O seu processo Stage-Gate já ultrapassou a capacidade das folhas de cálculo? 7 sinais14 min de leitura

A folha de cálculo funcionou bem no primeiro projeto-piloto. Agora, uma reunião no portão está a demorar porque duas pessoas trouxeram diferente cópias.

Talvez já tenhas visto alguns destes:

• Um responsável pela seleção aprova uma ideia por e-mail, e a equipa nem sequer fica a saber disso.
• Os pesos de pontuação variam de ciclo para ciclo e ninguém regista essa informação.
• Alguém pergunta quanto tempo as ideias ficam no portão 2, e a sala fica em silêncio.
• O departamento financeiro quer uma visão global do portfólio, por isso passas a sexta-feira a juntar as quatro cópias dos diferentes departamentos.

Repare que nenhum destes fatores tem a ver com o volume de ideias ou o tamanho do ficheiro. O verdadeiro fator determinante é quando a folha não consigo responder às perguntas de que depende um portão.

Parecem questões básicas: qual é a versão atual, quem tomou cada decisão e com base em que elementos? E uma folha partilhada nem sempre permite perceber se os critérios mudaram ao longo do processo.

Ainda assim, os portais sem critérios e sem responsável não vão melhorar com um novo software. Por isso, é preciso corrigir a disciplina primeiro, então usa os 7 sinais abaixo para te decidires.

Por que é que a folha de cálculo funcionou e quando é que deixa de funcionar

Para ser justo, a folha de cálculo mereceu o seu lugar:

• Barato e familiar: Começa por uma interface que a sua equipa já utiliza.
• Flexível: permite-te reestruturar o processo todos os meses, enquanto ainda estás a aprender o que um gate deve perguntar.
• Com a dimensão adequada: com 1 funil, 1 proprietário e algumas dezenas de ideias, é um prático ponto de partida.

Mas as folhas de cálculo ocultam erros. O livro de Raymond Panko, de 2015, análise de estudos de auditoria foram analisadas 85 folhas de cálculo no âmbito de inspeções exaustivas, na sua maioria realizadas por empresas de auditoria comercial.

Ele refere que esses estudos “detetaram erros em 94% das folhas de cálculo analisadas”.”

Ele também tem o cuidado de referir que os erros são raros por célula. O que ele quer dizer é que, em folhas grandes, pelo menos... um É muito provável que o valor final esteja errado.

Assim, cada separador copiado acrescenta mais uma versão a verificar. E cada decisão baseada nesse ficheiro aumenta o risco de um erro não detetado.

Um portão é exatamente esse tipo de decisão. Os 7 indicadores abaixo dividem-se em 3 grupos: o histórico, a transição entre fases e o portfólio.

Os 7 sinais num relance

Comece com a análise rápida. Cada símbolo remete para uma pergunta-chave presente na ficha já não respostas.

Cada A pergunta na coluna da direita é uma que um responsável pela triagem deve responder em menos de um minuto. Se a ficha atrasar esse processo, a triagem também fica mais lenta.

Como regra geral, se houver 1 ou 2 linhas que já conhece, significa que deve corrigir a folha. Se houver três ou mais, especialmente se abrangerem mais do que um grupo, significa que o seu processo já ultrapassou essa capacidade.

Indícios no próprio registo

Os primeiros 3 sinais encontram-se no ficheiro. Referem-se ao facto de o histórico do portão merece qualquer confiança.

Se um guardião tiver dúvidas quanto ao registo, todas as decisões tomadas com base nesse registo herdam essa dúvida.

Sinal 1: Ninguém tem a certeza de qual é a versão atual

Vais perceber isso, em primeiro lugar, pelos nomes dos ficheiros:

• “Gate2_final”
• “Gate2_final_v2”
• Uma cópia com as iniciais de alguém no final

Num Inquérito de 2016 na ABB, 74% dos 180 inquiridos afirmaram que, normalmente, mantêm duas ou mais versões de folhas de cálculo.

E versões com número de referência 64% que incluem datas ou números nos nomes dos ficheiros. Trata-se de informação fornecida pelos próprios utilizadores e proveniente de um empresa, mas vai parecer-vos familiar.

Numa fase inicial, o custo é concreto. Os revisores que trabalham com versões diferentes estão a avaliar diferentes rascunhos da mesma ideia.

Faz um teste simples esta semana. Pergunta 3 peça aos revisores que lhe enviem o ficheiro que iriam apresentar na próxima etapa e, em seguida, compare-os.

Se os ficheiros forem diferentes, averigua qual deles foi utilizado na última decisão de Go. Se ninguém souber, essa decisão assenta numa suposição.

Sinal 2: As decisões de admissão ficam nas caixas de entrada, não no registo

A decisão sobre o Go foi tomada. Ela apenas aconteceu numa troca de e-mails, num corredor ou numa mensagem de chat que a folha nunca chegou a ver.

O Departamento de Energia dos EUA Orientações para o método «stage-gate» de 2007 Enumere 4 decisões possíveis relativas à porta:

1. Seguir em frente: financiamento aprovado para a próxima fase
2. Parar: não há financiamento para a próxima fase
3. Manter: suspenso, a ser reavaliado posteriormente
4. Devolução: voltar à etapa anterior para concluir o trabalho

Cada resultado determina o dinheiro ou o tempo. Se a folha apenas indicar uma cor de estado, ninguém conseguirá determinar quem a escolheu nem porquê.

As autoridades de supervisão bancária dos EUA estabeleceram um critério de documentação para os modelos em 2011. Essas orientações foram substituídas por novas diretrizes em abril de 2026, mas esse critério continua a ser um teste útil.

A Reserva Federal Orientações sobre o risco de modelo de 2011 essa documentação deve ser “suficientemente pormenorizada para que as partes que não estejam familiarizadas com um modelo possam compreender o seu funcionamento”.”

Aplique esse critério aos portões: alguém que perdido A reunião deve basear-se exclusivamente nas decisões constantes do processo. Escolha três do último trimestre e analise-as.

Se tiveres de vasculhar as caixas de entrada para o fazer, o registo terá lacunas. É de esperar que essas lacunas reabrir decisões já definidas quando já ninguém se lembra do motivo.

Sinal 3: Os critérios e as ponderações alteram-se sem deixar rasto

Na primavera passada, alguém deu mais ênfase à adequação estratégica, e o rasto termina aí:

• Ninguém registado a mudança.
• As ideias deste ciclo parecem agora mais sólidas do que as do ciclo anterior.
• Não há nenhuma razão concreta para esse aumento.

Num inquérito publicado em 2011 Das 38 empresas cotadas nos EUA, 74% das 31 que responderam não dispunham de um procedimento documentado para acompanhar as alterações nas folhas de cálculo.

Trata-se de uma amostra reduzida de relatórios financeiros, pelo que deve ser considerada apenas como um indício. Essas empresas estavam a trabalhar na conformidade com a lei SOX e no acompanhamento das alterações ainda muitas vezes não era documentado.

Quando os economistas Herndon, Ash e Pollin reanalisou o estudo de Reinhart e Rogoff Em 2013, identificaram “erros de codificação, exclusão seletiva de dados disponíveis e ponderação não convencional das estatísticas resumidas”.”

A verificação da sua pasta de exercícios revelou um erro de codificação que fez com que 5 países. Uma variação de peso não registada pode esconder-se da mesma forma.

Esta semana, compare o separador «Critérios» com o de há dois ciclos atrás. Se não conseguir explicar cada diferença, as suas linhas de tendência não estão a comparar elementos equivalentes.

Sinais no fluxo entre as fases

Os próximos dois sinais surgem entre os portões. Referem-se ao tempo e ao julgamento, que desaparecem quando a tua ficha regista apenas o estado e as médias.

A sua folha regista onde surgiu uma ideia é. A exibir quanto tempo demorou a chegar lá utiliza transições datadas, tal como acontece com o acompanhamento do funil de projetos.

Sinal 4: Não é possível saber quanto tempo as ideias ficam à espera em cada etapa

Se perguntares quanto tempo as ideias ficam à espera no portão 2, receberás uma estimativa. A ficha indica a fase em que cada ideia se encontra, mas a sua tempo na fila permanece oculto.

Faz três verificações às tuas últimas 10 decisões de passagem:

1. Descubra a data em que cada ideia entrou na sua fase.
2. Descubra quando é que cada ideia estava pronta para revisão e quando é que a comissão tomou a decisão.
3. Conta quantas dessas datas tiveste de reconstruir a partir da memória ou de e-mails.

A entrada numa fase até à decisão de aprovação inclui trabalho ativo e tempo de espera. Para isolar o tempo de espera até à aprovação, registe também o momento em que a ideia ficou pronta para revisão.

UMA Artigo publicado na revista «Management Science» em 1995 modelou o trabalho de desenvolvimento de produtos como uma rede de filas.

“Em qualquer momento”, escreveram os autores, “uma tarefa está a receber um serviço ou está na fila para aceder a um recurso.”

Dentro um funil de ideias, as ideias que aguardam uma decisão do gate formam uma fila. A sua folha precisa de ambos datas de conclusão da revisão e de decisão, para indicar esse período de espera.

As mesmas orientações do DOE exigem que os critérios sejam suficientemente claros para que os responsáveis pela seleção “possam tomar decisões objetivas e atempadas”. É difícil avaliar se uma decisão é atempada sem datas.

Sem tempos de espera, não é possível perceber quais as etapas que causam atrasos, muito menos o motivo. Por isso, irá adicionar revisores quando o real A solução poderá ser um prazo para a tomada de decisão.

Sinal 5: Os avaliadores atribuem pontuações em separadores distintos e a média oculta a divergência

Cada avaliador preenche um separador distinto, e uma ficha de resumo calcula a média da variação que cada comissão deve analisar. Um painel dividido e um painel unânime analisam o mesmo:

• Painel dividido: uma média de 3 e 9, no total 6.
• Júri unânime: a média de dois 6 dá 6.

Num Estudo da PNAS de 2018, 43 avaliadores avaliaram um conjunto comum de 25 candidaturas na área da oncologia apresentadas ao NIH. Os autores referiram que “não houve consenso entre os avaliadores quanto à qualidade das candidaturas”.”

Segundo escreveram, parecia que os resultados “dependiam mais do avaliador a quem a bolsa tinha sido atribuída do que da investigação proposta na candidatura”.”

No entanto, as 25 candidaturas acabaram por ser todas financiadas, pelo que o leque de candidatos era reduzido e já de si de grande qualidade. Isso limita o que o resultado diz sobre todas as candidaturas apresentadas.

Um artigo de 2021 analisou dados do NIH e do Instituto Americano de Ciências Biológicas em todos os intervalos de submissão. Constatou uma boa concordância nas médias de 3 revisores.

Essas estimativas de fiabilidade interavaliadores foram de 0,61 para o NIH e de 0,64 para o instituto. No entanto, a média por si só peles a margem que é necessário discutir na porta de entrada.

O princípio do julgamento empresarial segue o mesmo padrão, uma vez que Kahneman e os seus colegas argumentaram que em 2016: as opiniões variam “mesmo quando as pessoas ocupam o mesmo cargo e, supostamente, seguem as mesmas orientações”.”

No próximo portão, reunir as pontuações de todos os avaliadores antes de discutir e mostrar a dispersão em relação à média. Quando esta é ampla, a média tem vindo a tomar essas decisões por si.

Sinais ao nível do portfólio

Os dois últimos sinais vão-se intensificando à medida que o público cresce: há mais equipas a passar pelas etapas e mais pessoas a fazer perguntas. As perguntas passam de ideias isoladas para o conjunto do portfólio.

E as perguntas sobre o portfólio exigem uma fonte única e coerente.

Sinal n.º 6: Cada departamento gere a sua própria cópia

Todos os departamentos partiram do mesmo modelo e, atualmente, cada um utiliza a sua própria cópia:

• O departamento de I&D mantém um único ficheiro.
• O departamento de operações fica com outro.
• Uma equipa regional tem silenciosamente construiu um terceiro.

Ao fim de um ou dois ciclos, as suas colunas e critérios provavelmente irão afastar-se. Nessa altura, começarás a a avaliação do teu portfólio conciliando essas diferenças.

As equipas com mais em jogo entram em campo mesmo parede. O JPMorgan’s Relatório do grupo de trabalho de 2013 sobre as perdas do «London Whale» descreve um modelo de risco implementado através de folhas de cálculo manuais.

Essas folhas “tinham de ser preenchidas manualmente, através de um processo de copiar e colar dados de uma folha de cálculo para outra”.”

A folha de cálculo foi um dos muitos fatores que contribuíram para essas perdas. Mas uma estratégia de consolidação criou à mão A partir de ficheiros separados, repete-se esse mesmo passo de copiar e colar.

Esta semana, peça a cada departamento o seu ficheiro atual e conte as colunas que não correspondem. Cada discrepância tem de ser verificada antes da próxima revisão do portfólio.

Sinal 7: Não é possível partilhar o estado sem partilhar tudo

Um participante pergunta em que fase se encontra a sua ideia. Para responder, seria necessário partilhar uma folha que também mostre todos pontuação e comentário do avaliador.

Cada pessoa tem uma perspetiva diferente:

• Autores: estado e próximo passo
• Revisores: as suas próprias pontuações até que a porta se feche
• Patrocinadores: decisões, fundamentação e valores totais da carteira
• Executivos: a consolidação entre os funis

As regras de acesso também não estavam documentadas nesse mesmo inquérito. Das 32 entidades que responderam, 23 não dispunham de nenhum procedimento documentado para definir os níveis de acesso dos utilizadores.

Sem vistas separadas, é de esperar que as equipas recorram a uma de duas opções pouco aconselháveis. Ou partilham tudo, ou partilham nada e responder manualmente aos e-mails sobre o estado dos pedidos.

Ambas as opções têm um custo na bilheteira. As pontuações abertas dão aos patrocinadores motivos para exercerem pressão, e o estatuto oculto faz com que o funil sinto-me como uma caixa negra.

Experimenta o seguinte: faz uma lista de todas as pessoas com acesso ao ficheiro do funil e pergunta a cada uma delas se precisa as pontuações. Cada “não” assinala um acesso às pontuações de que essa pessoa não necessita.

Quando a folha de cálculo não é o problema

Sinceramente, alguns destes sinais não têm nada a ver com a folha de cálculo. Provêm de portões que eram nunca verdadeiros pontos de decisão.

UMA Artigo da McKinsey de 2017 alerta que, com demasiada frequência, as reuniões de “stage-gate” são «pouco mais do que análises da maturidade do produto, com uma atenção limitada à tomada de decisões».”

Os autores acrescentam que “o financiamento raramente é adiado ou suspenso numa fase de avaliação tradicional”. Por isso, os participantes têm um pouco motivo para se preparar para uma decisão concreta.

Como escreveram Kahneman, Lovallo e Sibony num Artigo da HBR de 2011, “Um processo de tomada de decisões disciplinado, e não o génio individual, é a chave para uma boa estratégia.”

As ferramentas aumentam a clareza, mas não o farão substituir disciplina. As portas desobstruídas tornam-se mais rápidas e mais visíveis, tal como as que estão vazias.

Problema com a ferramenta ou problema de disciplina?

Leia cada um dos sintomas abaixo duas vezes, uma vez para a ferramenta e outra para a disciplina.

Se a maioria das tuas respostas estiver na coluna da direita, repara as portas antes de fazes compras.

Estabeleça critérios por escrito para cada etapa, um responsável pela decisão designado, e uma opção «Kill» verdadeira. Depois, execute dois ciclos e veja quais os sinais que permanecem.

Os sinais ainda A seguir, vêm os problemas com as ferramentas. Estes também são a sua lista de requisitos.

O que é preciso ter em conta quando se muda de casa

Assim que os indícios apontarem para a ferramenta, transforme cada um deles num requisito. Mantenha a lista genérica e avalie cada opção à luz dessa lista.

São necessárias estas 7 competências:

1. Um registo ao vivo por ideia: todo o seu historial de versões num único local, pelo que não há nenhuma “versão atual” sobre a qual se possa discutir.
2. Um registo de decisões em cada porta: a decisão, o proprietário, a data, a fundamentação e as provas, afixadas no próprio portão.
3. Critérios de versão: pesos fixados por ciclo, com cada alteração datada e visível.
4. Marcações temporais das etapas: As datas de entrada, de preparação para revisão, de decisão e de saída são registadas automaticamente, pelo que é possível medir a duração de cada fase e o tempo de espera em cada etapa.
5. Pontuação independente: A pontuação dos avaliadores antes da discussão e a dispersão apresentada ao lado da média.
6. Resumo do portfólio: uma visão global que abrange todos os funis e departamentos, sem necessidade de copiar ficheiros.
7. Visibilidade baseada em funções: Os autores veem o estado do processo, os avaliadores veem as suas próprias pontuações antes da discussão e a distribuição das pontuações do painel na fase de pré-seleção, e os patrocinadores veem as decisões.

Os pontos 1 a 3 dizem respeito ao registo, os pontos 4 e 5 dizem respeito ao fluxo e os pontos 6 e 7 dizem respeito à carteira.

Em seguida, planeie a mudança propriamente dita. Transfira os seus critérios e as decisões pendentes primeiro, e guardar as pontuações dos ciclos anteriores num arquivo.

Se os seus critérios tiverem mudado, as pontuações antigas não são diretamente comparáveis. Guarde os critérios, as provas e as decisões associadas a elas, para que o arquivo continue a explicar cada decisão.

Em seguida, execute 1 processe em paralelo durante um ciclo completo. Compare as reuniões de avaliação e altere o resto assim que o novo registo responder às 7 perguntas de avaliação.

Conta os sinais antes de contares as ideias

Mais ideias não vão ajudar se os responsáveis pela seleção não souberem avaliar bem as que já têm. Por isso, antes de alguém pedir mais propostas, tomem uma honesto conta dos teus portões.

Realize estes 4 testes este mês:

1. Registo: Reconstrua a fundamentação de três decisões recentes relativas à admissão, com base apenas no processo.
2. Fluxo: Calcula quanto tempo as tuas últimas 10 ideias ficaram em espera em cada etapa.
3. Portfólio: Tenta criar uma visão geral do estado de todo o portfólio em menos de uma hora.
4. Disciplina: Verifique se cada portão tem critérios por escrito, um responsável identificado e, pelo menos, uma abate no ano passado.

Se o teste de disciplina falhar, comece por aí, uma vez que o software apenas amplifica o que os teus portões já fazem. Se for aprovado, usa os outros 3 testes para contar os 7 sinais.

Três ou mais sinais, especialmente se se verificarem em vários grupos, indicam que o seu processo de controlo por etapas já ultrapassou a capacidade das folhas de cálculo. Se houver menos de três, otimize a folha de cálculo e volte a avaliar no próximo trimestre.

Se já ultrapassaste esse limite, tem em conta os 7 requisitos acima em todas as conversas com os fornecedores. Eles vão garantir que cada comparação se baseie na forma como os teus portões na verdade decidir.

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