Hoe gastgebruikers en goedgekeurde domeinen beheren

Met goedgekeurde domeinen kun je bepalen wie als vertrouwde gebruiker wordt behandeld in Accepteer missie en wie als gastgebruiker wordt behandeld. Dit verbetert de informatiebeveiliging en geeft beheerders meer controle over de toegang tot missies en bedrijfsgegevens.

Waarom deze functie nodig is #

Niet elke gebruiker moet hetzelfde toegangsniveau hebben. Interne medewerkers hebben meestal bredere toegang nodig op basis van hun rol, terwijl externe partners, klanten of belanghebbenden vaak beperkte toegang nodig hebben tot specifieke missies.

Goedgekeurde domeinen maken dit onderscheid eenvoudiger te beheren. Hiermee kan je bedrijf definiëren welke e-maildomeinen worden vertrouwd en welke gebruikers standaard als gasten moeten worden behandeld.

Wat deze functie is #

Met deze functie kunnen beheerders een lijst met goedgekeurde e-maildomeinen beheren in Applicatie-instellingen. Gebruikers van goedgekeurde domeinen worden behandeld als vertrouwde gebruikers en krijgen toegang op basis van hun toegewezen rol en de Missie toegangsinstellingen. Gebruikers uit domeinen die niet zijn goedgekeurd, worden behandeld als gastgebruikers.

Gastgebruikers zijn meestal externe deelnemers. Ze krijgen niet automatisch toegang tot Missie inhoud en kan alleen deelnemen aan missies als een Admin nodigt hen expliciet uit. In gebruikersbeheer en op ideeënkaarten worden gastgebruikers gemarkeerd met (gast) naast hun naam.

Toegangsniveau #

Admin

Vereisten:

• De gebruiker moet toegang hebben tot Applicatie-instellingen.
• De gebruiker moet toestemming hebben om de beveiligingsinstellingen en gebruikerstoegang te beheren.
• Het bedrijf moet domeingebaseerde toegangscontrole gebruiken.

Navigatiepad #

Navigatiepad: Toepassingsinstellingen → Beveiliging

Deze functie gebruiken #

De pagina Beveiliging toont de goedgekeurde domeinen voor uw bedrijf. Deze domeinen vertegenwoordigen vertrouwde e-maildomeinen zoals medewerkersdomeinen, afdelingsdomeinen, regionale kantoordomeinen of vertrouwde partnerdomeinen.

Elke gebruiker wiens e-maildomein niet in deze lijst staat, wordt behandeld als een gastgebruiker. Gastgebruikers hebben beperkte toegang en kunnen alleen deelnemen aan missies na een directe uitnodiging.

Stap voor stap instructies #

1. Open Instellingen.
2. Ga naar de Organisatie opzetten.
3. Ga naar Veiligheid.
4. Bekijk de lijst met goedgekeurde domeinen voor uw bedrijf.
5. Controleer of de domeinen in de lijst overeenkomen met uw vertrouwde interne of partnerdomeinen.
6. Controleer gebruikers in gebruikersbeheer om te zien wie gemarkeerd is als (gast).
7. Werk de lijst met goedgekeurde domeinen bij wanneer de toegangsregels moeten worden gewijzigd.
8. Sla de wijzigingen op.

Gebruikerstypen en toegangsgedrag #

Accepteer missie maakt onderscheid tussen goedgekeurde gebruikers en gastgebruikers.

Goedgekeurde gebruikers #

Goedgekeurde gebruikers zijn gebruikers van wie het e-maildomein op de lijst met goedgekeurde domeinen staat. Hun toegang is afhankelijk van zowel de rol die aan hen is toegewezen als de toegangsinstellingen van een Missie.

• Super Admin: kan gebruikersrollen en bedrijfsinstellingen wijzigen.
• Admin: kan missies maken, gebruikers uitnodigen, statistieken bekijken en ideeën analyseren.
• Gebruiker: kan meedoen aan missies, ideeën delen en communiceren met andere ideeën door middel van likes en opmerkingen.

Gastgebruikers #

Gastgebruikers zijn gebruikers van wie het e-maildomein niet op de lijst met goedgekeurde domeinen staat. Dit zijn meestal externe gebruikers zoals partners, leveranciers, klanten of belanghebbenden.

Gastgebruikers kunnen alleen deelnemen aan missies als ze zijn uitgenodigd door een Admin. Ze zijn gemarkeerd met (gast) achter hun naam in gebruikersbeheer en op ideeënkaarten.

Wat gebeurt er als een domein is goedgekeurd #

Als je een organisatie toevoegt aan de lijst met goedgekeurde organisaties, worden gebruikers uit die organisatie behandeld als goedgekeurde gebruikers. Hun toegang wordt dan bepaald door hun toegewezen rol.

• Gebruikers van het domein hebben toegang tot het platform op basis van hun rol.
• Als een Missie open is, hebben gebruikers uit goedgekeurde domeinen toegang tot die Missie inhoud.
• Als een Missie privé is, hebben alleen uitgenodigde gebruikers toegang tot die Missie.

Bijvoorbeeld, als toelating.nl een goedgekeurd domein is en u [email protected], wordt die gebruiker behandeld als een goedgekeurde gebruiker. Als u [email protected], wordt die gebruiker behandeld als een gastgebruiker omdat hotmail.com niet op de goedgekeurde lijst staat.

Wat gebeurt er als een domein wordt verwijderd #

Als u een organisatie verwijdert uit de lijst met goedgekeurde organisaties, worden alle Admin en gebruikersaccounts van dat domein worden automatisch gedegradeerd naar de status van gastgebruiker. Deze wijziging wordt toegepast wanneer de gebruiker zich opnieuw aanmeldt of op een knop klikt terwijl hij al is aangemeld.

Super Admin accounts worden niet automatisch gedowngraded wanneer een domein wordt verwijderd. Dit voorkomt onbedoeld verlies van volledige toegang tot het platform. Als je een Super Admin vanuit een extern domein, moet je eerst handmatig de rol wijzigen. Daarna zal bij de volgende aanmelding of actie de gaststatus worden toegepast.

Een domein toevoegen #

1. Open Toepassingsinstellingen → Beveiliging.
2. Klik op Domein toevoegen.
3. Voer het domein in normaal formaat in, zoals domein.com, domein.nl, of domein.nl.
4. Neem de @ symbool.
5. Sla het nieuwe domein op.

Na het opslaan worden gebruikers uit dat domein behandeld als goedgekeurde gebruikers.

Hoe nodig je externe partners, klanten of belanghebbenden uit? #

Als je externe deelnemers wilt betrekken bij een Missie, Je hoeft hun domein niet goed te keuren. Nodig ze in plaats daarvan uit als gastgebruikers via gebruikersbeheer.

1. Open Toepassingsinstellingen → Gebruikersbeheer.
2. Klik op Gebruiker uitnodigen.
3. Voer het e-mailadres van de externe gebruiker in.
4. Stuur de uitnodiging.

Deze gebruikers blijven gastgebruikers en krijgen alleen toegang tot de missies waarvoor ze zijn uitgenodigd.

Configuratie en aanpassingen #

Goedgekeurde domeinen moeten de reeks e-maildomeinen weergeven waarop uw organisatie vertrouwt voor bredere toegang. Dit kunnen interne bedrijfsdomeinen zijn, domeinen van regionale kantoren of, indien van toepassing, geselecteerde partnerdomeinen.

Voordat u de lijst met goedgekeurde domeinen wijzigt, moet u het effect op bestaande gebruikers en Missie zichtbaarheid. Het verwijderen van een organisatie kan de toegang direct na de gebruikersactiviteit of de volgende aanmelding verminderen. Het toevoegen van een organisatie kan de toegang voor alle gebruikers uit die organisatie uitbreiden op basis van hun toegewezen rollen.

Het is ook belangrijk om deze opstelling af te stemmen op Missie toegangsinstellingen. Open missies zijn zichtbaar voor goedgekeurde gebruikers, terwijl privémissies op uitnodiging blijven.

Praktijkvoorbeeld - Innovationlands #

Innovationlands gebruikt innovatieland.nl als een goedgekeurd domein voor interne medewerkers in de themaparkorganisatie. Medewerkers uit dat domein hebben toegang tot missies op basis van of ze zijn toegewezen als Super Admin, Admin, of Gebruiker.

Wanneer Innovationlands een co-creatie start Missie met een externe ride technology partner, hebben de partner gebruikers e-mailadressen van een ander domein. Innovationlands voegt dat externe domein niet toe aan de goedgekeurde lijst. In plaats daarvan wordt de Admin nodigt de partnercontacten individueel uit als gastgebruikers via gebruikersbeheer.

Hierdoor kunnen externe gebruikers lid worden van de specifieke Missie waarvoor ze zijn uitgenodigd, terwijl andere missies en bedrijfsbrede inhoud beschermd blijven. Als Innovationlands later besluit om een apart regionaal kantoordomein te vertrouwen, kan de Admin kan dat domein toevoegen aan de goedgekeurde lijst, zodat gebruikers van dat kantoor toegang krijgen op basis van hun rollen.

Deze opzet helpt Innovationlands een evenwicht te vinden tussen deelname en toegangscontrole en houdt externe samenwerking duidelijk gescheiden van interne toegang.