Estado de saúde do projeto no Estúdio de Inovação

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

Gerir bem os projectos exige mais do que acompanhar tarefas e marcos. As equipas também precisam de uma forma rápida e consistente de perceber se um projeto está bem, em Risco, em pausa, ou fora do caminho.

O estado de saúde do projeto dá aos líderes de projeto, gestores de inovação e grupos de direção um sinal simples que podem utilizar para avaliar rapidamente o estado do projeto. Isto ajuda as equipas a concentrar a atenção nos projectos que necessitam de discussão ou intervenção.

O que é esta funcionalidade #

O estado de saúde do projeto é um indicador a nível do projeto em Aceitar Missão que mostra o estado atual de um projeto utilizando um estado claro e baseado em cores. Ajuda a resumir se um projeto está a progredir como esperado ou se necessita de atenção.

O estado é visível na vista detalhada do projeto e nas visões gerais do projeto, como Kanban, vista de lista e exportações. Aceitar Missão também fornece um conjunto configurável de estados de saúde predefinidos, incluindo valores como Não iniciado, Em curso, Em espera, Em Risco, Off track, e Completed.

Cada estado de saúde pode incluir um título, uma descrição, uma cor, um ícone, uma definição predefinida e uma pontuação de gravidade. Isto torna a funcionalidade útil não só para o acompanhamento diário do projeto, mas também para relatórios e integrações.

Nível de acesso #

Utilizador avançado

É necessário ter acesso ao projeto relevante no Estúdio de Inovação para ver e atualizar o estado de funcionamento do projeto. Administrador são necessárias para configurar os estados de funcionamento disponíveis para a sua organização.

Percurso de navegação #

Caminho de navegação: Estúdio de Inovação → Projectos → Abrir projeto

Como utilizar esta funcionalidade #

O estado de saúde do projeto é utilizado para comunicar o estado atual de um projeto de forma estruturada e visível. Os chefes de projeto podem atualizar o estado quando o projeto muda, por exemplo, quando passa de No bom caminho para Em Risco devido a um atraso ou a um problema de dependência.

Uma vez que é utilizado o mesmo quadro de estatuto em todos os projectos, os grupos de direção e a liderança podem comparar os projectos de forma mais consistente e identificar os pontos que requerem atenção.

Instruções passo a passo #

1. Aberto Estúdio de inovação.
2. Ir para Projectos.
3. Abra o projeto que pretende rever.
4. Observe a barra de ferramentas do projeto logo abaixo da imagem do projeto.
5. Encontrar o Estado de saúde do projeto no lado direito da barra de ferramentas.
6. Abra o seletor e escolha o estado que melhor reflecte a situação atual do projeto.
7. Guarde o projeto, se necessário.
8. Rever o estado atualizado na vista de projeto, na vista Kanban, na vista de lista ou nas exportações.

Onde encontrar o estado de saúde do projeto #

Quando você abre um projeto no Innovation Studio, você vê a página de detalhes do projeto. Logo abaixo da imagem do projeto está a barra de ferramentas do projeto. No lado direito desta barra de ferramentas, encontra a opção Estado de saúde do projeto seletor.

Por predefinição, cada novo projeto é definido para No bom caminho. Os utilizadores com as permissões corretas podem alterá-lo para refletir o estado atual do projeto.

Visibilidade em toda a plataforma #

Visualização Kanban #

Na visão geral dos projectos, cada cartão de projeto apresenta o seu estado de saúde. Isto permite aos gestores e grupos de direção analisar rapidamente a carteira e identificar os projectos que necessitam de atenção.

Vista de lista #

A mesma informação é visível como uma coluna na lista de projectos, o que facilita a comparação e a ordenação dos projectos por estado de saúde.

Exportações #

O estado de saúde do projeto é incluído nas exportações, o que significa que também pode ser utilizado em relatórios e análises externas.

Estados de saúde por defeito #

Aceitar Missão inclui um conjunto predefinido de estados de funcionamento do projeto que pode ser utilizado como ponto de partida.

• Não iniciado - Trabalhos não iniciados e sem grandes Risco está a afetar a linha de base.
• No bom caminho - O projeto está a progredir de acordo com o plano para o âmbito, o calendário e o orçamento.
• Em espera - O projeto é interrompido por Decisão e não se espera nenhum trabalho até um momento posterior.
• Em Risco - Um material Risco existe e a atenuação está em curso.
• Fora do caminho - O plano deixa de ser credível e o projeto precisa de ser escalado ou intervencionado.
• Concluído - Os resultados foram apresentados e aceites.

Cada estado pode também ter um valor de gravidade de 0 a 100, que suporta dashboards, relatórios e integrações.

Porque é que o estado de saúde do projeto é importante #

A clareza num relance #

Em vez de lerem primeiro as actualizações detalhadas, os utilizadores podem ver imediatamente se um projeto está a progredir bem ou se precisa de atenção.

Consistência #

Quando todos os líderes de projeto utilizam o mesmo quadro de estado, torna-se mais fácil comparar os resultados entre equipas e portfólios.

Decisão foco #

Os grupos diretores podem identificar rapidamente quais os projectos que devem ser discutidos e onde pode ser necessária uma intervenção.

Transparência #

As equipas, os departamentos e a liderança trabalham todos com a mesma linguagem para o estado do projeto.

Melhores práticas #

• Atualizar regularmente o estado de saúde no âmbito do ciclo de apresentação de relatórios do projeto.
• Mantenha o conjunto de estados simples para que os líderes de projeto possam escolher de forma clara e consistente.
• Definir regras claras sobre quando um projeto deve passar de um estado para outro.
• Utilize actualizações do estado do projeto e outras ferramentas de comunicação do projeto juntamente com o estado de saúde, para que o raciocínio subjacente à cor seja documentado.

Relatórios e integrações #

O estado de saúde do projeto não é apenas visível nas vistas do projeto. Também pode ser utilizado em relatórios e ferramentas externas.

Os valores do estado de saúde e as pontuações de gravidade podem ser incluídos nos dashboards do Power BI, recuperados através da API e utilizados em fluxos de trabalho automatizados. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode notificar automaticamente um grupo de direção quando um projeto passa para Off track.

Isto torna o estado de saúde do projeto útil tanto para o acompanhamento operacional do projeto como para a elaboração de relatórios a nível da carteira.

Configuração e ajustes #

Os administradores podem configurar os estados de funcionamento do projeto disponíveis para corresponder às necessidades da organização.

Pode geri-los aqui:

Caminho de navegação: Estúdio de Inovação → Definições → Dados e estruturas → Estado de saúde

A partir desta página de definições, os administradores podem reordenar os estados, definir o estado predefinido para novos projectos, editar títulos e descrições, alterar cores e ícones, ajustar os valores de gravidade e adicionar novos estados, se necessário.

Manter o quadro de estado claro e prático. Demasiadas opções de estado reduzem a clareza e tornam os relatórios menos úteis.

Exemplo prático - Innovationlands #

A Innovationlands gere vários projectos de inovação ao mesmo tempo, incluindo novos conceitos de atracções, pilotos de experiências para os hóspedes e melhorias nos serviços digitais. O gestor de inovação pretende que a liderança compreenda rapidamente quais os projectos que são saudáveis e quais os que necessitam de ser discutidos.

A empresa utiliza uma estrutura simples de estado de saúde com a cor verde para No bom caminho, laranja para Em Risco, e vermelho para Fora do caminho. Os chefes de projeto são convidados a atualizar o estado de saúde de duas em duas semanas, no âmbito do seu ciclo de apresentação de relatórios.

Num ciclo de revisão, um novo protótipo de atração permanece verde porque está a progredir como planeado. A melhoria de uma aplicação para hóspedes passa para laranja devido a atrasos dos fornecedores. Outro projeto passa para vermelho após um grande problema orçamental. Na reunião seguinte do grupo de direção, a equipa concentra-se rapidamente nos projectos laranja e vermelho, porque a visão geral do estado de saúde já mostra onde é necessário prestar atenção.

Isto ajuda as Innovationlands a utilizar o estado de saúde dos projectos como um sinal simples mas consistente para a supervisão da carteira e Decisão-fabricação.