Apresentar e enviar actualizações do estado do projeto

Porque é que esta funcionalidade é necessária #

Os projectos envolvem frequentemente vários membros da equipa que precisam de se manter alinhados sobre o progresso, as alterações e os passos seguintes. Sem um processo de atualização claro, podem faltar informações importantes e as equipas de projeto podem começar a trabalhar com expectativas diferentes.

As actualizações do estado do projeto ajudam a manter a comunicação estruturada dentro do projeto. Facilitam a partilha do progresso, documentam as alterações e notificam as pessoas certas no momento certo.

O que é esta funcionalidade #

Actualizações do estado do projeto em Aceitar Missão permitem aos utilizadores partilhar actualizações de progresso a partir do interior de um projeto e notificar a equipa de projeto ligada por correio eletrónico.

Os membros da equipa que estão ligados ao projeto podem receber estas actualizações de estado, o que ajuda a manter todos informados sobre o progresso, as alterações do calendário ou outros desenvolvimentos importantes do projeto. As actualizações de estado são geridas a partir da vista do projeto no Estúdio de Inovação.

Esta funcionalidade apoia a comunicação do projeto e ajuda a criar um registo claro do progresso do projeto ao longo do tempo.

Nível de acesso #

Utilizador avançado

É necessário ter acesso ao projeto relevante no Estúdio de Inovação. Os membros da equipa devem estar ligados ao projeto para receberem notificações de atualização de estado.

Percurso de navegação #

Caminho de navegação: Estúdio de Inovação → Projectos → Abrir projeto

Como utilizar esta funcionalidade #

As actualizações do estado do projeto funcionam em duas partes. Primeiro, define-se os membros da equipa ligados ao projeto. Em seguida, utiliza o bloco de actualizações de estado na vista de projeto para submeter uma nova atualização de estado do projeto.

Uma vez apresentado, todos os membros da equipa ligados recebem uma notificação por correio eletrónico para se manterem informados sobre as últimas alterações ao projeto.

Instruções passo a passo #

1. Aberto Estúdio de inovação.
2. Ir para Projectos.
3. Abra o projeto que pretende gerir.
4. No lado direito do projeto, reveja o Equipa secção.
5. Adicione ou confirme os membros da equipa que devem receber actualizações do estado do projeto.
6. Encontrar o Actualizações de estado no lado direito da página do projeto.
7. Rever as últimas actualizações de estado, se necessário.
8. Escrever uma nova atualização do estado do projeto.
9. Clicar Adicionar atualização de estado.
10. Confirme que a atualização de estado aparece no histórico de actualizações e que os membros da equipa ligados são notificados.

Definir os membros da equipa #

Antes de enviar actualizações de estado do projeto, certifique-se de que os membros corretos da equipa estão ligados ao projeto. Estes utilizadores terão acesso ao projeto e receberão notificações de atualização de estado.

Isto é útil quando um projeto inclui colaboradores de diferentes departamentos ou quando uma parte interessada precisa de se manter informada durante a execução.

Apresentar uma atualização do estado do projeto #

As actualizações do estado do projeto são apresentadas a partir do Actualizações de estado dentro do projeto. É aqui que pode rever as actualizações anteriores e adicionar uma nova.

Utilize as actualizações de estado para comunicar os progressos, as alterações ao calendário, as decisões, os riscos ou outras informações relevantes do projeto que a equipa deva conhecer.

O que acontece depois da apresentação #

Assim que a atualização de estado é submetida, todos os membros da equipa ligados recebem uma notificação por correio eletrónico sobre a nova atualização.

Isto ajuda a equipa a manter-se alinhada sem ter de verificar o projeto manualmente a toda a hora. Também cria um fluxo de comunicação mais transparente dentro do projeto.

Porque é que as actualizações do estado do projeto são importantes #

Comunicação #

As actualizações regulares do estado ajudam a equipa do projeto a manter-se informada e a reduzir os mal-entendidos.

Transparência #

As actualizações de estado criam um registo visível do progresso do projeto e das alterações importantes ao longo do tempo.

Noivado #

Manter os membros da equipa informados aumenta o envolvimento e reforça o compromisso com o projeto.

Configuração e ajustes #

As actualizações do estado do projeto são geridas diretamente dentro de cada projeto. A eficácia desta funcionalidade depende do facto de os membros certos da equipa estarem ligados ao projeto e de as actualizações de estado serem partilhadas regularmente.

Se algumas pessoas não estiverem a receber actualizações de estado, reveja primeiro a configuração da equipa no projeto. Apenas os membros da equipa ligados recebem os e-mails de notificação de atualização de estado.

Utilize consistentemente actualizações do estado do projeto para marcos e alterações importantes, de modo a que o historial do projeto continue a ser útil para toda a equipa.

Exemplo prático - Innovationlands #

A Innovationlands está a executar um projeto para lançar uma nova experiência de fila de espera para os visitantes num dos seus parques. A equipa do projeto inclui pessoas das áreas de Experiência do Cliente, Operações do Parque e Tecnologia.

No início do projeto, o líder do projeto adiciona os membros relevantes da equipa na secção Equipa do projeto. Algumas semanas mais tarde, o calendário de testes altera-se porque é necessária uma validação adicional antes da fase seguinte.

O chefe de projeto abre o Actualizações de estado escreve uma pequena atualização que explica a alteração da linha temporal e clica em Adicionar atualização de estado. Todos os membros da equipa ligados recebem a atualização por correio eletrónico, para que todos tenham conhecimento do planeamento revisto e possam ajustar o seu trabalho em conformidade.

Isto ajuda a Innovationlands a manter a comunicação do projeto clara e reduz a Risco de equipas que trabalham com pressupostos ultrapassados.