Soumettre et envoyer des mises à jour sur l'état d'avancement du projet

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ? #

Les projets impliquent souvent plusieurs membres de l'équipe qui doivent rester alignés sur les progrès, les changements et les prochaines étapes. En l'absence d'un processus de mise à jour clair, des informations importantes peuvent être omises et les équipes de projet peuvent commencer à travailler avec des attentes différentes.

Les mises à jour de l'état d'avancement du projet permettent de structurer la communication au sein du projet. Elles facilitent le partage des progrès, la documentation des changements et la notification aux bonnes personnes au bon moment.

En quoi consiste cette fonction ? #

Mises à jour de l'état d'avancement du projet en Accepter la mission permettent aux utilisateurs de partager des mises à jour sur l'état d'avancement d'un projet et d'en informer l'équipe de projet connectée par courrier électronique.

Les membres de l'équipe qui sont liés au projet peuvent recevoir ces mises à jour de statut, ce qui permet de tenir tout le monde informé de l'avancement, des changements de calendrier ou d'autres développements importants du projet. Les mises à jour d'état sont gérées à partir de la vue du projet dans l'Innovation Studio.

Cette fonction favorise la communication sur le projet et permet de créer un registre clair de l'avancement du projet au fil du temps.

Niveau d'accès #

Utilisateur expérimenté

Vous devez avoir accès au projet concerné dans l'Innovation Studio. Les membres de l'équipe doivent être connectés au projet pour recevoir les notifications de mise à jour de l'état.

Chemin de navigation #

Chemin de navigation : Innovation Studio → Projets → Ouvrir un projet

Comment utiliser cette fonction #

La mise à jour de l'état d'un projet se fait en deux temps. Tout d'abord, vous définissez les membres de l'équipe connectés au projet. Ensuite, vous utilisez le bloc des mises à jour d'état dans la vue du projet pour soumettre une nouvelle mise à jour d'état du projet.

Une fois le projet soumis, tous les membres de l'équipe connectés reçoivent une notification par courrier électronique afin de rester informés des derniers changements apportés au projet.

Instructions pas à pas #

1. Ouvrir Studio d'innovation.
2. Aller à Projets.
3. Ouvrez le projet que vous souhaitez gérer.
4. Sur le côté droit du projet, examinez les L'équipe section.
5. Ajoutez ou confirmez les membres de l'équipe qui doivent recevoir les mises à jour de l'état d'avancement du projet.
6. Trouver le Mises à jour du statut sur le côté droit de la page du projet.
7. Examiner les dernières mises à jour de l'état de la situation si nécessaire.
8. Rédiger une nouvelle mise à jour de l'état d'avancement du projet.
9. Cliquez sur Ajouter une mise à jour du statut.
10. Confirmez que la mise à jour de l'état apparaît dans l'historique des mises à jour et que les membres de l'équipe connectés sont notifiés.

Définir les membres de l'équipe #

Avant d'envoyer des mises à jour sur l'état du projet, assurez-vous que les bons membres de l'équipe sont liés au projet. Ces utilisateurs auront accès au projet et recevront les notifications de mise à jour de l'état d'avancement.

Ceci est utile lorsqu'un projet inclut des contributeurs de différents départements ou lorsqu'une partie prenante doit rester informée tout au long de l'exécution.

Soumettre une mise à jour de l'état d'avancement du projet #

Les mises à jour de l'état d'avancement du projet sont soumises par le Mises à jour du statut dans le projet. C'est là que vous pouvez consulter les mises à jour précédentes et en ajouter une nouvelle.

Utilisez les mises à jour de l'état d'avancement pour communiquer les progrès, les changements de calendrier, les décisions, les risques ou toute autre information pertinente sur le projet que l'équipe doit connaître.

Que se passe-t-il après la soumission ? #

Une fois la mise à jour du statut soumise, tous les membres de l'équipe connectés reçoivent une notification par courrier électronique concernant la nouvelle mise à jour.

Cela permet à l'équipe de rester alignée sans avoir à vérifier le projet manuellement en permanence. Cela crée également un flux de communication plus transparent au sein du projet.

Pourquoi les mises à jour de l'état d'avancement du projet sont-elles importantes ? #

la communication #

Des mises à jour régulières de l'état d'avancement du projet permettent à l'équipe de rester informée et de réduire les malentendus.

Transparence #

Les mises à jour de l'état d'avancement créent un enregistrement visible de l'avancement du projet et des changements importants au fil du temps.

Engagement #

Le fait de tenir les membres de l'équipe informés accroît leur implication et renforce leur engagement dans le projet.

Configuration et ajustements #

Les mises à jour de l'état d'avancement des projets sont gérées directement à l'intérieur de chaque projet. L'efficacité de cette fonctionnalité dépend du fait que les bons membres de l'équipe sont connectés au projet et que les mises à jour de l'état d'avancement sont partagées régulièrement.

Si certaines personnes ne reçoivent pas les mises à jour d'état, vérifiez d'abord la configuration de l'équipe dans le projet. Seuls les membres de l'équipe connectés reçoivent les courriels de notification de mise à jour d'état.

Utilisez systématiquement les mises à jour de l'état d'avancement du projet pour les étapes et les changements importants afin que l'historique du projet reste utile à l'ensemble de l'équipe.

Exemple pratique - Zones d'innovation #

Innovationlands mène un projet visant à lancer une nouvelle expérience de file d'attente pour les visiteurs dans l'un de ses parcs. L'équipe du projet comprend des personnes issues de l'expérience des visiteurs, de l'exploitation des parcs et de la technologie.

Au début du projet, le chef de projet ajoute les membres de l'équipe concernés dans la section Équipe du projet. Quelques semaines plus tard, le calendrier des tests est modifié car une validation supplémentaire est nécessaire avant l'étape suivante.

Le chef de projet ouvre le Mises à jour du statut rédige une courte mise à jour expliquant la modification de la ligne de temps et clique sur Ajouter une mise à jour du statut. Tous les membres de l'équipe connectés reçoivent la mise à jour par courrier électronique, de sorte que chacun est informé de la révision de la planification et peut adapter son travail en conséquence.

Cela permet à Innovationlands d'assurer une communication claire sur le projet et de réduire les risques d'erreur. Risque d'équipes travaillant sur la base d'hypothèses dépassées.