تحديد أوزان بطاقة الأداء: 5 خطوات لتحديد الأوزان التي لن يعيد أصحاب المصلحة النظر فيها14 دقيقة قراءة

تخيل اجتماعًا طويلًا لمناقشة توزيع الأوزان حيث كل أدى هذا المعيار إلى حصول الغرفة على تقييم عالٍ. وبعد 3 أسابيع، خسرت إحدى الأفكار المفضلة، وطلب مقدمها إعادة النظر في الأوزان.

إليكم ما يحدث عادةً في تلك الغرفة:

• السؤال المطروح هو “ما مدى أهمية هذا الأمر؟”، ولذلك فإن كل معيار يكتسب أهمية.
• يبدأ صاحب الأقدمية الأعلى بالتحدث أولاً، ثم تتوزع الأرقام حوله.
• يقوم أحدهم بتقسيم معيار مفضل إلى 3 معايير فرعية ويقوم بهدوء بزيادة وزنها النسبي.
• يمكن للناس بالفعل رؤية الأفكار، لذا فإنهم يميلون إلى تلك التي تعجبهم.

تقدم لك الخطوات الخمس التالية الأوزان التي تنطبق على الدورة بأكملها. فقط يمكنك إعادة فتح القضايا التي اتفقتم عليها مسبقًا.

تُعد الأوزان قرارًا سياسيًّا، لذا يجب تحديدها قبل طرح الأفكار، وربطها بالنطاق الفعلي لكل معيار، والتركيز في النقاش فقط على الفجوات التي تؤدي إلى تغيير الترتيب.

الهدف هو التوصل إلى قرار يمكن الدفاع عنه بحيث 1 يقوم المالك المسمى بالتوقيع والنشر. نرحب بالتوافق في الآراء عندما يتحقق، لكن العملية لا تنتظر تحققه.

لماذا يُعد السؤال “ما مدى أهمية ذلك؟” سؤالاً خاطئاً

اسأل الحاضرين عن مدى أهمية القيمة التي يحصل عليها العميل، وستسمع جدًا من الجميع. اسأل عن الجدوى أو التوافق الاستراتيجي، وتكون الإجابة هي نفسها.

السؤال نظري، لذا فمن الواضح أنه يستدعي إجابة نظرية. قارنه بالأسئلة التي تسفر عن أوزان يمكنك الدفاع عنها:

حكومة المملكة المتحدة دليل تحليل المعايير المتعددة, ، الذي نُشر في عام 2000، يوضح ذلك بشكل ملموس من خلال تكاليف السلامة والصيانة. تبدو السلامة المزيد مهم، لكنه قد يحصل على وزن مماثل أو أقل.

يحدث ذلك عندما توفر كل خيار تقريبًا نفس مستوى الأمان، لكن تكاليف الصيانة تختلف بشكل كبير من خيار لآخر.

فون نيتزش وويبر وبصراحة: “كلما زاد المدى، كلما كان لا بد أن يزداد الوزن”. المشاركون في دراستهم لا يزال لم يتم ضبطه بشكل صحيح عندما تغير النطاق.

A استعراض أساليب استخلاص المعلومات تصف عملية تقييم الأهمية بأنها تتطلب جهدًا إدراكيًّا كبيرًا وعرضة للتحيز. وقد تعتمد النتائج بشكل كبير على الطريقة التي تختارها.

إذن، يأتي المدى أولاً، ثم يأتي تقييم الأهمية ثانيًا في كل خطوة من الخطوات التالية. وتستند بقية هذه العملية إلى هذا الترتيب.

قبل ورشة العمل: تحديد المعايير وتجهيز القاعة

بناءً على خبرتنا،, الكثير يتم إعداد مسائل الترجيح قبل أن يبدأ أي شخص في الكتابة. ويأتي هذا الإعداد قبل «الخطوة 1» ويشمل 3 قرارات.

تحقق من معايير التقسيم

ويبر، آيزنفور، وفون فينترفيلدت وقد تبين أن الأجزاء الأكثر تفصيلاً في شجرة القيم حظيت بترجيح أعلى بكثير.

وقد عزا الباحثون هذا التأثير إلى «البروز»، حيث إن السمات الموضحة بتفصيل أكبر تبدو أكثر بروزًا وتتبادر إلى الذهن بشكل أسرع.

إذن، التقسيم السوق إن تقسيمه إلى 3 معايير فرعية يؤدي عادةً إلى زيادة وزنه الإجمالي، سواء عن قصد أم دون قصد. ولا يتعين على أي شخص في القاعة أن يدافع صراحةً عن هذا الوزن الإضافي.

قاعدتنا هي تحديد مستوى واحد فقط للتقييم، بحيث يكون كل معيار بنفس مستوى التفصيل. ونحدد العدد الأقصى بما يتراوح بين 4 و6 معايير لكل مسار أفكار.

حدد من هم الحاضرون ومن يتخذ القرار

الاسم 1 صاحب القرار قبل انعقاد الجلسة, ، ويُعلن للجميع عن هويته. ويقدم المشاركون ملاحظاتهم بشأن الأوزان، ثم يوقع المالك على الموافقة عليها.

أبحاث كيم وماوبورغن حول إجراءات عادلة ويوضح السبب وراء صحة ذلك. يمكن للناس أن يتقبلوا النتائج التي عارضوها في السابق، شريطة أن تكون العملية نفسها عادلة.

يتألف هذا النموذج من ثلاثة مبادئ، وهي: المشاركة، والتوضيح، ووضوح التوقعات. وبناءً على خبرتنا، فإن المبدأين الأخيرين هما اللذان غالبًا ما تتجاهلهما جلسات تقييم الأهمية.

دعوة مجموعة متنوعة من الفعاليات, ، مثل مجالات المنتجات والتمويل والتكنولوجيا، بالإضافة إلى من يمتلك العميل العلاقة.

احرص على ألا يزيد عدد المشاركين في المجموعة عن 6 إلى 8 أشخاص، حتى يتسنى لكل المشاركين التعبير عن آرائهم خلال 90 دقيقة.

قم بتثبيت الأوزان قبل أن يطلع أحد على الفكرة

أولمان وكوهين أجريت دراسة حول قرارات التوظيف، وكانت النتائج مقلقة. فقد أعاد الناس تعريف مفهوم «الجدارة» ليتناسب مع المؤهلات التي يتمتع بها المرشح الذي يفضلونه.

الالتزام بمعايير التوظيف قبل وقد أدى الكشف عن جنس مقدم الطلب إلى القضاء على التمييز.

كانت تلك دراسة تتعلق بالتوظيف، لذا فإن تطبيقها على مراجعة الأفكار هو استنتاجنا. وهذا يتوافق مع ما نلاحظه عندما تُعاد مراجعة الأوزان في منتصف الدورة.

لذا، قم بتشغيل جلسة تحديد الأوزان قبل بدء فترة التسجيل أو انطلاق الحملة. أبدًا إعادة ضبط الأوزان في منتصف الدورة ما لم يتم تشغيل محفز من الخطوة 5.

الخطوة 1: تحديد النطاق الواقعي لكل معيار

قبل بدء الجلسة، قم بتدوين النطاق الواقعي لكل معيار. ويصف كل طرف من هذا النطاق أسوأ وأفضل فكرة يمكن أن تراها بشكل معقول خلال هذه الدورة.

تناول كل معيار بالترتيب التالي:

1. اضبط معلمتيه. بالنسبة لوقت ظهور أول نتيجة للعميل، قد يكون الطرف الأبطأ 18 شهور، وينتهي الصيام بعد 3 أشهر — ويتم قياس كل تقلب خلال تلك الفترة.
2. إذا لم يتمكن أحد من وصف النهايات الأسوأ والأفضل، فإن المعيار ليس جاهزًا للتقييم. لذا، يجب تحديد تعريفه أولاً، أو استبعاده في هذه المرحلة.
3. تحقق مما إذا كان كل من المرجح أن تكون هذه الفكرة في نفس المكان تقريبًا. وإذا كان الأمر كذلك، فإنها لا تحظى بأهمية تذكر، مهما بدت مهمة في مجموعة الاستراتيجيات.

يُعد «التوافق الاستراتيجي» مثالاً شائعًا عندما يتم بالفعل تصفية العروض بناءً على معيار التوافق في موجز الحملة. فإذا كانت جميع العروض المقدمة متوافقة، فإن التباين يكون ضئيلًا، وبالتالي يكون التوزيع النسبي متماشيًا مع ذلك.

اكتب النطاقات في صفحة واحدة وشاركها قبل الجلسة، لذا لا أحد تُعتبر الأوزان حالة متطرفة خاصة. وينبغي أن تُطرح هنا المناقشات المتعلقة بالنطاقات، حيث يسهل حسمها بتكلفة زهيدة.

في المرة الأولى، تبدو هذه الخطوة بطيئة وملموسة بشكل غريب بالنسبة لجلسة استراتيجية، لكن كل خطوة لاحقة تعتمد على هذا المرجع المشترك.

الخطوة 2: جمع أوزان التأرجح بشكل سري

يحل «سؤال التأرجح» محل «سؤال الأهمية»، وهو أصعب أن تسأل بطريقة صحيحة. تخيل فكرة تقع في أسوأ طرف من بين جميع النطاقات المذكورة في الخطوة 1.

ثم اسأل عن المعيار الوحيد الذي يفضل الناس تغييره أولاً من الأسوأ إلى الأفضل، وقم بإجراء الجولة الخاصة وفقًا لهذا الترتيب:

1. قم بتوزيع ورقة نطاق الرماية والسؤال المتعلق بحركة التأرجح على ورق أو في نموذج، مع لا يوجد لم تجرِ مناقشة بعد.
2. يقوم كل شخص بترتيب الأراجيح، بدءًا من الأرجوحة التي سيقوم بنقلها أولاً وصولاً إلى الأرجوحة التي سيقوم بنقلها أخيرًا.
3. يمنحون الضربة العلوية 100 نقطة.
4. إنهم يقارنون كل ضربة أخرى بهذه الضربة، لذا فإن الضربة التي تساوي نصف قيمتها تحصل على 50.
5. يضيفون جملة واحدة يشرحون فيها اختيارهم الأول، ثم يقدمون إجابتهم قبل أن يتكلم أي شخص.

يصف الدليل البريطاني هذه المجموعة من الأساليب بـ«الترجيح المتأرجح». ويستند مقياسنا المرجعي المكون من 100 نقطة إلى «Max100»، وهو مقياس بوتوملي ودويل تم اختبارها بناءً على تقييمات الأهمية، وليس على التقلبات.

وقاموا بمقارنتها بنظام التقييم المباشر وبنظام «Min10»، الذي يعتمد على على الأقل معيار مهم. وقد تبين أن «Max100» أكثر موثوقية إلى حد ما عند إعادة الاختبار مقارنة بالتقييم المباشر.

وقد تفوق كلاهما على «Min10» بفارق كبير. وأظهرت محاكاة إعادة الاختبار التي أجرياها أن الخيار البديل نفسه تم اختياره في 91% من المرات مع «Max100»، و87% مع التقييم المباشر، و75% مع «Min10».

جمع الأرقام بشكل خاص هذا الأمر مهم أيضًا. في كتاب كاهنمان وسيبوني النظافة في اتخاذ القرار, ، حيث يقوم كل شخص بتقييم المادة بشكل مستقل عن الآخرين.

ستاسر وتيتوس لقد لاحظنا أن المناقشات غالبًا ما تهيمن عليها المعلومات التي تمت مشاركتها بالفعل وتدعم التفضيلات الحالية. وقد لاحظنا أن ذلك يجعل الرأي الأول الصادر عن أحد كبار المسؤولين هو المرجع الذي يستند إليه الجميع.

عندما لا يكون أمام الناس سوى الترتيب: مركز الترتيب الترتيبي

سيكتفي بعض أصحاب المصلحة بترتيب الخيارات بسعادة ويرفضون تحديد أرقام لها. وبالنسبة لهم، أو في المرحلة الأولى، تُعد أوزان مراكز الترتيب خيارًا بديلاً جيدًا.

بارون وباريت ووجد الباحثون أن أوزان ROC أكثر دقة من الصيغ الأخرى القائمة على الترتيب. يستخدم الجدول أدناه النسب المئوية الكاملة، لذا فإن التقريب يجعل مجموع عمود المعايير الخمسة يساوي 101%.

والمقايضة هنا تتمثل في الدقة، حيث يفترض نموذج ROC أن الرتب هي كل شيء كما تعلم. فالمركز الثاني بفارق ضئيل والمركز الثاني بفارق كبير يحصلان على نفس الوزن بالضبط.

استخدمه كإعداد افتراضي في الدورة الأولى، ثم انتقل إلى تقييمات السوينغ بمجرد أن يثق الناس في هذه النطاقات.

كما أنها تعمل كأداة للتحقق: عندما تكون تقييمات ضربة شخص ما بعيدًا بالنظر إلى استخدام أوزان جمهورية الصين (ROC) في ترتيبها الخاص، فإن الأمر يستحق التساؤل.

الخطوة 3: اعرض الفارق، ثم أعد التقدير مرة واحدة

قم بمراجعة أرقام الجولة الأولى بالترتيب التالي:

1. ضع تقييمات الجميع على شاشة واحدة، بشكل مجهول، معيارًا تلو الآخر.
2. قم بالفرز حسب الفارق، بحيث تظهر الفجوات الأوسع في أعلى القائمة.
3. المناقشة فقط الفجوات الأوسع، واطلب من الحالات الشاذة شرح كيفية قراءتهم لهذا النطاق.

في جلساتنا، تعود أسباب العديد من الثغرات إلى اختلاف وجهات النظر حول ما يُعتبر أسوأ فكرة أو أفضل فكرة، وغالبًا ما تكفي محادثة قصيرة لتصحيحها.

ثم يقوم الجميع بإعادة التقييم بشكل فردي، ثم تحسب متوسط التقييمات في الجولة الثانية وتقسمه على مجموعها. لا تبحث عن الإجماع في الجولة الثالثة أو الرابعة.

يستمد هذا النمط إلهامه من طريقة دلفي, ، حيث يجيب المشاركون بشكل مجهول، ويطلعون على رد المجموعة، ويناقشون الأمر ويراجعونه.

كما أنها تستقي من تقنية المجموعات الاسمية, ، الذي ينتقل من «الجيل الصامت» عبر نظام التناوب دون نقاش وينتهي بـ خاص التصويت.

كلاهما يحافظ على خصوصية المشاركات في المراحل الرئيسية، مع إتاحة الفرصة في الوقت نفسه للمشاركين للتعلم من بعضهم البعض. وتضمن جولة مراجعة واحدة الحفاظ على هذه الميزة دون أن تستغرق الجلسة بأكملها.

الخطوة 4: تحديد الخلافات التي لها أهمية فعلية

ستبقى بعض الخلافات قائمة بعد الجولة الثانية، ولا بأس بذلك. إن فقط السؤال الذي يجدر طرحه هو ما إذا كان ذلك سيؤثر على الفكرة التي ستفوز.

يذكر الدليل البريطاني أن تحليل الحساسية يوضح ما إذا كانت الخلافات بين الأشخاص تؤثر على النتائج النهائية. ويضيف أن هذا التحليل يمكن أن يساعد في حل الخلافات بين مجموعات المصالح.

في كامبريدج معهد التصنيع يحذر من أن عملية الترجيح والتصنيف “حساسة للغاية تجاه التغييرات الطفيفة” ومن السهل “التلاعب بالبيانات”.”

لذا، قبل أن تضيع الغرفة وقتها في حسم نزاع ما، جرب ذلك من خلال حقيقي الأفكار. كل دالة لا تزال غير متفقة تُدرج الأوزان التي تفضلها كمجموعة بديلة واحدة.

مثال توضيحي يتضمن 3 أفكار سابقة

إليكم مثال توضيحي يستخدم 3 أفكار من الدورة السابقة، مع إعادة تقييمها وفقًا لنطاقات هذه الدورة، بحيث يمثل الرقم 1 أسوأ نتيجة والرقم 5 أفضل نتيجة.

بعد الخطوة 3، كانت تقييمات «سوينغ» كالتالي: القيمة للعميل 100، التوافق الاستراتيجي 70، الجدوى 50، ووقت تحقيق الأثر 30. وبقسمة هذه القيم على مجموعها البالغ 250، نحصل على الصف «المقترح» أدناه.

دافعت إدارة الشؤون المالية عن مستوى الجدوى من منظور القيمة التي يحصل عليها العميل، و كل تغيرت النتيجة. وظل الترتيب على ما هو عليه: B، C، A، لذا فإن هذا الحجة لا تغير القرار.

أشر إلى وجهة نظر قسم الشؤون المالية الواردة في التبرير، ثم تابع دون إضاعة المزيد من وقت الجلسة.

تختلف مجموعة المنتجات، لأنها تضع «C» في المرتبة الأولى متقدمةً على «B». وكان من شأن هذا الاختلاف أن تم تغييره وهي الفكرة التي حصلت على تمويل، لذا فهي تستحق أن يُكرس لها وقت الحاضرين.

قم بإخضاع كل معلمة متبقية لنفس الاختبار، وابحث عن المعلمة أو المعلمتين اللتين تتصرفان مثل معلمة Product، وركز جهودك عليهما.

الخطوة 5: الموافقة، ونشر التبرير، وتعيين مشغل المراجعة

تُعد المجموعة المُتوسطة (المقترحة في الجدول) هي الإعداد الافتراضي، و المالك هو من يقرر فقط في الحالات التي يؤدي فيها فوز فريق متنازع عليه إلى تغيير الترتيب.

نداءهم أكشاك في هذه المرحلة، حتى لو كان هناك من لا يزال يختلف مع ذلك.

اكتب الأسباب المنطقية في جملتين أو ثلاث، مباشرةً بجانب الأوزان. اذكر الحجة التي فازت، وتلك التي خسرت، والسبب وراء كل منهما.

نشرهما معًا للمراجعين و مقدمو الأفكار، مع ذكر رقم الإصدار والتاريخ.

النشر هو الطريقة التي توفر بها التوضيح والوضوح في التوقعات اللذين تتطلبهما الإجراءات العادلة. فالمشاركون يعرفون قواعد اللعبة قبل أن يكتبوا سطراً واحداً.

حدد ما الذي يعيد فتح الأوزان

إن «تثبيت الأوزان» يعني الالتزام بمجموعة أوزان يعتقد شخص ما أنها غير مناسبة طوال دورة كاملة. اتفقوا مسبقًا على فقط الأحداث التي يمكن أن تؤدي إلى إعادة فتحها:

• تغيير في الاستراتيجية أو في نطاق تفويض المحفظة
• ثغرة جديدة في المحفظة لا تكتشفها المعايير الحالية
• نهاية الدورة، باعتبارها مراجعة مجدولة

كل شيء أما الأفكار الأخرى، بما في ذلك الفكرة التي خسرت بفارق بضع نقاط الأسبوع الماضي، فستظل قيد الانتظار. ويُمنح التغيير الذي يتم تنفيذه رقم إصدار جديد، ويُطبق على الأفكار التي لم يتم تسجيل نقاط لها فقط.

لذا، عندما يسأل الراعي الذي تحدث في الافتتاح — مهما كان صوته مرتفعًا — أشر إلى الأسباب المنشورة وقائمة المبررات. وتُدرج حجته في جدول الأعمال لـ المراجعة المقررة التالية.

منصة تُخزّن القيم مع كل نسخة من بطاقة الأداء، وتُظهر عملية الحساب،, يضمن إمكانية تتبع القرار لمن يسأل لاحقًا.

يمكن للذكاء الاصطناعي فرز التفسيرات المكونة من جملة واحدة الخاصة بالجولة الخاصة وفقًا لنطاق القراءة الكامنة وراءها، أو إعادة إجراء فحص الحساسية عند انطلاق أحد المحفزات.

كما يمكن للأدوات أن تعزز سير العملية المنضبطة وتضمن إمكانية مراجعة التغيرات في الوزن. و الانضباط وهي نفسها مستمدة من المالك والجلسة.

جدول أعمال ورشة عمل حول التوزيع النسبي مدتها 90 دقيقة

إليك كيفية اندماج هذه الخطوات في جلسة واحدة من «وقت كبار السن». يتم إعداد المجموعات مسبقًا، لذا تُخصص الـ90 دقيقة لتقييم الأداء واختباره.

90 دقيقة من وقت كبار السن هي حقيقي التكلفة. وفي الوقت نفسه، تتطلب الأسئلة المفتوحة جهدًا أكبر مقارنةً بالتقييم السريع على مقياس من 1 إلى 5.

قارن ذلك بدورة كاملة من قرارات التمويل التي تُتخذ بناءً على معايير لا يمكن لأحد الدفاع عنها. قم بتطبيقها مرة واحدة في كل دورة، وستتوزع التكلفة على كل قرار يلي ذلك.

حدد الأوزان قبل أن تتعرف على الأفكار

تحدث مشكلة في عملية الترجيح عندما يتم تنفيذها كـ مفتوح مناقشة الأفكار المطروحة بالفعل. اتبع الخطوات الخمس، وبذلك يتم الرد على طلب الراعي، دون الموافقة عليه.

قبل بدء دورتك التالية، تحقق من الأمور التالية:

• تتميز جميع المعايير بنفس مستوى التفصيل، ويبلغ عددها ما بين 4 و6 معايير.
• يتم تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى المكتوبين لكل معيار في هذه الدورة.
• سيوقع مالك واحد محدد على قائمة الأوزان، وجميع الحاضرين في الغرفة يعرفون من هو.
• لديك 3 أفكار من الدورة السابقة، تمت إعادة تقييمها وفقًا لنطاقات هذه الدورة (أو 3 ملفات تعريف اختبار واقعية في الدورة الأولى)، وهي جاهزة لإجراء اختبار الحساسية.
• يتم تدوين محفزات إعادة الافتتاح قبل أن تراودنا الفكرة الأولى.

لا يزال تحذير كامبريدج بشأن الأوزان الهشة التي تتلف بسهولة ساريًا، حيث إن تحديد الأوزان يظل مسألة تقديرية. تمنحك هذه العملية أوزانًا يمكنك تبريرها لشخص خسر فكرته.

كما أن الأوزان المعلنة توفر للمشاركين هدفًا واضحًا، بحيث يتركز جهدهم الإبداعي على الجوانب التي ستؤثر في بطاقة التقييم في الواقع مكافأته.

قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني على تقييم الأفكار والحوكمة. ويشمل ذلك منهجيات التقييم المنظمة، وأطر الحوكمة، وعملية نقل الأفكار المعتمدة إلى مرحلة إدارة المحفظة.

أو احجز عرضًا توضيحيًا لمعرفة كيف تتعامل Accept Mission مع بطاقات التقييم، والتوجيه الآلي، وسير عمل التصعيد، وسجلات التدقيق في كل مرحلة من مراحل مسار تطوير الأفكار.