الحالة الصحية للمشروع في استوديو الابتكار

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

تتطلب إدارة المشاريع بشكل جيد أكثر من مجرد تتبع المهام والمعالم الرئيسية. تحتاج فرق العمل أيضاً إلى طريقة سريعة ومتسقة لفهم ما إذا كان المشروع سليماً أم لا، في المخاطر, متوقف مؤقتاً أو خارج المسار.

توفر الحالة الصحية للمشروع لقادة المشاريع ومديري الابتكار والمجموعات التوجيهية إشارة بسيطة يمكنهم استخدامها لتقييم حالة المشروع في لمحة سريعة. وهذا يساعد الفرق على تركيز الاهتمام على المشاريع التي تحتاج إلى مناقشة أو تدخل.

ما هي هذه الميزة #

الحالة الصحية للمشروع هي مؤشر على مستوى المشروع في قبول المهمة يُظهر الحالة الحالية للمشروع باستخدام حالة واضحة قائمة على الألوان. وهو يساعد على تلخيص ما إذا كان المشروع يسير كما هو متوقع أو ما إذا كان يحتاج إلى اهتمام.

تكون الحالة مرئية في عرض تفاصيل المشروع وعبر النظرة العامة للمشروع مثل كانبان وعرض القائمة والصادرات. قبول المهمة توفر أيضًا مجموعة قابلة للتكوين من حالات الصحة الافتراضية، بما في ذلك قيم مثل لم يبدأ، في المسار، في الانتظار، في المخاطر, ، خارج المسار الصحيح، واكتمل.

يمكن أن تتضمن كل حالة صحية عنوانًا ووصفًا ولونًا ورمزًا وإعدادًا افتراضيًا ودرجة الخطورة. وهذا يجعل الميزة مفيدة ليس فقط للمتابعة اليومية للمشروع، ولكن أيضًا لإعداد التقارير وعمليات التكامل.

مستوى الوصول #

مستخدم الطاقة

أنت بحاجة إلى الوصول إلى المشروع ذي الصلة في استوديو الابتكار لعرض حالة حالة المشروع وتحديثها. المسؤول الأذونات مطلوبة لتكوين الحالات الصحية المتاحة لمؤسستك.

مسار التنقل #

مسار التنقل: استوديو الابتكار → المشاريع → فتح مشروع

كيفية استخدام هذه الميزة #

تُستخدم الحالة الصحية للمشروع للإبلاغ عن الحالة الحالية للمشروع بطريقة منظمة ومرئية. ويمكن لقادة المشروع تحديث الحالة عندما تتغير حالة المشروع، على سبيل المثال عندما ينتقل المشروع من "على المسار الصحيح" إلى "في المسار الصحيح". المخاطر بسبب مشكلة تأخير أو تبعية.

نظرًا لاستخدام إطار الحالة نفسه في جميع المشاريع، يمكن للمجموعات التوجيهية والقيادة مقارنة المشاريع بشكل أكثر اتساقًا وتحديد المجالات التي تتطلب الاهتمام.

إرشادات خطوة بخطوة #

1. مفتوح استوديو الابتكار.
2. انتقل إلى المشاريع.
3. افتح المشروع الذي تريد مراجعته.
4. انظر إلى شريط أدوات المشروع أسفل صورة المشروع مباشرةً.
5. ابحث عن الحالة الصحية للمشروع على الجانب الأيمن من شريط الأدوات.
6. افتح المحدد واختر الحالة التي تعكس الحالة الحالية للمشروع على أفضل وجه.
7. احفظ المشروع إذا لزم الأمر.
8. راجع الحالة المحدثة في طريقة عرض المشروع أو طريقة عرض كانبان أو طريقة عرض القائمة أو التصدير.

مكان العثور على الحالة الصحية للمشروع #

عند فتح مشروع في استوديو الابتكار، سترى صفحة تفاصيل المشروع. يوجد أسفل صورة المشروع مباشرةً شريط أدوات المشروع. على الجانب الأيمن من شريط الأدوات هذا، ستجد الحالة الصحية للمشروع محدد.

بشكل افتراضي، يتم تعيين كل مشروع جديد على على المسار الصحيح. يمكن للمستخدمين الذين لديهم الأذونات الصحيحة تغيير ذلك ليعكس الحالة الفعلية للمشروع.

الرؤية عبر المنصة #

عرض كانبان #

في النظرة العامة على المشاريع، تعرض كل بطاقة مشروع حالة المشروع الصحية. وهذا يسمح للمديرين والمجموعات التوجيهية بمسح المحفظة بسرعة وتحديد المشاريع التي تحتاج إلى عناية.

عرض القائمة #

تظهر المعلومات نفسها كعمود في قائمة المشاريع، مما يسهل مقارنة المشاريع وفرزها حسب الحالة الصحية.

الصادرات #

يتم تضمين الحالة الصحية للمشروع في الصادرات، مما يعني أنه يمكن استخدامها أيضًا في إعداد التقارير والتحليلات الخارجية.

الحالات الصحية الافتراضية #

قبول المهمة يتضمن مجموعة افتراضية من الحالات الصحية للمشروع يمكن استخدامها كنقطة بداية.

• لم تبدأ - لم يبدأ العمل ولم يبدأ أي عمل كبير المخاطر يؤثر على خط الأساس.
• على المسار الصحيح - يسير المشروع وفقًا للخطة الموضوعة من حيث النطاق والجدول الزمني والميزانية.
• قيد الانتظار - تم إيقاف المشروع مؤقتاً من قبل القرار ولا يتوقع أي عمل حتى لحظة لاحقة.
• في المخاطر - مادة المخاطر موجودة والتخفيف من آثارها قيد التنفيذ.
• خارج المسار - لم تعد الخطة ذات مصداقية ويحتاج المشروع إلى تصعيد أو تدخل.
• مكتمل - تم تسليم النتائج وقبولها.

يمكن أن يكون لكل حالة أيضًا قيمة خطورة من 0 إلى 100، مما يدعم لوحات المعلومات وإعداد التقارير وعمليات التكامل.

لماذا تعتبر الحالة الصحية للمشروع مهمة #

لمحة سريعة عن الوضوح #

فبدلاً من قراءة التحديثات التفصيلية أولاً، يمكن للمستخدمين معرفة ما إذا كان المشروع يتقدم بشكل جيد أو يحتاج إلى اهتمام.

الاتساق #

عندما يستخدم جميع قادة المشاريع نفس إطار العمل، تصبح النتائج أسهل للمقارنة بين الفرق والمحافظ.

القرار التركيز #

يمكن للمجموعات التوجيهية أن تحدد بسرعة المشاريع التي ينبغي مناقشتها والمجالات التي قد تحتاج إلى تدخل.

الشفافية #

تعمل جميع الفرق والإدارات والقيادة بنفس اللغة لحالة المشروع.

أفضل الممارسات #

• تحديث الحالة الصحية بانتظام كجزء من دورة الإبلاغ عن المشروع.
• اجعل مجموعة الحالة بسيطة حتى يتمكن قادة المشروع من الاختيار بوضوح واتساق.
• تحديد قواعد واضحة للوقت الذي يجب أن ينتقل فيه المشروع من حالة إلى أخرى.
• استخدم تحديثات حالة المشروع وأدوات الإبلاغ الأخرى عن حالة المشروع إلى جانب الحالة الصحية بحيث يتم توثيق الأسباب الكامنة وراء اللون.

إعداد التقارير وعمليات التكامل #

لا تظهر الحالة الصحية للمشروع داخل طرق عرض المشروع فقط. بل يمكن استخدامها أيضاً في إعداد التقارير والأدوات الخارجية.

يمكن تضمين قيم الحالة الصحية ودرجات الخطورة في لوحات معلومات Power BI، واسترجاعها من خلال واجهة برمجة التطبيقات، واستخدامها في عمليات سير العمل التلقائية. على سبيل المثال، يمكن أن يقوم سير العمل بإخطار مجموعة توجيهية تلقائيًا عندما ينتقل المشروع إلى خارج المسار.

وهذا يجعل الحالة الصحية للمشروع مفيدة سواء للمتابعة التشغيلية للمشروع أو لإعداد التقارير على مستوى المحفظة.

التهيئة والتعديلات #

يمكن للمسؤولين تهيئة الحالات الصحية المتاحة للمشروع لتتناسب مع احتياجات المؤسسة.

يمكنك إدارتها هنا:

مسار التنقل: استوديو الابتكار → الإعدادات → البيانات والهياكل → الحالة الصحية

من صفحة الإعدادات هذه، يمكن للمسؤولين إعادة ترتيب الحالات، وتحديد الحالة الافتراضية للمشاريع الجديدة، وتعديل العناوين والأوصاف، وتغيير الألوان والأيقونات، وتعديل قيم الخطورة، وإضافة حالات جديدة إذا لزم الأمر.

حافظ على إطار الحالة واضحًا وعمليًا. كثرة خيارات الحالة تقلل من الوضوح وتجعل التقارير أقل فائدة.

مثال عملي - إنوفيشنلاندز #

تدير Innovationlands العديد من مشاريع الابتكار في نفس الوقت، بما في ذلك مفاهيم الجذب الجديدة، وتجارب تجربة الضيوف، وتحسينات الخدمات الرقمية. يريد مدير الابتكار أن تفهم القيادة بسرعة أي المشاريع سليمة وأيها يحتاج إلى مناقشة.

تستخدم الشركة هيكلًا بسيطًا للحالة الصحية باللون الأخضر لـ على المسار الصحيح, برتقالي لـ في المخاطر, والأحمر ل خارج المسار. يُطلب من قادة المشاريع تحديث الحالة الصحية كل أسبوعين كجزء من دورة إعداد التقارير الخاصة بهم.

في إحدى دورات المراجعة، يظل نموذج أولي جديد للجاذبية باللون الأخضر لأنه يتقدم كما هو مخطط له. ينتقل تحسين تطبيق للضيوف إلى اللون البرتقالي بسبب تأخر الموردين. ينتقل مشروع آخر إلى اللون الأحمر بعد مشكلة كبيرة في الميزانية. في اجتماع الفريق التوجيهي التالي، يركز الفريق بسرعة على المشاريع البرتقالية والحمراء لأن النظرة العامة على الحالة الصحية تظهر بالفعل المواضع التي تحتاج إلى الاهتمام.

وهذا يساعد Innovationlands على استخدام الحالة الصحية للمشروع كإشارة بسيطة ومتسقة للإشراف على المحفظة و القرار-صناعة.