Alles, was Sie für die Arbeit mit dynamischen E-Mail-Vorlagen wissen müssen

Mit dynamischen E-Mail-Vorlagen können Sie Ihre Kommunikation schneller, konsistenter und individueller gestalten. Ganz gleich, ob Sie Einladungen, Erinnerungen oder Danksagungen verschicken - unsere Vorlagen sparen Zeit und reduzieren Fehler, während Ihre Botschaft stets auf den Punkt gebracht wird.

Was sind dynamische E-Mail-Vorlagen? #

Mit dynamischen E-Mail-Vorlagen können Administratoren wiederverwendbare E-Mail-Nachrichten für verschiedene Szenarien vorkonfigurieren, z. B. für Einladungen, Erinnerungen und Dankes-E-Mails. Diese Vorlagen enthalten intelligente Platzhalter, zum Beispiel {{Kampagnen-Titel}}, die auf der Grundlage der ausgewählten Kampagne, der Gruppenauswahl oder eines anderen Tools automatisch Details ausfüllen.

Video-Rundgang #

Wo können Sie sie verwenden? #

Sie können dynamische E-Mail-Vorlagen in den folgenden Bereichen verwenden:

• Kampagnen, zum Beispiel Einladungs-, Erinnerungs- und Dankes-E-Mails
• Gruppenselektionen, z. B. Einladung zur Bewertung von Ideen, Erinnerungs- und Dankes-E-Mails
• Ideentrichter, z. B. Danksagungen, Anreicherungsanfragen und Statusaktualisierungen
• Projektspuren, z. B. Statusaktualisierungen, Glückwünsche und Benachrichtigungen

Notiz: Nur Benutzer mit Verwaltung oder Super Verwaltung Rollen können Vorlagen verwalten.

Nützliche Szenarien nach Werkzeug #

Kampagnen #

• Nutzer zur Teilnahme an der Kampagne einladen
• Senden Sie eine Erinnerung zur Einreichung von Ideen vor Ablauf der Frist
• Dank an die Nutzer, die Ideen eingereicht haben
• Danken Sie den Nutzern, die während der Kampagne aktiv waren
• Austausch der Endergebnisse der Kampagne mit allen Teilnehmern

Auswahl der Gruppen #

• Benutzer auffordern, eine Reihe von Ideen zu bewerten
• Erinnern Sie die Nutzer daran, ihre Bewertung abzuschließen
• Dank an die Nutzer für ihre Teilnahme
• Teilen Sie die Ergebnisse der Bewertung oder die besten Ideen mit allen Nutzern

Ideentrichter #

• Dank an die Nutzer für die Einreichung einer Idee
• Lassen Sie die Nutzer wissen, dass ihre Idee eine Bereicherung braucht
• Senden Sie eine Statusaktualisierung, z. B. dass eine Idee geprüft, genehmigt oder abgelehnt wurde

Projekt Fahrspur #

• Gratulieren Sie Nutzern zum Start eines neuen Projekts
• Benachrichtigung der Beteiligten über den aktuellen Projektstatus
• Teilen Sie mit, wenn ein Projekt gestoppt, genehmigt, beendet oder auf Eis gelegt wird

Und viele weitere anpassbare Anwendungsfälle sind möglich.

So erstellen und konfigurieren Sie eine Vorlage #

1. Gehe zu Einstellungen → Mail-Vorlagen.
2. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen und geben Sie ihm einen eindeutigen Namen, zum Beispiel Kampagne einladen - Niederländisch.
3. Wählen Sie den Vorlagentyp, zum Beispiel Kampagne einladen oder Erinnerung an die Gruppenauswahl.
4. Fügen Sie Ihre Betreffzeile hinzu. Sie können hier auch dynamische Felder verwenden.
5. Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text mit Platzhaltern wie {{Kampagnen-Titel}}, {{Benutzer-Vorname}}, {{Kampagnen-Deadline}}, und {{Button-Link}} für Aktionsschaltflächen.
6. Fügen Sie optional eine dynamische Schaltflächenbeschriftung hinzu, um eine Call-to-Action-Schaltfläche zu erstellen.
7. Wählen Sie die Sprache für die mehrsprachige Unterstützung.
8. Klicken Sie auf Speichern Sie.

Tipp: Verwenden Sie den Vorschaumodus, um zu prüfen, wie die E-Mail aussehen wird, bevor Sie sie verwenden.

Bildschirmfoto: Erstellen einer dynamischen E-Mail-Vorlage.
Beschreibung: Zeigt das Formular "Vorlage hinzufügen" mit Feldern für Vorlagenname, Typ, Betreffzeile, Text, Sprache und Speicheraktion an.

So versenden oder planen Sie Kampagnen-E-Mails #

Für Kampagnen gehen Sie zu Innovationsstudio → Ideensammlung → Kampagnen → Offene Kampagne → Kommunikation. Sehen Sie sich die Kampagne an Zugang Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte, um die Zielgruppe zu bestätigen. Die Kampagne muss live (online) damit die Teilnehmer darauf zugreifen können; a Entwurf Die Teilnehmer können nicht auf die Kampagne zugreifen, selbst wenn sie eine Nachricht oder einen Link erhalten.

1. Starten Sie eine neue Kommunikation aus der Kampagne heraus Kommunikation tab.
2. In Neue Mitteilung, wählen Sie die gewünschte Benutzer und/oder Gruppen. Die Nutzer stammen aus der Zielgruppe der Kampagne.
3. Wählen Sie die entsprechende Kampagnen-E-Mail aus Vorlage. Fügen Sie vor der Verwendung der Vorlage einen persönlichen, passenden Text ein.
4. Wählen Sie Jetzt senden oder Zeitplan. Legen Sie bei der Planung den gewünschten Versandzeitpunkt fest.
5. Überprüfen Sie die Zielgruppe, die ausgewählte Vorlage und den Zeitplan und wählen Sie anschließend Nachricht senden.
6. Überprüfen Sie den Kommunikationsverlauf der Kampagne, um den Status sowie den Zeitpunkt des Versands oder der Planung zu erfahren.

Das Versenden von Kampagnenmitteilungen ersetzt nicht die Zugriffseinstellungen. Verwenden Sie Zugang um zu regeln, wer teilnehmen darf, und um Teilen Sie ganz oben in der Kampagne, um sie mit anderen zu teilen. Du kannst auch deine eigene persönliche Nachricht zusammen mit dem Kampagnenlink über deine üblichen Kommunikationskanäle versenden. Halte die Nachricht persönlich und erkläre, warum die Teilnahme wichtig ist. Ein geteilter Link umgeht weder den privaten Zugriff noch wird dadurch ein Kampagnenentwurf veröffentlicht.

Siehe Eine erfolgreiche Ideenkampagne durchführen für den gesamten Arbeitsablauf in Bezug auf Zugriff, Kommunikation und Austausch. Andere Tools, wie beispielsweise Gruppenauswahlen, Ideen-Trichter und Projekte, bieten möglicherweise andere Steuerelemente für die Verwendung von Vorlagen; befolgen Sie die im jeweiligen Tool verfügbaren Anweisungen.

Dynamische Felder verfügbar #

Dynamische Felder werden verwendet, um Nachrichten zu personalisieren. Sie werden immer in Kleinbuchstaben geschrieben und mit {{ und }}.

Benutzerfelder #

• {{Benutzer-Vorname}} - Vorname des Benutzers
• {{Benutzername-nachname}} - Nachname des Benutzers
• {{Benutzer-Tarnname}} - Verdeckter Name in der Kampagne
• {{Benutzer-Abteilung}} - Abteilung des Benutzers
• {{user-xp}} - XP insgesamt
• {{Benutzer-Mission-xp}} - XP in einem Mission
• {{Benutzerebene}} - Niveau des Benutzers

Kampagnenfelder #

• {{Kampagnen-Titel}} - Titel der Kampagne
• {{Kampagnenbeschreibung}} - Beschreibung
• {{campaign-items}} - Anzahl der eingereichten Artikel
• {{campaign-users}} - Aktive Nutzer
• {{campaign-input-type}} - Art der Eingabe
• {{Kampagnen-Deadline}} - Deadline
• {{campaign-owner}} - Eigentümer der Kampagne
• {{Kampagne-nr-1}} zu {{Kampagne-nr-10}} - Top 10 Benutzer

Felder zur Gruppenauswahl #

• {{selection-title}} - Titel
• {{Auswahl-Beschreibung}} - Beschreibung
• {{Auswahl-Elemente}} - Anzahl der Ideen
• {{Auswahlkriterien}} - Kriterien zählen
• {{selection-owner}} - Eigentümerin
• {{Auswahltermine}} - Deadline
• {{Auswahl-nr-1}} zu {{Auswahl-nr-5}} - Die 5 besten Ideen

Trichterfelder #

• {{Funnel-Titel}} - Titel des Trichters
• {{Trichter-Besitzer}} - Eigentümerin
• {{funnel-lanes}} - Anzahl der Fahrspuren
• {{funnel-items}} - Gesamte Posten
• {{Funnel-approved}} - Genehmigte Artikel
• {{Funnel-verweigert}} - Abgelehnte Artikel
• {{Funnel-aktiv}} - Aktive Elemente
• {{Funnel-submitted}} - Eingereichte Artikel

Trichter Fahrspur Felder #

• {{Trichter-Fahrspur-title}} - Fahrspur Titel
• {{Trichter-Fahrspur-Gegenstände}} - Artikel in Fahrspur
• {{Trichter-Fahrspur-Endtermin}} - Fahrspur Frist
• {{Trichter-Fahrspur-Eigentümer}} - Eigentümerin von Fahrspur
• {{Trichter-Fahrspur-status}} - Fahrspur Status

Ideenfelder #

• {{Idee-Titel}} - Titel
• {{Ideen-Beschreibung}} - Beschreibung
• {{idea-funnel}} - Name des Trichters
• {{Ideen-Trichter-Fahrspur}} - Trichter Fahrspur
• {{Ideen-Besitzer}} - Eigentümerin
• {{Ideenschöpfer}} - Schöpfer
• {{Ideen-Deadline}} - Deadline
• {{Ideen-Status}} - Status
• {{Idee-erschaffen}} - Datum der Erstellung
• {{idee-team-members}} - Liste der Teammitglieder

Häufig gestellte Fragen #

Kann ich eine Vorlage bearbeiten, nachdem sie bereits verwendet wurde? #

Ja, aber die Änderungen wirken sich nur auf zukünftige E-Mails aus, die diese Vorlage verwenden.

Was passiert, wenn ein dynamisches Feld leer oder nicht verfügbar ist? #

Vor dem Absenden erhalten Sie eine Warnung, damit Sie den Fehler beheben können.

Kann ich E-Mails versenden, ohne Vorlagen zu verwenden? #

Ja, aber Vorlagen sparen Zeit, reduzieren Fehler und fördern die Konsistenz.