Système de gestion des connaissances : définition et exemples13 lecture minimale

Comment la gestion des connaissances est-elle liée à l'innovation ?

Dans le monde de l'innovation, il est important de se poser cette question car les connaissances inutilisées ne peuvent pas être utilisées pour résoudre les problèmes. Les membres de l'entreprise peuvent être à l'origine d'idées utiles et partager des expériences pertinentes en permanence.

Cependant, de nombreuses organisations ne parviennent pas à collecter et à stocker ces éléments d'information. Elles laissent ainsi s'échapper des idées potentielles en l'absence d'avantages directs.

Cette situation se produit souvent dans les entreprises sans que l'on sache comment certaines de ces idées peuvent être utiles à l'avenir.

Les entreprises doivent donc mettre en place un processus systématique pour documenter, stocker et organiser ces connaissances de manière à ce qu'elles leur soient utiles.

Grâce à elle, ils peuvent facilement récupérer des informations et les transformer en projets d'innovation utiles à l'organisation.

C'est là qu'interviennent les systèmes de gestion des connaissances. Dans cet article, nous verrons ce qu'est un système de gestion des connaissances, quels sont ses avantages et quels sont les exemples que vous pouvez adapter à votre entreprise.

Commençons.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances ?

Un système de gestion des connaissances est un outil ou un logiciel qui aide à stocker et à récupérer des connaissances pour un accès et une distribution rapides. Ces systèmes sont utilisés aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'organisation.

La plupart des entreprises utilisent un système de gestion des connaissances pour aider leurs membres à utiliser les connaissances qu'ils ont acquises et à obtenir de meilleurs résultats. Pour ce faire, l'outil doit être capable de rassembler toutes les connaissances et les idées en un seul endroit.

Quels sont les avantages d'utiliser un système de gestion des connaissances ?

En général, un système de gestion des connaissances est important pour qu'une organisation partage efficacement toutes les informations pertinentes avec ses membres.

En termes d'innovation, ces systèmes contribueront à rendre processus général plus fluide. Grâce à lui, les idées peuvent être facilement collectées, stockées et enrichies.

En outre, à mesure que des personnes ayant des connaissances communes s'appuient sur ces idées, elles s'améliorent et deviennent plus utiles avec le temps.

Ceci étant dit, voici quelques avantages de l'utilisation d'un système de gestion des connaissances :

1. Meilleure prise de décision

La connaissance et l'information jouent un rôle important dans la prise de décision. En effet, ils jouent un rôle dans chacune des quatre étapes de la prise de décision, à savoir :

Identification et structuration du problème ou de l'opportunité

L'identification, la catégorisation et l'interaction d'un problème ou d'une opportunité sont essentielles pour décider si la situation exige une attention immédiate et une solution.

En outre, ses détails et d'autres éléments sont essentiels pour comprendre la situation. Et si elle affecte ou non l'entreprise d'une manière ou d'une autre.

Au fur et à mesure que ce processus conduit à une prise de conscience de la situation, l'entreprise devient plus consciente de ce qu'elle peut faire pour la résoudre.

Placer le problème ou l'opportunité dans le contexte

La mise en place d'un système de gestion des connaissances permet aux entreprises d'étudier en profondeur un problème ou une opportunité chaque fois que cela est nécessaire.

Ces informations les aideront à comprendre toute chose dans son intégralité - causes, effets et tout le reste.

De plus, une étude plus approfondie permettra de déterminer le problème ou l'opportunité que l'entreprise doit résoudre ou saisir au profit de l'organisation.

Génération d'alternatives

Une bonne compréhension du problème ou de l'opportunité peut vous aider à générer les options que vous pouvez utiliser pour vous y aventurer ou y répondre.

Vous pouvez commencer par discuter de la gravité de la situation et réfléchir à la manière dont vous pouvez y faire face. N'oubliez pas d'être ouvert à différentes idées pour faire face à la situation à venir.

Vous pouvez utiliser un outil d'idéation pour faciliter ce processus.

Choisir la meilleure alternative

Grâce à un système de gestion des connaissances, vous pouvez passer en revue toutes les informations dont vous disposez sur le problème ou la situation en question.

Ensuite, vous pouvez la mettre en parallèle avec les idées que vous avez recueillies sur l'aspect précédent de la prise de décision pour voir quelles sont les alternatives qui correspondent le mieux à ces circonstances et discuter des avantages et des inconvénients de chaque approche.

Par exemple, supposons que votre organisation souhaite innover dans la manière dont vos produits sont livrés à vos clients. Vous avez déjà rassemblé beaucoup d'idées en demandant à vos membres de faire un remue-méninges.

L'étape suivante consiste à sélectionner les idées qui valent la peine d'être poursuivies et qui ont le plus de chances de résoudre le problème. Les gestionnaires et les décideurs auront alors tout intérêt à en prendre connaissance :

• Comment chaque idée aura un impact sur le résultat net de l'organisation
• Combien de temps prendra le développement de chaque idée une fois que vous les aurez placées dans la feuille de route de l'innovation

La réponse à ces questions peut alors être trouvée dans le système de gestion des connaissances.

Simplement, plus il y a d'informations disponibles, meilleures seront les décisions.

2. Accès rapide aux informations

L'innovation est importante en termes d'avantage concurrentiel et de survie. Vous ne pourrez récolter les fruits de l'innovation que si vous rationalisez votre processus d'innovation, ce qui est difficile à mettre en œuvre sans un processus ou un système qui permettra à chacun d'acquérir ou de récupérer facilement des informations.

Comme indiqué dans la section précédente, la gestion de l'information est importante pour une meilleure prise de décision. La prise de décision peut être améliorée si elle est plus rapide, ce qui peut faire une énorme différence en termes de traitement des problèmes et des opportunités.

C'est pourquoi les systèmes de gestion des connaissances sont aujourd'hui facilement accessibles en ligne sur n'importe quel appareil. Ces connaissances peuvent être nécessaires en déplacement, lorsque l'employé n'est pas au bureau à ce moment précis.

3. Collaboration accrue et génération d'idées

En matière d'innovation, une meilleure collaboration et génération d'idées se résume à une seule chose : la productivité.

Disons qu'une équipe est en charge d'une opportunité d'innovation. Ces membres pourraient facilement travailler ensemble s'il existait un moyen pour eux de communiquer et de partager leurs connaissances.

C'est l'une des raisons pour lesquelles Accept Mission a un "planches», un outil de collaboration qui permettre aux équipes de travailler ensemble en temps réel et de partager leurs connaissances. Il peut également être utilisé pour générer des idées centrées autour d'un thème ou d'un problème.

4. Amélioration de la qualité des informations et des données

Imaginez combien d'iota de connaissances sont perdues simplement parce qu'elles ne sont pas enregistrées. La même chose peut arriver dans une organisation. De meilleures idées et solutions viendront toujours de personnes qui connaissent mieux ce sujet.

Par exemple, l'équipe qui cherche une solution pour innover en matière de livraison de produits pourra utiliser les informations fournies par les personnes qui.. :

• Bien connaître le produit
• Connaît les modalités de livraison du produit actuel
• A une expérience de la façon dont la livraison actuelle les affecte

Cela nous ramène à l'importance de l'information dans la prise de décision. En ce sens, de meilleures idées sont générées lorsque des informations de haute qualité proviennent des bonnes sources.

5. Sécurité de la propriété intellectuelle

Selon un site web consacré à la sécurité des sites web, 2 244 attaques de piratage par jour ont lieu globalement, avec une attaque toutes les 39 secondes en moyenne. Il s'agit d'une augmentation de 67% au cours des cinq dernières années, avec environ 30 000 nouveaux sites Web piratés par jour.

Bien que le but habituel de ces attaques soit principalement d'obtenir des noms d'utilisateur et des mots de passe, qui peuvent être utilisés pour de nombreuses activités malveillantes, il est toujours possible de voler la propriété intellectuelle en utilisant simplement ces informations d'identification pour se connecter à certains sites Web.

En réalité, informations récentes a montré que les pirates ne sont pas toujours à la recherche de coordonnées bancaires ou d'informations personnelles. Ces « hackers millénaires » voler des informations et des idées qui peuvent conduire à un profit légal et facilement explicable.

C'est pourquoi il est important d'utiliser un système de gestion des connaissances plus sécurisé, plutôt que de simplement laisser vos idées rentables derrière de simples blocs-notes et des processeurs de documents en ligne.

D'ailleurs, nous avons publié un ebook sur la façon d'engager les employés, qui va très bien avec un système de gestion des connaissances. N'hésitez pas à le télécharger et à le lire.

Quels sont quelques exemples de systèmes de gestion des connaissances ?

1. Systèmes de gestion de documents

Comme son nom l'indique, la gestion documentaire consiste à classer des documents numériques. Ce que vous obtenez, c'est un dépôt en ligne, centralisé, numérique cela facilitera la récupération des documents et améliorera le flux de travail.

Une fois vos dossiers organisés, vous pouvez facilement les localiser et y accéder sans avoir à perdre un temps précieux à trier d'innombrables dossiers inutiles.

Vous pouvez ainsi aider l'ensemble de l'équipe à gagner en efficacité et en productivité.

Pour renforcer la sécurité, les systèmes de gestion de documents ont des mots de passe et des processus de sauvegarde qui les protègent des menaces extérieures. Malheureusement, la plupart des systèmes de gestion de documents n'ont que des capacités de base, et la mise à niveau du système peut augmenter le coût associé.

Voici des exemples de systèmes de gestion de documents :

• HubSpot
• LogicalDOC
• OpenText

2. Systèmes de gestion de contenu

Les systèmes de gestion de contenu (CMS) sont similaires à la gestion de documents mais de manière plus avancée. Outre les documents, les systèmes de gestion de contenu stocker des fichiers audio, vidéo et autres fichiers multimédias qui ne sont généralement pas pris en charge par les systèmes de gestion de documents.

Il existe trois types de systèmes de gestion de contenu :

• CMS open source
• CMS propriétaire
• Logiciel en tant que service (SaaS) CMS

Un CMS open-source a pas de coût initial. Vous n'avez pas besoin de payer de frais de licence ou de mise à niveau. Tout est bon sur le papier, mais la plupart des fonctionnalités que vous obtenez de l'offre de base gratuite peuvent être considérées comme basiques. Les mises à niveau et la personnalisation supplémentaire sont ce que vous devez payer.

Voici des exemples de CMS open source :

• Wordpress
• Joomla
• Drupal

Contrairement aux CMS open source, les outils CMS propriétaires sont géré que par une seule entreprise. Tout ce que vous avez à faire est d'acheter un droit de licence ou de vous abonner sur une base mensuelle et de payer un supplément pour la personnalisation et les mises à niveau.

Les CMS propriétaires peuvent sembler coûteux, mais ils pack plus de fonctionnalités prêtes à l'emploi. Ils sont également plus compliqués que les CMS open source et peuvent nécessiter un travail de développement important. Voici des exemples de CMS propriétaires :

• MicrosoftSharePoint
• Gestion de contenu d'entreprise IBM
• CMS d'impulsion

Les CMS SaaS sont solutions virtuelles hébergées dans le cloud. Les services peuvent être achetés via un modèle d'abonnement ou une base par utilisateur/par site. Avec un CMS SaaS, vous bénéficiez d'une combinaison de logiciels de gestion de contenu Web, d'hébergement Web et de support technique.

La plupart des CMS open source et propriétaires proposent des CMS SaaS à des prix nettement plus élevés par rapport à leurs offres de base.

3. Bases de données

Les bases de données peuvent être considérées comme plus avancées que les précédents types de systèmes de gestion des connaissances. D'une part, ils sont logiciels informatiques qui capturent, stockent, analysent et interagissent avec des données.

Des bases de données robustes permettent à plusieurs utilisateurs (par milliers) non seulement d'accéder aux informations, mais également d'interagir avec elles et d'effectuer des calculs. Les connaissances stockées dans des bases de données peuvent être très sécurisées car ces systèmes interdisent toute manipulation.

Voici des exemples de bases de données :

• Microsoft Access
• serveur SQL
• IBMDB2

4. Logiciel d'innovation

Un logiciel d'innovation peut également être considéré comme un système de gestion des connaissances. La plupart de ces outils ont un moyen de permettre aux membres de recueillir et d'organiser des idées et des connaissances liées à un certain thème.

Ils peuvent également discuter de chaque idée recueillie dans le logiciel. Ils peuvent la noter sur la base de critères prédéterminés, laisser des commentaires et des suggestions, et se tenir au courant de son évolution.

C'est précisément ce qui accélère le processus de prise de décision, tout en en faisant une activité ouverte à tous, où chacun peut participer et exprimer son opinion.

Ce qui est encore mieux, c'est que les connaissances introduites dans ces systèmes peuvent inspirer plus d'idées aux autres. Les meilleures idées peuvent ensuite être placées dans la feuille de route de l'innovation et transformées en projets d'innovation.

Voici des exemples de logiciels d'innovation :

• Accepter la mission
• Viima
• Engouement

Dans Accept Mission, il y a un fonctionnalité de boîte de réception pour les thèmes et les sujets où les utilisateurs peuvent déposer leurs idées et informations liées au sujet.

Disons qu'il y a une boîte de réception "VR".

Les membres de votre organisation peuvent alors apporter des idées liées à la RV qui pourraient être bénéfiques pour l'organisation. Ceux qui connaissent bien la RV peuvent également faire part de leurs connaissances pour inspirer d'autres idées.

Une fois que vous avez mis en place tous les concepts nécessaires, vous pouvez lancer le processus de sélection et évaluer toutes ces idées à l'aide des mesures et des critères que vous avez élaborés et convenus.

Accept Mission est la plateforme de gestion de l'innovation la plus complète qui soit. L'un de ses cas d'utilisation est la gestion des connaissances, où vos membres peuvent partager des idées sur certains sujets d'intérêt.

Que diriez-vous de le vérifier vous-même et de voir comment il sert bien en matière de gestion des connaissances. Réservez une démo aujourd'hui et voyez par vous-même comment la plateforme pourrait répondre à vos besoins et à vos objectifs.