Unidades organizacionais: visão geral funcional e gestão da hierarquia #

As Unidades Organizacionais ajudam as organizações a identificar a que área pertencem as ideias e os projetos, do ponto de vista da responsabilidade empresarial. Proporcionam uma estrutura organizacional de nível superior que pode representar empresas, divisões, regiões, faculdades, unidades de negócio ou outras partes importantes de uma organização.

As unidades organizacionais podem ser configuradas numa hierarquia com até três níveis. Podem ser selecionadas em ideias e projetos e também podem fornecer um contexto organizacional para os departamentos.

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

As organizações de maior dimensão gerem frequentemente a inovação em várias entidades. Uma única Aceitar Missão O ambiente pode servir várias empresas, regiões, faculdades, divisões ou unidades de negócio.

Sem uma estrutura de Unidades Organizacionais, pode ser difícil responder a perguntas como:

• Que parte da organização é responsável por uma ideia ou projeto?
• Como é que a atividade de inovação se distribui pelas regiões ou unidades de negócio?
• Que entidades organizacionais têm muitas ideias, mas poucos projetos em curso?
• Que departamentos pertencem a uma determinada unidade de negócio?
• Como é que os relatórios conseguem distinguir a atividade direta da atividade nas unidades de nível inferior?
• Quando é que um utilizador deve tomar uma decisão organizacional?

As Unidades Organizacionais criam uma estrutura de responsabilidade empresarial coerente, sem utilizar Departamentos, Categorias ou Domínios Estratégicos para fins inadequados.

O que as Unidades Organizacionais permitem #

As unidades organizacionais podem ser utilizadas para:

• Crie uma hierarquia organizacional com até três níveis
• Personalizar o nome de cada nível da hierarquia
• Representar as principais entidades organizacionais
• Associar ideias e projetos a uma unidade organizacional
• Ligar departamentos a uma unidade organizacional
• Selecionar automaticamente a unidade organizacional quando existir apenas uma
• Deixe o campo «Unidade Organizacional» em branco quando existirem várias unidades e não for necessária qualquer seleção
• Pesquisar e navegar pela hierarquia
• Analisar as atividades relacionadas com as ideias e os projetos, tanto as diretas como as agregadas
• Mover, fundir, arquivar e restaurar unidades organizacionais
• Filtrar e analisar a atividade de inovação por tipo de propriedade da empresa

Uma funcionalidade, diferentes modelos organizacionais #

O produto utiliza Unidades organizacionais como nome universal da característica. Os rótulos da hierarquia podem refletir a terminologia utilizada pela organização.

Entre os exemplos mais comuns contam-se:

• Grupo > Empresa > Unidade de Negócios
• Global > Região > País
• Universidade > Corpo Docente > Faculdade
• Direção > Divisão > Área de Serviço
• Empresa-mãe > Filial > Sucursal
• Grupo Empresarial > Empresa Operacional > Localização

A estrutura deve refletir uma responsabilidade organizacional relativamente estável. Os programas temporários, as prioridades estratégicas, os temas e as equipas de projeto devem, normalmente, ser integrados noutras estruturas.

Como funciona a hierarquia de três níveis #

As unidades organizacionais suportam, no máximo, três níveis.

Nível 1: contexto organizacional mais abrangente #

O Nível 1 representa a entidade mais abrangente, como um grupo, uma universidade, uma organização global ou uma direção.

Nível 2: subdivisão organizacional #

O nível 2 pode corresponder a uma empresa, região, faculdade, divisão ou outra subdivisão de grande dimensão.

Nível 3: entidade organizacional detalhada #

O nível 3 pode corresponder a uma unidade de negócio, a um país, a uma escola, a uma sucursal ou a uma área de serviço.

As organizações não precisam de utilizar os três níveis. Utilize apenas o nível de detalhe necessário para apoiar a responsabilização, a seleção e a prestação de contas.

Configurar os rótulos dos níveis #

Os administradores podem personalizar o nome de cada nível.

Ir para:

Estúdio de Inovação > Definições > Configuração da organização > Unidades organizacionais > Rótulos de nível

Introduza a designação preferida para o Nível 1, o Nível 2 e o Nível 3. Escolha uma terminologia que os utilizadores já reconheçam dentro da organização.

Entre os exemplos contam-se:

Rótulos consistentes facilitam a seleção e tornam os relatórios mais fáceis de interpretar.

Criar e gerir unidades organizacionais #

Ir para:

Estúdio de Inovação > Definições > Configuração da Organização > Unidades Organizacionais > Hierarquia

A partir do ecrã da hierarquia, os administradores podem criar e manter a estrutura organizacional.

Criar uma unidade organizacional de nível superior #

1. Adicione um elemento ao nível hierárquico mais elevado.
2. Introduza um nome claro.
3. Preencha as informações disponíveis relativas à titularidade ou à descrição.
4. Guardar as alterações.

Adicionar unidades filhas e irmãs #

Adicionar um Criança quando a nova unidade se encontra por baixo de uma unidade já existente.

Adicionar um Irmão(ã) quando a nova unidade se situa ao mesmo nível que a unidade selecionada.

A hierarquia não pode ter mais de três níveis.

Mover unidades #

Mova uma unidade organizacional quando esta pertencer a uma unidade superior diferente. Analise esta alteração com cuidado, pois afeta o seu percurso hierárquico e a apresentação de relatórios agregados.

Juntar unidades duplicadas #

Junte unidades quando os registos duplicados corresponderem à mesma entidade organizacional. Confirme que o destino está correto antes de concluir a ação, uma vez que a junção pode afetar as ligações existentes e, normalmente, não pode ser considerada uma simples alteração de nome.

Unidades de arquivo #

Arquive uma unidade organizacional quando esta já não deva estar disponível para nova seleção. As unidades arquivadas podem ser consultadas e restauradas, sempre que tal for possível.

O arquivamento preserva a história e é preferível a retirar o contexto organizacional das ideias e projetos existentes.

Selecionar uma unidade organizacional numa ideia #

Abra uma ideia num funil do Innovation Studio e selecione o Detalhes separador. Encontrar Unidade organizacional no Classificação secção.

Este campo permite apenas uma seleção. Por conseguinte, uma ideia só pode pertencer a uma unidade organizacional de cada vez.

Para classificar uma ideia:

1. Abra o seletor de Unidades Organizacionais.
2. Pesquise ou navegue pela hierarquia.
3. Selecione a unidade adequada.
4. Verifique os campos «Departamento» quando for necessário registar também a responsabilidade do departamento.

O seletor pode apresentar contagens contextuais para ideias, projetos e utilizadores. Os resultados da pesquisa podem apresentar o seu caminho hierárquico completo.

Selecionar uma unidade organizacional num projeto #

Os projetos utilizam o mesmo campo «Unidade Organizacional», de seleção única. Este campo indica a que unidade organizacional o projeto pertence, do ponto de vista da responsabilidade empresarial.

A Unidade Organizacional selecionada pode permanecer a mesma quando uma ideia aprovada se torna um projeto, mas isso deve ser revisto. A unidade à qual pertencia a ideia inicial nem sempre é a unidade responsável pela execução.

Seleção automática e classificação opcional #

O comportamento depende do número de Unidades Organizacionais configuradas.

Quando existe exatamente uma unidade organizacional #

Se o sistema contiver apenas uma Unidade Organizacional, esta é selecionada automaticamente. Isto elimina uma escolha desnecessária para os utilizadores que trabalham num ambiente com uma única entidade.

Quando existem várias unidades organizacionais #

Quando existem várias unidades disponíveis, o utilizador pode selecionar a Unidade Organizacional relevante. O campo também pode ser deixado em branco.

Um valor vazio pode ser válido quando:

• A titularidade organizacional ainda não foi determinada
• Esta disposição aplica-se a toda a organização
• A organização não exige a classificação em unidades organizacionais (OU) nessa fase
• A equipa de inovação irá concluir a classificação durante a triagem

As organizações devem definir quando se espera que a seleção seja efetuada. A classificação opcional é útil, mas um número excessivo de itens não classificados diminui o valor dos relatórios.

Unidades organizacionais e departamentos #

As unidades organizacionais e os departamentos oferecem perspetivas organizacionais complementares.

É possível adicionar departamentos a uma unidade organizacional ou associá-los a ela. Isto ajuda as organizações a organizar as estruturas departamentais no seio de uma empresa, divisão, região, faculdade ou outra entidade de âmbito mais alargado.

Por exemplo:

• Unidade organizacional: Países Baixos
• Departamento responsável: Inovação Digital
• Departamentos participantes: Atendimento ao Cliente, TI, Marketing

A OU identifica o responsável geral. Os campos «Departamento» indicam a responsabilidade operacional e a colaboração.

Uma unidade organizacional também pode permanecer vazia quando existem várias unidades. A classificação por departamento pode continuar a ser gerida de acordo com a configuração e a governação da organização.

Relatório sobre as unidades organizacionais #

Ir para:

Estúdio de Inovação > Definições > Configuração da Organização > Unidades Organizacionais > Relatório

O relatório combina a hierarquia com o número de ideias e projetos.

Pode apresentar:

• Ideias atribuídas diretamente a uma unidade organizacional
• Total de ideias, incluindo a atividade das unidades subordinadas
• Projetos atribuídos diretamente a uma unidade organizacional
• Total de projetos, incluindo as atividades das unidades subordinadas
• O nível hierárquico de cada unidade
• Unidades ativas e arquivadas, quando aplicável

Direto versus total #

Direto mostra os elementos associados especificamente à Unidade Organizacional selecionada.

Total inclui os itens atribuídos diretamente à unidade selecionada e os itens atribuídos aos seus descendentes.

Por exemplo, uma ideia atribuída a Países Baixos pode contribuir para o total da sua empresa-mãe Europa e o de nível superior Organização Global.

Isto permite analisar a atividade local e o desempenho agregado da organização a partir da mesma hierarquia.

Exemplos práticos #

Exemplo 1: Organização internacional #

Uma empresa internacional define:

1. Organização Global
2. Europa
3. Países Baixos

Uma ideia apresentada pela empresa neerlandesa é atribuída a Países Baixos. O relatório apresenta a ideia diretamente abaixo dos Países Baixos e inclui-a nas categorias «Europa» e «Organização Global».

A direção pode analisar tanto as atividades a nível nacional como o conjunto do portfólio regional.

Exemplo 2: Inovação universitária #

Uma universidade define:

1. Universidade
2. Corpo docente
3. Escola

Um projeto destinado a implementar um ambiente de aprendizagem digital faz parte do Faculdade de Gestão. O departamento responsável é Inovação na Aprendizagem, enquanto Serviços de TI e Apoio aos Estudantes participar.

A OU identifica a responsabilidade pela gestão do negócio. Os campos do Departamento esclarecem quem lidera e quem contribui.

Exemplo 3: Grupo com várias empresas #

Uma sociedade gestora de participações utiliza uma Aceitar Missão ambiente para várias empresas operacionais.

Uma ideia de melhoria de processos é atribuída a Empresa A. Numa outra iniciativa interempresarial, o campo «Unidade Organizacional» fica em branco até que a direção decida a quem deve ser atribuído o projeto.

Isto promove tanto uma atribuição clara de responsabilidades como a exploração numa fase inicial.

Exemplo 4: Organização com uma única entidade #

Um município tem apenas uma Unidade Organizacional configurada. O sistema seleciona-a automaticamente para todas as ideias e projetos.

Os utilizadores podem concentrar-se nos departamentos «Responsável» e «Participantes» sem terem de selecionar repetidamente a mesma unidade organizacional.

Abordagem recomendada para a configuração #

Antes de configurar as unidades organizacionais:

1. Defina a questão relativa à propriedade da empresa a que a hierarquia deve dar resposta.
2. Escolha entidades organizacionais estáveis.
3. Decida quais os níveis hierárquicos que são realmente necessários.
4. Utilize terminologia que os utilizadores já conheçam.
5. Determine quando se prevê que a seleção da OU ocorra e quando esta poderá permanecer em branco.
6. Associar os departamentos às unidades organizacionais adequadas.
7. Teste o seletor com ideias e projetos representativos.
8. Verificar os relatórios «Direct» e «Total».
9. Revise a hierarquia após as alterações organizacionais.
10. Arquive as unidades desatualizadas, em vez de as deixar disponíveis.

Evite utilizar Unidades Organizacionais para grupos de projeto temporários, prioridades estratégicas ou temas gerais. Estes devem ser integrados noutras estruturas.

Unidades organizacionais em comparação com estruturas relacionadas #

A utilização de cada estrutura de acordo com a finalidade a que se destina permite uma classificação mais clara e relatórios mais fiáveis.

Governança e manutenção #

As práticas recomendadas incluem:

• Limitar a edição da hierarquia aos administradores responsáveis
• Atribuir nomes claros e fáceis de reconhecer
• Evitar a duplicação de entidades organizacionais
• Analisar ideias e projetos não classificados
• Verificar as ligações entre departamentos após as reorganizações
• Verifique as movimentações e as fusões antes de as confirmar
• Arquivar unidades desatualizadas
• Explicar a seleção da OU durante a integração
• Comparar os resultados diretos e totais durante as análises da carteira
• Atualizar a hierarquia quando houver uma mudança na titularidade da empresa

Artigos relacionados #

• Departamentos: Visão geral funcional e gestão da hierarquia
• Áreas estratégicas: visão geral funcional
• Como gerir categorias para a sua empresa
• Visão geral do painel de controlo da inovação

Resumo #

As Unidades Organizacionais proporcionam uma estrutura flexível de três níveis para indicar a que área pertencem as ideias e os projetos, do ponto de vista da responsabilidade empresarial. Podem representar empresas, regiões, faculdades, divisões, unidades de negócio ou outras entidades organizacionais de maior dimensão.

O campo «Unidade Organizacional» permite apenas uma seleção. É selecionado automaticamente quando existe apenas uma unidade e pode permanecer em branco quando existem várias unidades. Os departamentos podem ser associados a Unidades Organizacionais para combinar uma responsabilidade mais abrangente com uma responsabilidade operacional clara.

Uma configuração consistente facilita a classificação do trabalho de inovação, a agregação de atividades ao longo da hierarquia e a comparação de carteiras de ideias e projetos em toda a organização.