10 طرق يمكن للشركات من خلالها تعزيز مشاركة الأفكار في العمل13 دقيقة قراءة

مجموعة الأفكار مهمة لنجاح الابتكار. وبالتالي، كلما زادت الأفكار، كان ذلك أفضل. ولهذا السبب من المهم تعزيز تبادل الأفكار في العمل.

وبناءً على هذه الفكرة، هناك أشياء يمكنك القيام بها في مؤسستك لجمع أفكار أفضل، مثل التأكد من أن المشكلة محددة بشكل جيد أو غرس جلسة عصف ذهني بشعور من الإلحاح

وعلاوة على ذلك، يكون الناس أكثر استعدادًا لإضافة أفكارهم إذا علموا أن أفكارهم سيتم تقييمها، وستتم متابعة الأفكار الجيدة منها.

سنناقش في هذا المقال 10 طرق يمكنك من خلالها تعزيز مشاركة الأفكار في العمل.

لنبدأ.

كيفية تعزيز مشاركة الأفكار في العمل

تقليدياً، تضع بعض المكاتب "صناديق الاقتراحات" في جميع أنحاء المكتب حيث يمكن للموظفين أن يضعوا أفكارهم سراً دون أن يلاحظ أحد. إلا أن هذه الطريقة قد تسبب لك شكاوى أكثر من الأفكار للأسباب التالية:

• صناديق الاقتراحات تجمع المدخلات فقط. يمكن للجميع تقديم أفكارهم في الصندوق. ولكن لن يتلقى أي منهم تعليقات فورية، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى انخفاض الدافع للمشاركة أو المساهمة في عملية وضع الأفكار.
• قد يستغل الموظفون صندوق الاقتراحات للتعبير عن شكاواهم. وقد يرسلون أيضاً تعليقات غير ذات صلة وغيرها من العبارات غير اللائقة إلى الإدارة بدلاً من الأفكار.
• لا توجد أنظمة موضوعة لجمع الأفكار عالية الجودة. وبالتالي، تصبح عملية الفرز صعبة ومحبطة بسبب عشوائية الاقتراحات المرسلة.

اليوم، تمارس المزيد والمزيد من المؤسسات اليوم ما نسميه "الابتكار المفتوح"، والتي تقوم على الاعتقاد بأن "الأفكار الجيدة يمكن أن تأتي من أشخاص آخرين، بما في ذلك الموظفين والعملاء والجمهور".

إذا كنت تريد من موظفيك أن يساهموا بأفكارهم بصراحة، فيجب عليك أولاً تعزيز مشاركة الأفكار. إليك بعض الطرق السهلة للقيام بذلك:

1. طرح الأسئلة

يساعد طرح الأسئلة على موظفيك بانتظام على توليد الكثير من الأفكار. ربما تكون هذه الطريقة هي أقدم أشكال توليد الأفكار التي لا تزال متبعة حتى اليوم.

بطبيعة الحال، يجب ألا تكون أسئلتك "ضعيفة". بل يجب أن تثير التفكير الإبداعي لدى المستمعين.

يمكنك أن تطرح عليهم هذه الأسئلة من خلال سؤالهم خطوة بخطوة عن:

• المشاهدات. كيف ينظرون إلى الموضوع؟ ما هي افتراضاتهم وأفكارهم ورؤاهم حول الموضوع؟
• تأملات من تجارب سابقة ذات صلة بالموضوع. هل واجهوا هذا الموضوع في الحياة الواقعية؟ ما هي التجارب التي يمكنهم مشاركتها حول هذا الموضوع؟ ما الذي يجعل الموضوع صعباً؟ ما الذي يجعله سهلاً؟
• التحليل. ما الذي جعلك تدرك هذا الموقف؟ ما الذي تعتقد أنه ينبغي علينا فعله لاستكشاف الموضوع وفحصه بشكل أكبر؟ ما الذي يمكننا فعله لتحسين هذا الموقف إذا واجهه عملاؤنا؟
• التوصيات. مع كل المعلومات التي تم جمعها من خلال هذه العملية، ما هي الإجراءات أو العمليات أو الأنظمة أو المنتجات التي يجب أن ننشئها أو نبدأها أو نوقفها أو نغامر بها أو نواصلها؟ كيف يمكننا المضي قدمًا في ذلك؟

عندما يزودك أحدهم بإجابة، احرص على أن تستفيد منها ولا ترفضها تمامًا. هذا هو المفتاح الذي سيجعل الآخرين يتابعونك ويقدمون لك المزيد من الأفكار في الإجابة على الأسئلة التي طرحتها.

2. تقديم الحوافز

يعمل تقديم الحوافز والمكافآت بشكل كبير في تحفيز الآخرين على القيام بأشياء معينة. عندما يتعلق الأمر بالترويج لمشاركة الأفكار، فإن منح موظفيك الحوافز المناسبة سيجعلهم يتحركون.

إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك مكافأة كل من ساهم بفكرة، مثل جائزة ترضية. أو إذا أردت، يمكنك أيضًا إذا أردت أن تكتفي بمكافأة أصحاب الأفكار التي تتقدم أكثر في مشاريع الابتكار.

بما أن الناس مختلفون، يجب عليك أيضاً التفكير في تنويع مكافآتك مثل:

• نقداً
• يوم عطلة
• الأطعمة
• بطاقات الهدايا

المهم هنا هو معرفة المكافآت المناسبة لتقديمها.

3. تشجيع التغذية الراجعة

من المهم أن يشعر موظفوك بأنهم أحرار في مشاركة أفكارهم حول المشاريع. إن القيام بذلك يحسن بشكل كبير من التواصل داخل مؤسستك، مما يدفع موظفيك إلى مشاركة المزيد من أفكارهم.

وكما تعلم، فإن أسهل طريقة للقيام بذلك هي أن توضح لهم أن الملاحظات مقبولة تمامًا. لن يتم الاستماع إليهم فقط، ولكن إذا كانت الأفكار جيدة، فيجب أن يروا أنه يتم العمل بها.

وبطبيعة الحال، فإن عكس ذلك - أي عدم التشجيع على تقديم الآراء - سيؤثر سلبًا على مشاريع الابتكار في مؤسستك. إذ سيُنظر إلى كبار المسؤولين على أنهم معادون وغير قابلين للتعبير عن آرائهم، ولن يشارك الأعضاء أفكارهم مرة أخرى.

عندما تدمج الشركة التغذية الراجعة في ثقافتها، فإن الموظفين يرغبون بطبيعة الحال في المشاركة بشكل أكبر في عملية العصف الذهني للمؤسسة.
من خلال بيئة قوية مشجعة على إبداء الملاحظات، يمكنك تمكين موظفيك من قيادة التغييرات ذات الصلة في مؤسستك ومجال عملك. شجّع التعليقات من خلال:

• جعل فريقك يفهم أن التعليقات هي فرص للتحسين.
• شارك أفضل الممارسات للحصول على ملاحظات الموظفين وعرضها وتقديمها وتلقيها وقبولها.
• نظّم المعايير فيما يتعلق بهيكلية التغذية الراجعة لديك. ضع معايير تنظيمية لما يشكل تغذية راجعة وأوصل هذه المعلومات بانتظام إلى كل من الموظفين وقادة الفرق.
• استخدم طرقًا متعددة لإبداء التعليقات. يتيح ذلك للعاملين لديك تقديم التعليقات بالطريقة التي يرتاحون لها في سيناريوهات مختلفة.
• شجع التعليقات الجيدة والسلبية على حد سواء.
• عرض المبادرات والتغييرات والتحسينات والتحسينات والنتائج التي يتم اتخاذها استجابةً للملاحظات.

4. إضفاء طابع اللعب على العملية

يعد التلعيب أداة رائعة لتشجيع الآخرين على المشاركة. سيبذل أولئك الذين يشاركون في القضية قصارى جهدهم للوصول إلى الأهداف المهمة والاستمتاع بالعملية على طول الطريق لكسب نقاط الخبرة ورفع المستوى.

لهذا السبب يحتوي برنامج Accept Mission على الكثير من ميزات اللعب، بما في ذلك وضع التخفي. وهذا مهم للغاية حيث يمكن للآخرين تقديم أفكارهم دون الخوف من التعرض للانتقاد بسبب أفكارهم.

لقد ثبت أن تلعيب المهام يشجع الموظفين على المشاركة الكاملة في العملية واعتبارها تجربة ممتعة ومجزية وأكثر إرضاءً.

ومع ذلك، فإن Accept Mission لديها العديد من ميزات التلعيب المتاحة، بما في ذلك:

• لوحات المتصدرين. ترفع الفكرة أو التعليق أو الإعجاب أو المساهمة أو الاقتراح مستوى XP للمشارك.
• تحديد الأهداف. يجب إعطاء عدد مستهدف من الأفكار للتوصيات لتحقيق نقاط إضافية.
• المؤقتات. يتم وضع حدود زمنية لكل مهمة تنطوي عليها عملية التفكير، مما يثير الإبداع وسعة الحيلة.
• تسجيل النقاط. يتم منح النقاط لكل مهمة وإجراء يتم إنجازه.
• فرق العمل معًا. يمكن تقسيم الموظفين إلى مجموعات لتعزيز التعاون والعمل الجماعي.

كل هذه الميزات مصممة للمساعدة في تكثيف وتسريع عملية توليد الأفكار وجمعها. عند ممارستها من قبل مؤسستك، فإن ذلك سيساعد بلا شك في تعزيز مشاركة الأفكار ودعوة الجميع للقيام بذلك.

تعرّف على المزيد حول حالات الاستخدام الأخرى لـ "مهمة القبول" بخلاف حملة إدارة الأفكار مع عناصر التلعيب.

5. التواصل بفعالية

من الضروري وجود خطة تواصل جيدة إذا كنت ترغب في بناء ثقافة مشاركة الأفكار داخل مؤسستك.

على سبيل المثال، يمكن اعتبار الحوار أو المحادثة البسيطة مع الآخرين جزءًا من "أنشطة" التفكير الخاصة بك، حتى لو لم تكن رسمية.

ولهذا السبب فإن الطلب من مدراء الفرق التواصل مع موظفين محددين ومطالبتهم صراحةً بالانضمام والمشاركة في العملية سيساعد بالتأكيد في جمع المزيد من الأفكار، حتى لو تم ذلك في إطار غير رسمي.

كما يلعب التواصل الفعال دوراً في اكتساب الأفكار وتلقيها.

للحصول على أفكار عالية الجودة، عليك أن تحدد المشكلة بشكل جيد، بينما لمشاركة فكرتك يعني أن تبقى منفتحاً على التعليقات والاقتراحات التي قد تأتيك بعد ذلك.

وفي الوقت نفسه، سيكون من المهم أيضًا في وقت لاحق أن تعلم موظفيك أن أفضل الأفكار سيتم تحويلها إلى مشاريع.

6. استخدام أداة جمع الأفكار

هناك الكثير من المنصات والأدوات التي يمكنك استخدامها والتي تتيح لك جمع الأفكار من الموظفين بسهولة. على سبيل المثال، هناك حلول إدارة الأفكار مع ميزات مصممة لجمع الأفكار عبر الإنترنت.

قبول البعثة لديها ميزة صندوق الوارد التي ستسمح لأي شخص في مؤسستك بإسقاط أفكاره في صناديق بريد وارد محددة إما بهوية سرية أو بهويته الحقيقية. نظرًا لأن أعضاءك يسقطون أفكارهم في صناديق بريد وارد محددة، يتم تصنيف الأفكار على الفور.

بصرف النظر عن المنصات المتخصصة، يمكنك استخدام المنصات التقليدية مثل:

• مستندات جوجل
• دفاتر الملاحظات عبر الإنترنت
• لوحات كانبان على الإنترنت

المهم هنا هو أن تكون هناك طريقة لأعضائك لإسقاط أفكارهم بسهولة، حتى عندما لا يكونون في المكتب.

7. اتخاذ إجراء بشأن العظماء

ربما يكون اتخاذ إجراءات بشأن أفضل الأفكار هو أفضل طريقة لتعزيز مشاركة الأفكار. هناك أشياء قليلة فقط هي أكثر إرضاءً من رؤية اقتراحاتك يتم تنفيذها، وعندما يكون هناك نوع من التقدير.

لا يجب أن يكون جزء التقدير كبيراً. وتشمل بعض الأفكار ما يلي:

• إعلام الجميع بمصدر الفكرة
• تسمية المشروع أو المنتج باسم المساهم
• اعتماد المساهم في المحتوى المنشور

وقد يكون لهذا أيضًا تأثير كبير على عقلية الآخرين. فعندما يرى الآخرون أن الأفكار مهمة وأن الأفكار الجيدة بما فيه الكفاية يتم تطويرها وتنفيذها بشكل أكبر، فإنهم سيرون أيضًا قيمة مشاركة أفكارهم الخاصة، حتى بدون تقدير كبير لمساهمتهم.

8. جدولة العصف الذهني المنتظم

تقوم الكثير من شركات البرمجيات الناشئة بعقد جلسات عصف ذهني بانتظام. سيمكن ذلك أعضاءك من التدرب على المساهمة بأفكارهم، وهذا بدوره سيمنحك الكثير من الأفكار المبتكرة لتحويلها إلى مشاريع.

عندما نقول العصف الذهني، هناك في الواقع نوعان: العصف الذهني المادي والرقمي. فمعظم المؤسسات تمارس العصف الذهني المادي، وهي الطريقة التقليدية للقيام بذلك (التجمع شخصيًا في نفس الوقت والمكان).

ومع ذلك، يجب عليك أيضًا التفكير في تنفيذ العصف الذهني الرقمي. قد لا يكون بعض المستخدمين لديك مرتاحين للقيام بذلك شخصياً. وقد يكون آخرون إما خجولين أو خائفين من التعرض للسخرية.

في كلتا الحالتين، هناك أدوات العصف الذهني يمكنك استخدام مثل

• قبول المهمة
• السبورة البيضاء على الإنترنت ميرو
• فييما

ميزة أخرى للقيام بذلك رقميًا هي أنه لا توجد حاجة للاجتماع في نفس المكان في نفس الوقت. يمكن لأي شخص المساهمة أينما كان. وبالطبع، يجب عليك أيضًا مزج ذلك مع عناصر أخرى مثل ميزات التلعيب لإضفاء الإثارة على النشاط.

9. عقد مسابقات وتحديات للمستخدمين

هناك سبب لإقامة الشركات للمسابقات والتحديات. إنها طريقة رائعة لعرض أفضل الأفكار والحلول في مكان واحد وتشجع المشاركين على بذل قصارى جهدهم من خلال منح مكافآت لأفضلها.

هذه هي إحدى الميزات التي تتمتع بها معظم منصات الابتكار المفتوحة، حيث يتيح ذلك للمؤسسات جمع الأفكار من جميع المهتمين بالانضمام إلى المسابقة.

يمكنك بالتأكيد ممارسة ذلك داخل مؤسستك. كلما كانت لديك مشكلة أو موضوع ابتكاري، قم بإضفاء الطابع الرسمي على توليد الأفكار من خلال عقد مسابقة. وبالطبع، سيكون الأمر أفضل إذا كانت هناك جائزة للفائز.

يمكنك أيضًا القيام بذلك بشكل غير رسمي عن طريق تحدي أعضائك ببساطة لحل مشكلة معينة من خلال مشاركة أفكارهم. في بعض الأحيان، كل ما نحتاجه هو القليل من التحدي لجعل الدم يتدفق ويبدأ في العمل.

10. بناء ثقافة صديقة للابتكار

ستساعد الثقافة الصديقة للابتكار مؤسستك في الحفاظ على ميزتها التنافسية. ناهيك عن أنه إذا اقترن ذلك بمبادئ الابتكار المفتوح، فإنك تحصل على الأفكار من الجميع بشكل أساسي.

إليك بعض الاقتراحات حول كيفية بناء مثل هذه الثقافة:

• تأكد من أن الجميع يعرف مدى أهمية الابتكار.
• دع أعضاءك يعرفون كيف يفيد الابتكار الشركة بما في ذلك هم.
• تقبّل جميع الأفكار واحتضانها، حتى المتطرفة منها.

تعاني بعض الشركات الكبيرة من مشاكل في هذا الأمر لأنها عادةً لا تأخذ الابتكار على محمل الجد أو أنها تعاني من وجود مديرين وقادة ذوي عقلية هرمية. إذا كنت تعاني من هذه المشكلة، راجع بعضاً من أفضل النصائح لإدارة الابتكار للأعمال التجارية.

تشجيع مشاركة الأفكار

ثقافة مشاركة الأفكار مهمة في الابتكار. إذا كان الابتكار محركًا، فإن الأفكار هي الوقود. ومن خلال هذا التشبيه، كلما زاد عدد الأفكار التي تجمعها، كان ذلك أفضل، ولهذا السبب من المهم للغاية أن يشعر أعضاؤك بالراحة في مشاركة أفكارهم.

بمجرد تشغيل هذه العملية، ستولد حلقة إيجابية في استراتيجية الابتكار الشاملة الخاصة بك. فكلما شارك الأعضاء المزيد من الأفكار، وتم العمل على المزيد من الأفكار، سيحصل الآخرون على الإلهام للمساهمة أيضًا، مما يدفع الحلقة إلى الأمام.

الخطوات التالية: لجعل هذه العملية تسير بسلاسة أكبر، يمكنك استخدام برامج الابتكار مثل Accept Mission للمساعدة في إدارة عملية الابتكار الشاملة. استفد من التكنولوجيا المتاحة الآن لتسريع عملية الابتكار لديك.

تعرّف على المزيد حول ميزات الابتكار التي توفرها خدمة Accept Mission.