم، إذا قمت بتفويض فئات معينة من القرارات وفقًا لنموذج مكتوب، واحتفظت بقائمة محدودة من الضوابط في المركز.

تتضمن تلك القائمة المعايير، والحدود الدنيا، وسجل القرارات، وأخذ العينات بانتظام، والحق في سحب الصلاحيات (لأن اتخاذ القرار الجودة (وهذا هو ما أنت مسؤول عنه).

لماذا تتحول اللوحات المركزية إلى طوابير؟

أطلق جيف بيزوس على هذه الآلية اسم رسالة أمازون إلى المساهمين لعام 2015. وقد قسم القرارات إلى 2 تصنف الأنواع حسب مدى قابلية عكسها.

تتألف حجته من 4 أجزاء:

• النوع 1: تُسمى القرارات التي تنطوي على عواقب لا رجعة فيها أو تكاد تكون كذلك بـ“الأبواب ذات الاتجاه الواحد”.”
• النوع 2: الدعوات التي، كما كتب، “يمكن، بل وينبغي، أن تصدر بسرعة من قبل أفراد يتمتعون بحكمة عالية أو مجموعات صغيرة”.”
• المغزى: وأشار إلى أنه مع نمو المنظمات، هناك ميل إلى إدارة معظم القرارات، بما في ذلك العديد من المكالمات من النوع 2، من خلال الإجراءات المعقدة الخاصة بالنوع 1.
• التكلفة: على حد تعبيره، “البطء، والنفور غير المدروس من المخاطرة، وعدم إجراء التجارب بالقدر الكافي، وما يترتب على ذلك من تراجع في الابتكار”.”

تظهر التكلفة الزمنية في استطلاع أجرته شركة ماكينزي عام 2018 في 91 دولة. وأفاد ما يزيد قليلاً عن نصف المشاركين في الاستطلاع بأنهم يقضون أكثر من 30% من وقت العمل في اتخاذ القرارات.

والأسوأ من ذلك،, 61% وذكروا أن معظم الوقت المخصص لاتخاذ القرارات يُستغل بشكل غير فعال. ولم يذكر سوى 20% أن مؤسساتهم تتميز في مجال اتخاذ القرارات.

يضيف روبرت كوبر النتيجة المتعلقة بالمحفظة. أ دراسة معهد IRI لعام 2024 وقد شارك في كتابة ملاحظات للمديرين “تقول إنهم وافقوا على عدد كبير جدًّا من المشاريع السيئة التي كان ينبغي إلغاؤها‘.’

تفسيرنا: مجلس الإدارة الذي ينشغل بالموافقة على الطلبات الصغيرة يكون لديه وقت أقل لإضاعته. وتشير الدراسة إلى آليات “تفشل في استبعاد المشاريع الأضعف أو الأقل قيمة”.”

كوبرز ورقة بحثية صادرة عام 2021 حول تسريع الابتكار يوضح هذا التكلفة في إحدى الشركات المصنعة لمنتجات رعاية الأطفال. فقد احتاجت مشاريعها الـ16 الجارية إلى 60.7 وظيفة بدوام كامل مقابل 26 وظيفة متاحة،, 2.3 مرة السعة.

فوّض اتخاذ القرار إلى الفئات، لا إلى الأفراد

الخطأ التصميمي الذي يجب تصحيحه أولاً هو وحدة التفويض. يقوم القادة بتفويض الصلاحيات إلى موثوق به شخص ما، وتغادر السلطة المكان عندما يغادره ذلك الشخص.

تقرير ماكينزي لعام 2017 دليل لتبسيط عملية اتخاذ القرار يصنف القرارات إلى أنواع تشمل القرارات ذات المخاطر الكبيرة، والقرارات الشاملة، والقرارات المفوضة. وتُعد القرارات المفوضة “متكررة ومنخفضة المخاطر”.”

وبحسب ما قالوه: “إن إسناد مسؤولية اتخاذ هذه القرارات إلى الأشخاص الأقرب إلى العمل يؤدي عادةً إلى اتخاذ قرارات أسرع وأفضل وأكثر كفاءة في التنفيذ”.”

التخطيط من إعدادنا، لذا قم بتعديل الخطوط لتتناسب مع مهمتك. المهم هو أن يكون لكل صف مالك محدد كتابةً.

يحتوي العمود الأيمن على نمط معين. تفويض فئة أبداً يُحيل المعايير، بينما تظل الحدود الدنيا صادرة عن المركز.

تقوم قابلية التراجع بمعظم عملية الفرز: فالفكرة التي يتم استبعادها في مرحلة الفرز يمكن أن تعود في الربع التالي، في حين أن بوابة رئيسية يمكن أن يستغرق ذلك تخصيص الموارد البشرية والميزانية لعدة أشهر.

لكن الخلاف المحرج يتعلق بمعايير التقييم. تغيير الأوزان يبدو صغيراً، لكنه يُغيّر بهدوء كل استدعاء مُفوض في المراحل اللاحقة، لذا يظل عنصراً محوريًّا.

تظل الرهانات عبر الوحدات قائمة لسبب آخر. فهي تستهلك سعةً أخرى الوحدات التي تعتمد عليها، و لا يمكن لأي فريق بمفرده أن يرى تلك الصفقة.

خمسة نماذج للوفود ونقاط ضعف كل منها

هناك 5 نماذج للتفويض تستحق المعرفة، وكل نموذج منها يعاني من خلل في جانب معين.

اختر حسب الفشل يمكنك التعايش معها، لكل فئة من فئات القرارات.

توقع تشغيل نموذجين أو ثلاثة من هذه النماذج في آن واحد: عتبات الإنفاق، وملكية المراحل في مسار التحويل، وقياس النية في المراحل المتغيرة بسرعة.

تفويض العتبة

هذا هو كلاسيكي مصفوفة تفويض الصلاحيات. هناك عوامل مثل الميزانية ومستوى المخاطر والأهمية الاستراتيجية تحدد من يتولى التوقيع. كما أن قابلية التراجع تحتل مكانًا في تلك القائمة أيضًا.

وهو مناسب للقرارات المتكررة والمماثلة.

وينصح الدليل نفسه الصادر عن شركة ماكينزي بـ“وضع حدود للقرارات التي تتطلب موافقة (مثل الإنفاق الذي يتجاوز مبلغًا معينًا)”، بالإضافة إلى بروتوكول للتعامل مع الحالات النادرة التي “يتم رفعها إلى المستويات الأعلى”.”

تتمثل نقاط الضعف في القيود البالية والتلاعب. انتبه لطلبات الوصول فقط تحت الخط، وقم بتذوق تلك أولاً.

تفويض المهام حسب المراحل

يتولى مالكو المسرح إدارة البوابات المبكرة، بينما تتولى الإدارة البوابات المتأخرة. ويتناسب الصرامة مع حجم المسرح، وهو ما يتوافق مع طبيعة الالتزامات في الواقع ينمو.

وهو يناسب مسارات التحويل التي تتميز بمراحل ثابتة ومعايير مشتركة بين المراحل.

إنه ينكسر عندما تتحول المراحل المبكرة إلى إجراءات شكلية. الفكرة الضعيفة التي تمت الموافقة عليها في البوابة 1 تصبح... المشكلة عند البوابة رقم 3.

ميزانيات حواجز الأمان

تحصل الفرق على ميزانية محددة وتختار بحرية في حدودها. وتستخدم إدارة المحفظة الرشيقة (Lean Portfolio Management) في SAFe ضوابط الحماية للمحفظة الاستثمارية استبدال نظام الموافقة على كل مشروع على حدة بنظام إدارة قائم على الحدود.

ويصف التقرير نفسه عتبة الموافقة، لذا لا تزال المبادرات الأكبر حجماً تخضع لمراجعة رسمية للمحفظة.

وهو مناسب للأعمال الاستكشافية التي يصعب التنبؤ بها.

الخطر يكمن في الشعور بالاستحقاق: مغلف لا يراجعه أحد يتحول إلى مخصص سنوي تتوقف الفرق عن إعادته.

عملية تقديم المشورة

أي شخص يمكن اتخاذ القرار بعد التشاور مع المعنيين والأشخاص ذوي الخبرة. فكلما كانت القضية أكبر، كلما اتسع نطاق البحث.

دينيس باكي أدخل هذه الممارسة في AES. ويشير المصدر نفسه إلى أن “جميع المنظمات التي تتبنى نهج تيل تقريبًا” تستخدمه بشكل أو بآخر.

وهو مناسب للفرق التي تتمتع بدرجة عالية من الثقة وتواجه مسائل تشمل عدة وحدات ولا يوجد مسؤول واحد عنها.

في الواقع، يفشل في 2 التوجيهات. فإما أن تتحول النصيحة إلى حق نقض، أو يتجاهلها الناس ويصفون ذلك بأنه استقلالية.

التفويض القائم على النية

تقدم ورقة صادرة عن هيئة الأركان المشتركة عام 2018 التعريف العقائدي لـ قيادة المهمة: “إجراء العمليات العسكرية من خلال التنفيذ اللامركزي القائم على أوامر من نوع المهام”.”

من Netflix مذكرة ثقافية ويطبق الفكرة نفسها على عالم الأعمال:

• السياق: شعار المذكرة هو “السياق لا السيطرة”، حيث تكون الفرق “متناسقة للغاية ومترابطة بشكل مرن”.”
• الملكية: كل هام يؤدي هذا القرار إلى تعيين “قائد مطلع”.”
• الالتزام: يمكن للآخرين “الاختلاف في الرأي ثم الموافقة”، حتى لا يؤدي النقاش إلى تعطيل المكالمة.

يشرح دونالد رينرتسن المنطق الكامن وراء كتابه الصادر عام 2009 حول مسار تطوير المنتجات: “اللامركزية هي استجابة منطقية للمواقف غير المتوقعة التي يكون فيها وقت الاستجابة عاملاً مهمًا.”

كما يشير إلى أن “الجيش في شكله الأكثر تطوراً اليوم يجمع بين القيادة اللامركزية والتوافق”. النية دون أن انحرافات المحاذاة.

كما أنه صريح بشأن هذا الخوف أيضًا. ويكتب أن مطوري المنتجات غالبًا ما يتجنبون التحكم اللامركزي خوفًا من أن “يؤدي ذلك إلى الفوضى”.”

يُعد التفويض القائم على النية مناسبًا في الحالات التي تتغير فيها الظروف أسرع أكثر مما تفعله الاجتماعات.

الضوابط التي تضمن سلامة عملية تفويض المهام

أياً كان الطراز الذي تختاره، فإن نفس الشيء هناك 5 حواجز أمان تضمن السلامة. كل واحدة منها صغيرة بحد ذاتها:

1. الحدود المحددة كتابةً. يُخصص لكل من المال، وقابلية العودة إلى الوضع السابق، والمجال الاستراتيجي، والقدرة المشتركة بين الوحدات خط يُحول المكالمة إلى مستوى أعلى.
2. المعايير المشتركة. يستخدم كل صانع قرار محلي نفس بطاقة التقييم، لذا فإن الموافقة المفوضة تعني الشيء نفسه في كل وحدة.
3. سجل القرارات. يتم إنشاء إدخال لكل مكالمة مُفوضة: القرار، صاحب القرار، الأسباب المنطقية مقابل المعايير، والتاريخ.
4. مستويات التراجع المحددة مسبقًا. يعلم الجميع ما هي الشروط التي تؤدي إلى إعادة فئة القرار بأكملها إلى المستوى السابق قبل أن يتم تنفيذ أي منها.
5. مراجعة عينة. في كل دورة، يقوم مجلس الإدارة بمراجعة عينة من القرارات المفوضة بدلاً من ذلك المتعلقة بالموافقة على كل واحد منها، وهو ما يوضح ما إذا كانت الأربعة الأخرى تعمل أم لا.

في مؤسسة «بورتزورغ» الهولندية المتخصصة في تقديم الرعاية المنزلية،, أفادت مجلة «HBS Working Knowledge» في عام 2023, ، وفرق تمريض لا يزيد عدد أفرادها عن 12 تحديد المرضى الذين سيقبلونهم وكيفية إدارة عياداتهم.

فهم يقومون بتعديل خطط الرعاية دون المرور بمراحل الموافقة. ويؤدي النظام المشترك وتصنيف الرعاية الموحد دور «المعايير والسجل» بشكل مختلف.

نموذج «الملكية المشتركة الديناميكية» لشركة باير، في حالة IMD كما روتها الشركة, ، وتضم خبراء في مجال الامتثال في الداخل الفرق.

وتشير الدراسة إلى أن ذلك، في قطاع خاضع للتنظيم، يُسرّع عملية حل المشكلات ويُحسّن الجودة. وتوضح الدراسة الأمر بعبارة واضحة: “يمكن أن تسير الاستقلالية والتنظيم جنبًا إلى جنب”.”

يمكن للبرامج، ولا سيما الذكاء الاصطناعي، تلخيص سجل القرارات وتمييز المكالمات التي تقترب من الحد المسموح به، بحيث تتيح مراجعة العينات استخلاص الأنماط. الأشخاص لا يزال قم بإجراء المكالمات.

المفاضلات التي تستحق الذكر

لقد أدت اللامركزية إلى حقيقي التكاليف، وهذا ما تشير إليه الأدلة. تعامل مع هذه العوامل على أنها مدخلات في التصميم.

تُعد نتيجة معهد البحوث الاقتصادية الوطنية (NBER) علاقة ارتباطية. ومن بين التفسيرات المنصفة لهذه النتيجة أن السيطرة المحلية تتيح فرصًا تجارية التركيز على حساب اتساع نطاق البحث إلى حد ما.

فيما يتعلق بتحديد التسلسل، فإن الطريقة العملية لقراءة التحليل التلوي هي: تفويض القرارات الاستكشافية أولاً، مثل تحديد التجارب التي يجب إجراؤها. أما القرارات الروتينية المتعلقة بالامتثال، فيجب إبقاؤها ضمن إطار أكثر صرامة لفترة أطول.

يمكن لمجلس الإدارة الحفاظ على إيقاع التنسيق الذي يصفه جاكوبس من خلال تحديد وتيرة المراجعة والتي تشمل مراجعة عينة.

في حد ذاته، يُعد الاجتماع الذي تم تحديد موعده بأثر رجعي أمرًا ثانويًّا. لكنه صغير الانجراف المركبات، وتهدف مراجعة العينات إلى الكشف عن ذلك قبل أن يصبح أمراً عادياً.

هل أصبحت مؤسستك جاهزة بعدًّ لتطبيق اللامركزية؟

قبل أن تنقل... واحد الفصل،, تحقق مما إذا كان بإمكان مؤسستك تحمله. لا يكون جاهزًا بعد إذا كان أي من هذه الأمور صحيحًا:

• لا توجد بطاقة أداء مشتركة, ، لذا فإن الموافقة المفوضة ستكون لها معنى مختلفة في كل وحدة.
• لا يستطيع مجلس الإدارة التوصل إلى اتفاق بشأن الحدود الدنيا المكتوبة المتعلقة بالأموال، أو إمكانية التراجع، أو القدرة على العمل عبر الوحدات.
• لا أحد يمتلك سجل القرارات، لذا فإن المكالمات المفوضة ست... لا تترك أي أثر يمكن تحليله.
• لن يلتزم المجلس بقراءة عينة من المكالمات المفوضة في كل دورة.
• لا تُدوَّن أسباب التراجع، لذا فإن أي تراجع قد يُفسَّر على أنه حكم على الناس.

يتم سد كل فجوة بتدوين شيء ما. ابدأ بفئة قرار واحدة، حيث إن النموذج ليس مضطرًا إلى تغطية كل الفئات دفعة واحدة.

مرة واحدة لا شيء إذا كان أي من هذه الشروط ينطبق على تلك الفئة، فإن الإجابة بالنسبة لمؤسستك هي «نعم». قم بتفويض هذه المهمة، ودع مراجعة العينات تحدد لك متى يتعين توسيع النطاق.

كيفية استعادة السلطة دون الإخلال بالثقة

يجب أن تكون عملية تفويض الصلاحيات قابلة للعكس بحكم تصميمها. قم بتدوين الحالات التي تعود فيها فئة القرار إلى المستوى الأعلى قبل إذا احتجت يومًا إلى نقل واحدة منها.

تبدو المحفزات النموذجية كما يلي:

• الانتهاكات المتكررة للحد الأدنى المسموح به في فصل أو وحدة دراسية واحدة.
• أمثلة على قرارات تتجاهل المعايير المشتركة.
• تحول استراتيجي يغير المعيار الذي يُعتبر بموجبه شيء ما منخفض المخاطر.

حدد مستوى البداية لكل فصل في مستويات التفويض السبعة في ’الإدارة 3.0», ، والتي تمتد من «الإبلاغ» و«البيع» و«التشاور» مروراً بـ«الاتفاق» و«تقديم المشورة» وصولاً إلى «الاستفسار» و«التفويض».

عندما يتم تشغيل مشغل ما، قم بإرجاع الفئة مستوىً واحدًا إلى الوراء وسجل السبب في السجل.

تعامل مع المستويات على أنها قرص. إذا تعثر فريق في «Delegate»، فقد ينزلق إلى مستوى «Inquire»، حيث لا يزال يتخذ القرار، ثم يستفسر مجلس الإدارة عن الأمر لاحقًا.

تجعل المؤشرات المكتوبة التراجع يبدو وكأنه جزء من عمل النظام. وبدونها، قد يبدو نفس التحرك وكأنه حكم على الناس.

وتخضع عملية استعادة السلطة لنفس القاعدة. ويستمر القرص في الدوران كلاهما بشكل أو بآخر، لذا بعد مرور دورتين من المراجعة الناجحة، تُعاد الفئة إلى مستواها السابق.

فوِّض الفئة، واحتفظ بالمعايير

المجلس الذي يوافق على كل شيء ينتهي به الأمر إلى اتخاذ القرار لا شيء حسنًا. إذن نعم، يمكنك توزيع الصلاحيات في اتخاذ القرارات بأمان باستخدام نموذج قصير بما يكفي لقراءته في 5 دقائق.

ابدأ بهذه الخطوات في هذا الربع:

1. راجع جداول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة للربعين الأخيرين، وقم بتمييز كل بند بسيط وقابل للتعديل.
2. اختر 1 فئة القرار وتسمية مالكها.
3. اكتب عتبة تلك الفئة ومعاييرها ومحفزات التراجع في صفحة واحدة.
4. احصل على موافقة مجلس الإدارة، وافتح سجل العمليات، وحدد موعدًا لمراجعة العينات الأولى قبل تسليم الفصل.

التخطيط لتشغيل الدورة الأولى أبطأ, ، لأن صياغة المعايير تستغرق وقتًا. وتظهر الفائدة من ذلك بمجرد أن يتم تدريس المادة دون الحاجة إلى مراجعة من قبل هيئة التدريس.

الهيكل هو ما يتيح للمجلس أن يتخلى عن مهامه، لذا التزم بالمعايير وقم بتوزيع المهام على الطلاب.

قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني على تقييم الأفكار والحوكمة. ويشمل ذلك مسارات العمل المنظمة، ونظام التقييم، وأطر الحوكمة، وعملية نقل الأفكار المعتمدة إلى مرحلة إدارة المحفظة.

أو احجز عرضًا توضيحيًا لمعرفة كيف يتعامل نظام Accept Mission مع التوجيه الآلي، وسير عمل التصعيد، وسجلات التدقيق، بحيث تظل القرارات المفوضة مرئية لمجلس الإدارة.