Plantillas de proyectos: Descripción general de las funciones #

Las plantillas de proyectos ayudan a las organizaciones a reutilizar una estructura de proyecto contrastada a la hora de poner en marcha proyectos de innovación similares. En lugar de tener que volver a elaborar cada vez el mismo plan de proyecto, las mismas tareas, la misma configuración del equipo, la misma alineación estratégica y el mismo contenido de «Innovation Intelligence», una Admin puedes guardar un proyecto existente como plantilla reutilizable.

Una plantilla se puede utilizar al crear un nuevo proyecto directamente en un embudo de proyectos o al iniciar un proyecto a partir de una idea aprobada.

Por qué es necesaria esta función #

Muchos proyectos de innovación siguen un enfoque repetible. Una fase piloto puede comenzar siempre con las mismas tareas de validación. Una implantación puede implicar los mismos riesgos, Decisión puntos clave, funciones del equipo y pasos de implementación. Un programa de innovación puede utilizar un método de proyecto estándar en varios departamentos, regiones o unidades de negocio.

Sin plantillas, los equipos deben recrear esta estructura manualmente. Esto lleva tiempo y aumenta el Riesgo que se olvide ese importante trabajo o que cada proyecto utilice un método diferente.

Las plantillas de proyectos permiten reutilizar estructuras de proyecto que han demostrado su eficacia. Ayudan a los equipos a ponerse en marcha más rápido, a aplicar métodos de trabajo coherentes y a mantener la flexibilidad necesaria para adaptarse a cada nuevo proyecto.

Qué permiten las plantillas de proyecto #

Con las plantillas de proyectos, los administradores pueden:

• Guardar un proyecto existente como plantilla reutilizable
• Asigna a cada plantilla un título único
• Elige qué tipos de contenido del proyecto quieres incluir
• Reutilizar el título del proyecto y la descripción del proyecto seleccionada
• Copiar tareas con sus detalles y las fechas recalculadas
• Reutilizar archivos y enlaces
• Copiar elementos de «Innovation Intelligence»
• Miembros del equipo de reutilización
• Reutilización de dominios estratégicos
• Crear un nuevo proyecto directamente a partir de una plantilla
• Aplica una plantilla al iniciar un proyecto a partir de una idea
• Cambiar el nombre, reordenar y eliminar plantillas
• Comprueba quién creó una plantilla, cuándo se creó, qué incluye y con qué frecuencia se ha utilizado.

¿Qué se puede incluir en una plantilla? #

Al guardar un proyecto como plantilla, el Admin elige qué categorías de contenido deben copiarse en los proyectos creados a partir de él.

Las categorías disponibles son:

Usar Seleccionar todo cuando se deba reutilizar la estructura completa del proyecto. Indica claramente las categorías que no deben formar parte de proyectos futuros.

El título de la plantilla se utiliza para identificar la plantilla reutilizable y debe ser único.

Guardar un proyecto existente como plantilla #

Solo los administradores pueden crear plantillas de proyecto.

Para guardar un proyecto como plantilla:

1. Abrir Estudio de innovación.
2. Abra el embudo del proyecto correspondiente.
3. Abre el proyecto que contiene la estructura reutilizable.
4. Ir a Detalles del proyecto.
5. Abrir Acción.
6. Seleccione Guardar el proyecto como plantilla.
7. Introduce un título único para la plantilla.
8. Selecciona las categorías de contenido que quieras incluir.
9. Seleccione Guardar plantilla.

Utiliza un proyecto de origen que refleje el método de trabajo previsto. Revisa las tareas obsoletas, los miembros del equipo incorrectos, los archivos temporales y la información específica del proyecto antes de guardarlo.

Una plantilla debe ser reutilizable. No debe transferir accidentalmente información irrelevante o confidencial a proyectos futuros.

Cómo se gestionan los títulos de los proyectos #

El título del proyecto de origen se copia cuando se crea un proyecto a partir de una plantilla. El nuevo título se indica claramente como una copia.

Esto permite identificar el origen, pero no está pensado para que sea el título definitivo del proyecto. El usuario debe cambiar el nombre del nuevo proyecto de inmediato para que describa la iniciativa, la ubicación, el cliente, el departamento o la implementación reales.

Por ejemplo:

• Proyecto de origen: Implementación del portal del cliente
• Proyecto de nueva creación: Copia de la implementación del portal del cliente
• Título actualizado: Implementación del portal del cliente para la Región Norte

El marcador de copia exacta que aparece en la interfaz puede seguir el formato de nomenclatura actual del producto.

Cómo se recalculan las fechas de las tareas #

Las tareas se copian con el contenido que tienen configurado, incluyendo los responsables, los estados, las prioridades, las descripciones, las dependencias y las fechas.

El plan de tareas se adapta para que sea pertinente en el momento en que se crea el nuevo proyecto:

1. Aceptar misión identifica la tarea con la fecha límite más temprana.
2. Ese plazo mínimo se fija en una semana después de la creación del nuevo proyecto.
3. Las fechas restantes de las tareas se vuelven a calcular en función de ese punto de referencia de planificación.

De este modo, se conserva la secuencia reutilizable del plan de tareas sin trasladar fechas del calendario obsoletas del proyecto de origen.

Por ejemplo, supongamos que la plantilla original contiene:

• Preparar la reunión de lanzamiento del proyecto
• Verificar los supuestos clave
• Corre primero Experimentar
• Analizar las pruebas
• Decidir si se hace o no Decisión

Cuando se utiliza la plantilla meses más tarde, estas tareas se incorporan a un nuevo calendario basado en la fecha de creación del nuevo proyecto.

Revisa siempre las fechas calculadas tras crear el proyecto. Los días festivos, la disponibilidad del equipo, los plazos externos y la complejidad del proyecto pueden requerir ajustes.

Inteligencia en materia de innovación en una plantilla #

Las plantillas de proyecto permiten reutilizar la información estructurada sobre innovación vinculada a un proyecto.

Problemas #

Los problemas ayudan a los equipos a no precipitarse a la hora de buscar soluciones. Reutilizar un Problema La estructura puede servir de punto de partida coherente para proyectos similares, pero cada copia Problema Aún hay que comprobarlo en el nuevo contexto.

Supuestos #

Las hipótesis hacen visible la incertidumbre. Una plantilla puede incluir datos comunes de los clientes, Solución, hipótesis sobre la viabilidad, la adopción, el calendario o el impacto en un nuevo proyecto para su validación.

Experimentos #

Los experimentos convierten la incertidumbre en pruebas. Los experimentos reutilizables resultan útiles cuando cada proyecto debe comprobar una hipótesis estándar o llevar a cabo el mismo paso de validación.

Riesgos #

Los riesgos permiten mantener a la vista las amenazas relacionadas con los plazos, la adopción, la calidad, las dependencias, el presupuesto y la ejecución. Una plantilla puede proporcionar un modelo estándar Riesgo un documento de referencia que el nuevo equipo del proyecto revisa y adapta.

Decisiones #

Las decisiones preservan lo importante Decisión puntos y su contexto. En una plantilla, pueden ofrecer una estructura de gobernanza repetible para las revisiones por fases, las decisiones de inversión o los momentos decisivos en los que hay que seguir adelante o dar marcha atrás.

Lecciones #

Las lecciones ayudan a las organizaciones a reutilizar los conocimientos adquiridos. Copiar las lecciones pertinentes en un nuevo proyecto permite que la experiencia previa sea visible desde el principio, pero el equipo del proyecto debe distinguir entre los conocimientos adquiridos históricamente y las lecciones generadas por el nuevo proyecto.

Estos elementos copiados pasan a formar parte del nuevo proyecto. Es recomendable revisarlos y adaptarlos, en lugar de dar por sentado que son válidos automáticamente en todas las situaciones.

Crear un proyecto directamente a partir de una plantilla #

Se puede utilizar una plantilla al añadir un nuevo proyecto a un embudo de proyectos.

Para crear un proyecto a partir de una plantilla:

1. Abrir Estudio de innovación.
2. Abre el embudo del proyecto correspondiente.
3. Seleccione Añadir proyecto.
4. Seleccione Crear a partir de una plantilla.
5. Elige la plantilla de proyecto que necesites.
6. Completa el proceso de creación.
7. Cambia el nombre del título del proyecto copiado.
8. Revisa el contenido copiado, el equipo, la coordinación y las fechas de las tareas recalculadas.

Usar Manual cuando el proyecto deba iniciarse sin una plantilla predefinida.

Iniciar un proyecto a partir de una idea utilizando una plantilla #

Las plantillas de proyectos también están disponibles cuando una idea pasa a la fase de ejecución.

Para utilizar una plantilla a partir de una idea:

1. Abre la idea aprobada en Innovation Studio.
2. Seleccione Iniciar proyecto.
3. Elige el embudo del proyecto de destino.
4. Selecciona la plantilla de proyecto que quieras aplicar.
5. Completa el proceso de creación del proyecto.
6. Analiza la relación entre la idea original y el nuevo proyecto.
7. Cambia el nombre del título del proyecto copiado y comprueba que todo el contenido se haya copiado correctamente.

Esto garantiza la continuidad desde la gestión de ideas hasta la ejecución del proyecto, al tiempo que se aplica una estructura de ejecución estandarizada.

La plantilla proporciona una configuración de proyecto reutilizable. La idea original sigue siendo el origen de la iniciativa y permanece vinculada al proyecto resultante.

Gestionar plantillas de proyectos #

Solo los administradores pueden gestionar las plantillas de proyectos.

Ir a:

Innovation Studio > Configuración > Datos y estructuras > Plantillas de proyecto

El resumen muestra:

• Título de la plantilla
• Creador
• Categorías de contenido incluidas
• Número de veces que se ha utilizado
• Fecha de creación
• Acciones disponibles

Los administradores pueden:

• Buscar plantillas o creadores
• Cambiar el nombre de una plantilla
• Reordenar plantillas
• Eliminar plantillas
• Revisar el uso de las plantillas
• Revisa qué categorías de contenido están incluidas

Los títulos de las plantillas deben ser únicos. Aceptar misión evita que se repitan los títulos de las plantillas, de modo que los usuarios puedan identificar claramente la plantilla correcta al crear un proyecto.

Ejemplos prácticos #

Ejemplo 1: Proyecto piloto de innovación estándar #

Una organización somete todos los proyectos piloto de innovación al mismo proceso de validación.

La plantilla incluye:

• Estructura de la descripción del proyecto
• Tareas habituales del piloto
• Supuestos sobre los clientes y la viabilidad
• Experimentos obligatorios
• Riesgos habituales
• Decisión momentos
• Funciones del equipo

Cada nuevo proyecto piloto comienza con el mismo método. A continuación, el responsable del proyecto adapta el contenido a la innovación concreta.

Ejemplo 2: Repetición de un lanzamiento regional #

Una empresa pone en marcha el mismo servicio en varias regiones.

La primera implementación realizada con éxito se guarda como una plantilla que contiene:

• Tareas de implementación
• Archivos y enlaces
• Riesgos conocidos
• Decisiones clave
• Lecciones extraídas de la primera puesta en marcha
• Miembros relevantes del equipo
• Alineación estratégica

Se crea un nuevo proyecto para cada región. Se cambia el nombre del título copiado y el plan de tareas recalculado comienza a partir de la nueva fecha de creación.

Ejemplo 3: Iniciar la ejecución a partir de una idea aprobada #

Una idea para un autoservicio digital Solución se aprueba.

El responsable de innovación selecciona Iniciar proyecto, elige una plantilla del programa piloto de servicios digitales y crea el proyecto. La idea sigue vinculada al nuevo proyecto, mientras que la plantilla proporciona la estructura estándar de ejecución y validación.

Ejemplo 4: Implementación del cumplimiento de la norma #

Los proyectos que se desarrollan en un entorno regulado requieren las mismas revisiones, evaluaciones de riesgos, pruebas y Decisión momentos.

Una plantilla garantiza que cada proyecto comience con:

• Tareas de cumplimiento normativo
• Estándar Riesgo registros
• Decisiones necesarias
• Enlaces a pruebas
• Miembros del equipo responsables

Esto mejora la coherencia, pero cada equipo de proyecto sigue comprobando si la información copiada es aplicable a la nueva situación.

Ejemplo 5: Proceso de experimentación reutilizable #

Un laboratorio de innovación sigue una secuencia de experimentación estándar:

1. Definir el principal Problema
2. Identificar los supuestos fundamentales
3. Diseño de experimentos
4. Recopilar pruebas
5. Analizar los riesgos
6. Graba un Decisión
7. Captura de lecciones

Guardar este proyecto como plantilla permite reutilizar el método de innovación en numerosas iniciativas.

Enfoque recomendado para la configuración #

Antes de crear una plantilla de proyecto:

1. Elige un proyecto de referencia.
2. Elimina el contenido específico del proyecto o confidencial que no deba reutilizarse.
3. Comprueba quiénes son los responsables de las tareas, las dependencias, los estados y las prioridades.
4. Revisa los archivos y los enlaces.
5. Revisa todos los artículos de «Innovation Intelligence».
6. Confirma la composición del equipo.
7. Confirmar los ámbitos estratégicos.
8. Selecciona únicamente las categorías que los futuros proyectos realmente necesiten.
9. Utiliza un título de plantilla único y fácil de reconocer.
10. Prueba la plantilla creando un proyecto en Innovationlands o en otro entorno de pruebas seguro.
11. Comprueba el título y las fechas de las tareas que has copiado.
12. Explica a los usuarios qué plantillas se aplican a cada tipo de proyecto.

Qué hay que revisar tras crear un proyecto #

Una plantilla sirve como punto de partida, no como un plan de proyecto ya terminado.

Una vez creado el proyecto, comprueba lo siguiente:

• El título del proyecto copiado
• Descripción del proyecto
• Plazos y dependencias de las tareas
• Responsables de las tareas y disponibilidad del equipo
• Archivos y permisos de acceso
• Problemas y supuestos
• Experimentar pertinencia
• Riesgos y medidas de mitigación
• Decisión contexto
• Lecciones extraídas del proyecto original
• Miembros del equipo
• Ámbitos estratégicos

Esta revisión evita que la información copiada se confunda con pruebas del proyecto actual o con hechos confirmados.

Gobernanza y mantenimiento #

Un enfoque práctico de la gobernanza consiste en:

• Limitar la creación y gestión de plantillas a los administradores
• Utiliza convenciones de nomenclatura claras
• Evitar que las plantillas se superpongan
• Revisar las cifras de uso
• Comprobar las plantillas tras cambios importantes en el producto o en el proceso
• Elimina las plantillas que ya no se deben utilizar
• Crea una plantilla actualizada cuando sea necesario modificar el contenido reutilizable
• Indica cuál es la plantilla estándar recomendada
• Revisar los archivos confidenciales, a los miembros del equipo y la alineación estratégica antes de reutilizarlos

Un exceso de plantillas similares dificulta la selección. Mantén una biblioteca específica con enfoques de proyecto que hayan demostrado su eficacia.

Artículos relacionados #

• Gestión de proyectos de innovación.
• Iniciar un proyecto a partir de una idea y vincularla a la cartera de proyectos
• Inteligencia innovadora
• Tareas de innovación
• Problemas de innovación
• Supuestos de innovación
• Experimentos de innovación
• Riesgos de la innovación
• Decisiones de innovación
• Lecciones de innovación
• Ámbitos estratégicos: visión general funcional

Resumen #

Las plantillas de proyecto convierten un proyecto que ha demostrado su eficacia en un punto de partida reutilizable. Los administradores pueden guardar un proyecto existente, elegir qué categorías de contenido incluir y gestionar una biblioteca de plantillas única y ordenada.

Las plantillas se pueden aplicar al crear un proyecto directamente o al iniciar un proyecto a partir de una idea. El título copiado aparece claramente marcado para que se pueda cambiar de nombre, y las fechas de las tareas se recalculan de modo que la fecha límite más temprana se fije una semana después de la creación del proyecto, mientras que el resto del plan se ajusta en consecuencia.

Al reutilizar tareas, archivos, «Innovation Intelligence», miembros del equipo y ámbitos estratégicos, las organizaciones pueden poner en marcha proyectos más rápidamente y aplicar métodos de innovación más coherentes. No obstante, cada proyecto copiado debe revisarse y adaptarse a su propio contexto.