Suivi du temps passé dans les projets

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ? #

Les projets d'innovation comportent souvent de multiples tâches, phases et contributeurs. Sans suivi du temps, il devient difficile de comprendre combien d'efforts ont été déployés, combien de temps est encore disponible et si le projet reste dans les limites de la planification prévue.

Le suivi du temps permet aux équipes de projet de contrôler plus clairement les efforts, d'améliorer la planification et d'avoir une meilleure visibilité sur l'avancement du projet. Il permet également d'établir des rapports et d'aider les équipes à utiliser les données temporelles pour améliorer les estimations des projets futurs.

En quoi consiste cette fonction ? #

Suivi du temps dans Accepter la mission est une fonctionnalité au niveau du projet qui aide les utilisateurs à attribuer le temps total du projet, à enregistrer le temps passé sur les tâches et à contrôler le temps utilisé et le temps restant.

Cette fonctionnalité permet de relier la planification du temps au niveau du projet à l'exécution au niveau des tâches. Une valeur de temps total peut être attribuée au projet, tandis que les enregistrements de tâches peuvent stocker à la fois le temps passé et le temps estimé. Le système de suivi du temps du projet utilise ensuite ces informations pour calculer l'utilisation du temps et le temps restant.

Les données de suivi du temps sont également disponibles dans les rapports et peuvent être utilisées via le connecteur OData pour des analyses plus avancées dans Power BI.

Niveau d'accès #

Utilisateur expérimenté

Vous devez avoir accès au projet concerné dans l'Innovation Studio pour suivre le temps. L'accès aux outils de reporting ou de reporting externe peut dépendre d'autorisations supplémentaires.

Chemin de navigation #

Chemin de navigation : Innovation Studio → Projets → Ouvrir un projet

Comment utiliser cette fonction #

Le suivi du temps fonctionne à deux niveaux. Tout d'abord, vous attribuez le temps total disponible pour le projet. Ensuite, vous suivez le temps consacré à chaque tâche afin que le projet puisse indiquer la quantité d'efforts déjà déployés et le temps restant.

Cela permet aux équipes de suivre la charge de travail du projet avec plus de précision et de maintenir l'exécution liée à des attentes réalistes en matière de temps.

Instructions pas à pas #

1. Ouvrir Studio d'innovation.
2. Aller à Projets.
3. Ouvrez le projet que vous souhaitez gérer.
4. Dans le cadre de la Administrateur dans la partie droite, entrez le temps total lié au projet.
5. Ouvrir le Tâches tabulation.
6. Pour chaque tâche, remplissez le temps passé et le durée estimée.
7. Sauvegarder les mises à jour de la tâche.
8. Examiner le suivi du temps dans le Administrateur pour connaître le temps total passé et le temps restant pour le projet.

Introduction au suivi du temps #

Le suivi du temps vous permet d'attribuer une durée à vos projets et à vos tâches, ce qui vous aide à respecter le calendrier et à gérer efficacement les ressources. Le suivi du temps vous permet de savoir combien de temps est consacré aux différentes tâches et de vous assurer que les projets restent dans les délais impartis.

Attribuer un temps total à un projet #

La durée totale d'un projet peut être attribuée dans la rubrique Administrateur sur le côté droit de la vue du projet. Il représente la durée totale planifiée ou l'effort lié à l'ensemble du projet.

La définition de cette valeur crée une base de référence pour l'outil de suivi du temps du projet, qui compare alors le temps planifié avec l'effort de tâche suivi.

Suivi du temps par tâche #

A l'intérieur de la Tâches chaque tâche peut inclure à la fois le temps passé et le temps estimé. Cela permet à l'équipe de contrôler l'effort au niveau de la tâche tout en contribuant à l'aperçu du temps au niveau du projet.

Au fur et à mesure que les utilisateurs mettent à jour le temps passé sur les tâches, le système de suivi du temps des projets calcule le temps utilisé et le temps restant pour le projet.

Consulter les rapports de temps #

Les champs temporels sont disponibles dans les rapports afin que les équipes puissent analyser plus clairement l'avancement du projet et les efforts déployés. Le suivi du temps est donc utile non seulement pour le suivi quotidien, mais aussi pour l'établissement de rapports et l'analyse du portefeuille.

Le connecteur OData peut également être utilisé avec Power BI pour créer des rapports et des visualisations plus détaillés basés sur des données temporelles.

Avantages du suivi du temps #

Gestion des ressources #

Le suivi du temps aide les équipes à comprendre comment les efforts sont répartis entre les tâches et les projets, ce qui permet une meilleure planification des ressources.

Contrôle budgétaire #

Lorsque le temps est lié au coût du projet ou à la planification de l'effort, les équipes peuvent vérifier si le projet reste dans les limites prévues.

Amélioration de la planification #

Les données historiques peuvent aider les équipes à estimer les projets futurs avec plus de précision.

Responsabilité accrue #

La propriété claire des tâches et des entrées de temps aide les équipes à rester alignées sur les responsabilités et les progrès du projet.

Configuration et ajustements #

Le suivi du temps est géré au sein du projet et de ses tâches. Pour que les rapports de temps restent utiles, les équipes de projet doivent mettre à jour de manière cohérente la durée totale du projet et les valeurs de temps au niveau des tâches.

Si les informations sur le temps ne sont pas suffisamment utiles, vérifiez si les tâches sont gérées avec des estimations réalistes et des valeurs actuelles du temps passé. Des mises à jour cohérentes des tâches améliorent la valeur de l'outil de suivi du temps du projet et des rapports.

Pour des besoins de reporting plus larges, les champs horaires peuvent être connectés à des rapports externes via le connecteur OData et Power BI.

Exemple pratique - Zones d'innovation #

Innovationlands gère un projet visant à développer une nouvelle expérience interactive pour l'un de ses parcs. Le chef de projet fixe la durée totale du projet à 200 heures dans le cadre de l'étude de faisabilité. Administrateur bloc.

L'équipe divise ensuite le projet en tâches telles que la recherche de concepts, le développement de prototypes, les essais et la préparation du lancement. Chaque tâche est assortie d'une durée estimée, et les membres de l'équipe mettent à jour le temps passé au fur et à mesure de l'avancement des travaux.

Après plusieurs semaines, l'outil de suivi du temps du projet montre que 30 heures ont déjà été utilisées pour la phase de recherche et que le temps disponible restant pour le projet a diminué en conséquence. Cela aide Innovationlands à décider si la planification actuelle est toujours réaliste et s'il faut réaffecter du temps avant la prochaine étape du projet.