الوحدات التنظيمية: نظرة عامة على المهام الوظيفية وإدارة الهيكل الهرمي #

تساعد الوحدات التنظيمية المؤسسات على تحديد المكان الذي تنتمي إليه الأفكار والمشاريع من منظور ملكية الأعمال. فهي توفر هيكلاً تنظيمياً أعلى مستوى يمكن أن يمثل الشركات، أو الأقسام، أو المناطق، أو الكليات، أو وحدات الأعمال، أو أي أجزاء رئيسية أخرى من المؤسسة.

يمكن تكوين الوحدات التنظيمية في هيكل هرمي يصل إلى ثلاثة مستويات. ويمكن اختيارها في الأفكار والمشاريع، كما يمكنها توفير سياق تنظيمي للأقسام.

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

غالبًا ما تدير المؤسسات الكبيرة عمليات الابتكار عبر كيانات متعددة. مؤسسة واحدة قبول المهمة قد تخدم هذه البيئة عدة شركات أو مناطق أو كليات أو أقسام أو وحدات أعمال.

في غياب هيكل الوحدات التنظيمية، قد يكون من الصعب الإجابة عن أسئلة مثل:

• أي قسم في المؤسسة هو المسؤول عن فكرة أو مشروع ما؟
• كيف يتوزع نشاط الابتكار عبر المناطق أو وحدات الأعمال؟
• ما هي الكيانات التنظيمية التي تمتلك أفكارًا كثيرة لكن مشاريعها النشطة قليلة؟
• ما هي الأقسام التي تنتمي إلى وحدة أعمال معينة؟
• كيف يمكن للتقارير أن تميز بين الأنشطة المباشرة والأنشطة التي تتم في الوحدات الأدنى مستوىً؟
• متى ينبغي للمستخدم اتخاذ قرار تنظيمي؟

تُنشئ الوحدات التنظيمية هيكلاً متسقاً لملكية الأعمال دون استخدام الإدارات أو الفئات أو المجالات الاستراتيجية لأغراض غير صحيحة.

ما الذي تتيحه الوحدات التنظيمية #

يمكن استخدام الوحدات التنظيمية من أجل:

• إنشاء هيكل هرمي تنظيمي يتألف من ثلاثة مستويات كحد أقصى
• تخصيص اسم كل مستوى من مستويات التسلسل الهرمي
• تمثيل الكيانات التنظيمية الرئيسية
• ربط الأفكار والمشاريع بوحدة تنظيمية
• ربط الأقسام بوحدة تنظيمية
• تحديد «وحدة المنظمة» تلقائيًا في حالة وجود وحدة واحدة فقط
• اترك «وحدة التنظيم» فارغة في حالة وجود وحدات متعددة وعدم الحاجة إلى تحديد أي منها
• البحث والتصفح في الهيكل الهرمي
• مراجعة الأنشطة المباشرة والمجمعة المتعلقة بالأفكار والمشاريع
• نقل الوحدات التنظيمية ودمجها وأرشفتها واستعادتها
• تصفية أنشطة الابتكار وتحليلها حسب ملكية الشركات

ميزة واحدة، نماذج تنظيمية مختلفة #

استخدامات المنتج الوحدات التنظيمية كاسم عام للميزة. ويمكن أن تعكس تسميات التسلسل الهرمي المصطلحات التي تستخدمها المؤسسة.

ومن الأمثلة الشائعة ما يلي:

• المجموعة > الشركة > وحدة الأعمال
• العالم > المنطقة > البلد
• الجامعة > الكلية > القسم
• الإدارة > القسم > مجال الخدمة
• الشركة القابضة > الشركة التابعة > الفرع
• مجموعة الأعمال > الشركة التشغيلية > الموقع

ينبغي أن تعكس البنية التنظيمية ملكية مؤسسية مستقرة نسبيًا. أما البرامج المؤقتة، والأولويات الاستراتيجية، والمواضيع، وفرق المشاريع، فتندرج عادةً ضمن هياكل أخرى.

كيف تعمل البنية الهرمية ذات المستويات الثلاثة #

تدعم الوحدات التنظيمية ثلاثة مستويات كحد أقصى.

المستوى 1: السياق التنظيمي الأعلى #

يمثل المستوى 1 الكيان الأوسع نطاقًا، مثل المجموعة أو الجامعة أو المنظمة العالمية أو المديرية.

المستوى 2: التقسيم التنظيمي #

يمكن أن يمثل المستوى 2 شركةً أو منطقةً أو كليةً أو قسمًا أو أي وحدة فرعية رئيسية أخرى.

المستوى 3: الكيان التنظيمي التفصيلي #

يمكن أن يمثل المستوى 3 وحدة أعمال، أو دولة، أو مدرسة، أو فرعًا، أو منطقة خدمة.

ليس من الضروري أن تستخدم المؤسسات المستويات الثلاثة جميعها. ما عليك سوى استخدام المستوى المطلوب لدعم المساءلة والاختيار وإعداد التقارير.

تكوين تسميات المستويات #

يمكن للمسؤولين تخصيص التسمية لكل مستوى.

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > إعدادات المؤسسة > وحدات المؤسسة > تسميات المستويات

أدخل التسمية المفضلة للمستوى 1 والمستوى 2 والمستوى 3. اختر لغة مألوفة لدى المستخدمين داخل المؤسسة.

ومن الأمثلة على ذلك:

تُحسّن التسميات المتسقة عملية الاختيار وتسهل تفسير التقارير.

إنشاء الوحدات التنظيمية وإدارتها #

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > إعداد المؤسسة > الوحدات التنظيمية > التسلسل الهرمي

من شاشة التسلسل الهرمي، يمكن للمسؤولين إنشاء الهيكل التنظيمي وصيانته.

إنشاء وحدة تنظيمية من المستوى الأعلى #

1. أضف عنصرًا في أعلى مستوى في التسلسل الهرمي.
2. أدخل اسمًا واضحًا.
3. أكمل المعلومات المتوفرة المتعلقة بالملكية أو الوصف.
4. احفظ التغييرات.

إضافة وحدات الأبناء والأشقاء #

إضافة الطفل عندما تكون الوحدة الجديدة موجودة أسفل وحدة قائمة.

إضافة الأخوة والأخوات عندما تكون الوحدة الجديدة على نفس مستوى الوحدة المحددة.

لا يجوز أن يتجاوز التسلسل الهرمي ثلاثة مستويات.

نقل الوحدات #

انقل وحدة تنظيمية عندما تكون تابعة لوحدة أم مختلفة. راجع ذلك بعناية لأن التغيير يؤثر على مسار التسلسل الهرمي للوحدة وعلى التقارير المجمعة الخاصة بها.

دمج الوحدات المكررة #

قم بدمج الوحدات عندما تمثل السجلات المكررة نفس الكيان التنظيمي. تأكد من صحة الهدف قبل إتمام الإجراء، لأن الدمج قد يؤثر على الروابط الحالية ولا يمكن اعتباره عادةً مجرد تغيير بسيط في التسمية.

وحدات الأرشيف #

أرشِف وحدة تنظيمية عندما لا يُفترض أن تكون متاحة للاختيار من جديد. يمكن مراجعة الوحدات المؤرشفة واستعادتها حيثما كان ذلك متاحًا.

تساهم عملية الأرشفة في الحفاظ على التاريخ، وهي أفضل من تجريد الأفكار والمشاريع القائمة من سياقها التنظيمي.

اختر وحدة تنظيمية في إحدى الأفكار #

افتح فكرة في مسار «استوديو الابتكار» واختر التفاصيل علامة التبويب. بحث الوحدة التنظيمية في التصنيف القسم.

هذا الحقل هو حقل اختيار واحد. وبالتالي، لا يمكن أن تنتمي الفكرة إلا إلى وحدة تنظيمية واحدة في كل مرة.

لتصنيف فكرة ما:

1. افتح أداة اختيار وحدة التنظيم.
2. ابحث في التسلسل الهرمي أو تصفحه.
3. اختر الوحدة ذات الصلة.
4. راجع حقول «القسم» عندما يتعين أيضًا تسجيل المسؤولية التابعة للقسم.

يمكن لأداة التحديد عرض الأعداد السياقية للأفكار والمشاريع والمستخدمين. وقد تُظهر نتائج البحث المسار الهرمي الكامل لها.

اختر وحدة تنظيمية ضمن أحد المشاريع #

تستخدم المشاريع حقل «وحدة التنظيم» نفسه الذي يسمح باختيار خيار واحد فقط. ويُظهر هذا الحقل الجهة التي ينتمي إليها المشروع من منظور ملكية الأعمال.

قد تظل الوحدة التنظيمية المختارة كما هي عندما تتحول الفكرة المعتمدة إلى مشروع، ولكن ينبغي مراجعة ذلك. فالوحدة التي كانت مسؤولة عن الفكرة الأولية ليست دائمًا هي الوحدة المسؤولة عن التنفيذ.

الاختيار التلقائي والتصنيف الاختياري #

يعتمد هذا السلوك على عدد وحدات التنظيم التي تم تكوينها.

عندما توجد وحدة تنظيمية واحدة بالضبط #

إذا كان النظام يحتوي على وحدة تنظيمية واحدة فقط، فسيتم تحديدها تلقائيًا. وهذا يزيل الحاجة إلى الاختيار غير الضروري للمستخدمين الذين يعملون في بيئة تتألف من كيان واحد.

عندما توجد وحدات تنظيمية متعددة #

عندما تتوفر وحدات متعددة، يمكن للمستخدم اختيار وحدة التنظيم ذات الصلة. كما يمكن ترك الحقل فارغًا.

يمكن أن تكون القيمة الفارغة صالحة في الحالات التالية:

• لم يتم تحديد الجهة المسؤولة عن التنظيم بعد
• ينطبق هذا البند على المنظمة بأكملها
• لا تشترط المنظمة تصنيف «OU» في تلك المرحلة
• سيقوم فريق الابتكار بإتمام عملية التصنيف خلال مرحلة الفرز

ينبغي على المؤسسات تحديد الموعد المتوقع لإجراء عملية الاختيار. ويُعد التصنيف الاختياري مفيدًا، لكن وجود عدد كبير جدًّا من العناصر غير المصنفة يقلل من قيمة التقارير.

الوحدات التنظيمية والإدارات #

تقدم الوحدات التنظيمية والإدارات وجهات نظر تنظيمية متكاملة.

يمكن إضافة الأقسام إلى وحدة تنظيمية أو ربطها بها. ويساعد ذلك المؤسسات على تنظيم الهياكل الإدارية داخل الشركة أو القسم أو المنطقة أو الكلية أو أي كيان أوسع نطاقًا.

على سبيل المثال:

• الوحدة التنظيمية: هولندا
• القسم المسؤول: الابتكار الرقمي
• الأقسام المشاركة: خدمة العملاء، تكنولوجيا المعلومات، التسويق

تحدد «OU» الجهة المالكة الأوسع نطاقاً. أما حقول «القسم» فتُظهر المساءلة التشغيلية والتعاون.

يمكن أيضًا أن تظل وحدة تنظيمية فارغة في حالة وجود وحدات متعددة. ولا يزال من الممكن إدارة تصنيف الأقسام وفقًا لتكوين المؤسسة وقواعد الحوكمة الخاصة بها.

تقرير عن الوحدات التنظيمية #

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > إعداد المؤسسة > وحدات المؤسسة > التقرير

يجمع التقرير بين التسلسل الهرمي وعدد الأفكار والمشاريع.

ويمكن أن يُظهر ما يلي:

• الأفكار المُخصصّة مباشرةً إلى وحدة تنظيمية
• إجمالي الأفكار بما في ذلك الأنشطة من الوحدات الفرعية
• المشاريع المُوكَّلة مباشرةً إلى وحدة تنظيمية
• إجمالي المشاريع بما في ذلك أنشطة الوحدات التابعة
• مستوى التسلسل الهرمي لكل وحدة
• الوحدات النشطة والمحفوظة، حيثما ينطبق ذلك

المباشر مقابل الإجمالي #

مباشر يعرض العناصر المرتبطة تحديدًا بالوحدة التنظيمية المحددة.

المجموع تشمل العناصر المخصصة مباشرةً للوحدة المحددة والعناصر المخصصة للوحدات التابعة لها.

على سبيل المثال، فكرة تم تخصيصها لـ هولندا يمكن أن تسهم في إجمالي أرباح الشركة الأم أوروبا والمستوى الأعلى منظمة عالمية.

وهذا يتيح مراجعة الأنشطة المحلية والأداء المؤسسي الإجمالي انطلاقاً من نفس الهيكل الهرمي.

أمثلة عملية #

المثال 1: منظمة دولية #

تقوم شركة دولية بتكوين:

1. منظمة عالمية
2. أوروبا
3. هولندا

يتم تخصيص الفكرة التي قدمتها الشركة الهولندية إلى هولندا. يُظهر التقرير هذه الفكرة مباشرةً تحت بند «هولندا»، ثم يُصنفها ضمن فئتي «أوروبا» و«المنظمة العالمية».

يمكن للقيادة مراجعة الأنشطة على المستوى القطري والمحفظة الإقليمية الشاملة.

المثال 2: الابتكار الجامعي #

تقوم إحدى الجامعات بتكوين:

1. الجامعة
2. أعضاء هيئة التدريس
3. المدرسة

يندرج مشروع تفعيل بيئة تعليمية رقمية ضمن كلية إدارة الأعمال. القسم المسؤول هو الابتكار في مجال التعلم, ، في حين أن خدمات تكنولوجيا المعلومات و دعم الطلاب المشاركة.

تحدد «OU» ملكية الشركة. وتوضح الحقول التابعة للقسم من الذي يقود العملية ومن الذي يساهم فيها.

المثال 3: مجموعة تضم عدة شركات #

تستخدم شركة قابضة واحدة قبول المهمة بيئة عمل لعدد من الشركات التشغيلية.

يتم تخصيص فكرة لتحسين العملية إلى الشركة أ. وهناك مبادرة أخرى مشتركة بين الشركات تُترك فيها «وحدة التنظيم» فارغة إلى أن تقرر هيئة الحوكمة الجهة التي ستتولى مسؤولية المشروع.

وهذا يدعم كلًّا من تحديد المسؤولية بوضوح والاستكشاف في المراحل المبكرة.

المثال 4: منظمة ذات كيان واحد #

تحتوي كل بلدية على وحدة تنظيمية واحدة تم تكوينها. ويقوم النظام باختيارها تلقائيًا لكل فكرة ومشروع.

يمكن للمستخدمين التركيز على الإدارة المسؤولة والإدارات المشاركة دون الحاجة إلى تحديد نفس الوحدة التنظيمية مرارًا وتكرارًا.

طريقة الإعداد الموصى بها #

قبل تهيئة وحدات المنظمة:

1. حدد السؤال المتعلق بملكية الشركة الذي يجب على الإدارة الهرمية الإجابة عليه.
2. اختر كيانات تنظيمية مستقرة.
3. حدد مستويات التسلسل الهرمي التي تُعد ضرورية حقًّا.
4. استخدم المصطلحات التي يعرفها المستخدمون بالفعل.
5. حدد متى يُتوقع اختيار وحدة التنظيم (OU) ومتى قد تظل فارغة.
6. اربط الأقسام بالوحدات التنظيمية المناسبة.
7. اختبر أداة الاختيار باستخدام أفكار ومشاريع تمثيلية.
8. التحقق من التقارير المباشرة والإجمالية.
9. راجع الهيكل الهرمي بعد إجراء التغييرات التنظيمية.
10. قم بأرشفة الوحدات القديمة بدلاً من تركها متاحة.

تجنب استخدام «وحدات التنظيم» لمجموعات المشاريع المؤقتة، أو الأولويات الاستراتيجية، أو الموضوعات العامة. فهذه الأمور تنتمي إلى هياكل أخرى.

الوحدات التنظيمية مقارنة بالهياكل ذات الصلة #

إن استخدام كل بنية للغرض المخصص لها يؤدي إلى تصنيف أوضح وتقارير أكثر موثوقية.

الإدارة والصيانة #

تشمل الممارسات الموصى بها ما يلي:

• قصر تعديل التسلسل الهرمي على المسؤولين المختصين
• تعيين أسماء واضحة وسهلة التعرف عليها
• منع تكرار الكيانات التنظيمية
• مراجعة الأفكار والمشاريع غير السرية
• التحقق من الروابط بين الإدارات بعد عمليات إعادة الهيكلة
• راجع عمليات النقل والدمج قبل تأكيدها
• أرشفة الوحدات القديمة
• شرح عملية اختيار وحدة التدريب (OU) خلال مرحلة التهيئة
• قارن بين النتائج المباشرة والإجمالية أثناء مراجعة المحافظ الاستثمارية
• تحديث الهيكل الهرمي عند تغير ملكية الشركة

مقالات ذات صلة #

• الأقسام: نظرة عامة على المهام الوظيفية وإدارة الهيكل التنظيمي
• المجالات الاستراتيجية: نظرة عامة وظيفية
• كيفية إدارة الفئات لشركتك
• نظرة عامة على لوحة معلومات الابتكار

ملخص #

توفر الوحدات التنظيمية هيكلاً مرنًا من ثلاثة مستويات لتوضيح المكان الذي تنتمي إليه الأفكار والمشاريع من منظور ملكية الأعمال. ويمكن أن تمثل هذه الوحدات شركات أو مناطق أو كليات أو أقسامًا أو وحدات أعمال أو كيانات تنظيمية رئيسية أخرى.

حقل «وحدة المنظمة» هو حقل اختيار واحد. يتم تحديده تلقائيًا في حالة وجود وحدة واحدة فقط، وقد يظل فارغًا في حالة وجود وحدات متعددة. يمكن ربط الأقسام بوحدات المنظمة للجمع بين نطاق مسؤولية أوسع ومسؤولية تشغيلية واضحة.

يسهل التكوين المتسق تصنيف أعمال الابتكار، وتجميع الأنشطة عبر التسلسل الهرمي، ومقارنة محافظ الأفكار والمشاريع على مستوى المؤسسة.