Afdelingen: Functioneel overzicht en hiërarchisch beheer #

Afdelingen helpen organisaties om ideeën, projecten, gebruikers en innovatieactiviteiten te koppelen aan de teams die verantwoordelijk zijn voor het aansturen van of het bijdragen aan het werk. Ze zorgen voor een consistente organisatiestructuur op het gebied van verantwoordelijkheid, samenwerking, filtering en rapportage binnen Accepteer missie.

Een afdelingsstructuur kan maximaal drie niveaus bevatten. Organisaties kunnen de naam van elk niveau aanpassen en afdelingen indien nodig koppelen aan een organisatie-eenheid.

Waarom deze functie nodig is #

Innovatie is zelden het werk van slechts één team. De ene afdeling kan het voortouw nemen bij een idee of project, terwijl verschillende andere afdelingen kennis, middelen, ondersteuning bij de uitvoering of Besluit-besluitvormingsbevoegdheid.

Zonder gestructureerde afdelingsgegevens kunnen organisaties moeite hebben om vragen te beantwoorden zoals:

• Welke afdeling is verantwoordelijk voor het verder uitwerken van een idee?
• Welke afdelingen nemen deel aan een project?
• Waar vindt de meeste innovatie plaats?
• Welke teams werken het vaakst samen?
• Welke afdelingen hebben veel ideeën maar weinig lopende projecten?
• Hoe moeten dashboards en rapporten worden gefilterd op basis van organisatorische verantwoordelijkheid?

Afdelingen bieden een uniforme manier om zowel eigendom als deelname vast te leggen.

Wat afdelingen mogelijk maken #

Afdelingen kunnen worden gebruikt om:

• Stel een afdelingshiërarchie op met maximaal drie niveaus
• Pas de naam van elk hiërarchieniveau aan
• Afdelingen koppelen aan een organisatie-eenheid
• Wijs een optionele verantwoordelijke afdeling toe aan een idee of project
• Meerdere deelnemende afdelingen toewijzen
• Voorkom dat de afdeling ‘Lead’ twee keer wordt geselecteerd
• Gebruikers aan afdelingen koppelen
• Ideeën, projecten, dashboards en rapporten filteren
• Bekijk de directe en samengevoegde activiteiten binnen de hiërarchie
• Afdelingen verplaatsen, samenvoegen, archiveren en herstellen
• Maak de verantwoordelijkheden duidelijk zonder de samenwerking tussen afdelingen uit het oog te verliezen

Hoe de hiërarchie binnen de afdeling in elkaar zit #

Afdelingen ondersteunen maximaal drie hiërarchische niveaus.

Een veelvoorkomende structuur is:

1. Groepsafdeling
2. Afdeling
3. Team

Andere voorbeelden zijn onder meer:

• Divisie > Afdeling > Team
• Directoraat > Bedrijfsonderdeel > Afdeling
• Faculteit > School > Team
• Werkgebied > Afdeling > Eenheid
• Regio > Afdeling > Lokaal team

Organisaties moeten labels gebruiken die intern al bekend zijn. De hiërarchie moet de operationele verantwoordelijkheid weergeven, niet de strategische afstemming.

Ideeën en projecten kunnen worden gekoppeld aan een afdeling binnen de hiërarchie. Wanneer rapporten gebruikmaken van samengevoegde totalen, draagt de activiteit die aan een lager niveau is gekoppeld ook bij aan de totalen van de bovenliggende afdelingen.

Labels op afdelingsniveau instellen #

Beheerders kunnen de terminologie vastleggen die voor elk hiërarchieniveau wordt weergegeven.

Ga naar:

Innovation Studio > Instellingen > Organisatie-instellingen > Afdelingen > Niveau-labels

Voer de gewenste benamingen in voor Niveau 1, Niveau 2 en Niveau 3. Zorg ervoor dat de terminologie overeenkomt met de taal die binnen de organisatie wordt gebruikt in de interne communicatie en rapportage.

Afdelingen aanmaken en beheren #

Ga naar:

Innovation Studio > Instellingen > Organisatie instellen > Afdelingen > Hiërarchie

Vanuit het hiërarchiescherm kunnen beheerders de afdelingsstructuur aanmaken en bijhouden.

Een afdeling op het hoogste niveau aanmaken #

1. Selecteer Voeg toe voor het hoogste hiërarchische niveau.
2. Voer de naam van de afdeling in.
3. Wijs indien van toepassing een eigenaar aan.
4. Koppel de afdeling indien nodig aan een organisatie-eenheid.
5. Voeg alle beschikbare beschrijvende informatie toe.
6. Sla de wijzigingen op.

Subafdelingen en zusterafdelingen toevoegen #

Gebruiken Kind om een afdeling aan te maken die onder een bestaande afdeling valt.

Gebruiken Broer of zus om een afdeling op hetzelfde niveau als de geselecteerde afdeling aan te maken.

De volledige hiërarchie mag niet meer dan drie niveaus omvatten.

Afdelingen verplaatsen #

Een afdeling kan naar een andere geldige positie in de hiërarchie worden verplaatst. Controleer de nieuwe bovenliggende afdeling zorgvuldig voordat je de wijziging bevestigt, want het verplaatsen van een afdeling heeft invloed op de manier waarop de activiteiten ervan in rapporten worden samengevat.

Dubbele afdelingen samenvoegen #

Voeg afdelingen samen wanneer dubbele records hetzelfde organisatorische team vertegenwoordigen. Bijbehorende onderliggende items en koppelingen worden overgedragen volgens het samenvoeggedrag dat in de applicatie wordt weergegeven.

Het samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer de doelafdeling voordat u het samenvoegen voltooit.

Archiefafdelingen #

Archiveer een afdeling wanneer deze niet langer beschikbaar mag zijn voor nieuwe selecties. Gearchiveerde afdelingen kunnen worden bekeken met behulp van Toon gearchiveerd en kan indien nodig worden hersteld.

Archiveren is over het algemeen veiliger dan het verwijderen van de geschiedenis van de organisatie.

Leidende afdeling en deelnemende afdelingen #

Elk idee en elk project bevat twee afzonderlijke afdelingsvelden:

Deze gebieden maken een onderscheid tussen verantwoordelijkheid en samenwerking.

Leidende afdeling #

De Leidende afdeling is optioneel. Indien geselecteerd, moet dit de afdeling aangeven die primair verantwoordelijk is voor de coördinatie, voortgang of oplevering van het item.

Er kan slechts één hoofdafdeling worden geselecteerd.

Een handige Besluit De vraag is:

Welke afdeling is verantwoordelijk voor het waarborgen dat dit idee of project verder wordt uitgewerkt?

Deelnemende afdelingen #

Deelnemende afdelingen is een veld waarin meerdere opties kunnen worden geselecteerd. Hierin worden andere afdelingen vermeld die actief bijdragen met expertise, capaciteit, ondersteuning bij de uitvoering, financiering, validatie of Besluit-maken.

Een idee of project kan meerdere deelnemende afdelingen omvatten.

Voorkomen van dubbele functies binnen afdelingen #

De geselecteerde leidende afdeling kan niet tegelijkertijd worden geselecteerd als deelnemende afdeling. Deze wordt in de keuzelijst voor deelnemende afdelingen weergegeven als uitgeschakeld en is gemarkeerd als leidende afdeling.

Dit voorkomt dubbele classificaties en zorgt ervoor dat de rapportage begrijpelijk blijft.

Als de leidende afdeling verandert, controleer dan de deelnemende afdelingen om er zeker van te zijn dat de nieuwe verdeling van verantwoordelijkheden nog steeds klopt.

Afdelingen aan een idee toewijzen #

Open een idee in de trechter van de Innovation Studio en selecteer de Details tabblad. Zoek de Classificatie sectie.

Om het idee in te delen:

1. Kies indien van toepassing een organisatie-eenheid.
2. Kies één optie Leidende afdeling.
3. Open Deelnemende afdelingen.
4. Zoek of blader door de hiërarchie.
5. Selecteer elke andere afdeling die een belangrijke rol speelt.
6. Bekijk de definitieve ranglijst.

De afdelingsselectoren geven de hiërarchie weer en kunnen contextuele tellingen voor ideeën, projecten en gebruikers weergeven. Zoekresultaten kunnen ook hun volledige hiërarchische pad weergeven.

Voeg geen afdelingen toe alleen omdat ze mogelijk door een idee worden beïnvloed. De deelnemende afdelingen moeten bestaan uit teams die daadwerkelijk een rol spelen bij het ontwikkelen, evalueren, implementeren of ondersteunen van het betreffende onderdeel.

Afdelingen aan een project toewijzen #

Projecten maken gebruik van hetzelfde verantwoordelijkheidsmodel:

• Eén optionele afdeling Lead
• Meerdere optionele deelnemende afdelingen
• Er is geen overlap tussen de twee functies

De leidende afdeling is doorgaans verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering. De deelnemende afdelingen vertegenwoordigen de teams die personeel, expertise, ondersteuning bij de uitvoering of andere bijdragen leveren.

Door voor ideeën en projecten hetzelfde model te gebruiken, blijft de verantwoordelijkheid gewaarborgd wanneer een goedgekeurd idee in de uitvoeringsfase terechtkomt. Controleer de velden bij het starten van een project, want de verantwoordelijkheid voor het project kan liggen bij een andere afdeling dan degene die het idee oorspronkelijk heeft aangedragen.

Afdelingen en organisatie-eenheden #

Organisatie-eenheden en afdelingen dienen verwante, maar toch verschillende doelen.

Een Organisatie-eenheid bepaalt waar een idee of project thuishoort vanuit een breder perspectief op het gebied van bedrijfseigendom. A Afdeling geeft aan welk operationeel team leiding geeft aan of deelneemt aan de werkzaamheden.

Afdelingen kunnen aan een organisatie-eenheid worden gekoppeld. Dit helpt organisaties bij het beheren van afdelingsstructuren binnen verschillende bedrijven, divisies, regio’s, bedrijfsonderdelen of andere grote organisatorische eenheden.

Wanneer er slechts één organisatie-eenheid bestaat #

Als het systeem precies één organisatie-eenheid bevat, wordt deze automatisch geselecteerd. Gebruikers hoeven dan geen onnodige keuze te maken.

Wanneer er meerdere organisatie-eenheden zijn #

Als er meerdere organisatie-eenheden beschikbaar zijn, kan de gebruiker de betreffende organisatie-eenheid selecteren. Het veld mag ook leeg worden gelaten.

Door een organisatie-eenheid te selecteren, kunnen gebruikers werken met de juiste gekoppelde afdelingsstructuur. Het veld leeg laten is toegestaan wanneer een idee of project nog niet tot een specifieke organisatie-eenheid behoort of wanneer dat classificatieniveau niet vereist is.

De precieze regel voor het beheer moet door de organisatie worden vastgesteld. Automatische selectie is een hulpmiddel, maar vormt geen vervanging voor het controleren of de classificatie juist is.

Rapportage over afdelingen heen #

De Verslag doen van Het tabblad biedt hiërarchische rapportage over verschillende afdelingen heen.

Afhankelijk van de beschikbare gegevens kan het rapport het volgende weergeven:

• Ideeën die rechtstreeks aan een afdeling zijn toegewezen
• Totaal aantal ideeën, inclusief onderafdelingen
• Projecten die rechtstreeks aan een afdeling zijn toegewezen
• Totaal aantal projecten, inclusief onderafdelingen
• Gebruikers die rechtstreeks aan een afdeling zijn gekoppeld
• Totaal aantal gebruikers, inclusief onderafdelingen

Direct versus totaal #

Direct toont de items die specifiek aan de geselecteerde afdeling zijn gekoppeld.

Totaal omvat de geselecteerde afdeling en de activiteiten van de onderliggende afdelingen daarvan.

Als een project bijvoorbeeld wordt toegewezen aan Digitale ondersteuning, kan het bijdragen aan het totaal van de moedermaatschappij Klantenservice en het hogere niveau Activiteiten afdeling.

Dit onderscheid helpt managers om de lokale verantwoordelijkheid te vergelijken met de gezamenlijke activiteiten van een groter organisatiegebied.

Praktische voorbeelden #

Voorbeeld 1: Verbetering van het klantenportaal #

Een bedrijf heeft de volgende structuur:

1. Activiteiten
2. Klantenservice
3. Digitale ondersteuning

Een initiatief om het klantenportaal te verbeteren wordt geleid door Digitale ondersteuning. IT-ontwikkeling en marketing doen mee omdat zij de nodige expertise op het gebied van implementatie en communicatie met klanten inbrengen.

Classificatie:

• Verantwoordelijke afdeling: Digitale ondersteuning
• Betrokken afdelingen: IT-ontwikkeling, Marketing

Uit dit onderscheid blijkt wie het initiatief coördineert en welke teams eraan meewerken.

Voorbeeld 2: Duurzaamheidsproject #

Een productieproject om verpakkingsafval te verminderen wordt geleid door Activiteiten. Inkoop, Productontwikkeling, en Duurzaamheid meedoen.

Classificatie:

• Verantwoordelijke afdeling: Operations
• Betrokken afdelingen: Inkoop, Productontwikkeling, Duurzaamheid

In de portefeuillerapportage kan het project nu worden weergegeven onder de verantwoordelijke afdeling, terwijl het functieoverschrijdende karakter ervan behouden blijft.

Voorbeeld 3: Innovatie op het gebied van universitair onderwijs #

Een universiteit test een nieuwe digitale leermethode uit.

Classificatie:

• Organisatie-eenheid: Faculteit Bedrijfskunde
• Verantwoordelijke afdeling: Leerinnovatie
• Betrokken afdelingen: IT-diensten, Studentenondersteuning, Onderwijsteam

De organisatie-eenheid geeft aan waar het project onder valt. De afdelingsvelden verduidelijken de verantwoordelijkheden en de samenwerking.

Voorbeeld 4: Idee zonder bevestigde eigenaar #

Een medewerker dient een voorlopig idee in dat nog niet is beoordeeld.

Classificatie:

• Organisatie-eenheid: Leeg
• Verantwoordelijke afdeling: Leeg
• Deelnemende afdelingen: Leeg

Dit is mogelijk omdat de velden optioneel zijn. Tijdens de triage kan het innovatieteam bepalen wie binnen de organisatie hiervoor verantwoordelijk is en de classificatie later invullen.

Aanbevolen aanpak bij het opzetten #

Voordat we de afdelingsstructuur toelichten:

1. Bepaal wat elk hiërarchieniveau vertegenwoordigt.
2. Gebruik terminologie die gebruikers al kennen.
3. Bepaal wanneer een organisatie-eenheid moet worden geselecteerd.
4. Leg het verschil uit tussen leidende en deelnemende afdelingen.
5. Bepaal wie afdelingen mag aanmaken of wijzigen.
6. Test de hiërarchie met concrete ideeën, projecten en gebruikers.
7. Evalueer de directe en totale rapportage.
8. Verwijder duplicaten voordat het op grote schaal wordt ingevoerd.
9. Archiveer afgestudeerde afdelingen wanneer de organisatie verandert.
10. Tijdens portefeuillevergaderingen de verantwoordelijkheden per afdeling bespreken.

Vermijd het creëren van een hiërarchie die elk tijdelijk team of elke rapportagelijn weerspiegelt. De structuur moet stabiel genoeg zijn om een zinvolle analyse mogelijk te maken.

Afdelingen vergeleken met verwante structuren #

Deze structuren kunnen elkaar aanvullen, maar mogen niet als onderling uitwisselbaar worden beschouwd.

Beheer en onderhoud #

Een betrouwbare afdelingsstructuur vereist regelmatig onderhoud.

Aanbevolen werkwijzen zijn onder meer:

• Wijs waar nodig een verantwoordelijke aan
• Zorg ervoor dat namen in overeenstemming zijn met de terminologie van de organisatie
• Voorkom dubbele afdelingen
• Ga na of de leidende afdelingen de feitelijke verantwoordelijkheid weerspiegelen
• Gebruik ‘Deelnemende afdelingen’ alleen voor personen die een wezenlijke bijdrage leveren
• Controleer de koppelingen tussen organisatie-eenheden na reorganisaties
• Verouderde afdelingen archiveren
• Bekijk het effect van verplaatsingen en samenvoegingen op de rapportage
• Leg de classificatieregels uit tijdens de introductieperiode
• Controleer regelmatig de posten zonder verantwoordelijke afdeling

Verwante artikelen #

• Organisatie-eenheden: functioneel overzicht en hiërarchiebeheer
• Strategische domeinen: functioneel overzicht
• Categorieën beheren voor je bedrijf
• Overzicht innovatiedashboard

Samenvatting #

De afdelingen koppelen innovatieactiviteiten aan de operationele teams die verantwoordelijk zijn voor het aansturen ervan en het leveren van een bijdrage daaraan. Accepteer missie ondersteunt een flexibele hiërarchie met drie niveaus, optionele relaties tussen organisatie-eenheden, één optionele leidende afdeling en meerdere optionele deelnemende afdelingen voor zowel ideeën als projecten.

De leidende afdeling zorgt voor een duidelijke verantwoordingsstructuur. De deelnemende afdelingen blijven samenwerken over de afdelingsgrenzen heen. Door te voorkomen dat de leidende afdeling ook als deelnemer wordt geselecteerd, blijven de classificatie en rapportage overzichtelijk.

Wanneer afdelingen op een uniforme manier worden ingericht, profiteren organisaties van duidelijkere verantwoordelijkheden, betere inzichten in de samenwerking en betrouwbaardere rapportages over hun gehele innovatieportfolio.