Kennisbeheersysteem: definitie en voorbeelden13 min lezen

Hoe verhoudt kennismanagement zich tot innovatie?

In de wereld van innovatie is het stellen van deze vraag belangrijk omdat ongebruikte kennis niet kan worden gebruikt om problemen op te lossen. Mensen in het bedrijf kunnen voortdurend nuttige ideeën aandragen en relevante ervaringen delen.

Veel organisaties slagen er echter niet in om deze informatie te verzamelen en op te slaan. Potentiële ideeën gaan dus verloren zodra er geen direct voordeel wordt waargenomen.

Deze situatie doet zich vaak voor in bedrijven zonder te weten hoe sommige van deze ideeën in de toekomst van pas kunnen komen.

Daarom moeten bedrijven een systematisch proces opzetten om deze kennis grondig te documenteren, op te slaan en te organiseren op een manier die nuttig is voor hen.

Hiermee kunnen ze gemakkelijk informatie ophalen en deze omzetten in waardevolle innovatieprojecten waar de organisatie van kan profiteren.

Dit is waar kennismanagementsystemen om de hoek komen kijken. In dit artikel bespreken we wat een kennisbeheersysteem is, wat de voordelen ervan zijn en welke voorbeelden je in je bedrijf kunt toepassen.

Laten we beginnen.

Wat is een kennismanagementsysteem?

Een kennisbeheersysteem is elk hulpmiddel of elke software die helpt bij het opslaan en ophalen van kennis voor snelle toegang en distributie. Deze systemen worden zowel binnen de organisatie als daarbuiten gebruikt.

De meeste bedrijven gebruiken een kennisbeheersysteem om hun leden te helpen de verzamelde kennis te gebruiken en betere resultaten te behalen. Om dit te kunnen doen, moet de tool in staat zijn om alle kennis en ideeën op één plek te verzamelen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een kennismanagementsysteem?

Over het algemeen is een kennismanagementsysteem belangrijk voor een organisatie om alle relevante informatie effectief te delen met haar leden.

In termen van innovatie zullen deze systemen helpen om de overal proces soepeler. Hiermee kunnen ideeën gemakkelijk worden verzameld, opgeslagen en verrijkt.

Bovendien worden deze ideeën na verloop van tijd nog beter en nuttiger naarmate er meer mensen met dezelfde kennis op voortbouwen.

Dit gezegd hebbende, zijn hier enkele voordelen van het gebruik van een kennisbeheersysteem:

1. Betere besluitvorming

Kennis en informatie spelen een belangrijke rol bij besluitvorming. In feite spelen ze een rol in elk van de vier stadia van besluitvorming, namelijk:

Identificatie en structurering van het probleem of de kans

Het identificeren, categoriseren en uitspelen van een probleem of een kans is essentieel om te beslissen of de situatie onmiddellijke aandacht en een oplossing vereist.

Bovendien zijn de details en andere elementen cruciaal om te begrijpen waar de situatie over gaat. En of het al dan niet van invloed is op het bedrijf.

Naarmate dit proces leidt tot een groter bewustzijn van de situatie, wordt het bedrijf zich meer bewust van wat het kan doen om de situatie op te lossen.

Het probleem of de kans in de context plaatsen

Met een kennisbeheersysteem kunnen bedrijven een probleem of kans grondig bestuderen wanneer dat nodig is.

Deze informatie zal hen helpen om alles in zijn geheel te begrijpen - oorzaken, gevolgen en alles.

Door ze bovendien op een dieper niveau te bestuderen, kan worden bepaald welk probleem of welke kans het bedrijf moet oplossen of aangrijpen ten voordele van de organisatie.

Generatie van alternatieven

Een volledig begrip van het probleem of de kans kan je helpen bij het genereren van de opties die je kunt gebruiken om je eraan te wagen of om het aan te pakken.

Je kunt beginnen met het bespreken van de ernst van de situatie en brainstormen over hoe je verder kunt gaan. Onthoud dat je open moet staan voor verschillende ideeën terwijl je met de situatie omgaat.

Je kunt een ideation tool gebruiken om dit proces een stuk eenvoudiger te maken.

Het beste alternatief kiezen

Met een kennisbeheersysteem kunt u alle informatie bekijken die u hebt over het probleem of de situatie in kwestie.

Vervolgens kun je het naast de ideeën leggen die je hebt verzameld over het vorige aspect van besluitvorming om te zien welke alternatieven het beste passen bij deze omstandigheden en de voor- en nadelen van elke benadering te bespreken.

Stel dat uw organisatie wil innoveren hoe uw producten aan uw klanten worden geleverd. Je hebt al veel ideeën verzameld door je leden te vragen om te brainstormen.

De volgende stap is selecteren welke ideeën de moeite waard zijn en welke de grootste kans hebben om het probleem op te lossen. Het zal dan nuttig zijn voor de managers en besluitvormers om hiervan op de hoogte te zijn:

• Hoe elk idee het bedrijfsresultaat van de organisatie zal beïnvloeden
• Hoe lang de ontwikkeling van elk idee duurt als je ze eenmaal in de innovatieroadmap hebt geplaatst

Het antwoord op deze vragen is dan te vinden in het kennismanagementsysteem.

Simpel gezegd, hoe meer informatie beschikbaar is, hoe beter de beslissingen zullen zijn.

2. Snelle toegang tot informatie

Innovatie is belangrijk in termen van concurrentievoordeel en overleving. Je kunt alleen de vruchten plukken van innovatie als je je innovatieproces stroomlijnt, wat moeilijk te implementeren is zonder een proces of een systeem waarmee iedereen gemakkelijk informatie kan verkrijgen of opvragen.

Zoals in de vorige paragraaf is aangegeven, is informatiebeheer belangrijk voor een betere besluitvorming. De besluitvorming kan worden verbeterd als deze sneller verloopt, wat een enorm verschil kan maken bij het aanpakken van problemen en kansen.

Daarom zijn kennismanagementsystemen tegenwoordig eenvoudig online toegankelijk op elk apparaat. Die kennis kan onderweg nodig zijn, terwijl de medewerker op dat moment niet op kantoor is.

3. Verbeterde samenwerking en het genereren van ideeën

Bij innovatie komt betere samenwerking en het genereren van ideeën neer op één ding: productiviteit.

Stel dat een team de leiding heeft over een innovatiekans. Deze leden zouden gemakkelijk kunnen samenwerken als er een manier was om met elkaar te communiceren en kennis met elkaar te delen.

Dat is een van de redenen waarom Accept Mission een “borden”-functie, een samenwerkingstool die teams in staat stellen om in realtime samen te werken en kennis met elkaar te delen. Het kan ook worden gebruikt om ideeën te genereren rond een thema of een probleem.

4. Verbeterde kwaliteit van informatie en gegevens

Stel je voor hoeveel kennis er verloren gaat, simpelweg omdat het niet wordt vastgelegd. Hetzelfde kan gebeuren in een organisatie. Betere ideeën en oplossingen zullen altijd komen van mensen die meer kennis hebben van dat bepaalde onderwerp.

Het team dat bijvoorbeeld op zoek is naar een oplossing om de productlevering te innoveren, zal gebruik kunnen maken van informatie van mensen die:

• Ken het product heel goed
• Weet hoe de huidige productlevering werkt
• Heeft ervaring met hoe de huidige levering hen beïnvloedt

Dit komt dan weer terug op hoe belangrijk informatie is bij het nemen van beslissingen. In die zin worden betere ideeën gegenereerd als er informatie van hoge kwaliteit uit de juiste bronnen komt.

5. Beveiliging van intellectueel eigendom

Volgens een website over webbeveiliging, 2.244 hackaanvallen per dag vinden wereldwijd plaats, met gemiddeld elke 39 seconden een aanval. Dit is een stijging van 67% in de afgelopen vijf jaar, waarbij ongeveer 30.000 nieuwe websites per dag worden gehackt.

Hoewel het gebruikelijke doel van deze aanvallen meestal is om gebruikersnamen en wachtwoorden te verkrijgen, die voor tal van kwaadaardige activiteiten kunnen worden gebruikt, is het nog steeds mogelijk om intellectueel eigendom te stelen door simpelweg die inloggegevens te gebruiken om in te loggen op bepaalde websites.

Eigenlijk, recente informatie toonde aan dat hackers niet altijd uit zijn op bankgegevens of persoonlijke informatie. Deze "millennial hackers" informatie en ideeën stelen die kunnen leiden tot legale en gemakkelijk verklaarbare winst.

Daarom is het belangrijk om een veiliger kennisbeheersysteem te gebruiken, in plaats van uw winstgevende ideeën achter te laten in eenvoudige notitieblokken en online documentverwerkers.

Trouwens, we publiceerden een ebook over hoe je medewerkers kunt betrekken, wat heel goed samengaat met een kennismanagementsysteem. Voel je vrij om het te downloaden en te lezen.

Wat zijn enkele voorbeelden van kennismanagementsystemen?

1. Documentbeheersystemen

Zoals de naam al doet vermoeden, gaat documentbeheer over het archiveren van digitale documenten. Wat je krijgt is een online, gecentraliseerde, digitale archivering dat maakt het gemakkelijk om documenten op te halen en de workflow te verbeteren.

Als je bestanden eenmaal georganiseerd zijn, kun je ze gemakkelijk terugvinden en openen zonder dat je kostbare tijd hoeft te besteden aan het sorteren van ontelbare zinloze bestanden.

Op deze manier kun je het hele team helpen om efficiënter en productiever te werken.

Om de beveiliging te verbeteren, hebben documentbeheersystemen wachtwoorden en back-upprocessen die ze beschermen tegen bedreigingen van buitenaf. Helaas hebben de meeste documentbeheersystemen alleen basismogelijkheden, en het upgraden van het systeem kan de bijbehorende kosten verhogen.

Voorbeelden van documentbeheersystemen zijn:

• HubSpot
• LogischeDOC
• OpenText

2. Contentbeheersystemen

Content Management Systemen (CMS) zijn vergelijkbaar met documentbeheer, maar op een meer geavanceerde manier. Afgezien van documenten, contentmanagementsystemen audio-, video- en andere mediabestanden opslaan die doorgaans niet worden ondersteund door documentbeheersystemen.

Er zijn drie soorten contentmanagementsystemen:

• Open source CMS
• Eigen CMS
• Software as a Service (SaaS) CMS

Een open-source CMS heeft: geen initiële kosten. U hoeft geen licentie- of upgradekosten te betalen. Op papier is het allemaal goed, maar de meeste functionaliteiten die u van het gratis kernaanbod krijgt, kunnen als eenvoudig worden beschouwd. Upgrades en verdere aanpassingen zijn waar u voor moet betalen.

Voorbeelden van open source CMS zijn:

• WordPress
• Joomla
• Drupal

In tegenstelling tot open-source CMS, zijn propriëtaire CMS-tools: beheerd door slechts één bedrijf. Het enige wat u hoeft te doen is een licentievergoeding kopen of u maandelijks abonneren en extra betalen voor aanpassingen en upgrades.

Gepatenteerd CMS lijkt misschien duur, maar ze zijn meestal: pak meer functies uit de doos. Ze zijn ook ingewikkelder dan open-source CMS en vereisen mogelijk uitgebreid ontwikkelingswerk. Voorbeelden van eigen CMS zijn:

• Microsoft SharePoint
• IBM Enterprise Content Management
• Puls CMS

SaaS CMS zijn virtuele oplossingen die in de cloud worden gehost. Diensten kunnen worden gekocht via een abonnementsmodel of per gebruiker/per-site. Met een SaaS CMS krijgt u een combinatie van webcontentmanagementsoftware, webhosting en technische ondersteuning.

De meeste open-source en propriëtaire CMS bieden SaaS CMS aan voor aanzienlijk hogere prijzen in vergelijking met hun basisaanbod.

3. Databases

Databases kunnen als geavanceerder worden beschouwd dan de eerdere typen kennisbeheersystemen. Ten eerste zijn ze computersoftware die gegevens vastlegt, opslaat, analyseert en ermee communiceert.

Dankzij robuuste databases hebben meerdere gebruikers (in de duizenden) niet alleen toegang tot de informatie, maar kunnen ze er ook mee communiceren en berekeningen uitvoeren. Kennis die is opgeslagen in databases kan zeer veilig zijn omdat deze systemen manipulatie verbieden.

Voorbeelden van databases zijn:

• Microsoft Access
• SQL-server
• IBM DB2

4. Innovatiesoftware

Innovatiesoftware kan ook worden beschouwd als een kennismanagementsysteem. De meeste van deze tools hebben een manier om: leden in staat stellen ideeën en kennis rondom een bepaald thema te verzamelen en te ordenen.

Ze kunnen ook elk idee dat ze in de software hebben verzameld bespreken. Ze kunnen een score toekennen op basis van vooraf bepaalde criteria, opmerkingen en suggesties achterlaten en op de hoogte blijven van de voortgang.

Dit is precies wat het besluitvormingsproces versnelt en er tegelijkertijd voor zorgt dat iedereen kan deelnemen en zijn mening kan geven.

Wat nog beter is, is dat kennis die in deze systemen is ingevoerd, meer ideeën van anderen kan inspireren. De beste ideeën kunnen vervolgens in de innovatieroadmap worden geplaatst en doorgroeien naar innovatieprojecten.

Voorbeelden van innovatiesoftware zijn:

• Accepteer missie
• Viima
• hype

In Accept Mission is er een inbox-functie voor thema's en onderwerpen waar gebruikers kunnen hun ideeën en informatie met betrekking tot het onderwerp laten vallen.

Laten we zeggen dat er een "VR"-inbox is.

Leden van je organisatie kunnen dan ideeën met betrekking tot VR aandragen die nuttig kunnen zijn voor de organisatie. Degenen die goed op de hoogte zijn van VR kunnen ook hun kennis inbrengen om meer ideeën te inspireren.

Zodra je alle benodigde concepten op hun plaats hebt, kun je het selectieproces uitvoeren en al die ideeën beoordelen aan de hand van de meetcriteria die je hebt ontworpen en afgesproken.

Accept Mission is het meest complete innovatiemanagementplatform dat er is. Een van de use-cases is kennisbeheer, waarbij uw leden ideeën kunnen delen over bepaalde interessante onderwerpen.

Wat dacht je ervan om het zelf te bekijken en te zien hoe het goed van pas komt als het gaat om kennisbeheer. Boek vandaag nog een demo en ontdek zelf hoe het platform uw behoeften en doelen kan helpen.