Comment gérer les utilisateurs invités et les domaines approuvés

Les domaines approuvés vous permettent de contrôler qui est traité comme un utilisateur de confiance dans les domaines suivants Accepter la mission et qui est traité comme un utilisateur invité. Cela améliore la sécurité des informations et permet aux administrateurs de mieux contrôler l'accès aux missions et aux données de l'entreprise.

Pourquoi cette fonctionnalité est-elle nécessaire ? #

Tous les utilisateurs ne doivent pas avoir le même niveau d'accès. Les employés internes ont généralement besoin d'un accès plus large en fonction de leur rôle, tandis que les partenaires externes, les clients ou les parties prenantes ont souvent besoin d'un accès limité à des missions spécifiques.

Les domaines approuvés facilitent la gestion de cette distinction. Ils permettent à votre entreprise de définir quels domaines de messagerie sont fiables et quels utilisateurs doivent être traités comme des invités par défaut.

En quoi consiste cette fonction ? #

Cette fonctionnalité permet aux administrateurs de gérer une liste de domaines de messagerie approuvés dans les paramètres de l'application. Les utilisateurs des domaines approuvés sont traités comme des utilisateurs de confiance et reçoivent un accès en fonction du rôle qui leur a été attribué et de la liste des domaines approuvés. La mission les paramètres d'accès. Les utilisateurs des domaines qui ne sont pas approuvés sont traités comme des utilisateurs invités.

Les utilisateurs invités sont généralement des participants externes. Ils n'ont pas automatiquement accès aux La mission et ne peuvent participer à des missions que lorsqu'un Administrateur les invite explicitement. Dans la gestion des utilisateurs et sur les cartes d'idées, les utilisateurs invités sont marqués par la mention (invité) à côté de leur nom.

Niveau d'accès #

Administrateur

Prérequis :

• L'utilisateur doit avoir accès aux paramètres de l'application.
• L'utilisateur doit être autorisé à gérer les paramètres de sécurité et l'accès des utilisateurs.
• L'entreprise doit utiliser un contrôle d'accès basé sur le domaine.

Chemin de navigation #

Chemin de navigation : Paramètres de l'application → Sécurité

Comment utiliser cette fonction #

La page Sécurité affiche les domaines approuvés pour votre entreprise. Ces domaines représentent des domaines de messagerie de confiance tels que les domaines des employés, des départements, des bureaux régionaux ou des partenaires de confiance.

Tout utilisateur dont le domaine électronique ne figure pas dans cette liste est traité comme un utilisateur invité. Les utilisateurs invités ont un accès restreint et ne peuvent participer aux missions qu'après avoir reçu une invitation directe.

Instructions pas à pas #

1. Ouvrir Paramètres.
2. Aller à la page Mise en place de l'organisation.
3. Aller à Sécurité.
4. Consultez la liste des domaines approuvés pour votre entreprise.
5. Vérifiez si les domaines de la liste correspondent à vos domaines internes ou partenaires de confiance.
6. Examiner les utilisateurs dans la gestion des utilisateurs afin d'identifier ceux qui sont marqués comme (invité).
7. Mettre à jour la liste des domaines approuvés lorsque les règles d'accès doivent être modifiées.
8. Enregistrez les modifications.

Types d'utilisateurs et comportement d'accès #

Accepter la mission fait la distinction entre les utilisateurs approuvés et les utilisateurs invités.

Utilisateurs approuvés #

Les utilisateurs approuvés sont des utilisateurs dont le domaine de messagerie figure sur la liste des domaines approuvés. Leur accès dépend à la fois du rôle qui leur est attribué et des paramètres d'accès d'un domaine approuvé. La mission.

• Super AdministrateurLes utilisateurs peuvent modifier les rôles des utilisateurs et les paramètres de l'entreprise.
• Administrateur: il permet de créer des missions, d'inviter des utilisateurs, de consulter des statistiques et d'analyser des idées.
• Utilisateur: vous pouvez participer à des missions, partager des idées et interagir avec d'autres idées en les aimant et en les commentant.

Utilisateurs invités #

Les utilisateurs invités sont des utilisateurs dont le domaine de messagerie ne figure pas sur la liste des domaines approuvés. Il s'agit généralement d'utilisateurs externes tels que des partenaires, des fournisseurs, des clients ou des parties prenantes.

Les utilisateurs invités ne peuvent participer à des missions qu'après avoir été invités par un Administrateur. Ils sont marqués d'un (invité) derrière leur nom dans la gestion des utilisateurs et sur les cartes d'idées.

Que se passe-t-il lorsqu'un domaine est approuvé ? #

Lorsque vous ajoutez un domaine à la liste des domaines approuvés, les utilisateurs de ce domaine sont traités comme des utilisateurs approuvés. Leur accès est alors déterminé par le rôle qui leur est attribué.

• Les utilisateurs du domaine peuvent accéder à la plate-forme en fonction de leur rôle.
• Si un La mission est ouvert, les utilisateurs des domaines approuvés peuvent y accéder. La mission le contenu.
• Si un La mission est privée, seuls les utilisateurs invités peuvent y accéder. La mission.

Par exemple, si acceptmission.com est un domaine approuvé et vous invitez [email protected], cet utilisateur est traité comme un utilisateur approuvé. Si vous invitez [email protected], cet utilisateur est traité comme un utilisateur invité car hotmail.com ne figure pas sur la liste approuvée.

Que se passe-t-il lorsqu'un domaine est supprimé ? #

Lorsque vous supprimez un domaine de la liste des domaines approuvés, tous les Administrateur et les comptes d'utilisateurs de ce domaine sont automatiquement rétrogradés au statut d'utilisateur invité. Ce changement est appliqué lorsque l'utilisateur se connecte à nouveau ou clique sur un bouton alors qu'il est déjà connecté.

Super Administrateur ne sont pas automatiquement déclassés lorsqu'un domaine est supprimé. Cela permet d'éviter la perte accidentelle de l'accès complet à la plate-forme. Si vous souhaitez rétrograder un Super Administrateur à partir d'un domaine externe, il faut d'abord changer le rôle manuellement. Ensuite, la prochaine connexion ou action appliquera le statut d'invité.

Comment ajouter un domaine #

1. Ouvrir Paramètres de l'application → Sécurité.
2. Cliquez sur Ajouter un domaine.
3. Saisissez le domaine en format clair, par exemple domaine.com, domaine.co.uk, ou domaine.nl.
4. Ne pas inclure le @ symbole.
5. Sauvegardez le nouveau domaine.

Après l'enregistrement, les utilisateurs de ce domaine seront traités comme des utilisateurs approuvés.

Comment inviter des partenaires externes, des clients ou des parties prenantes ? #

Si vous souhaitez impliquer des participants externes dans un La mission, vous ne devez pas approuver leur domaine. Au lieu de cela, invitez-les en tant qu'utilisateurs invités par le biais de la gestion des utilisateurs.

1. Ouvrir Paramètres de l'application → Gestion des utilisateurs.
2. Cliquez sur Inviter un utilisateur.
3. Saisissez l'adresse électronique de l'utilisateur externe.
4. Envoyer l'invitation.

Ces utilisateurs restent des utilisateurs invités et n'ont accès qu'aux missions qu'ils sont invités à rejoindre.

Configuration et ajustements #

Les domaines approuvés doivent correspondre à l'ensemble des domaines de messagerie électronique auxquels votre organisation fait confiance pour un accès plus large. Il peut s'agir de domaines internes à l'entreprise, de domaines de bureaux régionaux ou de domaines de partenaires sélectionnés, le cas échéant.

Avant de modifier la liste des domaines approuvés, il convient de tenir compte de l'impact sur les utilisateurs existants et sur le personnel de l'entreprise. La mission visibilité. La suppression d'un domaine peut réduire l'accès immédiatement après l'activité de l'utilisateur ou la prochaine connexion. L'ajout d'un domaine peut étendre l'accès à tous les utilisateurs de ce domaine en fonction des rôles qui leur sont attribués.

Il est également important d'aligner cette configuration sur La mission les paramètres d'accès. Les missions ouvertes sont visibles par les utilisateurs approuvés, tandis que les missions privées restent basées sur des invitations.

Exemple pratique - Zones d'innovation #

Utilisations des zones d'innovation terres d'innovation.com en tant que domaine approuvé pour les employés internes de son parc d'attractions. Les employés de ce domaine peuvent accéder aux missions selon qu'ils sont affectés en tant que Super Administrateur, Administrateur, ou Utilisateur.

Quand Innovationlands lance une co-création La mission avec un partenaire technologique externe, les utilisateurs du partenaire ont des adresses électroniques provenant d'un domaine différent. Innovationlands n'ajoute pas ce domaine externe à la liste approuvée. Au lieu de cela, le domaine Administrateur invite les contacts partenaires individuellement en tant qu'utilisateurs invités par le biais de la gestion des utilisateurs.

Cela permet aux utilisateurs externes d'adhérer à la La mission Ils ont été invités à le faire, tout en protégeant les autres missions et le contenu de l'ensemble de l'entreprise. Si Innovationlands décide par la suite de faire confiance à un domaine distinct pour les bureaux régionaux, le domaine Administrateur peut ajouter ce domaine à la liste des domaines approuvés afin que les utilisateurs de ce bureau reçoivent l'accès en fonction de leurs rôles.

Cette configuration permet aux Innovationlands d'équilibrer la participation et le contrôle d'accès et de séparer clairement la collaboration externe de l'accès interne.