تتبع الوقت في المشاريع

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

غالبًا ما تنطوي مشاريع الابتكار على مهام ومراحل ومساهمين متعددين. وبدون تتبع الوقت، يصبح من الصعب فهم مقدار الجهد المبذول، ومقدار الوقت المتاح، وما إذا كان المشروع لا يزال في حدود التخطيط المتوقع له.

يساعد تتبع الوقت فرق المشروع على مراقبة الجهد المبذول بشكل أوضح، وتحسين التخطيط، وخلق رؤية أفضل لتقدم المشروع. كما أنه يدعم إعداد التقارير ويساعد الفرق على استخدام بيانات الوقت لتحسين تقديرات المشروع المستقبلية.

ما هي هذه الميزة #

تتبع الوقت في قبول المهمة هي ميزة على مستوى المشروع تساعد المستخدمين على تعيين الوقت الإجمالي للمشروع، وتسجيل الوقت المستغرق في المهام، ومراقبة مقدار الوقت المستخدم والوقت المتبقي.

تربط الميزة بين تخطيط الوقت على مستوى المشروع والتنفيذ على مستوى المهام. يمكن تعيين قيمة الوقت الإجمالي للمشروع، بينما يمكن لسجلات المهام تخزين كل من الوقت المستغرق والوقت المقدر. ثم يستخدم متتبع وقت المشروع هذه المعلومات لحساب استخدام الوقت والوقت المتبقي.

تتوفر بيانات تتبع الوقت أيضًا في إعداد التقارير ويمكن استخدامها من خلال موصل OData لإجراء تحليل أكثر تقدمًا في Power BI.

مستوى الوصول #

مستخدم الطاقة

تحتاج إلى الوصول إلى المشروع ذي الصلة في استوديو الابتكار لتتبع الوقت. قد يعتمد الوصول إلى التقارير أو أدوات إعداد التقارير الخارجية على أذونات إضافية.

مسار التنقل #

مسار التنقل: استوديو الابتكار → المشاريع → فتح مشروع

كيفية استخدام هذه الميزة #

يعمل تتبع الوقت على مستويين. أولاً، تقوم بتعيين إجمالي الوقت المتاح للمشروع. بعد ذلك، تقوم بتتبع الوقت على المهام الفردية حتى يتمكن المشروع من إظهار مقدار الجهد الذي تم استخدامه بالفعل ومقدار الوقت المتبقي.

وهذا يساعد الفرق على مراقبة عبء العمل في المشروع بشكل أكثر دقة ويبقي التنفيذ متصلاً بتوقعات الوقت الواقعية.

إرشادات خطوة بخطوة #

1. مفتوح استوديو الابتكار.
2. انتقل إلى المشاريع.
3. افتح المشروع الذي تريد إدارته.
4. في المسؤول على الجانب الأيمن، أدخل إجمالي الوقت المتصل بالمشروع.
5. افتح المهام علامة التبويب.
6. بالنسبة لكل مهمة، قم بملء الوقت المستغرق و الوقت المقدر.
7. احفظ تحديثات المهمة.
8. راجع متتبع الوقت في المسؤول كتلة لمعرفة إجمالي الوقت المستغرق والوقت المتبقي للمشروع.

مقدمة في تتبع الوقت #

يتيح لك تتبع الوقت تعيين مدة زمنية لمشاريعك ومهامك، مما يساعدك على الالتزام بالجدول الزمني وإدارة الموارد بكفاءة. من خلال تتبع الوقت، يمكنك الحصول على نظرة ثاقبة حول مقدار الوقت المستغرق في المهام المختلفة والمساعدة في التأكد من بقاء المشاريع ضمن الإطار الزمني المخصص لها.

تعيين الوقت الإجمالي للمشروع #

يمكن تعيين الوقت الإجمالي للمشروع في المسؤول على الجانب الأيمن من عرض المشروع. يمثل ذلك المدة الإجمالية المخططة أو الجهد الإجمالي المتصل بالمشروع الكامل.

يؤدي تعيين هذه القيمة إلى إنشاء خط الأساس لمتعقب وقت المشروع، والذي يقارن بعد ذلك الوقت المخطط له مع جهد المهمة المتعقبة.

تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة #

داخل المهام علامة التبويب، يمكن أن تتضمن كل مهمة الوقت المستغرق والوقت المقدر. وهذا يساعد الفريق على مراقبة الجهد المبذول على مستوى المهمة مع المساهمة أيضًا في النظرة العامة للوقت على مستوى المشروع.

بينما يقوم المستخدمون بتحديث الوقت المستغرق في المهام، يقوم متتبع وقت المشروع بحساب مقدار الوقت الذي تم استخدامه ومقدار الوقت المتبقي للمشروع.

عرض التقارير الزمنية #

تتوفر حقول الوقت في التقارير حتى تتمكن الفرق من تحليل تقدم المشروع وجهده بشكل أوضح. وهذا يجعل تتبع الوقت مفيدًا ليس فقط للمتابعة اليومية، ولكن أيضًا لإعداد التقارير وتحليل المحفظة.

يمكن أيضًا استخدام موصل OData مع Power BI لإنشاء تقارير وتصورات أكثر تفصيلاً استنادًا إلى بيانات الوقت.

فوائد تتبع الوقت #

إدارة الموارد #

يساعد تتبع الوقت الفرق على فهم كيفية توزيع الجهد على المهام والمشاريع، مما يدعم تخطيط الموارد بشكل أفضل.

مراقبة الميزانية #

عندما يرتبط الوقت بتخطيط تكلفة المشروع أو الجهد المبذول، يمكن للفرق مراقبة ما إذا كان المشروع لا يزال ضمن الحدود المتوقعة.

تحسين التخطيط المحسّن #

يمكن أن تساعد البيانات الزمنية التاريخية الفرق على تقدير المشاريع المستقبلية بدقة أكبر.

زيادة المساءلة #

تساعد الملكية الواضحة للمهام وإدخالات الوقت الفرق على الحفاظ على التوافق بين مسؤوليات المشروع والتقدم المحرز.

التهيئة والتعديلات #

تتم إدارة تتبع الوقت داخل المشروع ومهامه. وللحفاظ على فائدة الإبلاغ عن الوقت، يجب على فرق المشروع تحديث إجمالي وقت المشروع والقيم الزمنية على مستوى المهام باستمرار.

إذا لم تكن الرؤى الزمنية مفيدة بما فيه الكفاية، راجع ما إذا كان يتم الاحتفاظ بالمهام بتقديرات واقعية وقيم الوقت المستغرق الحالي. تعمل تحديثات المهام المتسقة على تحسين قيمة متتبع وقت المشروع وإعداد التقارير.

لتلبية الاحتياجات الأوسع نطاقاً لإعداد التقارير، يمكن ربط الحقول الزمنية بالتقارير الخارجية من خلال موصل OData و Power BI.

مثال عملي - إنوفيشنلاندز #

تدير شركة Innovationlands مشروعاً لتطوير تجربة تفاعلية جديدة للضيوف في أحد منتزهاتها. حدد مدير المشروع الوقت الإجمالي للمشروع ب 200 ساعة في المسؤول الكتلة.

يقوم الفريق بعد ذلك بتقسيم المشروع إلى مهام مثل البحث عن المفهوم وتطوير النموذج الأولي والاختبار والتحضير للإطلاق. وتتضمن كل مهمة وقتاً تقديرياً، ويقوم أعضاء الفريق بتحديث الوقت المستغرق مع تقدم العمل.

بعد عدة أسابيع، يُظهر متتبع وقت المشروع أنه تم استخدام 30 ساعة بالفعل في مرحلة البحث وأن الوقت المتبقي المتاح للمشروع قد انخفض وفقًا لذلك. وهذا يساعد Innovationlands على تحديد ما إذا كان التخطيط الحالي لا يزال واقعياً وما إذا كان يجب إعادة تخصيص الوقت قبل مرحلة المشروع التالية.