Unités organisationnelles : présentation fonctionnelle et gestion de la hiérarchie #

Les unités organisationnelles aident les organisations à indiquer à quelle entité appartiennent les idées et les projets du point de vue de la responsabilité opérationnelle. Elles offrent une structure organisationnelle de niveau supérieur pouvant représenter des entreprises, des divisions, des régions, des facultés, des unités commerciales ou d'autres composantes majeures d'une organisation.

Les unités organisationnelles peuvent être configurées selon une hiérarchie comportant jusqu'à trois niveaux. Elles peuvent être sélectionnées dans le cadre d'idées et de projets et peuvent également fournir un contexte organisationnel aux services.

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ? #

Les grandes organisations gèrent souvent l'innovation au sein de plusieurs entités. Une seule Accepter la mission Cet environnement peut être utilisé par plusieurs entreprises, régions, facultés, divisions ou unités opérationnelles.

En l'absence d'une structure d'unités organisationnelles, il peut être difficile de répondre à des questions telles que :

• À quelle partie de l'organisation appartient une idée ou un projet ?
• Comment l'activité d'innovation se répartit-elle entre les régions ou les unités opérationnelles ?
• Quelles entités organisationnelles ont beaucoup d'idées mais peu de projets en cours ?
• Quels services relèvent d'une unité opérationnelle donnée ?
• Comment les rapports peuvent-ils distinguer les activités directes de celles menées au sein des unités de niveau inférieur ?
• Quand un utilisateur doit-il faire un choix organisationnel ?

Les unités organisationnelles permettent de mettre en place une structure de responsabilité opérationnelle cohérente, sans utiliser à mauvais escient les services, les catégories ou les domaines stratégiques.

Ce que permettent les unités organisationnelles #

Les unités organisationnelles peuvent servir à :

• Créer une hiérarchie organisationnelle comportant jusqu'à trois niveaux
• Personnaliser le nom de chaque niveau de hiérarchie
• Représenter les principales entités organisationnelles
• Associer des idées et des projets à une unité organisationnelle
• Associer des services à une unité organisationnelle
• Sélectionner automatiquement l'unité organisationnelle lorsqu'il n'en existe qu'une seule
• Ne remplissez pas le champ « Unité organisationnelle » lorsqu'il existe plusieurs unités et qu'aucune sélection n'est requise.
• Rechercher et parcourir la hiérarchie
• Passer en revue les idées et les activités liées aux projets, qu’elles soient directes ou regroupées
• Déplacer, fusionner, archiver et restaurer des unités organisationnelles
• Filtrer et analyser l'activité d'innovation en fonction du régime de propriété des entreprises

Une fonctionnalité, plusieurs modèles d'organisation #

Ce produit est utilisé pour Unités d'organisation comme nom générique de l'entité. Les libellés de la hiérarchie peuvent refléter la terminologie utilisée par l'organisation.

Parmi les exemples courants, on peut citer :

• Groupe > Société > Division
• Monde > Région > Pays
• Université > Corps enseignant > École
• Direction > Division > Secteur d'activité
• Société mère > Filiale > Succursale
• Pôle d'activité > Société d'exploitation > Site

Cette structure doit refléter une responsabilité organisationnelle relativement stable. Les programmes temporaires, les priorités stratégiques, les thèmes et les équipes de projet relèvent généralement d’autres structures.

Fonctionnement de la hiérarchie à trois niveaux #

Les unités organisationnelles peuvent comporter au maximum trois niveaux.

Niveau 1 : contexte organisationnel le plus élevé #

Le niveau 1 correspond à l'entité la plus large, telle qu'un groupe, une université, une organisation internationale ou une direction.

Niveau 2 : subdivision organisationnelle #

Le niveau 2 peut correspondre à une entreprise, une région, une faculté, une division ou toute autre subdivision majeure.

Niveau 3 : entité organisationnelle détaillée #

Le niveau 3 peut correspondre à une unité opérationnelle, à un pays, à un établissement scolaire, à une succursale ou à une zone de desserte.

Les organisations ne sont pas tenues d'utiliser les trois niveaux. Il suffit d'utiliser le niveau de détail nécessaire pour faciliter la prise en charge, la sélection et le reporting.

Configurer les libellés de niveau #

Les administrateurs peuvent personnaliser le libellé de chaque niveau.

Aller à :

Innovation Studio > Paramètres > Configuration de l'organisation > Unités organisationnelles > Libellés des niveaux

Saisissez les libellés de votre choix pour les niveaux 1, 2 et 3. Choisissez une terminologie que les utilisateurs de l'entreprise connaissent déjà.

En voici quelques exemples :

Des libellés cohérents facilitent la sélection et rendent les rapports plus faciles à interpréter.

Créer et gérer des unités organisationnelles #

Aller à :

Innovation Studio > Paramètres > Configuration de l'organisation > Unités organisationnelles > Hiérarchie

Depuis l'écran de hiérarchie, les administrateurs peuvent créer et gérer la structure organisationnelle.

Créer une unité organisationnelle de niveau supérieur #

1. Ajouter un élément au niveau hiérarchique le plus élevé.
2. Saisissez un nom clair.
3. Veuillez compléter les informations disponibles concernant la propriété ou la description.
4. Enregistrez les modifications.

Ajouter des unités enfants et des unités sœurs #

Ajouter un Enfant lorsque le nouvel élément doit être placé sous un élément existant.

Ajouter un Frère ou sœur lorsque la nouvelle unité se situe au même niveau que l'unité sélectionnée.

La hiérarchie ne peut pas comporter plus de trois niveaux.

Déplacer des unités #

Déplacez une unité organisationnelle lorsqu'elle doit relever d'un parent différent. Vérifiez attentivement cette opération, car cette modification a une incidence sur son chemin hiérarchique et sur la consolidation des rapports.

Fusionner les unités en double #

Fusionnez les entités lorsque des enregistrements en double correspondent à la même entité organisationnelle. Vérifiez bien la cible avant de valider l'action, car la fusion peut avoir des répercussions sur les connexions existantes et ne peut généralement pas être considérée comme un simple changement de nom.

Unités d'archivage #

Archivez une unité organisationnelle lorsqu'elle ne doit plus être disponible pour une nouvelle sélection. Les unités archivées peuvent être consultées et restaurées lorsque cette fonctionnalité est prise en charge.

L'archivage permet de préserver l'histoire et est préférable à la suppression du contexte organisationnel des idées et projets existants.

Sélectionner une unité organisationnelle pour une idée #

Ouvrez une idée dans l'entonnoir d'un Innovation Studio, puis sélectionnez le Détails onglet. Rechercher Unité organisationnelle dans le Classification section.

Ce champ est un champ à sélection unique. Une idée ne peut donc appartenir qu'à une seule unité organisationnelle à la fois.

Pour classer une idée :

1. Ouvrez le sélecteur d'unités organisationnelles.
2. Recherchez ou parcourez la hiérarchie.
3. Sélectionnez l'unité correspondante.
4. Vérifiez les champs « Service » lorsqu’il faut également indiquer la responsabilité du service concerné.

Le sélecteur peut afficher des statistiques contextuelles concernant les idées, les projets et les utilisateurs. Les résultats de recherche peuvent afficher leur chemin hiérarchique complet.

Sélectionner une unité organisationnelle dans un projet #

Les projets utilisent tous le même champ « Unité organisationnelle » à sélection unique. Ce champ indique à quelle entité le projet appartient d'un point de vue de la responsabilité opérationnelle.

L'unité organisationnelle sélectionnée peut rester la même lorsqu'une idée approuvée devient un projet, mais cela doit être réexaminé. L'unité à l'origine de l'idée initiale n'est pas toujours celle chargée de sa mise en œuvre.

Sélection automatique et classification facultative #

Ce comportement dépend du nombre d'unités organisationnelles configurées.

Lorsqu'il n'existe qu'une seule unité organisationnelle #

Si le système ne contient qu'une seule unité organisationnelle, celle-ci est sélectionnée automatiquement. Cela évite aux utilisateurs travaillant dans un environnement à entité unique d'avoir à faire un choix inutile.

Lorsqu'il existe plusieurs unités organisationnelles #

Lorsque plusieurs entités sont disponibles, l'utilisateur peut sélectionner l'entité organisationnelle concernée. Ce champ peut également être laissé vide.

Une valeur vide peut être valide dans les cas suivants :

• La responsabilité organisationnelle n'a pas encore été déterminée.
• Cette mesure s'applique à l'ensemble de l'organisation
• À ce stade, l'organisation n'exige pas de classification OU.
• L'équipe chargée de l'innovation procédera au classement lors du triage

Les organisations devraient préciser à quel moment la sélection est attendue. Une classification facultative est utile, mais un trop grand nombre d'éléments non classés réduit la valeur des rapports.

Unités organisationnelles et services #

Les unités organisationnelles et les départements offrent des perspectives organisationnelles complémentaires.

Des services peuvent être ajoutés à une unité organisationnelle ou y être rattachés. Cela permet aux organisations de structurer leurs services au sein d'une entreprise, d'une division, d'une région, d'une faculté ou de toute autre entité plus large.

Par exemple :

• Unité organisationnelle : Pays-Bas
• Département responsable : Innovation numérique
• Services concernés : Service client, Informatique, Marketing

L'OU désigne le responsable au sens large. Les champs « Département » indiquent la responsabilité opérationnelle et la collaboration.

Une unité organisationnelle peut également rester vide lorsqu'il existe plusieurs unités. La classification des services peut tout de même être gérée conformément à la configuration et à la gouvernance de l'organisation.

Rapport sur les unités organisationnelles #

Aller à :

Studio d'innovation > Paramètres > Configuration de l'organisation > Unités organisationnelles > Rapport

Le rapport associe la hiérarchie au nombre d'idées et de projets.

Il peut afficher :

• Idées attribuées directement à une unité organisationnelle
• Nombre total d'idées, y compris celles issues des entités subordonnées
• Projets attribués directement à une unité organisationnelle
• Nombre total de projets, y compris les activités des entités subordonnées
• Le niveau hiérarchique de chaque unité
• Unités actives et archivées, le cas échéant

Direct contre total #

Direct affiche les éléments liés spécifiquement à l'unité organisationnelle sélectionnée.

Total comprend les éléments attribués directement à l'unité sélectionnée ainsi que ceux attribués à ses éléments descendants.

Par exemple, une idée attribuée à Pays-Bas peut contribuer au total de sa société mère Europe et le niveau supérieur Organisation mondiale.

Cela permet d'analyser à la fois l'activité locale et les performances globales de l'organisation à partir d'une même hiérarchie.

Exemples concrets #

Exemple n° 1 : Organisation internationale #

Une entreprise internationale met en place :

1. Organisation mondiale
2. Europe
3. Pays-Bas

Une idée soumise par l'entreprise néerlandaise est attribuée à Pays-Bas. Le rapport présente cette idée juste en dessous de la rubrique « Pays-Bas » et l'intègre dans les sections « Europe » et « Organisation mondiale ».

La direction peut examiner à la fois les activités menées au niveau national et l'ensemble du portefeuille régional.

Exemple n° 2 : L'innovation universitaire #

Une université met en place :

1. Université
2. Corps enseignant
3. École

Un projet visant à mettre en place un environnement d'apprentissage numérique relève de la Faculté de commerce. Le service responsable est Innovation pédagogique, tandis que Services informatiques et Accompagnement des étudiants participer.

L'OU identifie les responsables de l'activité. Les rubriques « Département » précisent qui dirige et qui participe.

Exemple 3 : Groupe composé de plusieurs sociétés #

Une société holding utilise un Accepter la mission environnement pour plusieurs sociétés d'exploitation.

Une idée d'amélioration des processus est attribuée à Société A. Une autre initiative inter-sociétés laisse le champ « Unité organisationnelle » vide jusqu'à ce que les instances de gouvernance déterminent à quelle entité le projet doit être rattaché.

Cela favorise à la fois une répartition claire des responsabilités et l'exploration dès les premières étapes.

Exemple 4 : Organisation à entité unique #

Une commune ne dispose que d'une seule unité organisationnelle configurée. Le système la sélectionne automatiquement pour chaque idée et chaque projet.

Les utilisateurs peuvent se concentrer sur le service chef de file et les services participants sans avoir à sélectionner à plusieurs reprises la même unité organisationnelle.

Approche recommandée pour la mise en place #

Avant de configurer les unités organisationnelles :

1. Définissez la question relative à la propriété de l'entreprise à laquelle la hiérarchie doit répondre.
2. Choisissez des entités organisationnelles stables.
3. Déterminez quels niveaux hiérarchiques sont réellement nécessaires.
4. Utilisez la terminologie que les utilisateurs connaissent déjà.
5. Déterminez à quel moment la sélection de l'unité organisationnelle (OU) est prévue et à quel moment elle peut rester vide.
6. Associez les services aux unités organisationnelles correspondantes.
7. Testez le sélecteur à l'aide d'idées et de projets représentatifs.
8. Vérifier les rapports « Direct » et « Total ».
9. Vérifiez la hiérarchie à la suite des changements organisationnels.
10. Mettez les unités obsolètes aux archives plutôt que de les laisser disponibles.

Évitez d'utiliser les unités organisationnelles pour désigner des groupes de projet temporaires, des priorités stratégiques ou des thèmes généraux. Ceux-ci doivent être intégrés à d'autres structures.

Comparaison entre les unités organisationnelles et les structures connexes #

L'utilisation de chaque structure conformément à sa finalité permet d'obtenir une classification plus claire et des rapports plus fiables.

Gouvernance et maintenance #

Parmi les bonnes pratiques, on peut citer :

• Limiter la modification de la hiérarchie aux administrateurs habilités
• Attribuez des noms clairs et faciles à reconnaître
• Éviter les doublons au niveau des entités organisationnelles
• Examiner les idées et les projets non classifiés
• Vérifier les liens entre les services après les réorganisations
• Vérifiez les déplacements et les fusions avant de les valider
• Archiver les unités obsolètes
• Expliquer le choix de l'unité organisationnelle lors de l'intégration
• Comparer les résultats « Direct » et « Total » lors des analyses de portefeuille
• Mettre à jour la hiérarchie en cas de changement de propriétaire de l'entreprise

Articles connexes #

• Services : présentation fonctionnelle et gestion de la hiérarchie
• Domaines stratégiques : aperçu fonctionnel
• Comment gérer les catégories de votre entreprise
• Aperçu du tableau de bord de l'innovation

Résumé #

Les unités organisationnelles offrent une structure flexible à trois niveaux permettant de déterminer à quel niveau hiérarchique les idées et les projets doivent être rattachés. Elles peuvent correspondre à des sociétés, des régions, des facultés, des divisions, des unités opérationnelles ou d'autres entités organisationnelles majeures.

Le champ « Unité organisationnelle » ne permet qu'une seule sélection. Il est sélectionné automatiquement lorsqu'il n'existe qu'une seule unité et peut rester vide lorsqu'il en existe plusieurs. Les services peuvent être rattachés à des unités organisationnelles afin de concilier une responsabilité globale avec des responsabilités opérationnelles clairement définies.

Une configuration cohérente facilite la classification des activités d'innovation, le regroupement des activités à tous les niveaux de la hiérarchie et la comparaison des portefeuilles d'idées et de projets à l'échelle de l'organisation.