قوالب المشاريع: نظرة عامة على الوظائف #

تساعد قوالب المشاريع المؤسسات على إعادة استخدام هيكل مشروع مجرب عند بدء مشاريع ابتكارية مماثلة. فبدلاً من إعادة بناء خطة المشروع نفسها، والمهام، وتشكيل الفريق، والتوافق الاستراتيجي، ومحتوى «الذكاء الابتكاري» في كل مرة، فإن المسؤول يمكنك حفظ مشروع موجود كقالب قابل لإعادة الاستخدام.

ويمكن بعد ذلك استخدام القالب عند إنشاء مشروع جديد مباشرةً ضمن مسار المشروع أو عند بدء مشروع انطلاقًا من فكرة تمت الموافقة عليها.

سبب الحاجة إلى هذه الميزة #

تتبع العديد من مشاريع الابتكار نهجًا قابلاً للتكرار. فقد يبدأ المشروع التجريبي دائمًا بنفس مهام التحقق من الصحة. وقد ينطوي التوسع على نفس المخاطر،, القرار النقاط، وأدوار الفريق، وخطوات التنفيذ. وقد يستخدم برنامج الابتكار منهجية مشاريع قياسية عبر عدة أقسام أو مناطق أو وحدات أعمال.

بدون القوالب، يتعين على الفرق إعادة إنشاء هذه البنية يدويًّا. وهذا يستغرق وقتًا ويزيد من المخاطر أن يُنسى هذا العمل المهم أو أن يستخدم كل مشروع طريقة مختلفة.

تتيح قوالب المشاريع إعادة استخدام هياكل المشاريع التي أثبتت فعاليتها. فهي تساعد الفرق على بدء العمل بشكل أسرع، وتطبيق أساليب عمل متسقة، مع الحفاظ على المرونة اللازمة للتكيف مع كل مشروع جديد.

ما الذي تتيحه قوالب المشاريع #

باستخدام قوالب المشاريع، يمكن للمسؤولين:

• حفظ مشروع موجود كقالب قابل لإعادة الاستخدام
• أعطِ كل قالب عنوانًا فريدًا
• اختر أنواع محتوى المشروع التي تريد تضمينها
• إعادة استخدام عنوان المشروع ووصف المشروع المحدد
• نسخ المهام مع تفاصيلها وتواريخها المعاد حسابها
• إعادة استخدام الملفات والروابط
• نسخ عناصر «Innovation Intelligence»
• أعضاء فريق إعادة الاستخدام
• إعادة استخدام النطاقات الاستراتيجية
• إنشاء مشروع جديد مباشرةً من قالب
• استخدم قالبًا عند بدء مشروع انطلاقًا من فكرة
• إعادة تسمية القوالب وإعادة ترتيبها وحذفها
• تحقق من هوية من أنشأ القالب، ومتى تم إنشاؤه، وماذا يتضمن، وعدد المرات التي تم استخدامه فيها

ما الذي يمكن تضمينه في القالب؟ #

عند حفظ مشروع كقالب، فإن المسؤول يحدد فئات المحتوى التي يجب نسخها إلى المشاريع التي يتم إنشاؤها بناءً عليه.

الفئات المتاحة هي:

الاستخدام اختر الكل عندما يتعين إعادة استخدام هيكل المشروع بالكامل. حدد الفئات التي لا ينبغي أن تصبح جزءًا من المشاريع المستقبلية.

يُستخدم عنوان القالب للتعريف بالقالب القابل لإعادة الاستخدام، ويجب أن يكون فريدًا.

حفظ مشروع موجود كقالب #

يمكن للمسؤولين فقط إنشاء قوالب المشاريع.

لحفظ مشروع كقالب:

1. مفتوح استوديو الابتكار.
2. افتح مسار تحويل المشروع ذي الصلة.
3. افتح المشروع الذي يحتوي على البنية القابلة لإعادة الاستخدام.
4. انتقل إلى تفاصيل المشروع.
5. مفتوح الإجراء.
6. اختر حفظ المشروع كقالب.
7. أدخل عنوانًا فريدًا للقالب.
8. حدد فئات المحتوى التي تريد تضمينها.
9. اختر حفظ القالب.

استخدم مشروعًا مصدرًا يعكس طريقة العمل المقصودة. راجع المهام القديمة، وأسماء أعضاء الفريق غير الصحيحة، والملفات المؤقتة، والمعلومات الخاصة بالمشروع قبل حفظه.

يجب أن يكون القالب قابلاً لإعادة الاستخدام. ولا ينبغي أن ينقل عن غير قصد معلومات غير ذات صلة أو سرية إلى المشاريع المستقبلية.

كيفية التعامل مع عناوين المشاريع #

يتم نسخ عنوان المشروع الأصلي عند إنشاء مشروع من قالب. ويتم تمييز العنوان الجديد بوضوح على أنه نسخة.

وهذا يجعل مصدر المشروع واضحًا، لكن لا يُقصد به أن يظل العنوان النهائي للمشروع. يجب على المستخدم إعادة تسمية المشروع الجديد على الفور بحيث يعبر عن المبادرة الفعلية أو الموقع أو العميل أو القسم أو عملية التنفيذ.

على سبيل المثال:

• المشروع المصدر: تنفيذ بوابة العملاء
• مشروع تم إنشاؤه حديثًا: نسخة من مشروع تنفيذ بوابة العملاء
• العنوان المحدث: تنفيذ بوابة العملاء للمنطقة الشمالية

قد تتبع علامة النسخة المطابقة التي تظهر في الواجهة تنسيق التسمية الحالي للمنتج.

كيفية إعادة حساب تواريخ المهام #

يتم نسخ المهام مع المحتوى المُعد لها، بما في ذلك المالكين، والحالات، والأولويات، والأوصاف، والتبعيات، والتواريخ.

يتم تعديل خطة المهام بحيث تتناسب مع لحظة إنشاء المشروع الجديد:

1. قبول المهمة يحدد المهمة التي لها أقرب موعد نهائي.
2. وقد تم تحديد هذا الموعد النهائي الأسبق بواقع أسبوع واحد بعد إنشاء المشروع الجديد.
3. يتم إعادة حساب تواريخ المهام المتبقية استنادًا إلى نقطة مرجعية التخطيط تلك.

وهذا يحافظ على تسلسل خطة المهام القابل لإعادة الاستخدام دون نقل تواريخ التقويم القديمة من المشروع الأصلي.

على سبيل المثال، لنفترض أن القالب الأصلي يحتوي على:

• التحضير لانطلاق المشروع
• التحقق من صحة الافتراضات الرئيسية
• ابدأ أولاً التجربة
• مراجعة الأدلة
• اتخاذ قرار بالمضي قدماً أو عدم المضي قدماً القرار

وعند استخدام القالب بعد عدة أشهر، يتم إدراج هذه المهام في جدول زمني جديد استنادًا إلى تاريخ إنشاء المشروع الجديد.

احرص دائمًا على مراجعة التواريخ المحسوبة بعد إنشاء المشروع. فقد تتطلب العطلات الرسمية، وتوافر أعضاء الفريق، والمواعيد النهائية الخارجية، ومدى تعقيد المشروع إجراء بعض التعديلات.

معلومات الابتكار في قالب #

يمكن لقوالب المشاريع إعادة استخدام معلومات الابتكار المنظمة المرتبطة بالمشروع.

المشاكل #

تساعد المشكلات الفرق على تجنب التسرع في التوصل إلى الحلول مباشرةً. إعادة استخدام المشكلة يمكن أن تشكل هذه البنية نقطة انطلاق متسقة لمشاريع مماثلة، لكن كل نسخة المشكلة لا يزال يتعين مراجعتها في ضوء السياق الجديد.

الافتراضات #

الافتراضات تُبرز عدم اليقين. يمكن أن يتضمن النموذج معلومات مشتركة عن العملاء،, حل, ، أو افتراضات الجدوى، أو التبني، أو التوقيت، أو التأثير في مشروع جديد للتحقق من صحتها.

التجارب #

تحول التجارب عدم اليقين إلى أدلة. وتُعد التجارب القابلة لإعادة الاستخدام مفيدة عندما يتعين على كل مشروع اختبار فرضية قياسية أو إتمام نفس خطوة التحقق من الصحة.

المخاطر #

تُبرز المخاطر التهديدات المتعلقة بالتوقيت، والتطبيق، والجودة، والتبعيات، والميزانية، والتنفيذ. ويمكن أن يوفر القالب معيارًا المخاطر خط أساس يقوم فريق المشروع الجديد بمراجعته وتكييفه.

القرارات #

القرارات تحافظ على ما هو مهم القرار النقاط وسياقها. ففي القالب، يمكن أن توفر هذه النقاط هيكلاً إدارياً قابلاً للتكرار لمراجعات المراحل، أو خيارات الاستثمار، أو لحظات اتخاذ القرار بالمضي قدماً أو التوقف.

الدروس #

تساعد الدروس المؤسسات على إعادة الاستفادة من الخبرات المكتسبة. إن نقل الدروس ذات الصلة إلى مشروع جديد يجعل الخبرات السابقة واضحة منذ البداية، لكن يجب على فريق المشروع التمييز بين الدروس المستفادة من الماضي وتلك التي ينتجها المشروع الجديد.

تصبح هذه العناصر المنسوخة جزءًا من المشروع الجديد. وينبغي مراجعتها وتعديلها بدلاً من اعتبارها صالحة تلقائيًا في كل الحالات.

إنشاء مشروع مباشرةً من قالب #

يمكن استخدام قالب عند إضافة مشروع جديد إلى مسار المشاريع.

لإنشاء مشروع من قالب:

1. مفتوح استوديو الابتكار.
2. افتح مسار المشروع المناسب.
3. اختر إضافة مشروع.
4. اختر إنشاء من قالب.
5. اختر قالب المشروع المطلوب.
6. أكمل عملية الإنشاء.
7. أعد تسمية عنوان المشروع الذي تم نسخه.
8. راجع المحتوى المنسوخ، والفريق، والتوافق، وتواريخ المهام المعاد حسابها.

الاستخدام دليل الاستخدام عندما يتعين بدء المشروع دون استخدام قالب محدد مسبقًا.

ابدأ مشروعًا انطلاقًا من فكرة باستخدام قالب #

كما تتوفر قوالب المشاريع عندما تنتقل الفكرة إلى مرحلة التنفيذ.

لاستخدام قالب من فكرة:

1. افتح الفكرة التي تمت الموافقة عليها في «استوديو الابتكار».
2. اختر بدء المشروع.
3. اختر مسار المشروع الهدف.
4. حدد قالب المشروع الذي تريد تطبيقه.
5. أكمل خطوات إنشاء المشروع.
6. استعرض الصلة بين الفكرة الأصلية والمشروع الجديد.
7. أعد تسمية عنوان المشروع المنسوخ وتحقق من صحة جميع المحتويات المنسوخة.

وهذا يضمن الاستمرارية بدءًا من إدارة الأفكار وصولاً إلى تنفيذ المشاريع، مع تطبيق هيكل تسليم موحد.

يوفر القالب إعدادًا قابلًا لإعادة الاستخدام للمشروع. وتظل الفكرة الأصلية مصدر المبادرة وتبقى مرتبطة بالمشروع الناتج.

إدارة قوالب المشاريع #

لا يمكن إلا للمسؤولين إدارة قوالب المشاريع.

انتقل إلى:

استوديو الابتكار > الإعدادات > البيانات والهياكل > قوالب المشاريع

تُظهر النظرة العامة ما يلي:

• عنوان القالب
• المبدع
• فئات المحتوى المشمولة
• عدد مرات الاستخدام
• تاريخ الإنشاء
• الإجراءات المتاحة

يمكن للمسؤولين:

• البحث عن القوالب أو المبدعين
• إعادة تسمية قالب
• إعادة ترتيب القوالب
• حذف القوالب
• مراجعة استخدام القوالب
• تحقق من فئات المحتوى التي تم تضمينها

يجب أن تكون عناوين القوالب فريدة. قبول المهمة يمنع تكرار عناوين القوالب حتى يتمكن المستخدمون من تحديد القالب الصحيح بوضوح أثناء إنشاء المشروع.

أمثلة عملية #

المثال 1: مشروع تجريبي قياسي في مجال الابتكار #

تخضع المنظمة كل مشروع تجريبي مبتكر لنفس عملية التحقق من صحة النتائج.

يتضمن النموذج ما يلي:

• هيكل وصف المشروع
• المهام القياسية للطيار
• الافتراضات المتعلقة بالعملاء والجدوى
• التجارب المطلوبة
• المخاطر الشائعة
• القرار لحظات
• أدوار الفريق

يبدأ كل مشروع تجريبي جديد بنفس الطريقة. ثم يقوم صاحب المشروع بتكييف المحتوى ليتناسب مع الابتكار المحدد.

المثال 2: تكرار عملية الطرح الإقليمي #

تقوم إحدى الشركات بتقديم الخدمة نفسها في مناطق متعددة.

يتم حفظ أول عملية نشر ناجحة كقالب يحتوي على:

• مهام التنفيذ
• الملفات والروابط
• المخاطر المعروفة
• القرارات الرئيسية
• الدروس المستفادة من المرحلة الأولى من التنفيذ
• أعضاء الفريق المعنيون
• المواءمة الاستراتيجية

يتم إنشاء مشروع جديد لكل منطقة. ويتم تغيير اسم العنوان المنسوخ، وتبدأ خطة المهام المعاد حسابها من تاريخ الإنشاء الجديد.

المثال 3: بدء التنفيذ انطلاقًا من فكرة تمت الموافقة عليها #

فكرة لخدمة ذاتية رقمية حل تمت الموافقة عليه.

يقوم مدير الابتكار باختيار بدء المشروع, ، ويختار نموذجًا لبرنامج «Digital Service Pilot»، ثم ينشئ المشروع. وتظل الفكرة مرتبطة بالمشروع الجديد، بينما يوفر النموذج هيكل التنفيذ والتحقق القياسي.

المثال 4: تنفيذ الامتثال للمعايير #

تتطلب المشاريع التي تُنفَّذ في بيئة خاضعة للرقابة نفس المراجعات والمخاطر والأدلة و القرار اللحظات.

يضمن القالب أن يبدأ كل مشروع بما يلي:

• مهام الامتثال
• قياسي المخاطر السجلات
• القرارات المطلوبة
• روابط الأدلة
• أعضاء الفريق المسؤولون

وهذا يحسّن من الاتساق، لكن كل فريق مشروع لا يزال يتحقق مما إذا كانت المعلومات المنسوخة تنطبق على الوضع الجديد.

المثال 5: عملية تجريبية قابلة لإعادة الاستخدام #

يتبع مختبر الابتكار تسلسلًا تجريبيًّا قياسيًّا:

1. تحديد العنصر الأساسي المشكلة
2. تحديد الافتراضات الأساسية
3. تصميم التجارب
4. جمع الأدلة
5. مراجعة المخاطر
6. تسجيل أ القرار
7. تسجيل الدروس

إن حفظ هذا المشروع كقالب يجعل منهجية الابتكار قابلة لإعادة الاستخدام في العديد من المبادرات.

طريقة الإعداد الموصى بها #

قبل إنشاء قالب مشروع:

1. اختر مشروعًا مرجعيًّا تمثيليًّا.
2. احذف أي محتوى خاص بمشروع معين أو سري لا ينبغي إعادة استخدامه.
3. تحقق من مالكي المهام، والتبعيات، والحالات، والأولويات.
4. راجع الملفات والروابط.
5. راجع جميع عناصر «معلومات الابتكار».
6. تأكيد تشكيلة الفريق.
7. تأكيد المجالات الاستراتيجية.
8. اختر فقط الفئات التي تحتاجها المشاريع المستقبلية فعليًّا.
9. استخدم عنوانًا فريدًا ومميزًا للقالب.
10. اختبر القالب عن طريق إنشاء مشروع في Innovationlands أو في بيئة اختبار آمنة أخرى.
11. تحقق من العنوان وتواريخ المهام التي تم نسخها.
12. اشرح للمستخدمين أي القوالب تنطبق على أي أنواع من المشاريع.

ما الذي يجب مراجعته بعد إنشاء المشروع #

يُعد القالب نقطة انطلاق، وليس خطة مشروع مكتملة.

بعد إنشاء مشروع، قم بمراجعة ما يلي:

• عنوان المشروع المنسوخ
• وصف المشروع
• المواعيد النهائية للمهام والترابطات
• مسؤولو المهام وتوافر أعضاء الفريق
• الملفات وأذونات الوصول
• المشكلات والافتراضات
• التجربة الصلة بالموضوع
• المخاطر وتدابير التخفيف منها
• القرار السياق
• الدروس المستفادة من مشروع «السورس»
• أعضاء الفريق
• المجالات الاستراتيجية

يمنع هذا الاستعراض الخلط بين المعلومات المنسوخة والأدلة المتعلقة بالمشروع الحالي أو الحقائق المؤكدة.

الإدارة والصيانة #

يتمثل أحد الأساليب العملية للحوكمة في:

• قصر إنشاء القوالب وإدارتها على المسؤولين
• استخدم قواعد تسمية واضحة
• منع تداخل القوالب
• مراجعة أعداد الاستخدام
• اختبار القوالب بعد إجراء تغييرات جوهرية على المنتج أو العملية
• حذف القوالب التي لم يعد من الضروري استخدامها
• قم بإنشاء قالب محدث عندما يتعين تغيير المحتوى القابل لإعادة الاستخدام
• تحديد القالب المفضل كمعيار
• مراجعة الملفات الحساسة وأعضاء الفريق والتوافق الاستراتيجي قبل إعادة استخدامها

إن وجود عدد كبير جدًّا من القوالب المتشابهة يجعل عملية الاختيار أكثر صعوبة. حافظ على مكتبة مركزة تضم نُهجًا مجربة للمشاريع.

مقالات ذات صلة #

• إدارة مشاريع الابتكار
• بدء المشروع من فكرة وربطها بمحفظة المشروع
• ذكاء الابتكار
• مهام الابتكار
• مشاكل الابتكار
• افتراضات الابتكار
• تجارب الابتكار
• مخاطر الابتكار
• قرارات الابتكار
• دروس الابتكار
• المجالات الاستراتيجية: نظرة عامة وظيفية

ملخص #

تحول قوالب المشاريع أي مشروع أثبت نجاحه إلى نقطة انطلاق قابلة لإعادة الاستخدام. يمكن للمسؤولين حفظ مشروع موجود، واختيار فئات المحتوى التي يرغبون في تضمينها، وإدارة مكتبة قوالب فريدة ومنظمة.

يمكن استخدام القوالب عند إنشاء مشروع مباشرةً أو عند بدء مشروع انطلاقًا من فكرة. ويتم تمييز العنوان المنسوخ بوضوح لإعادة تسميته، كما تتم إعادة حساب تواريخ المهام بحيث يقع أقرب موعد نهائي بعد أسبوع واحد من إنشاء المشروع، بينما تتغير بقية الخطة تبعًا لذلك.

من خلال إعادة استخدام المهام والملفات و«الذكاء الابتكاري» وأعضاء الفريق والمجالات الاستراتيجية، يمكن للمؤسسات بدء المشاريع بشكل أسرع وتطبيق أساليب ابتكار أكثر اتساقًا. ومع ذلك، يجب مراجعة كل مشروع يتم نسخه وتكييفه مع سياقه الخاص.