Services : présentation fonctionnelle et gestion de la hiérarchie #

Les départements aident les organisations à relier les idées, les projets, les utilisateurs et les activités d'innovation aux équipes chargées de diriger ces travaux ou d'y contribuer. Ils mettent en place une structure organisationnelle cohérente qui favorise la prise en charge, la collaboration, le filtrage et le reporting à tous les niveaux Accepter la mission.

Une structure hiérarchique peut comporter jusqu'à trois niveaux. Les organisations peuvent personnaliser le nom de chaque niveau et rattacher des services à une unité organisationnelle si nécessaire.

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ? #

L'innovation est rarement le fait d'une seule équipe. Un service peut être à l'origine d'une idée ou d'un projet, tandis que plusieurs autres services apportent leur expertise, leurs ressources, leur soutien à la mise en œuvre ou Décision-pouvoir décisionnel.

En l'absence de données structurées au niveau des services, les organisations peuvent avoir du mal à répondre à des questions telles que :

• Quel service est chargé de faire avancer une idée ?
• Quels sont les services qui participent à un projet ?
• D'où provient l'essentiel de l'activité d'innovation ?
• Quelles sont les équipes qui collaborent le plus souvent ?
• Quels sont les départements qui ont beaucoup d'idées mais peu de projets en cours ?
• Comment faut-il filtrer les tableaux de bord et les rapports en fonction des responsabilités organisationnelles ?

Les départements permettent de consigner de manière cohérente à la fois la propriété et la participation.

Quels sont les services proposés ? #

Les départements peuvent servir à :

• Créer une hiérarchie de services comportant jusqu'à trois niveaux
• Personnaliser le nom de chaque niveau de hiérarchie
• Associer des services à une unité organisationnelle
• Attribuer un service responsable (facultatif) à une idée ou à un projet
• Attribuer plusieurs services participants
• Empêcher que le service « Lead » ne soit sélectionné deux fois
• Associer les utilisateurs aux services
• Filtrer les idées, les projets, les tableaux de bord et les rapports
• Analyser les activités directes et agrégées à tous les niveaux de la hiérarchie
• Déplacer, fusionner, archiver et restaurer des services
• Préciser les responsabilités sans pour autant occulter la collaboration entre les services

Fonctionnement de la hiérarchie au sein du service #

Les services comportent au maximum trois niveaux hiérarchiques.

Une structure courante est la suivante :

1. Département du groupe
2. Département
3. L'équipe

Parmi les autres exemples, on peut citer :

• Division > Service > Équipe
• Direction > Pôle d'activité > Service
• Corps enseignant > École > Équipe
• Domaine d'activité > Direction > Service
• Région > Département > Équipe locale

Les organisations devraient utiliser des appellations déjà bien comprises en interne. La hiérarchie devrait refléter les responsabilités opérationnelles, et non l'alignement stratégique.

Les idées et les projets peuvent être rattachés à un service au sein de la hiérarchie. Lorsque les rapports utilisent des totaux agrégés, les activités rattachées à un niveau inférieur contribuent également aux totaux de leurs services parents.

Configurer les libellés au niveau des services #

Les administrateurs peuvent définir la terminologie affichée pour chaque niveau de la hiérarchie.

Aller à :

Innovation Studio > Paramètres > Configuration de l'organisation > Services > Libellés des niveaux

Saisissez les libellés souhaités pour les niveaux 1, 2 et 3. Veillez à ce que la terminologie soit cohérente avec celle utilisée par l'organisation dans ses communications internes et ses rapports.

Créer et gérer des services #

Aller à :

Studio d'innovation > Paramètres > Configuration de l'organisation > Services > Hiérarchie

Depuis l'écran de hiérarchie, les administrateurs peuvent créer et gérer la structure des services.

Créer un département de premier niveau #

1. Sélectionner Ajouter pour le niveau hiérarchique supérieur.
2. Saisissez le nom du service.
3. Désignez un responsable le cas échéant.
4. Associez le service à une unité organisationnelle si nécessaire.
5. Ajoutez toute information descriptive disponible.
6. Enregistrez les modifications.

Ajouter des départements enfants et des départements apparentés #

Utiliser Enfant pour créer un service rattaché à un service existant.

Utiliser Frère ou sœur pour créer un service de même niveau que le service sélectionné.

La hiérarchie complète ne peut pas comporter plus de trois niveaux.

Déplacer des services #

Un service peut être déplacé vers un autre poste valide dans la hiérarchie. Vérifiez attentivement le nouveau parent avant de valider la modification, car le déplacement d’un service modifie la manière dont son activité est agrégée dans les rapports.

Fusionner les services en double #

Fusionner les services lorsque des enregistrements en double correspondent à la même équipe organisationnelle. Les éléments enfants associés et les liens sont transférés conformément au comportement de fusion défini dans l'application.

La fusion est irréversible. Vérifiez bien le service de destination avant de valider la fusion.

Services des archives #

Archivez un service lorsqu'il ne doit plus être disponible pour de nouvelles sélections. Les services archivés peuvent être consultés à l'aide de Afficher les archives et peut être restauré si nécessaire.

L'archivage est généralement plus sûr que la suppression de l'historique de l'organisation.

Service responsable et services participants #

Chaque idée et chaque projet comportent deux champs de service distincts :

Ces domaines opposent la responsabilité à la collaboration.

Service responsable #

le Service responsable est facultatif. Lorsqu'il est sélectionné, il doit désigner le service principalement chargé de la coordination, du suivi ou de la réalisation de l'élément concerné.

Un seul service principal peut être sélectionné.

Un outil utile Décision La question est la suivante :

Quel service est chargé de veiller à ce que cette idée ou ce projet avance ?

Services participants #

Services participants Il s'agit d'un champ à sélection multiple. Il permet de répertorier les autres services qui apportent activement leur expertise, leurs capacités, leur soutien à la mise en œuvre, leur financement, leur validation ou Décision-la fabrication.

Une idée ou un projet peut impliquer plusieurs services.

Éviter les doublons dans les rôles au sein des services #

Le service « responsable » sélectionné ne peut pas être également sélectionné comme service « participant ». Il apparaît comme désactivé dans la liste de sélection des services « participants » et est signalé comme service « responsable ».

Cela permet d'éviter les doublons dans la classification et de garantir la clarté des rapports.

Si le service chef de file change, vérifiez la liste des services participants afin de vous assurer que la nouvelle répartition des responsabilités est toujours correcte.

Attribuer des services à une idée #

Ouvrez une idée dans l'entonnoir d'un Innovation Studio, puis sélectionnez le Détails onglet. Recherchez le Classification section.

Pour classer cette idée :

1. Sélectionnez une unité organisationnelle le cas échéant.
2. Sélectionnez une option Service responsable.
3. Ouvrir Services participants.
4. Recherchez ou parcourez la hiérarchie.
5. Sélectionnez tous les autres services qui jouent un rôle important.
6. Vérifiez le classement final.

Les filtres par service indiquent la hiérarchie et peuvent afficher des statistiques contextuelles sur les idées, les projets et les utilisateurs. Les résultats de recherche peuvent également afficher leur chemin hiérarchique complet.

N'ajoutez pas de services simplement parce qu'ils pourraient être concernés par une idée. Les services participants doivent représenter des équipes jouant un rôle concret dans le développement, l'évaluation, la mise en œuvre ou le soutien du projet.

Attribuer des services à un projet #

Les projets utilisent tous le même modèle de responsabilité :

• Un département « Lead » au choix
• Plusieurs services participants (facultatif)
• Aucun chevauchement entre les deux fonctions

Le service chef de file est généralement chargé de la coordination et de la mise en œuvre. Les services participants représentent les équipes qui fournissent du personnel, une expertise, un soutien à la mise en œuvre ou d'autres contributions.

Le fait d'utiliser le même modèle pour les idées et les projets permet de garantir la responsabilité lorsque une idée approuvée passe à la phase d'exécution. Vérifiez les champs lors du lancement d'un projet, car la responsabilité du projet peut ne pas revenir au service qui en était à l'origine l'initiateur.

Départements et unités d'organisation #

Les unités organisationnelles et les services ont des missions connexes mais distinctes.

Une Unité organisationnelle définit à quel domaine appartient une idée ou un projet, dans une perspective plus large de la propriété de l'entreprise. A Département identifie l'équipe opérationnelle qui dirige ou participe aux travaux.

Les services peuvent être rattachés à une unité organisationnelle. Cela permet aux organisations de gérer les structures départementales au sein de différentes sociétés, divisions, régions, unités commerciales ou autres grandes entités organisationnelles.

Lorsqu'il n'existe qu'une seule unité organisationnelle #

Lorsque le système ne contient qu'une seule unité organisationnelle, celle-ci est sélectionnée automatiquement. Les utilisateurs n'ont donc pas besoin de faire un choix inutile.

Lorsqu'il existe plusieurs unités organisationnelles #

Lorsque plusieurs unités organisationnelles sont disponibles, l'utilisateur peut sélectionner celle qui convient. Ce champ peut également être laissé vide.

La sélection d'une unité organisationnelle permet aux utilisateurs de travailler avec la structure hiérarchique appropriée. Il est possible de laisser ce champ vide lorsqu'une idée ou un projet n'appartient pas encore à une unité organisationnelle spécifique ou lorsque ce niveau de classification n'est pas nécessaire.

C'est à l'organisation qu'il revient de définir la règle de gouvernance exacte. La sélection automatique est un outil pratique, mais elle ne remplace pas la vérification de l'exactitude de la classification.

Rapports entre les départements #

le Reportage L'onglet permet de générer des rapports hiérarchiques pour l'ensemble des services.

En fonction des données disponibles, le rapport peut présenter :

• Idées attribuées directement à un service
• Nombre total d'idées, y compris les sous-rubriques
• Projets attribués directement à un service
• Nombre total de projets, y compris les départements subordonnés
• Utilisateurs rattachés directement à un service
• Nombre total d'utilisateurs, y compris les services subordonnés

Direct contre total #

Direct affiche les éléments liés spécifiquement au service sélectionné.

Total comprend le département sélectionné ainsi que les activités de ses départements subordonnés.

Par exemple, si un projet est attribué à Assistance numérique, elle peut contribuer au total de sa société mère Service client et le niveau supérieur Opérations division.

Cette distinction permet aux responsables de comparer les responsabilités locales à l'activité globale d'un périmètre organisationnel plus large.

Exemples concrets #

Exemple n° 1 : Amélioration du portail client #

Une entreprise présente la structure suivante :

1. Opérations
2. Service client
3. Assistance numérique

Une initiative visant à améliorer le portail client est menée par Assistance numérique. Développement informatique et Commercialisation y participent car ils apportent leur expertise en matière de mise en œuvre et de communication avec les clients.

Classification :

• Service responsable : Assistance numérique
• Services participants : Développement informatique, Marketing

Cette distinction permet de savoir qui coordonne le projet et quelles équipes y participent.

Exemple n° 2 : projet de développement durable #

Un projet industriel visant à réduire les déchets d'emballage est mené par Opérations. Achats, Développement de produits, et Durabilité participer.

Classification :

• Service responsable : Opérations
• Services concernés : Achats, Développement de produits, Développement durable

Les rapports sur le portefeuille permettent désormais de présenter le projet sous la responsabilité du service concerné, tout en préservant son caractère transversale.

Exemple n° 3 : Innovation pédagogique à l'université #

Une université teste une nouvelle méthode d'apprentissage numérique.

Classification :

• Unité organisationnelle : Faculté de commerce
• Département responsable : Innovation pédagogique
• Services participants : Services informatiques, Accompagnement des étudiants, Équipe pédagogique

L'unité organisationnelle indique à quelle entité appartient le projet. Les champs relatifs au service précisent les responsabilités et les modalités de collaboration.

Exemple 4 : Idée dont l'auteur n'est pas clairement identifié #

Un collaborateur soumet une première idée qui n'a pas encore été examinée.

Classification :

• Unité organisationnelle : vide
• Service responsable : Vide
• Services participants : Aucun

Cela est possible car ces champs sont facultatifs. Lors du triage, l'équipe chargée de l'innovation peut déterminer à quel service l'innovation doit être rattachée et compléter la classification ultérieurement.

Approche recommandée pour la mise en place #

Avant de présenter l'organigramme du département :

1. Déterminez ce que représente chaque niveau de la hiérarchie.
2. Utilisez une terminologie que les utilisateurs connaissent déjà.
3. Déterminer dans quels cas il convient de sélectionner une unité organisationnelle.
4. Expliquez la différence entre les services « chefs de file » et les services « participants ».
5. Définissez qui est autorisé à créer ou à modifier des services.
6. Testez la hiérarchie à l'aide d'idées, de projets et d'utilisateurs réels.
7. Examiner les rapports directs et globaux.
8. Supprimez les doublons avant une mise en œuvre à grande échelle.
9. Archiver les services obsolètes lorsque l'organisation évolue.
10. Examiner la répartition des responsabilités entre les services lors des réunions consacrées au portefeuille.

Évitez de créer une hiérarchie qui reproduise chaque équipe temporaire ou chaque ligne hiérarchique. La structure doit être suffisamment stable pour permettre une analyse pertinente.

Comparaison entre les départements et les structures équivalentes #

Ces structures peuvent se compléter, mais elles ne doivent pas être considérées comme interchangeables.

Gouvernance et maintenance #

Une organisation interne efficace nécessite un entretien régulier.

Parmi les bonnes pratiques, on peut citer :

• Désigner un responsable lorsque cela s'avère utile
• Veillez à ce que les noms soient cohérents avec la terminologie de l'organisation
• Éviter la duplication des services
• Vérifier si les services responsables reflètent les responsabilités effectives
• N'utilisez la rubrique « Services participants » que pour les contributeurs ayant apporté une contribution significative
• Vérifier les liens entre les unités organisationnelles après les réorganisations
• Archiver les services obsolètes
• Analyser l'impact des transferts et des fusions sur les rapports
• Expliquer les règles de classification lors de l'intégration
• Passer régulièrement en revue les éléments pour lesquels aucun service n'est désigné comme responsable

Articles connexes #

• Unités organisationnelles : présentation fonctionnelle et gestion de la hiérarchie
• Domaines stratégiques : aperçu fonctionnel
• Comment gérer les catégories de votre entreprise
• Aperçu du tableau de bord de l'innovation

Résumé #

Les départements assurent le lien entre les activités d'innovation et les équipes opérationnelles chargées de les piloter et d'y contribuer. Accepter la mission prend en charge une hiérarchie flexible à trois niveaux, des relations facultatives entre unités organisationnelles, un service chef de file facultatif et plusieurs services participants facultatifs, tant pour les idées que pour les projets.

Le service chef de file assure une responsabilité clairement définie. Les services participants maintiennent une collaboration interfonctionnelle. Le fait d'empêcher que le service chef de file soit également sélectionné comme participant permet de garantir la clarté de la hiérarchie et des rapports.

Lorsque les services sont configurés de manière cohérente, les organisations bénéficient d'une définition plus claire des responsabilités, d'une meilleure compréhension de la collaboration et de rapports plus fiables sur l'ensemble de leur portefeuille d'innovation.