Resumen del documento 
Unidades organizativas: visión general funcional y gestión de la jerarquía #
Las unidades organizativas ayudan a las organizaciones a indicar a qué ámbito pertenecen las ideas y los proyectos desde el punto de vista de la responsabilidad empresarial. Proporcionan una estructura organizativa de nivel superior que puede representar a empresas, divisiones, regiones, facultades, unidades de negocio u otras partes importantes de una organización.
Las unidades organizativas se pueden configurar en una jerarquía de hasta tres niveles. Se pueden seleccionar en ideas y proyectos, y también pueden proporcionar un contexto organizativo para los departamentos.
Por qué es necesaria esta función #
Las organizaciones más grandes suelen gestionar la innovación en varias entidades. Una sola Aceptar misión Este entorno puede dar servicio a varias empresas, regiones, facultades, divisiones o unidades de negocio.
Sin una estructura de unidades organizativas, puede resultar difícil responder a preguntas como:
- ¿Qué parte de la organización es la responsable de una idea o un proyecto?
- ¿Cómo se distribuye la actividad innovadora entre las distintas regiones o unidades de negocio?
- ¿Qué entidades organizativas tienen muchas ideas pero pocos proyectos en marcha?
- ¿Qué departamentos pertenecen a una unidad de negocio concreta?
- ¿Cómo pueden los informes distinguir entre la actividad directa y la actividad de las unidades de nivel inferior?
- ¿Cuándo debe un usuario tomar una decisión organizativa?
Las unidades organizativas crean una estructura de responsabilidad empresarial coherente sin utilizar los departamentos, las categorías o los ámbitos estratégicos con fines inadecuados.
¿Qué permiten las unidades organizativas? #
Las unidades organizativas pueden utilizarse para:
- Crea una jerarquía organizativa de hasta tres niveles
- Personaliza el nombre de cada nivel jerárquico
- Representar a las principales entidades organizativas
- Asociar ideas y proyectos a una unidad organizativa
- Asignar departamentos a una unidad organizativa
- Seleccionar automáticamente la unidad organizativa cuando solo exista una
- Deja en blanco el campo «Unidad organizativa» cuando haya varias unidades y no sea necesario seleccionar ninguna.
- Buscar y explorar la jerarquía
- Revisar las ideas y las actividades del proyecto, tanto las directas como las agrupadas
- Mover, fusionar, archivar y restaurar unidades organizativas
- Filtrar y analizar la actividad innovadora según la forma de propiedad de las empresas
Una característica, distintos modelos organizativos #
El producto utiliza Unidades de organización como nombre universal de la característica. Las etiquetas de la jerarquía pueden reflejar la terminología utilizada por la organización.
Algunos ejemplos habituales son:
- Grupo > Empresa > Unidad de negocio
- Global > Región > País
- Universidad > Profesorado > Facultad
- Dirección > División > Área de servicio
- Sociedad matriz > Filial > Sucursal
- Grupo empresarial > Empresa operativa > Ubicación
La estructura debe reflejar una responsabilidad organizativa relativamente estable. Los programas temporales, las prioridades estratégicas, los temas y los equipos de proyecto suelen pertenecer a otras estructuras.
Cómo funciona la jerarquía de tres niveles #
Las unidades organizativas admiten un máximo de tres niveles.
Nivel 1: contexto organizativo más amplio #
El nivel 1 representa la entidad más amplia, como un grupo, una universidad, una organización internacional o una dirección.
Nivel 2: subdivisión organizativa #
El nivel 2 puede corresponder a una empresa, una región, una facultad, una división u otra subdivisión importante.
Nivel 3: entidad organizativa detallada #
El nivel 3 puede corresponder a una unidad de negocio, un país, un centro educativo, una sucursal o un área de servicio.
Las organizaciones no tienen por qué utilizar los tres niveles. Utiliza solo el nivel de detalle necesario para facilitar la asunción de responsabilidades, la selección y la presentación de informes.
Configurar las etiquetas de nivel #
Los administradores pueden personalizar la etiqueta de cada nivel.
Ir a:
Innovation Studio > Configuración > Configuración de la organización > Unidades organizativas > Etiquetas de nivel
Introduce la etiqueta que prefieras para el Nivel 1, el Nivel 2 y el Nivel 3. Elige un término que los usuarios de la organización ya conozcan.
Algunos ejemplos son:
| Nivel 1 | Nivel 2 | Nivel 3 |
|---|---|---|
| Grupo | Compañía | Unidad de negocio |
| Global | Región | País |
| Universidad | Cuerpo docente | Colegio |
| Dirección | División | Área de servicio |
El uso coherente de etiquetas mejora la selección y facilita la interpretación de los informes.
Crear y gestionar unidades organizativas #
Ir a:
Estudio de innovación > Configuración > Configuración de la organización > Unidades organizativas > Jerarquía
Desde la pantalla de jerarquía, los administradores pueden crear y mantener la estructura organizativa.
Crear una unidad organizativa de primer nivel #
- Añade un elemento en el nivel jerárquico más alto.
- Introduce un nombre claro.
- Rellena los datos disponibles sobre la titularidad o la descripción.
- Guarda los cambios.
Añadir unidades secundarias y unidades hermanas #
Añadir un Niño cuando la nueva unidad se coloca debajo de una unidad ya existente.
Añadir un Hermano o hermana cuando la nueva unidad se encuentra en el mismo nivel que la unidad seleccionada.
La jerarquía no puede tener más de tres niveles.
Mover unidades #
Mueve una unidad organizativa cuando deba pertenecer a una unidad superior diferente. Revisa esto con atención, ya que el cambio afecta a su ruta jerárquica y a la presentación de informes agregados.
Fusionar unidades duplicadas #
Fusiona las unidades cuando los registros duplicados correspondan a la misma entidad organizativa. Confirma que el destino sea el correcto antes de completar la acción, ya que la fusión puede afectar a las conexiones existentes y, por lo general, no puede considerarse un simple cambio de nombre.
Unidades de archivo #
Archiva una unidad organizativa cuando ya no deba estar disponible para nuevas selecciones. Las unidades archivadas pueden revisarse y restaurarse, siempre que sea posible.
El archivo permite conservar la historia y es preferible a eliminar el contexto organizativo de las ideas y los proyectos existentes.
Seleccionar una unidad organizativa en una idea #
Abre una idea en el embudo de Innovation Studio y selecciona el Detalles pestaña. Buscar Unidad organizativa en el Clasificación sección.
Este campo es de selección única. Por lo tanto, una idea solo puede pertenecer a una unidad organizativa a la vez.
Para clasificar una idea:
- Abre el selector de unidades organizativas.
- Busca o explora la jerarquía.
- Selecciona la unidad correspondiente.
- Revisa los campos «Departamento» cuando también sea necesario registrar la responsabilidad del departamento.
El selector puede mostrar recuentos contextuales de ideas, proyectos y usuarios. Los resultados de la búsqueda pueden mostrar su ruta jerárquica completa.
Seleccionar una unidad organizativa en un proyecto #
Los proyectos utilizan el mismo campo de selección única «Unidad organizativa». Este campo indica a qué unidad pertenece el proyecto desde el punto de vista de la responsabilidad empresarial.
Es posible que la unidad organizativa seleccionada siga siendo la misma cuando una idea aprobada se convierta en un proyecto, pero esto debería revisarse. La unidad a la que pertenecía la idea inicial no siempre es la unidad responsable de su ejecución.
Selección automática y clasificación opcional #
El comportamiento depende del número de unidades organizativas configuradas.
Cuando existe exactamente una unidad organizativa #
Si el sistema solo contiene una unidad organizativa, esta se selecciona automáticamente. De este modo, se elimina una opción innecesaria para los usuarios que trabajan en un entorno con una única entidad.
Cuando hay varias unidades organizativas #
Cuando hay varias unidades disponibles, el usuario puede seleccionar la unidad organizativa correspondiente. También se puede dejar el campo en blanco.
Un valor vacío puede ser válido cuando:
- Aún no se ha determinado a quién pertenece la organización.
- Esta medida se aplica a toda la organización.
- La organización no exige la clasificación de la unidad organizativa (OU) en esa fase.
- El equipo de innovación completará la clasificación durante la selección inicial
Las organizaciones deben definir cuándo se espera que se realice la selección. La clasificación opcional resulta útil, pero un número excesivo de elementos sin clasificar reduce el valor de los informes.
Unidades organizativas y departamentos #
Las unidades organizativas y los departamentos aportan perspectivas organizativas complementarias.
| Estructura | Pregunta respondida |
|---|---|
| Unidad organizativa | ¿Dónde encaja esta idea o este proyecto desde una perspectiva más amplia de la propiedad empresarial? |
| Departamento responsable | ¿Qué departamento operativo es el principal responsable? |
| Departamentos participantes | ¿Qué otros departamentos contribuyen activamente? |
Los departamentos pueden añadirse a una unidad organizativa o vincularse a ella. Esto ayuda a las organizaciones a estructurar los departamentos dentro de una empresa, división, región, facultad u otra entidad de mayor alcance.
Por ejemplo:
- Unidad organizativa: Países Bajos
- Departamento responsable: Innovación Digital
- Departamentos participantes: Atención al cliente, Informática, Marketing
La OU identifica al responsable general. Los campos «Departamento» indican la responsabilidad operativa y la colaboración.
Una unidad organizativa también puede quedar vacía cuando existen varias unidades. La clasificación por departamentos puede seguir gestionándose de acuerdo con la configuración y la gobernanza de la organización.
Informe sobre las unidades organizativas #
Ir a:
Estudio de innovación > Configuración > Configuración de la organización > Unidades organizativas > Informe
El informe combina la jerarquía con el recuento de ideas y proyectos.
Puede mostrar:
- Ideas asignadas directamente a una unidad organizativa
- Total de ideas, incluida la actividad de las unidades subordinadas
- Proyectos asignados directamente a una unidad organizativa
- Total de proyectos, incluidas las actividades de las unidades subordinadas
- El nivel jerárquico de cada unidad
- Unidades activas y archivadas, según corresponda
Directo frente a total #
Directo muestra los elementos vinculados específicamente a la unidad organizativa seleccionada.
Total incluye los elementos asignados directamente a la unidad seleccionada y los elementos asignados a sus elementos subordinados.
Por ejemplo, una idea asignada a Países Bajos puede contribuir al total de su empresa matriz Europa y el de nivel superior Organización mundial.
Esto permite analizar la actividad local y el rendimiento global de la organización a partir de la misma jerarquía.
Ejemplos prácticos #
Ejemplo 1: Organización internacional #
Una empresa internacional establece:
- Organización mundial
- Europa
- Países Bajos
Una idea presentada por la empresa neerlandesa se asigna a Países Bajos. El informe muestra la idea justo debajo de «Países Bajos» y la incluye en las categorías «Europa» y «Organización mundial».
La dirección puede examinar tanto la actividad a nivel nacional como la cartera regional en su conjunto.
Ejemplo 2: Innovación universitaria #
Una universidad establece:
- Universidad
- Cuerpo docente
- Colegio
Un proyecto para implantar un entorno de aprendizaje digital forma parte de la Facultad de Empresariales. El departamento principal es Innovación en el aprendizaje, mientras que Servicios de TI y Apoyo al alumnado participar.
La OU identifica la titularidad de la empresa. Los campos del departamento aclaran quién dirige y quién contribuye.
Ejemplo 3: Grupo con varias empresas #
Una sociedad de cartera utiliza uno Aceptar misión entorno para varias empresas operativas.
Una idea de mejora de procesos se asigna a Empresa A. En otra iniciativa interempresarial, el campo «Unidad organizativa» se deja en blanco hasta que el comité de gobernanza decida a quién debe corresponder la responsabilidad del proyecto.
Esto favorece tanto la definición clara de la titularidad como la exploración en fases iniciales.
Ejemplo 4: Organización de una sola entidad #
Cada municipio tiene una única unidad organizativa configurada. El sistema la selecciona automáticamente para cada idea y cada proyecto.
Los usuarios pueden centrarse en el departamento responsable y en los departamentos participantes sin tener que seleccionar repetidamente la misma unidad organizativa.
Enfoque recomendado para la configuración #
Antes de configurar las unidades organizativas:
- Define la cuestión relativa a la propiedad de la empresa que debe resolver la jerarquía.
- Elige entidades organizativas estables.
- Decide qué niveles jerárquicos son realmente necesarios.
- Utiliza la terminología que los usuarios ya conocen.
- Determina cuándo se prevé que se realice la selección de la unidad organizativa y cuándo puede quedar vacía.
- Asigna los departamentos a las unidades organizativas correspondientes.
- Prueba el selector con ideas y proyectos representativos.
- Comprueba los informes «Directo» y «Total».
- Revisa la jerarquía tras los cambios organizativos.
- Archiva las unidades obsoletas en lugar de dejarlas disponibles.
Evita utilizar unidades organizativas para grupos de proyectos temporales, prioridades estratégicas o temas generales. Estos deben integrarse en otras estructuras.
Unidades organizativas en comparación con estructuras relacionadas #
| Estructura | Objetivo principal |
|---|---|
| Unidades de organización | Representar a un abanico más amplio de propietarios de empresas y entidades organizativas |
| Departamentos | Registrar la responsabilidad operativa y la participación |
| Ámbitos estratégicos | Vincular las ideas y los proyectos con la orientación estratégica |
| Categorías | Agrupa las ideas o los proyectos por temas |
| Embudos | Gestionar el flujo de trabajo y los procesos |
| Equipos asignados a un elemento | Identificar a las personas implicadas |
El uso de cada estructura según su finalidad permite obtener una clasificación más clara e informes más fiables.
Gobernanza y mantenimiento #
Entre las prácticas recomendadas se incluyen:
- Limitar la edición de la jerarquía a los administradores responsables
- Asigna nombres claros y fáciles de reconocer
- Evitar la duplicación de entidades organizativas
- Revisar ideas y proyectos no clasificados
- Comprobar las conexiones entre departamentos tras las reorganizaciones
- Revisa los movimientos y las fusiones antes de confirmarlos
- Archivar unidades obsoletas
- Explica el proceso de selección de la OU durante la incorporación
- Comparar los resultados «Directos» y «Totales» durante las revisiones de la cartera
- Actualizar la jerarquía cuando cambie la titularidad de la empresa
Artículos relacionados #
- Departamentos: Descripción general de las funciones y gestión de la jerarquía
- Ámbitos estratégicos: visión general funcional
- Cómo gestionar las categorías de su empresa
- Cuadro de mandos de la innovación
Resumen #
Las unidades organizativas ofrecen una estructura flexible de tres niveles que permite indicar a qué ámbito pertenecen las ideas y los proyectos desde el punto de vista de la responsabilidad empresarial. Pueden representar empresas, regiones, facultades, divisiones, unidades de negocio u otras entidades organizativas importantes.
El campo «Unidad organizativa» permite una única selección. Se selecciona automáticamente cuando solo existe una unidad y puede quedar en blanco cuando hay varias unidades. Los departamentos pueden vincularse a las unidades organizativas para combinar una responsabilidad general con una responsabilidad operativa clara.
Una configuración coherente facilita la clasificación del trabajo de innovación, la agregación de la actividad a lo largo de la jerarquía y la comparación de carteras de ideas y proyectos en toda la organización.
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